استخراج بيانات فاتورة PDF: أتمتة التقاط بيانات PDF

By |2021-08-31T11:38:31+00:00أكتوبر 21st، 2020|

اليوم ، ترسل معظم الشركات وتستلم الفواتير وإيصالات الدفع بتنسيقات رقمية ، بما في ذلك صور PDF الممسوحة ضوئيًا أو المستندات النصية أو قوالب الفواتير المستندة إلى Excel. على الرغم من أن هذه التنسيقات الرقمية سمحت لأماكن العمل بالانتقال إلى بيئة غير ورقية ، إلا أنها قدمت تحديًا جديدًا لمحللي الأعمال ، أي استخراج البيانات المخفية في فواتير PDF هذه واستخدامها لإنتاج رؤى ذات صلة ورسمها.

ستناقش هذه المقالة كيف يمكن لحلول التقاط بيانات الفاتورة أتمتة مسح الفواتير بسهولة مع تقليل الوقت والجهد المبذول في إدخال البيانات يدويًا. على سبيل المثال ، عملية تخريد بيانات PDF يساعد على استخراج بيانات ذات مغزى من تقارير وملفات PDF. 

سنأخذك أيضًا في حالة استخدام كاملة تقوم فيها المنظمة بترقية عمليات المحاسبة اليدوية الخاصة بها من البداية إلى النهاية أدوات استخراج بيانات PDF التي تعمل على أتمتة دورة الفواتير بأكملها. 

ولكن قبل أن نصل إلى هذا الجزء ، دعنا نتعرف على عملية مسح الفاتورة بأكملها من البداية إلى النهاية.

لماذا يعد استخراج بيانات فاتورة PDF أمرًا بالغ الصعوبة؟

يستخدم البائعون حلولًا متعددة لإنشاء الفواتير ، بما في ذلك محطات نقاط البيع (POS) ، وسجلات النقد الإلكترونية (ECR) ، وبرامج الفواتير الأخرى المستندة إلى القوالب لإنشاء كشوفات فواتير العميل. يحتوي كل حل من هذه الحلول على تنسيق إخراج متميز ، وهو ليس دائمًا رقميًا.

يمثل تجميع كل هذه البيانات في وجهة واحدة تحديًا. غالبًا ما يستغرق الأمر عدة أيام فقط لاستخراج البيانات من صور PDF الممسوحة ضوئيًا والفواتير النصية وقوالب Excel. علاوة على ذلك ، يتطلب الأمر عملاً يدويًا لتطهير البيانات وتحويلها. 

يمكن أن يكلف أخصائي إدخال البيانات في مكان ما $30,000 كل سنة. الآن ، ضع في اعتبارك ما يحدث إذا كانت المؤسسة تعتمد فقط على المتخصصين لاستخراج بيانات الفواتير وتحويلها وتحميلها من تنسيقات متعددة إلى أنظمة الوجهة الخاصة بهم. مع نمو الأعمال التجارية ، سيتعين على الشركة توظيف العديد من المتخصصين في إدخال البيانات - يكلف كل منهم 30,000 ألف دولار في السنة. بالنسبة لثلاثة متخصصين في إدخال البيانات ، يمكن أن تتجاوز تكلفة إدارة بيانات المستندات بسهولة 100,000،XNUMX دولار في السنة. هذا النوع من التكلفة الإجمالية هو ببساطة غير مستدام لمعظم الشركات. 

لكن هل هناك خيار أفضل متاح؟

كيفية استخراج بيانات فاتورة PDF بكفاءة؟

فيما يلي أكثر الطرق شيوعًا لاستخراج و تسجيل بيانات الفاتورة

  • أضف البيانات يدويًا من مستندات PDF

هذه هي التقنية الأكثر استخدامًا. تقوم المؤسسات بتوظيف متخصصين في إدخال البيانات لإضافة البيانات يدويًا من مستندات فاتورة PDF إلى ورقة Excel أو جدول قاعدة بيانات. يستغرق الأمر حوالي 5 دقائق في المتوسط ​​لإضافة البيانات من مستند PDF إلى الأعمدة المعنية.

