الآلي, لا كود مكدس البيانات
تعلم كيف Astera يمكن لـ Data Stack تبسيط وتبسيط إدارة بيانات مؤسستك.
أتمتة استخراج بيانات الفاتورة مع Astera ReportMiner
اليوم، تقوم معظم الشركات بإرسال واستلام الفواتير وإيصالات الدفع بتنسيقات رقمية، مثل صور PDF الممسوحة ضوئيًا أو المستندات النصية أو قوالب الفواتير المستندة إلى Excel. في حين أن هذه التنسيقات الرقمية سمحت لأماكن العمل بالانتقال إلى بيئة غير ورقية، فقد قدمت تحديًا جديدًا لمحللي الأعمال، أي استخراج البيانات المخفية في الفواتير واستخدامها لاستخلاص الرؤى ذات الصلة.
ستناقش هذه المدونة كيف يمكن لحلول استخراج بيانات الفاتورة أتمتة مسح الفواتير بسهولة مع تقليل الوقت والجهد المبذولين في إدخال البيانات يدويًا. بالإضافة إلى ذلك، سوف يستكشف كيف Astera ReportMiner يمكن أن يساعدك في استخراج بيانات ذات معنى من تقارير وملفات PDF.
سنأخذك أيضًا عبر حالة استخدام تقوم فيها المؤسسة بترقية عمليات المحاسبة اليدوية الخاصة بها ReportMiner وأتمتة دورة الفواتير.
ولكن قبل أن نصل إلى هذا الجزء، إليك ملخص سريع لبعض التحديات في استخراج البيانات يدويًا.
تحديات استخراج بيانات الفاتورة
يستخدم البائعون حلولًا متعددة لإنشاء الفواتير ، بما في ذلك محطات نقاط البيع (POS) ، وسجلات النقد الإلكترونية (ECR) ، وبرامج الفواتير الأخرى المستندة إلى القوالب لإنشاء كشوفات فواتير العميل. يحتوي كل حل على تنسيق إخراج مميز ، وهو ليس رقميًا دائمًا.
يمثل تجميع كل هذه البيانات في مكان واحد تحديًا. وبالتالي ، قد يستغرق الأمر عدة أيام لاستخراج البيانات من صور PDF الممسوحة ضوئيًا والفواتير النصية وجداول بيانات Excel. علاوة على ذلك ، يتطلب الأمر عملاً يدويًا لتطهير البيانات وتحويلها.
يمكن أن يكلف أخصائي إدخال البيانات في مكان ما $30,000 كل سنة. ضع في اعتبارك ما يحدث إذا كانت المؤسسة تعتمد فقط على المتخصصين لاستخراج بيانات الفاتورة من تنسيقات متعددة وتحويلها وتحميلها إلى أنظمة الوجهة الخاصة بهم. مع نمو الأعمال التجارية ، سيتعين على الشركة توظيف العديد من المتخصصين في إدخال البيانات - يكلف كل منهم 30,000 ألف دولار في السنة. بالنسبة لثلاثة متخصصين في إدخال البيانات ، يمكن أن تتجاوز تكلفة إدارة بيانات المستندات بسهولة 100,000،XNUMX دولار في السنة.
الطرق الشائعة للاستخراج بيانات الفاتورة
فيما يلي أكثر الطرق شيوعًا لاستخراج و تسجيل بيانات الفاتورة:
-
إضافة البيانات يدويا من الفواتير
لا تزال العديد من المنظمات تلجأ إلى استخراج الفواتير يدويًا. عادةً ما يقومون بتوظيف متخصصين في إدخال البيانات يقومون بنسخ البيانات يدويًا من كل فاتورة إلى ورقة Excel. بينما يستغرق الأمر حوالي 5 دقائق في المتوسط لإضافة البيانات من مستند PDF إلى الأعمدة ، تخيل ما يحدث عندما يكون هناك حجم كبير من الفواتير. إنه لا يؤخر تحليل البيانات فحسب ، بل إنه أيضًا عرضة للأخطاء.
