المعالجة الآلية لأوامر الشراء باستخدام Astera ReportMiner

By |2022-06-14T09:12:39+00:00أبريل 22nd، 2022|

في بيئة الأعمال سريعة الخطى اليوم ، يعد نظام معالجة أوامر الشراء الفعال (PO) جزءًا لا يتجزأ من دورة المبيعات المثلى. كلما تمكنت الشركة من معالجة أوامر الشراء بشكل أسرع ، كلما تمكنت من إعداد طلبات الفواتير للدفع بشكل أسرع لضمان عملية شراء أسرع وإدارة أفضل للتدفقات النقدية.

تتلقى معظم الشركات أوامر الشراء للسلع أو الخدمات عبر مرفقات البريد الإلكتروني. تأتي الملفات بشكل أساسي بتنسيق PDF رقمي أو ممسوح ضوئيًا ، لذا فإن استخراج البيانات ذات الصلة مثل أوصاف العناصر والكمية والجودة والتفاصيل الأخرى يمكن أن يكون صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً.

في هذه المدونة ، سنتعمق في أهمية معالجة أوامر الشراء ومعرفة كيف يمكن لاستخراج البيانات تلقائيًا أن يساعد أعضاء الفريق في أي عمل على التقاط البيانات بسلاسة من ملفات PDF. هيا بنا نبدأ!

التقاط البيانات الآلي في معالجة أوامر الشراء

لماذا تعتبر المعالجة الآلية لأوامر الشراء مهمة؟

تختلف أوامر الشراء من حيث التصميم والتخطيط. على الرغم من أن جميع أوامر الشراء تحدد الخطوط العريضة لنفس المعلومات ، مثل رقم أمر الشراء ومعلومات البائع وتفاصيل الطلب وشروط الدفع وتاريخ التسليم وما إلى ذلك ، تستخدم كل شركة نموذجًا مختلفًا ، مما يجعل من الصعب على الأجهزة التقاط البيانات.

للحصول على إثبات مرئي ، ما عليك سوى فتح جدول بيانات والبحث عن "أمر الشراء". ستصادف مجموعة متنوعة من القوالب التي يمكن تحريرها وتخصيصها لتضمين عناصر خاصة باحتياجاتك.

يسمح منتج أو خدمة استخراج البيانات الآلي للشركات بالتقاط مجموعات البيانات ذات الصلة وتقييم أنواع استخراج البيانات لأنواع مختلفة من أوامر الشراء دون تدخل يدوي.

من خلال الاستفادة من الحل الآلي ، يمكن للشركات تصميم تدفق سلس لمستند أمر الشراء ، حيث يتم التقاط البيانات غير المهيكلة وتحويلها والتحقق من صحتها وتخزينها في قاعدة بيانات كبيانات منظمة.

كيف يعمل؟

  • استيراد: يتم استيراد أنظمة المصدر مثل مستندات أمر الشراء ، المتوفرة عادةً بتنسيق PDF ، من مصدر محدد ، والذي يمكن أن يكون مجلدًا أو خادم بريد إلكتروني.
  • استخراج: يتم التقاط حقول البيانات المهمة من خلال المعالجة الذكية للمستندات وتحويلها إلى تنسيق منظم.
  • التحقق: يتم تطبيق قواعد التحقق من صحة البيانات المحددة مسبقًا لتحديد الحقول غير الدقيقة أو المفقودة لضمان بيانات دقيقة وعالية الجودة.
  • يصدر: المستخرج, يتم تحميل المعلومات المحولة والتحقق من صحتها إلى وجهة مستهدفة ، عادةً ما تكون مستودع بيانات أو نظام تخطيط موارد المؤسسات ، لإعداد التقارير والتحليل في الوقت الفعلي.