  • الاستعانة بمصادر خارجية في عمل إدخال البيانات اليدوي

تقوم بعض المنظمات بتوظيف مساعدين افتراضيين أو الاستعانة بمصادر خارجية لأعمال إدخال بيانات فاتورة PDF اليدوية وكالات الطرف الثالث. لدى هذه الشركات مشغلي إدخال بيانات يقومون يدويًا بتسجيل البيانات من الفواتير المتوفرة في ملفات PDF والصور والملفات النصية وقوالب Excel. عادة ما تتقاضى هذه الشركات رسومًا من المنظمة لكل ورقة أو في الساعة.

  • أتمتة OCR و PDF Data Capture

أخيرًا وليس آخرًا ، يمكن للعديد من برامج استخراج البيانات استخراج بيانات الفاتورة من ملفات PDF والملفات النصية وأوراق Excel. عملية التقاط بيانات PDF بسيطة جدًا. سيتعين عليك إنشاء نموذج تقرير لكل تنسيق فاتورة. يمكن بعد ذلك تعيين نموذج التقرير هذا في نفس البرنامج إلى الوجهة التي تريدها حيث تريد تسجيل البيانات.

أخيرًا ، يمكنك أتمتة عملية "التقاط بيانات الفاتورة للتسجيل" بالكامل للتشغيل في تسلسل باستخدام سير العمل.

Astera ReportMiner برامج استخراج البيانات يمكن استخراج البيانات من فواتير PDF عن المشغلات المستندة إلى الأحداث مثل إفلات الملف ومرفقات إيصال البريد الإلكتروني والمزيد. كما يسمح باستخراج البيانات بكميات كبيرة. لنفترض أن أوراق فاتورة PDF المتعددة متوفرة في مجلد. يمكنك جدولة جميع الملفات لمعالجتها واحدة تلو الأخرى تلقائيًا. إذا كانت هناك أي أخطاء ، فلنفترض أن الملف يحتوي على قيم فاتورة مفقودة ، فيمكن اكتشافها وتسجيلها أثناء العملية باستخدام قواعد التحقق من صحة البيانات.

هل برنامج التقاط الفواتير دقيق؟

يعمل برنامج التقاط بيانات الفاتورة في حالات الاستخدام المحددة من قبل المستخدم. إذا قمت بإنشاء نموذج تقرير خاطئ ، فسيقوم برنامج التقاط الفاتورة باستخراج بيانات غير صحيحة. هل يجعل هذا البرنامج غير دقيق؟ لا ، إنه خطأ بشري. 

لذلك ، عند استخدام نماذج التقارير في برنامج التقاط الفواتير ، ستحتاج إلى التأكد من إعداد النماذج بدقة وأنها تستخرج النوع الصحيح من البيانات. قم بإجراء بعض الاختبارات لمعرفة كيفية أداء برنامج التقاط الفاتورة قبل الإضافة في التشغيل الآلي.

الآلي برنامج التقاط الفاتورة يمكن بسهولة استخراج البيانات الأساسية من الفواتير التي تعتبر ضرورية للمحاسبة وتخطيط الموارد و تطبيقات ذكاء الأعمال.

متى تختار حل استخراج بيانات فاتورة PDF؟

ما إذا كان يجب على المنظمة اختيار حل مسح الفواتير واستخراج البيانات يجب أن يعتمد على العوامل التالية:

  1. تتوفر بيانات الفاتورة بتنسيقات متعددة
  2. بيانات الفاتورة بكمية مجمعة
  3. مهمة الفاتورة متكررة ومتكررة
  4. تتطلب بيانات الفاتورة ساعات عمل مفرطة

إذا كانت مهمة استخراج البيانات الخاصة بك تتحقق من جميع العوامل المذكورة أعلاه ، فمن المحتمل أن تختار حل مسح الفواتير لإنجاز عملك بشكل أسرع وأرخص وأكثر فعالية.

دعنا نتعلم كيف Astera ReportMiner تساعد الشركات على استخراج بيانات الفاتورة بتنسيق PDF.