-
الاستعانة بمصادر خارجية في عمل إدخال البيانات اليدوي
تقوم بعض المؤسسات بتعيين مساعدين افتراضيين أو الاستعانة بمصادر خارجية للفاتورة اليدوية استخراج البيانات العمل لدى وكالات خارجية. لدى هذه الشركات الخارجية مشغلو إدخال بيانات يقومون بتسجيل البيانات يدويًا من الفواتير المتوفرة في ملفات PDF والصور والملفات النصية وقوالب Excel. عادةً ما تفرض هذه الشركات رسومًا على المؤسسة لكل ورقة أو لكل ساعة. لذا، فهي لا تستغرق وقتًا طويلاً فحسب، بل تتطلب تكلفة كبيرة أيضًا.
-
أتمتة التقاط بيانات OCR و PDF للفاتورة
أفضل حل ممكن هو برنامج لاستخراج بيانات الفاتورة يمكنه بسهولة استخراج بيانات الفاتورة من ملفات PDF والملفات النصية وأوراق التفوق بأقل جهد يدوي. عملية استخراج بيانات الفاتورة بسيطة للغاية مع حل آلي خالٍ من الأكواد. في الواقع ، تم تجهيز معظم برامج الاستخراج الآن بتقنية الذكاء الاصطناعي التي يمكنها استخراج البيانات على الفور بغض النظر عن النموذج. بمجرد تحديد الحقول التي تريد استخراجها ، يقوم البرنامج تلقائيًا بقراءة البيانات. يمكنك بعد ذلك تحويل هذه البيانات وتعيينها إلى الوجهة التي تريدها.
أخيرًا ، باستخدام سير العمل ، يمكنك أتمتة التقاط بيانات الفاتورة بالكامل لعملية التسجيل للتشغيل في تسلسل.
هل برنامج التقاط الفواتير دقيق؟
يمكن لبرنامج التقاط الفواتير الآلي استخراج البيانات الأساسية بسهولة من الفواتير، وهو أمر بالغ الأهمية للمحاسبة وتخطيط الموارد وتطبيقات ذكاء الأعمال.
تقليديا ، الفاتورة التقاط البيانات برنامج يستخدم ليكون قائمًا على القالب ، مما يعني أنه كان عليك تحديد قالب لكل تنسيق. في حالة إنشاء نموذج تقرير خاطئ ، سيقوم برنامج التقاط الفاتورة باستخراج بيانات غير صحيحة.
ومع ذلك ، مع ظهور الذكاء الاصطناعي ، أصبحت برامج استخراج الفواتير دقيقة للغاية. نظرًا لأنك تحتاج فقط إلى تحديد التخطيط والحقول التي تريد استخراجها ، فإن نماذج معالجة اللغة الطبيعية تكتشف الحقول تلقائيًا بغض النظر عن التنسيق. في الواقع ، حتى لو تم ذكر الحقول بشكل مختلف على سبيل المثال ، الرقم أو لا ، يمكن لخوارزميات الذكاء الاصطناعي استخراج البيانات بدقة.
متى تختار حل استخراج بيانات فاتورة PDF؟
عند تحديد ما إذا كان يجب على المؤسسة اختيار حل مسح الفواتير واستخراج البيانات يعتمد على العوامل التالية:
- تتوفر بيانات الفاتورة بتنسيقات متعددة
- بيانات الفاتورة بكمية مجمعة
- مهمة الفاتورة متكررة ومتكررة
- تتطلب بيانات الفاتورة ساعات عمل مفرطة
إذا كانت مهمة استخراج البيانات الخاصة بك تتحقق من جميع العوامل المذكورة أعلاه ، فمن المحتمل أن تختار حل مسح فاتورة PDF لإنجاز عملك بشكل أسرع وأرخص وأكثر فعالية.
Astera عامل منجم التقرير: برنامج آلي لاستخراج بيانات الفواتير
Astera ReportMiner هو برنامج لاستخراج البيانات مدعوم بالذكاء الاصطناعي يمكنه استخراج البيانات من فواتير PDF بشكل مجمّع باستخدام المشغلات المستندة إلى الأحداث مثل إسقاط الملفات ومرفقات إيصالات البريد الإلكتروني والمزيد.