مراحل استخراج البيانات في معالجة أوامر الشراء

أهم فوائد المعالجة الآلية لأوامر الشراء

تتيح أتمتة معالجة أوامر الشراء للشركات التعامل مع طلبات الطلبات من بائعين مختلفين وإدارة الحسابات الرئيسية التي توفر أعمالًا منتظمة بسلاسة. على عكس المعالجة اليدوية لأمر الشراء ، فإنه يوفر العديد من المزايا الرئيسية ، مثل:

كفاءة أعلى

من خلال إزالة التدخلات اليدوية ، يمكن للفرق المالية معالجة أوامر الشراء بشكل أسرع. تعمل الأتمتة والاستخراج التدريجي على توفير ساعات العمل الثمينة التي يمكن استخدامها في أنشطة أخرى عالية القيمة لتوفير تجربة عملاء أكثر ثراءً.

على سبيل المثال، شركة سينا، شركة اتصالات عالمية بدأت في استخدام حل آلي لاستخراج البيانات الرئيسية من أوامر الشراء. من خلال التبديل من الإدخال اليدوي للبيانات إلى الحل الآلي للشركة تسريع معالجة معاملات أوامر المبيعات بمقدار 15 ضعفًا.

وفورات في التكاليف

توفر معالجة أوامر الشراء الأسرع توفيرًا أكبر في التكاليف. تلغي الأتمتة الحاجة إلى استخراج بيانات أمر الشراء اليدوي غير الفعال ، حيث يجب على مستخدمي الأعمال تسليم تفاصيل أمر الشراء إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

يمكن للذكاء الاصطناعي المتقدم تحديد الحقول الرئيسية بسرعة واستيراد جميع البيانات ذات الصلة في خطوط أنابيب البيانات. هذا يقلل من تكاليف المعاملات عدة مرات ، خاصة عند معالجة كميات كبيرة من الملفات.

جودة أفضل للبيانات

بالنسبة لبيانات المعاملات مثل تلك الموجودة في طلبات الشراء ، تعد جودة البيانات العالية أمرًا بالغ الأهمية لضمان عملية موافقة سلسة. إزالة التدخل البشري يقضي أيضًا على احتمال حدوث أخطاء بشرية ، مثل خطأ في كتابة المعلومات وأخطاء التحويل (على سبيل المثال ، 18 مقابل 81).

لذلك ، فإن البيانات المستخرجة دقيقة للغاية ، مما يساعد على تجنب التأخير المحتمل في إنشاء طلب الشراء ، وبالتالي تحسين دورة المبيعات. يمكن لمستخدمي الأعمال أيضًا إضافة قواعد تحقق محددة مسبقًا لضمان أقصى صلة بالبيانات.

3 علامات تحتاج إلى حل أتمتة أوامر الشراء

فيما يلي بعض الدلائل التي تدل على أنه يجب عليك التفكير في استبدال المعالجة اليدوية لأوامر الشراء ببرنامج شراء يعمل على أتمتة الحل الخاص بك:

  • عملك يقضي الكثير من الوقت في البحث عن المعلومات: يجد مديرو حسابك صعوبة في تسوية المخزون والفواتير عندما لا يكون لديهم إمكانية الوصول في الوقت المناسب إلى معلومات أمر الشراء.
  • تحتوي سجلات أوامر الشراء على تفاصيل غير دقيقة أو مفقودة: تؤدي سجلات أوامر الشراء غير الدقيقة إلى فقد الطلبات والخاطئة ، الأمر الذي يضر بسمعتك ونتائجك النهائية.
  • يقضي موظفوك معظم وقتهم في الإدخال اليدوي للبيانات: يقضي موظفوك معظم ساعات اليوم في مهام إدخال البيانات الشاقة والمتكررة.

