الآلي, لا كود مكدس البيانات
تعلم كيف Astera يمكن لـ Data Stack تبسيط وتبسيط إدارة بيانات مؤسستك.
كيفية أتمتة معالجة طلبات الشراء
في بيئة الأعمال سريعة الخطى اليوم ، يعد نظام معالجة أوامر الشراء الفعال (PO) جزءًا لا يتجزأ من دورة المبيعات المثلى. كلما تمكنت الشركة من معالجة أوامر الشراء بشكل أسرع ، كلما تمكنت من إعداد طلبات الفواتير للدفع بشكل أسرع لضمان عملية شراء أسرع وإدارة أفضل للتدفقات النقدية.
تتلقى معظم الشركات أوامر الشراء للسلع أو الخدمات عبر مرفقات البريد الإلكتروني. تأتي الملفات بشكل أساسي بتنسيق PDF رقمي أو ممسوح ضوئيًا ، لذا فإن استخراج البيانات ذات الصلة مثل أوصاف العناصر والكمية والجودة والتفاصيل الأخرى يمكن أن يكون صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً.
في هذه المدونة ، سنتعمق في عملية طلب الشراء ونرى كيف يمكن لأتمتة معالجة أوامر الشراء أن تساعد أعضاء الفريق في أي عمل على التقاط البيانات بسلاسة من ملفات PDF.
أساسيات عملية طلب الشراء
أمر الشراء (PO) هو مستند ملزم قانونًا يبدأه المشتري لطلب سلع أو خدمات من مورد. إنه بمثابة تأكيد مكتوب على نية المشتري في الشراء ويحدد التفاصيل المحددة للمعاملة ، بما في ذلك أوصاف العناصر والكميات والأسعار المتفق عليها وتواريخ التسليم وشروط الدفع.
تشمل عملية طلب الشراء سلسلة من الإجراءات التي تتخذها الشركات لبدء أوامر الشراء والتصريح بها والتحقق منها والتعامل معها ومراقبتها ، بدءًا من تحديد أحد المتطلبات حتى نقطة التسليم أو البيع.
تدفق عملية طلب الشراء
تتضمن عملية أمر الشراء مراحل متعددة تهدف جميعها إلى ضمان المعالجة الفعالة لأوامر الشراء ضمن الأطر الزمنية المحددة. دعنا نفهم تدفق عملية أمر الشراء بمثال:
الطلب والموافقة
يحدد قسم المشتريات في ABC Electronics الحاجة إلى 100 وحدة من مكون إلكتروني معين. يقوم القسم بإعداد طلب شراء ، مع توضيح العنصر والكمية وأي متطلبات محددة. ثم تتم مراجعة الطلب من قبل مدير القسم والموافقة عليه ، مما يضمن توافقه مع ميزانية الشركة وسياسات الشراء.
اختيار البائعين
يبحث فريق المشتريات عن الموردين المحتملين للمكون الإلكتروني. يقومون بتقييم عوامل مثل الجودة والتسعير والأطر الزمنية للتسليم وسمعة المورد. بعد دراسة متأنية ، اختاروا المورد X بناءً على الأسعار التنافسية والموثوقية وردود فعل العملاء الإيجابية.
إنشاء أمر الشراء
باستخدام معلومات البائع المختار ، تنشئ ABC Electronics أمر شراء. يتضمن المستند وصف المكون والكمية (100 وحدة) وسعر الوحدة والتكلفة الإجمالية وتاريخ التسليم المطلوب وأي تعليمات شحن محددة. يحدد أمر الشراء أيضًا الشروط والأحكام المتفق عليها ، مثل شروط الدفع وأي متطلبات ضمان.
تأكيد الطلب
يتلقى المورد X أمر الشراء من ABC Electronics. يقومون بمراجعة التفاصيل لضمان الدقة والجدوى. بعد التأكد من توفر المكون الإلكتروني ، يرسلون تأكيدًا للطلب مرة أخرى إلى ABC Electronics ، يوضح قبولهم لأمر الشراء ويكررون الشروط المتفق عليها.