حالة الاستخدام: أتمتة استخراج بيانات فاتورة PDF باستخدام Astera ReportMiner

لدى شركة Alpha Constructors العديد من المقاولين الذين يعملون في مشاريعها. كل من هؤلاء المتعاقدين لديهم موظفين خاصين بهم. علاوة على ذلك ، لديهم عمال متعاقدون ، وحتى مستقلون يعملون في وحدات فرعية مختلفة. تحصل Alpha Constructors على نشاط التقارير والفواتير من كل شركة مقاولات نهاية الشهر لتعويضها عن العمل المنجز. 

استخراج بيانات فاتورة PDF

نموذج لملف الفاتورة المستخدم لاختبار حالة الاستخدام.

ترسل كل شركة فواتير بتنسيق مختلف ، بما في ذلك صور PDF الممسوحة ضوئيًا وفواتير PDF المطبوعة والملفات النصية وحتى قوالب Excel. في المتوسط ​​، تتلقى Alpha Constructors حوالي 1,000 فاتورة في شهر معين.

بمجرد استلام هذه الفواتير ، يجب فرزها وتنظيمها وتسجيلها في قاعدة البيانات الداخلية لشركة Alpha Constructors لأن ذلك يسمح لهم بتتبع الأنشطة اليومية والمهام المنجزة وعدد الموظفين والميزانية التي تم إنفاقها.

ومع ذلك ، فإن فرز هذه البيانات وتسجيلها يمثل تحديًا بحد ذاته. يستغرق اختصاصي إدخال البيانات في Alpha Constructors خمس دقائق لاستخراج البيانات من فاتورة واحدة. يمكن للمتخصص استخراج البيانات من 50 إلى 80 فاتورة في يوم عمل واحد. 

Alpha Constructors لديه اثنين المتخصصين في إدخال البيانات على كشوف المرتبات ، ويدفع لهم 30,000 ألف دولار لكل منهم ، بتكلفة 60,000 ألف دولار سنويًا. بالنظر إلى أن عدد الفواتير التي تحصل عليها Alpha Constructors سيزداد في السنوات القادمة ، سيتعين عليها توظيف المزيد من المتخصصين في إدخال البيانات. يمكن أن تكون التكلفة الإجمالية المتوقعة لمزيد من المتخصصين في الدخول شمالًا من 100 ألف دولار سنويًا. إن دفع مثل هذا المبلغ الباهظ لاستخراج البيانات يعد كثيرًا جدًا بالنسبة لشركة Alpha Constructors ، وهي تريد تقليل نفقاتها.

أثناء البحث عبر الإنترنت عن حلول آلية لاستخراج بيانات الفواتير ، صادفت شركة Alpha Constructors Astera ReportMiner برامج استخراج البيانات.

ReportMiner يجعل استخراج بيانات فاتورة PDF أسهل

اشترك Alpha Constructors في ReportMiner عرض لتعلم كيف يمكنهم حل مشكلتهم. بعد مناقشة أولية مع ReportMiner قرروا تجربة المنتج. 

استخراج بيانات فاتورة PDF

استخراج البيانات من الفواتير المستندة إلى PDF بامتداد ReportMiner. مصدر: Astera ReportMiner

ReportMiner هو برنامج محلي ويمكن تثبيته على خادم المؤسسة. يمكنه مسح البيانات واستخراجها من ملفات PDF ومستندات Excel وجداول QuickBooks ورسائل البريد الإلكتروني و RTF والملفات النصية. 

استخراج بيانات فاتورة PDF

سير العمل الكامل لـ Astera ReportMiner

بعد تثبيت البرنامج ، تمكنت Alpha Constructors من إنشاء نماذج تقارير لكل تنسيق فاتورة. لقد ربطوها بتدفقات البيانات بحيث يمكن بسهولة أتمتة العملية الكاملة لاستخراج البيانات من الفواتير إلى إضافة تلك البيانات إلى جداول قاعدة البيانات. 

مجال البيانات في ReportMiner

إضافة حقل بيانات إلى ReportMiner نموذج. مصدر: ReportMiner Screengrab

ReportMiner يمكنه تصميم البيانات تلقائيًا من ملفات PDF ذات الفاتورة. إذا كانت البيانات غير منظمة ، يمكنك إنشاء نموذج تقرير يدويًا عن طريق تمييز حقول البيانات ذات الصلة.