كيف تختار الحل الصحيح لأتمتة أوامر الشراء؟

بمجرد تحديد أنك بحاجة إلى أتمتة معالجة أمر الشراء ، فقد حان الوقت للعثور على الحل الصحيح. يجب أن يقوم حل أتمتة أوامر الشراء بما يلي:

  • تقدم وظائف مثل تحويلات البيانات وإعداد سير العمل لتنظيم عمليات استخراج البيانات المختلفة عبر نظامك.
  • أن تكون قابلة للتطوير لتلبية الاحتياجات المتزايدة لعملك. من الناحية المثالية ، يجب أن تختار برنامجًا خاليًا من الأكواد ويدعم النشر المحلي وكذلك النشر السحابي.
  • تتمتع بإمكانيات التحقق من صحة البيانات لتحديد الحقول الفارغة والقيم المفقودة والأخطاء المطبعية التي تضمن دقة البيانات.
  • تتكامل مع وحدات عملك الحالية مثل خوادم البريد الإلكتروني وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات لتسهيل استخراج البيانات بسلاسة من مصادر بيانات متعددة.

على سبيل المثال ، بالإضافة إلى استخراج البيانات من أوامر الشراء ، قد تسمح لك أداة استخراج البيانات المؤتمتة بإنشاء خط أنابيب بيانات لتنظيف وإثراء بياناتك المستخرجة بشكل أكبر قبل تحميلها في مستودع البيانات أو نظام تخطيط موارد المؤسسات المستند إلى السحابة.

 

استخراج البيانات باستخدام Astera ReportMiner

أتمتة أوامر الشراء باستخدام Astera ReportMiner

Astera ReportMiner هي عبارة عن نظام أساسي لاستخراج البيانات على مستوى المؤسسات يمكنه مساعدتك في معالجة كميات كبيرة من أوامر الشراء بسلاسة. يجمع حل الكود الصفري الخاص بنا بين قوة محرك ETL على مستوى المؤسسات وقوالب الاستخراج الكاملة القائمة على الأنماط لتمكين مستخدمي الأعمال من معالجة مستندات الأعمال المعقدة المتوفرة في أنواع مختلفة من الملفات والتنسيقات.

باستخدام حل أتمتة استخراج البيانات ، يمكنك إنشاء قواعد جودة البيانات المخصصة والتحقق من صحة المعلومات المستخرجة لضمان أقصى قدر من الدقة لكميات ضخمة من البيانات. علاوة على ذلك ، يمكنك تصميم مهام سير العمل لمهام الاستخراج المتكررة وجدولة المهام للتشغيل على فترات زمنية محددة.

Astera ReportMiner في العمل

إليك كيفية استخدام إريك ، المحلل المالي ، لمنصتنا الخالية من الأكواد لاستخراج البيانات من أوامر الشراء:

هل ترغب في تجربة قوة Astera ReportMiner؟ اتصل بفريقنا لتحديد موعد عرض تجريبي مجاني ، حيث سيجيب فريقنا الفني على جميع أسئلتك. كما نقدم أ الإصدار التجريبي المجاني من 14 يومًا، لذا اختبر حل إدارة البيانات على مستوى المؤسسة الخاص بنا واكتشف ما إذا كان مناسبًا لمؤسستك.

مقالات ذات صلة

لماذا تعتبر أتمتة استخراج البيانات ضرورية لنمو الأعمال

العالم الحديث يعتمد على البيانات. هناك قدر هائل من البيانات التي يتم تشغيلها من خلال منظمة مع كل عملية ، ...
المزيد

قالب استخراج البيانات: احصل على بيانات PDF من النماذج والجداول

تحصل الشركات بانتظام على بيانات المنتجات والمستهلكين من العديد من المصادر مثل مرافق الإنتاج ومراكز التوزيع وتجار التجزئة والشركاء و ...
المزيد

جعل استخراج البيانات المستندة إلى PDF أسهل مع Astera ReportMiner

استخدمت الشركات تنسيق PDF لتبادل البيانات بسبب ملاءمتها وموثوقيتها. ومع ذلك ، يتم استخراج البيانات يدويًا من ملفات PDF ...
المزيد