لنفترض أن عدة أوراق فاتورة PDF متوفرة في مجلد. يمكنك جدولة جميع الملفات لمعالجتها واحدة تلو الأخرى تلقائيًا. إذا كانت هناك أي أخطاء ، فلنفترض أن الملف يحتوي على قيم مفقودة ، فستقوم الأداة تلقائيًا باكتشاف الأخطاء وتسجيلها أثناء العملية باستخدام قواعد التحقق من صحة البيانات. بمجرد حل هذه الأخطاء ، يمكنك تحميل بياناتك في قاعدة بيانات أو مستودع بيانات ، وفقًا لمتطلبات مؤسستك.
حالة الاستخدام: أتمتة استخراج بيانات الفاتورة باستخدام Astera ReportMiner
لدى شركة Alpha Constructors العديد من المقاولين الذين يعملون في مشاريعها. لكل من هؤلاء المتعاقدين موظفين خاصين بهم. علاوة على ذلك ، لديهم عمال متعاقدون وحتى مستقلون يعملون في وحدات فرعية مختلفة. تحصل شركة Alpha Constructors على نشاط التقارير والفواتير من كل شركة مقاولات نهاية الشهر لتعويضها عن العمل المنجز.
نموذج لملف الفاتورة المستخدم لاختبار حالة الاستخدام.
ترسل كل شركة فواتير بتنسيق مختلف ، بما في ذلك صور PDF الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF المطبوعة والملفات النصية وحتى قوالب Excel. في المتوسط ، تتلقى Alpha Constructors حوالي 1,000 فاتورة في شهر معين.
بمجرد استلام هذه الفواتير ، يجب فرزها وتنظيمها وتسجيلها في قاعدة البيانات الداخلية لشركة Alpha Constructors. يتيح لهم ذلك تتبع الأنشطة اليومية والمهام التي يتم تنفيذها وعدد الموظفين والميزانية التي يتم إنفاقها.
ومع ذلك ، فإن فرز هذه البيانات وتسجيلها يمثل تحديًا. يستغرق اختصاصي إدخال البيانات في Alpha Constructors خمس دقائق لاستخراج البيانات من فاتورة واحدة. يمكن للمتخصص استخراج البيانات من 50 إلى 80 ملف PDF في يوم عمل واحد.
Alpha Constructors لديه اثنين المتخصصين في إدخال البيانات على كشوف المرتبات ، وهم يدفعون لهم 30,000 ألف دولار سنويًا لكل منهم. بالنظر إلى أن فواتير Alpha Constructors سترتفع في السنوات القادمة ، يجب على الشركة توظيف المزيد من المتخصصين في إدخال البيانات. يمكن أن تكون التكلفة المتوقعة لمزيد من المتخصصين في الدخول إلى الشمال من 100 ألف دولار سنويًا. إن دفع مثل هذا المبلغ المرتفع لاستخراج البيانات يعد كثيرًا جدًا بالنسبة لشركة Alpha Constructors ، حيث تتطلع الشركة إلى خفض النفقات.
أثناء البحث عبر الإنترنت عن حلول آلية لاستخراج بيانات الفواتير ، صادفت شركة Alpha Constructors Astera ReportMiner - برنامج استخراج البيانات الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي.
ReportMiner تبسيط عملية استخراج البيانات من الفواتير – وإليك الطريقة
اشترك Alpha Constructors في ReportMiner عرض لمعرفة كيف يمكنهم حل مشكلتهم. بعد مناقشة أولية مع ReportMiner قرروا تجربة المنتج.
ReportMiner هو برنامج محلي يمكن تثبيته على خادم المؤسسة. يمكنه مسح البيانات واستخراجها من ملفات PDF ومستندات Excel وجداول QuickBooks ورسائل البريد الإلكتروني و RTF والملفات النصية.
ReportMiner يستفيد من الذكاء الاصطناعي لاقتراح قوالب نماذج التقارير ، مما يتيح الإنشاء التلقائي للنماذج لملفات مصدر متعددة في وقت واحد. بمجرد تحديد نوع المستند وتخطيطه ، ReportMiner توصي بذكاء بأنسب قوالب النماذج ، مما يوفر لك الوقت والجهد.