تخطيط النموذج بتنسيق ReportMiner

نظرًا لأن Alpha Constructors أراد تسجيل جميع البيانات من الفواتير إلى جداول قاعدة البيانات الخاصة بهم ، فقد احتاجوا إلى إضافة حقول متعددة مثل حقول العنوان والوصف إلى نفس منطقة البيانات. لهذا الغرض المحدد ، ReportMiner يقدم حلاً بسيطًا لإلحاق حقول متعددة بنفس منطقة البيانات.

قواعد جودة البيانات بتنسيق ReportMiner

ثم يتم نقل البيانات المستخرجة من الفواتير إلى جداول قاعدة البيانات. ReportMiner يعرض أيضًا جداول الإخراج في قسم معاينة البيانات.

استخراج بيانات فاتورة PDF مع Astera ReportMiner

Astera ReportMiner يقدم عارض البيانات المنظمة داخل البرنامج لجداول Excel وقاعدة البيانات. مصدر: ReportMiner Screengrab

تم إعداد أربعة تدفقات بيانات مختلفة ، كل منها خاص بالتنسيق الذي يتم به استلام بيانات الفاتورة في Alpha Constructors. تم بعد ذلك أتمتة تدفقات البيانات هذه للعمل على المشغلات المستندة إلى الأحداث بحيث بمجرد استلام الفاتورة ، يمكن تسجيلها في جدول قاعدة البيانات ، وإزالة العمل اليدوي تمامًا.

التعرف الضوئي على الحروف على الفاتورة ، كشف الصور وتخطيط البيانات

ReportMiner يسمح بنمذجة بيانات التأشير والنقر في تدفق البيانات. مصدر: ReportMiner Screengrab

يتلقى Alpha Constructors البيانات كمرفقات بالبريد الإلكتروني ، وتنزيلًا مباشرًا من خادم FTP ، ومن محركات الأقراص السحابية التابعة لجهات خارجية. ReportMiner عرض أتمتة استخراج البيانات لجميع هذه القنوات. 

استخراج بيانات فاتورة PDF مع Astera ReportMiner

كيف يبدو نموذج البيانات المُعد من ملفات PDF للفاتورة الممسوحة ضوئيًا بتنسيق ReportMiner. مصدر: ReportMiner Screengrab

يمكن للمستخدمين إعداد مهام سير العمل لجدولة الوظائف. يمكن تشغيل كل وظيفة على مشغل الحدث. على سبيل المثال ، إذا تم استلام فاتورة كمرفق بريد إلكتروني ، فسيتم تشغيل الحدث. ReportMiner سيمررها بعد ذلك عبر نموذج تقرير سيُنشئ هيكلًا للبيانات المراد استخراجها. 

ReportMiner يسمح بإنشاء عدد غير محدود من نماذج التقارير ، كل منها يلبي تنسيقًا مختلفًا لبيانات الفواتير. يمكن للمستخدمين أيضًا تطبيق قواعد التحقق من صحة البيانات لكل حقل للتأكد من أن البيانات التي يتم استخراجها بتنسيق معين. لنفترض أنه إذا كان المستخدم يريد ألا يكون رقم الفاتورة أو حقل المبلغ المفوتر فارغًا ، فيمكنه تطبيق قاعدة لذلك. أو ، إذا كانوا يريدون إرسال الفواتير غير المكتملة إلى مجلد واحد والفواتير مع البيانات الكاملة المرسلة إلى آخر ، فهذا ممكن أيضًا في ReportMiner عن طريق تحديد كائن مصدر البريد الإلكتروني ثم تطبيق تحويل قواعد جودة البيانات عليه.

نموذج بيانات بيانات الفاتورة مع ReportMiner برنامج استخراج البيانات

بمجرد أن يصبح نموذج البيانات جاهزًا ، ReportMiner ينتقل إلى المرحلة التالية ، أي استخراج البيانات ونسخها إلى جدول قاعدة بيانات أو ورقة Excel. يمكن للمستخدمين أيضًا إضافة الشيكات حيث يتم إرسال إشعار لهم إذا كانت مهمة استخراج البيانات ناجحة أو فاشلة.