تسليم جيد
يقوم المورد X بإعداد 100 وحدة من المكون الإلكتروني وفقًا للمواصفات الموضحة في أمر الشراء. يقومون بتعبئة العناصر بشكل آمن وترتيب الشحن إلى الموقع المحدد لشركة ABC Electronics خلال الإطار الزمني المتفق عليه.
الاستلام والتفتيش
عند التسليم ، تتلقى ABC Electronics الحزمة وتجري فحصًا شاملاً. يتحققون من أن الكمية المستلمة تتطابق مع أمر الشراء ، ويفحصون جودة المكونات ، ويتحققون من أي أضرار أو تناقضات. إذا كان كل شيء يلبي متطلباتهم ، فسيواصلون الخطوة التالية. ومع ذلك ، إذا تم تحديد أي مشكلات ، فإن ABC Electronics تتصل على الفور بالمورد X لمعالجة المشكلات وحلها.
الفواتير والدفع
يُنشئ المورد X فاتورة لـ 100 وحدة من المكون الإلكتروني بناءً على سعر الوحدة المتفق عليه. تشير الفاتورة إلى رقم أمر الشراء المقابل. تقوم ABC Electronics بمراجعة الفاتورة ومطابقتها مع البضائع المستلمة وتبدأ عملية الدفع. يتم السداد ضمن شروط الدفع المتفق عليها ، مما يضمن تسوية دقيقة وفي الوقت المناسب.
حدود أنظمة عملية أوامر الشراء اليدوية
تعتبر عملية أمر الشراء المعيارية ضرورية للشراء الفعال. ومع ذلك ، فإن الاعتماد على الأنظمة اليدوية يمكن أن يمثل العديد من التحديات ، بما في ذلك:
- خطأ بشري: يزيد الإدخال اليدوي للبيانات من مخاطر الأخطاء البشرية ، مثل الأخطاء المطبعية أو سوء الاتصالات أو الحسابات غير الصحيحة ، مما يؤدي إلى تأخير التسليم والتناقضات المالية وعلاقات البائعين المتوترة.
- عدم الكفاءة: يمكن أن يكون تتبع أوامر الشراء المتعددة وإدارتها ومعالجتها أمرًا مربكًا ، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة والفرص الضائعة.
- نقص الرؤية: يؤدي الافتقار إلى الرؤية في الوقت الفعلي إلى صعوبة تتبع الطلبات ومراقبة مستويات المخزون واتخاذ قرارات عمل مستنيرة على الفور.
- مخاطر الامتثال: العمليات اليدوية عرضة لمخاطر الامتثال ، مثل عدم الالتزام بسياسات المشتريات ، أو الوثائق غير الكافية ، أو الأنشطة الاحتيالية المحتملة.
الحل: المعالجة الآلية لأوامر الشراء
تختلف أوامر الشراء من حيث التصميم والتخطيط. على الرغم من أن جميع أوامر الشراء تحدد الخطوط العريضة لنفس المعلومات ، مثل رقم أمر الشراء ومعلومات البائع وتفاصيل الطلب وشروط الدفع وتاريخ التسليم وما إلى ذلك ، تستخدم كل شركة نموذجًا مختلفًا ، مما يجعل من الصعب على الأجهزة التقاط البيانات.
للحصول على إثبات مرئي ، ما عليك سوى فتح جدول بيانات والبحث عن "أمر الشراء". ستصادف مجموعة متنوعة من القوالب التي يمكن تحريرها وتخصيصها لتضمين عناصر خاصة باحتياجاتك.
يسمح منتج أو خدمة استخراج البيانات الآلي للشركات بالتقاط مجموعات البيانات ذات الصلة وتقييم أنواع استخراج البيانات لأنواع مختلفة من أوامر الشراء دون تدخل يدوي.
من خلال الاستفادة من الحل الآلي ، يمكن للشركات تصميم تدفق سلس لمستند أمر الشراء ، حيث يتم التقاط البيانات غير المهيكلة وتحويلها والتحقق من صحتها وتخزينها في قاعدة بيانات كبيانات منظمة.