سير العمل الكامل لـ Astera ReportMiner
تحتفظ الشركة بجميع الفواتير في مجلد. بعد تثبيت البرنامج ، تمكنت Alpha Constructors من إنشاء نماذج تقارير لجميع تنسيقات الفواتير باستخدام ميزة Auto Create Report Model.
استخدام الذكاء الاصطناعي لبناء نماذج التقارير بتنسيق Astera
كل ما كان على الشركة فعله هو تزويد الأداة بتخطيط البيانات التي تريد استخراجها من ملفات المصدر هذه إما باستيراد كائن محدد للتخطيط من تدفق بيانات أو تخطيط من JSON.
تحديد تخطيطات الفاتورة بتنسيق Astera تقرير عامل المنجم
بعد ذلك ، قام التنقيب الآلي للتقرير بإنشاء نماذج تقارير لكل ملف في المجلد وحفظ الملفات التي تم إنشاؤها بنجاح في مجلد نماذج تقرير الذكاء الاصطناعي الذي يحتوي على جميع الفواتير. في حالة عدم احتواء الملف على الحقول المطلوبة ، تحتفظ الأداة بالقوالب التي تم إنشاؤها في مجلد نموذج التقارير الخاطئة ، مما يسمح للشركة بالتحقق منها و / أو تحريرها.
ثم يتم نقل البيانات المستخرجة من الفواتير إلى جداول قاعدة البيانات. ReportMiner يعرض أيضًا جداول الإخراج من خلال ملف معاينة البيانات الفورية ميزة.
Astera ReportMiner يوفر عارض البيانات المنظمة داخل البرنامج لجداول Excel وقاعدة البيانات.
تم إعداد أربعة تدفقات بيانات مختلفة ، كل منها خاص بالتنسيق الذي يتم به استلام بيانات الفاتورة في Alpha Constructors. تم بعد ذلك أتمتة تدفقات البيانات هذه للعمل على المشغلات المستندة إلى الأحداث بحيث بمجرد استلام الفاتورة ، يمكن تسجيلها في جدول قاعدة البيانات ، وإزالة العمل اليدوي تمامًا.
ReportMiner يسمح بنمذجة بيانات التأشير والنقر في تدفق البيانات
يتلقى Alpha Constructors البيانات كمرفقات بالبريد الإلكتروني ، وتنزيلات مباشرة من خادم FTP ، ومن محركات سحابية خارجية. ReportMiner عرض أتمتة استخراج البيانات لجميع هذه القنوات.
كيف يبدو نموذج البيانات المُعد من ملفات PDF للفاتورة الممسوحة ضوئيًا بتنسيق ReportMiner
يمكن للمستخدمين إعداد مهام سير العمل لجدولة الوظائف. يمكن تشغيل كل وظيفة على مشغل الحدث. على سبيل المثال ، يتم تشغيل الحدث إذا تم استلام فاتورة كمرفق بريد إلكتروني. ReportMiner سيمررها بعد ذلك من خلال نموذج التقرير الذي سيُنشئ بنية استخراج البيانات.
ReportMiner يسمح للمستخدمين بإنشاء عدد غير محدود من نماذج التقارير ، كل منها يلبي تنسيقًا مختلفًا لبيانات الفواتير. يمكن للمستخدمين أيضًا التقديم قواعد التحقق من صحة البيانات لكل حقل للتأكد من أن البيانات المستخرجة في شكل معين. إذا أراد المستخدم التأكد من أن رقم الفاتورة أو حقل المبلغ الذي تم تحرير فاتورة به ليس فارغًا ، فيمكنه تطبيق قاعدة لذلك. أو ، إذا كانوا يريدون إرسال فواتير غير مكتملة إلى مجلد وفواتير مع بيانات كاملة مرسلة إلى آخر ، فهذا ممكن أيضًا في ReportMiner عن طريق تحديد كائن مصدر البريد الإلكتروني ثم تطبيق تحويل قواعد جودة البيانات عليه.