استخراج بيانات فاتورة PDF مع Astera ReportMiner

أراد Alpha Constructors نقل جميع البيانات إلى جدول قاعدة البيانات وإتاحة نسخة محلية منه بتنسيق Excel. منذ Astera يسمح بوصلات قواعد البيانات المتعددة مثل Oracle و MySQL و MS SQL Server والعديد من الآخرين ، يمكن لـ Alpha Constructors تحميل البيانات إلى أي قاعدة بيانات تختارها. بهذه الطريقة ، سيكون لدى الشركة سجل بجميع الفواتير التي يمكن لمحللي الأعمال استخدامها لمزيد من التحليل. ReportMiner أداء كلا المهمتين باستخدام تدفق بيانات واحد.

أخيرًا ، طلب Alpha Constructors أن يتم تسجيل جميع الفواتير التي بها أخطاء في ملف منفصل. ReportMiner يقدم خيار ملف سجل خطأ بشكل افتراضي. يقوم بتوثيق جميع الأخطاء التي تم العثور عليها أثناء عملية الاستخراج إلى ملف سجل الأخطاء هذا والذي يمكنك حفظه على الخادم الخاص بك. نظرًا لأن كل خطأ يمكن تتبعه بسهولة إلى مصدره ، فقد سهّل على قسم تكنولوجيا المعلومات في Alpha Constructors حل أي مشكلات تتعلق بالفواتير.

توفير الوقت والتكلفة والموارد مع ReportMiner مستخرج البيانات

Astera ReportMiner قلل مستخرج البيانات الوقت المستغرق في استخراج بيانات فاتورة PDF من 5 دقائق إلى 10 ثوانٍ. أيضًا ، نظرًا لأن Alpha Constructors لا يحتاج إلى المزيد من الموارد اليدوية لاستخراج البيانات ، فقد انخفض عدد الأخطاء البشرية في البيانات إلى 0 بالمائة. يمكن لـ Alpha Constructors الآن تدريب المتخصصين الحاليين في إدخال البيانات على أدوار أخرى أكثر تحديًا في المؤسسة. 

وهكذا، ReportMiner وفرت Alpha Constructors 10 أيام من الجهد كل شهر ، و 60,000 دولار من التكلفة والموارد ، وزادت كفاءتها بنسبة 500 بالمائة.

هل أنت جاهز لاستخراج بيانات الفاتورة من ملف PDF؟

لدى العديد من المؤسسات احتياجات مثل Alpha Constructors ، ويمكنهم جميعًا الاستفادة من برامج استخراج البيانات الآلية مثل ReportMiner. على سبيل المثال ، تتلقى شركات التأمين الآلاف من نماذج المطالبات في مستندات PDF الممسوحة ضوئيًا ؛ فكلما أسرعوا في معالجة المطالبات ، تحسنت أعمالهم التجارية. وبالمثل ، تتعامل شركات المحاماة مع أوامر المحكمة الواردة العادية ، ومعظمها في شكل PDF ممسوح ضوئيًا ومستندات نصية. في بعض الأحيان ، يتلقون أيضًا أوامر من المحكمة عبر رسائل البريد الإلكتروني. قد يستغرق استخراج كل هذه المعلومات وتنسيقها بتنسيقات رقمية مختلفة أسابيع في نهايتها. من ناحية أخرى ، يمكن لبرنامج استخراج بيانات PDF القيام بنفس المهمة المتمثلة في التقاط / مسح بيانات الفاتورة وتحميلها إلى قاعدة البيانات في غضون دقائق.

حان الوقت للخروج من هذا المأزق.

ما عليك سوى تنزيل الإصدار التجريبي المجاني ، والبدء في إنشاء نماذج تقرير الفواتير الخاصة بك ، وداعًا لإدخال البيانات يدويًا إلى الأبد.

ابدأ تجربتك المجانية مع Astera ReportMiner.