29 أبريل | الساعة 11 صباحًا بتوقيت المحيط الهادئ
الآلي, لا كود مكدس البيانات
تعلم كيف Astera يمكن لـ Data Stack تبسيط وتبسيط إدارة بيانات مؤسستك.
قوة المسح الضوئي الآلي للفواتير: دليل
في عالم تسعى فيه الشركات باستمرار إلى تحسين عملياتها، كان ظهور التقنيات الآلية بمثابة ثورة حقيقية. ومن بين هذه التقنيات التي تحظى باعتماد واسع النطاق مسح الفواتير. وبفضل القدرة على استخراج البيانات الرئيسية من الفواتير الرقمية أو المستندة إلى الصور، تساعد حلول البرامج هذه الشركات على توفير الوقت والمال مع زيادة الكفاءة.
في هذه المقالة، سنتحدث عن مسح الفواتير، بما في ذلك كيفية عملها وأتمتتها وقيودها وأفضل الممارسات. وسنناقش أيضًا طرق تحسين أداء هذا البرنامج والاستراتيجيات للحفاظ على دقة استخراج البيانات.
ما هو مسح الفاتورة؟
إن عملية مسح الفواتير تنطوي ببساطة على تحويل الفواتير إلى تنسيق رقمي. ثم تتم معالجة الفواتير الممسوحة ضوئيًا أو الرقمية باستخدام أدوات لأتمتة استخراج البيانات. ويمكن مسح الفواتير من خلال ماسحات ضوئية مخصصة أو تطبيقات الهاتف المحمول.
بدلاً من إدخال البيانات يدويًا، يمكن للشركات مسح الفواتير لالتقاط التفاصيل تلقائيًا مثل أرقام الفواتير والتاريخ والمبالغ ومعلومات المورد وبنود السطر.
نظرة عامة حول كيفية عمل المسح الضوئي الآلي للفواتير
إذن، كيف تعمل برامج مسح الفواتير الآلية؟ باختصار، تقوم هذه البرامج بتقييم الفواتير وفقًا لمعايير محددة مسبقًا واستخراج البيانات اللازمة تلقائيًا.
تم بناء برامج مسح الفواتير الآلية على مزيج من تقنية التعرف الضوئي على الحروف و معالجة اللغات الطبيعية (NLP) الخوارزميات.
تتمتع تقنية التعرف الضوئي على الحروف بالقدرة على التعرف على النصوص من أنواع مختلفة من الصور، بما في ذلك تلك التي تحتوي على خطوط وأحجام واتجاهات مختلفة. كما يمكنها التعرف على النصوص المكتوبة بخط اليد، مما يجعلها مناسبة للفواتير البشرية. بمجرد التعرف على النص، يستخدم البرنامج خوارزميات معالجة اللغة الطبيعية لتفسيره واستخراج البيانات اللازمة. تحلل خوارزميات معالجة اللغة الطبيعية النص بحثًا عن الأنماط والهياكل، مما يسمح له بتحديد معلومات رئيسية مثل رقم الفاتورة والتاريخ والمبلغ وتفاصيل البائع.
تم تصميم خوارزميات البرمجة اللغوية العصبية للعمل مع لغة الإنسان الطبيعية ، مما يعني أنه يمكنهم التعرف على البيانات واستخراجها من لغات مختلفة. هذا يجعل برنامج المسح الآلي للفواتير مثاليًا للشركات التي تتعامل مع البائعين الدوليين والفواتير بلغات مختلفة.
تبدو العملية كما يلي:
- تم استلام الفاتورة: قد تتلقى الشركات الفواتير عبر البريد الإلكتروني، أو رسائل الدردشة، أو من خلال مجلد رقمي.
- قراءة التعرف الضوئي على الحروف: تعمل هذه التقنية على تحويل النص الموجود في الفاتورة إلى بيانات قابلة للقراءة والتحرير بواسطة الآلة، ويمكن الاستعلام عنها.
- استخراج البيانات: يتم تحديد الحقول المحددة من الفاتورة، مثل اسم البائع، والمبلغ الإجمالي، والضريبة، وما إلى ذلك، واستخراجها في تنسيق منظم.
- تأكيد صحة البيانات: يتعين على المستخدمين التحقق من المعلومات المستخرجة إما يدويًا أو من خلال قواعد التحقق المعدة مسبقًا. تعمل هذه القواعد التلقائية على تشغيل تنبيه في حالة وجود أخطاء.
- التكامل والأتمتة: بمجرد استخراج البيانات، يمكن إدخالها مباشرة إلى وجهة مستهدفة مثل نظام المحاسبة أو برنامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP). ويمكن أتمتة سير العمل بالكامل، مما يقلل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا لكل ملف.