بمجرد أن يصبح نموذج البيانات جاهزًا ، ReportMiner ينتقل إلى المرحلة التالية ، أي استخراج البيانات ونسخها إلى جدول قاعدة بيانات أو ورقة Excel. يمكن للمستخدمين أيضًا إضافة الشيكات إلى مكان تلقي إشعار إذا كانت مهمة استخراج البيانات ناجحة أو فاشلة.
أراد Alpha Constructors نقل جميع البيانات إلى جدول قاعدة البيانات وإتاحة نسخة محلية بتنسيق Excel. منذ Astera يسمح بوصلات قواعد البيانات المتعددة مثل Oracle و MySQL و MS SQL Server والعديد من الآخرين ، يمكن لـ Alpha Constructors تحميل البيانات إلى أي قاعدة بيانات تختارها. بهذه الطريقة ، سيكون لدى الشركة سجل بجميع الفواتير التي يمكن لمحللي الأعمال استخدامها لمزيد من التحليل. ReportMiner أداء كلا المهمتين باستخدام تدفق بيانات واحد.
أخيرًا ، طلب Alpha Constructors من جميع الفواتير التي بها أخطاء لتسجيل الدخول إلى ملف منفصل. ReportMiner يقدم خيار ملف سجل خطأ بشكل افتراضي. يقوم بتوثيق جميع الأخطاء التي تم العثور عليها أثناء عملية الاستخراج إلى ملف سجل الأخطاء هذا الذي يمكنك حفظه على الخادم الخاص بك. نظرًا لأن كل خطأ يمكن تتبعه بسهولة إلى مصدره ، فقد سهّل على قسم تكنولوجيا المعلومات في Alpha Constructors حل أي مشكلات تتعلق بمعالجة الفواتير.
توفير الوقت والتكلفة والموارد مع ReportMiner
Astera ReportMiner تقليل الوقت المستغرق في استخراج بيانات فاتورة PDF من 5 دقائق إلى 10 ثوانٍ. أيضًا ، نظرًا لأن Alpha Constructors لا يحتاج إلى المزيد من الموارد اليدوية لاستخراج البيانات ، فقد انخفض عدد الأخطاء البشرية في البيانات إلى 0 بالمائة. يمكن لـ Alpha Constructors الآن تدريب المتخصصين الحاليين في إدخال البيانات على أدوار أخرى أكثر تحديًا في المؤسسة.
وهكذا، ReportMiner وفرت Alpha Constructors 10 أيام من الجهد كل شهر ، و 60,000 دولار من التكلفة والموارد ، وزادت كفاءتها بنسبة 500 بالمائة.
هل أنت مستعد لاستخراج البيانات؟
العديد من المؤسسات لديها احتياجات مثل Alpha Constructors ، ويمكنهم جميعًا الاستفادة من برامج استخراج البيانات الآلية مثل ReportMiner. على سبيل المثال ، تتلقى شركات التأمين الآلاف من نماذج المطالبات في مستندات PDF الممسوحة ضوئيًا ؛ فكلما أسرعوا في معالجة المطالبات ، تحسنت أعمالهم التجارية. وبالمثل ، تتعامل شركات المحاماة مع أوامر المحكمة ، ومعظمها عبارة عن ملفات PDF ممسوحة ضوئيًا ومستندات نصية. في بعض الأحيان ، يتلقون أيضًا أوامر من المحكمة عبر البريد الإلكتروني. قد يستغرق استخراج كل هذه المعلومات وتنسيقها إلى تنسيقات رقمية مختلفة أسابيع. من ناحية أخرى ، يمكن لبرنامج استخراج بيانات PDF القيام بنفس وظيفة محلل الفاتورة / الماسح الضوئي وتحميل البيانات المستخرجة إلى قاعدة البيانات في غضون دقائق.
حان الوقت للخروج من هذا المأزق.
فقط قم بتنزيل ملف تجربة مجانية، ابدأ في إنشاء نماذج تقارير الفواتير ، وداعًا لإدخال البيانات يدويًا للأبد.