كيف يعمل؟
- استيراد: يتم استيراد أنظمة المصدر مثل مستندات أمر الشراء ، المتوفرة عادةً بتنسيق PDF ، من مصدر محدد ، والذي يمكن أن يكون مجلدًا أو خادم بريد إلكتروني.
- استخراج: يتم التقاط حقول البيانات المهمة من خلال المعالجة الذكية للمستندات وتحويلها إلى تنسيق منظم.
- التحقق: يتم تطبيق قواعد التحقق من صحة البيانات المحددة مسبقًا لتحديد الحقول غير الدقيقة أو المفقودة لضمان بيانات دقيقة وعالية الجودة.
- يصدر: المستخرج, يتم تحميل المعلومات المحولة والتحقق من صحتها إلى وجهة مستهدفة ، عادةً ما تكون مستودع بيانات أو نظام تخطيط موارد المؤسسات ، لإعداد التقارير والتحليل في الوقت الفعلي.
أهم فوائد المعالجة الآلية لأوامر الشراء
تتيح أتمتة معالجة أوامر الشراء للشركات التعامل مع طلبات الطلبات من بائعين مختلفين وإدارة الحسابات الرئيسية التي توفر أعمالًا منتظمة بسلاسة. على عكس المعالجة اليدوية لأمر الشراء ، فإنه يوفر العديد من المزايا الرئيسية ، مثل:
كفاءة أعلى
من خلال إزالة التدخلات اليدوية ، يمكن للفرق المالية معالجة أوامر الشراء بشكل أسرع. تعمل الأتمتة والاستخراج التدريجي على توفير ساعات العمل الثمينة التي يمكن استخدامها في أنشطة أخرى عالية القيمة لتوفير تجربة عملاء أكثر ثراءً.
على سبيل المثال، شركة سينا، شركة اتصالات عالمية ، بدأت في استخدام حل آلي لاستخراج البيانات الرئيسية من أوامر الشراء. من خلال التبديل من إدخال البيانات اليدوي إلى حل آلي ، تقوم الشركة تسريع معالجة معاملات أوامر المبيعات بمقدار 15 ضعفًا.
وفورات في التكاليف
توفر معالجة أوامر الشراء الأسرع توفيرًا أكبر في التكاليف. تلغي الأتمتة الحاجة إلى استخراج بيانات أمر الشراء اليدوي غير الفعال ، حيث يجب على مستخدمي الأعمال تسليم تفاصيل أمر الشراء إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
يمكن للذكاء الاصطناعي المتقدم تحديد الحقول الرئيسية بسرعة واستيراد جميع البيانات ذات الصلة في خطوط أنابيب البيانات. هذا يقلل من تكاليف المعاملات عدة مرات ، خاصة عند معالجة كميات كبيرة من الملفات.
جودة أفضل للبيانات
بالنسبة لبيانات المعاملات مثل تلك الموجودة في طلبات الشراء ، تعد جودة البيانات العالية أمرًا بالغ الأهمية لضمان عملية موافقة سلسة. إزالة التدخل البشري يقضي أيضًا على احتمال حدوث أخطاء بشرية ، مثل خطأ في كتابة المعلومات وأخطاء التحويل (على سبيل المثال ، 18 مقابل 81).
لذلك ، فإن البيانات المستخرجة دقيقة للغاية ، مما يساعد على تجنب التأخير المحتمل في إنشاء طلبات الشراء ، وبالتالي تحسين دورة المبيعات. يمكن لمستخدمي الأعمال أيضًا إضافة قواعد تحقق محددة مسبقًا لضمان أقصى صلة بالبيانات.