فوائد وقيود المسح الآلي للفواتير
يمكن أن يكون المسح الآلي للفواتير مفيدًا للغاية في استخراج البيانات من الفواتير بسرعة ودقة. ويمكنه أن يقلل بشكل كبير من الجهد البشري والتكلفة المرتبطة بإدخال البيانات يدويًا.
ويؤدي الإدخال السريع والأكثر دقة أيضًا إلى دفعات أسرع وتحسين العلاقات مع البائعين.
كما أن المسح الضوئي الآلي قابل للتوسع بدرجة كبيرة لأنه يمكنه التعامل مع عدد أكبر من المستندات دون تدخل يدوي إضافي.
بالإضافة إلى ذلك، فإن إزالة الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا يزيل أيضًا احتمالية حدوث أخطاء في العملية. يمكن للبشر ارتكاب أخطاء 18٪ إلى٪ 40 من الوقت الذي يستخدمون فيه جداول البيانات.
ومع ذلك، هناك بعض القيود على تقنية مسح الفواتير، والتي ينبغي أخذها في الاعتبار عند تقييم مدى ملاءمتها لاحتياجاتك.
تعتمد دقة برنامج المسح الآلي للفواتير بشكل كبير على جودة الصور التي يتم مسحها ضوئيًا. استخراج البيانات قد تصبح غير موثوقة أو حتى مستحيلة إذا كانت جودة الصورة منخفضة أو ضبابية بسبب ظروف الإضاءة السيئة. بالإضافة إلى ذلك ، تتطلب برامج استخراج البيانات المؤتمتة عادةً استثمارًا مقدمًا كبيرًا. قد تكون هناك تكاليف إضافية أسفل الخط بسبب الصيانة والتحديثات. أخيرًا ، قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لإعداد نظام مسح ضوئي للفواتير يعمل بشكل موثوق مع الأنظمة والعمليات الحالية لديك.
أنواع تقنيات مسح الفواتير
مطابقة النموذج
البرنامج يستخدم أيضا مطابقة النموذج لقراءة الحقول بدقة مثل اسم المورد والعنوان وأوصاف المنتج والمزيد. تتضمن هذه التقنية مقارنة بنية الفاتورة بقالب محدد مسبقًا لتحديد موقع حقول معينة. يمكن للبرنامج بعد ذلك استخراج البيانات من تلك الحقول. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين الدقة عن طريق تقليل الحاجة إلى قيام البرنامج بتحليل الفاتورة بالكامل لكل نقطة بيانات ، مما قد يستغرق وقتًا طويلاً ويستهلك موارد كثيرة.
التعرف على Regex
التعرف على Regex هي تقنية أخرى يستخدمها البرنامج ، والتي تمكنه من التعرف على الأنماط في السلاسل النصية باستخدام التعبيرات العادية. تسمح هذه التقنية للبرنامج بتحديد البيانات حتى لو ظهرت بتنسيقات مختلفة في فواتير مختلفة. من خلال تحديد الأنماط والانتظام في النص ، يمكن للبرنامج استخراج البيانات الضرورية بشكل أكثر دقة وكفاءة.
تعلم آلة
علاوة على ذلك ، تتضمن أيضًا بعض برامج المسح الآلي للفواتير تعلم آلة التقنيات. وهذا يمكنهم من التعلم من أخطائهم بمرور الوقت وتحسين الدقة باستخدام خوارزميات التعلم العميق. يتعرف البرنامج على الأنماط ويتعلم من أخطاء الماضي. يصبح أكثر كفاءة ودقة في التعرف على أنواع مختلفة من الفواتير واستخراج البيانات بمرور الوقت.
الاستخراج بدون قالب
تستخدم البرامج التي لا تعتمد على قوالب تقنية معالجة اللغة الطبيعية للكشف عن العناصر واستخراجها من الفواتير. تتميز هذه البرامج بمرونتها الشديدة - حيث يمكنها استخراج البيانات من مصادر متعددة، من رسائل البريد الإلكتروني إلى العقود، دون الحاجة إلى تكوين مسبق. وهي مفيدة بشكل خاص لعدد كبير من الملفات الواردة ذات التخطيطات المختلفة. إن استخدام نهج قائم على القوالب في مثل هذه الحالة يستغرق وقتًا طويلاً - حيث يتطلب إنشاء قالب محدد لكل ملف.
تحسين المستندات المصدرية لفحص الفواتير بدقة
لضمان استخراج البيانات بدقة، تحتاج الشركات إلى تحسين جودة المستندات المصدرية قبل المسح الضوئي. أحد أهم العوامل في نجاح مسح الفواتير هو جودة المستند المصدري. يجب أن تكون جودة الصورة عالية بما يكفي لضمان التعرف على النص بشكل موثوق، ويجب أن يكون المستند خاليًا من أي أضرار أو بقع يمكن أن تؤثر على عملية التعرف الضوئي على الحروف.