3 علامات تحتاج إلى حل معالجة أوامر الشراء الآلي
فيما يلي بعض الدلائل التي تدل على أنه يجب عليك التفكير في استبدال المعالجة اليدوية لأوامر الشراء ببرنامج الشراء الذي يعمل على أتمتة الحل الخاص بك:
- عملك يقضي الكثير من الوقت في البحث عن المعلومات: يجد مديرو حسابك صعوبة في تسوية المخزون والفواتير عندما لا يكون لديهم إمكانية الوصول في الوقت المناسب إلى معلومات أمر الشراء.
- تحتوي سجلات أوامر الشراء على تفاصيل غير دقيقة أو مفقودة: تؤدي سجلات أوامر الشراء غير الدقيقة إلى فقد الطلبات والخاطئة ، الأمر الذي يضر بسمعتك ونتائجك النهائية.
- يقضي موظفوك معظم وقتهم في الإدخال اليدوي للبيانات: يقضي موظفوك معظم ساعات اليوم في مهام إدخال البيانات الشاقة والمتكررة.
كيفية اختيار حل معالجة أمر الشراء الصحيح
بمجرد تحديد أنك بحاجة إلى أتمتة معالجة أمر الشراء ، فقد حان الوقت للعثور على الحل الصحيح. يجب أن يقوم حل أتمتة أوامر الشراء بما يلي:
- تمتع بإمكانيات OCR و AI المتقدمة التي يمكنها استخراج البيانات من الصور الممسوحة ضوئيًا والقوالب المتعددة دون تدخل يدوي.
- قدم وظائف مثل تحويلات البيانات وإعداد سير العمل لتنظيم عمليات استخراج البيانات المختلفة عبر نظامك.
- كن قابلاً للتطوير لتلبية الاحتياجات المتزايدة لعملك. من الناحية المثالية ، يجب أن تختار برنامجًا خاليًا من الأكواد ويدعم النشر المحلي وكذلك النشر السحابي.
- تمتع بإمكانيات التحقق من صحة البيانات لتحديد الحقول الفارغة والقيم المفقودة والأخطاء المطبعية لضمان دقة البيانات.
- تكامل مع وحدات عملك الحالية مثل خوادم البريد الإلكتروني وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات لتسهيل استخراج البيانات بسلاسة من مصادر بيانات متعددة.
على سبيل المثال ، بالإضافة إلى استخراج البيانات من أوامر الشراء ، قد تسمح لك أداة استخراج البيانات المؤتمتة بإنشاء خط أنابيب بيانات لتنظيف وإثراء بياناتك المستخرجة بشكل أكبر قبل تحميلها في مستودع البيانات أو نظام تخطيط موارد المؤسسات المستند إلى السحابة.
أتمتة معالجة أوامر الشراء باستخدام Astera ReportMiner
Astera ReportMiner هي عبارة عن نظام أساسي لاستخراج البيانات يعمل بنظام الذكاء الاصطناعي على مستوى المؤسسات يمكنه مساعدتك في معالجة كميات كبيرة من طلبات الشراء بسلاسة. يجمع حل الكود الصفري بين قوة محرك ETL على مستوى المؤسسات وخوارزميات الذكاء الاصطناعي لتمكين مستخدمي الأعمال من معالجة مستندات الأعمال المعقدة المتوفرة في أنواع مختلفة من الملفات والتنسيقات.
باستخدام حل أتمتة استخراج البيانات ، يمكنك إنشاء قواعد جودة البيانات المخصصة والتحقق من صحة المعلومات المستخرجة لضمان أقصى قدر من الدقة لكميات ضخمة من البيانات. علاوة على ذلك ، يمكنك تصميم مهام سير العمل لمهام الاستخراج المتكررة وجدولة المهام للتشغيل على فترات زمنية محددة.
هل ترغب في تجربة قوة Astera ReportMiner؟ اتصل بفريقنا لتحديد موعد عرض تجريبي مجاني ، حيث سيجيب فريقنا الفني على جميع أسئلتك. كما نقدم أ الإصدار التجريبي المجاني من 14 يومًا، لذا اختبر حل إدارة البيانات على مستوى المؤسسة الخاص بنا واكتشف ما إذا كان مناسبًا لمؤسستك.