فيما يلي بعض النصائح لتحسين جودة المستندات المصدر:
- استخدم ماسحات ضوئية عالية الجودة يمكنها التقاط صور واضحة وحادة.
- تأكد من أن المستند مستقيم ومسطح على سطح الماسح الضوئي لمنع التشويه.
- تأكد من أن المستند ليس مجعدًا أو مطويًا أو تالفًا بأي شكل من الأشكال.
- قم بتحسين ظروف الإضاءة لتجنب الظلال أو الوهج أو الصور منخفضة التباين.
- قم بإزالة أي ملصقات أو أختام أو علامات من المستند قد تتداخل مع التعرف على النص.
بالإضافة إلى تحسين جودة المستند المصدر ، يجب على الشركات تخصيص البرنامج لتلبية احتياجاتهم الخاصة. يتضمن ذلك وضع معايير مناسبة لاستخراج البيانات والمراجعة المنتظمة لدقة البيانات المستخرجة.
أفضل الممارسات لاستخدام برنامج مسح الفواتير الآلي
عندما يتعلق الأمر بمسح الفواتير ضوئيًا، فهناك بعض أفضل الممارسات التي يجب عليك اتباعها لتحقيق أقصى استفادة من برنامجك. وفيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من تجربة استخراج البيانات:
- افهم متطلبات البيانات الخاصة بك: قبل بدء مشروعك ، خذ وقتًا لتقييم احتياجاتك من البيانات وتأكد من أن برنامجك يمكن أن يدعمها.
- استخدم الكلمات الرئيسية: سيسهل استخدام الكلمات الرئيسية على البرنامج التعرف على المعلومات واستخراجها من الفواتير بشكل صحيح.
- اختبرها: تأكد من اختبار البرنامج على عدد من نماذج الفواتير. قم بذلك قبل نشره لمؤسستك أو شركتك بأكملها. سيساعد هذا في التأكد من تحديد أي مشاكل ومعالجتها بسرعة. سيقلل أيضًا من الأخطاء المكلفة أو التأخير.
- حافظ على تحديث برنامجك: تأكد من تحديث برنامجك بانتظام بأحدث الميزات وتصحيحات الأمان وتحديثات الأداء. سيضمن ذلك أن تظل فعالة وفاعلة بمرور الوقت. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تتعامل مع عميل حساس أو بيانات مالية - لذا تأكد من إعطاء الأولوية للحفاظ على أمان برنامجك!
استخدام برنامج المسح الآلي للفواتير لاكتشاف الاحتيال
يمكن أن يكون برنامج مسح الفواتير الآلي أيضًا مكونًا أساسيًا ضد الاحتيال. تشكل الفواتير الاحتيالية مشكلة كبيرة للشركات من جميع الأحجام ويمكن أن تؤدي إلى خسائر مالية كبيرة. من خلال أتمتة عملية مسح الفواتير، يمكن للشركات اكتشاف النشاط الاحتيالي بشكل أسرع وأكثر دقة من أي وقت مضى.
يمكن للمسح الآلي للفواتير تحديد الفواتير التي لا تفي بمعايير معينة. ويشمل ذلك الفواتير التي تنحرف عن تنسيق الفاتورة القياسي للشركة أو تلك التي يتم استلامها من بائعين غير معروفين. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للبرامج تحديد الفواتير التي تحتوي على بيانات مشبوهة، مثل أرقام الفواتير المكررة أو الأسعار المبالغ فيها.
يمكن للشركات أيضًا استخدام برنامج مسح الفواتير الآلي لمراقبة أداء الموردين وتتبع اتجاهات الدفع. يمكن أن يساعد ذلك في تحديد أنماط الاحتيال أو الأنشطة المشبوهة الأخرى. على سبيل المثال ، إذا بدأ المورد فجأة في إرسال فواتير أعلى بكثير من المعتاد أو إذا كانت المدفوعات تتم دائمًا على نفس الحساب المصرفي ، فقد يكون ذلك علامة على الاحتيال.
تتمثل إحدى فوائد استخدام المسح الآلي للفواتير في أنه يمكنه معالجة كميات كبيرة من الفواتير بسرعة ودقة. وبالتالي، يقلل من خطر عدم اكتشاف النشاط الاحتيالي. كما يمكنه توفير الوقت للموظفين الذين قد يقضونه في مراجعة الفواتير يدويًا. علاوة على ذلك، يسمح للموظفين بالتركيز على المهام ذات القيمة الأعلى.
وفي الختام
في الختام، يمكن أن يقلل المسح الآلي للفواتير بشكل كبير من الوقت والجهد المطلوب لإدخال البيانات يدويًا. كما يوفر استخراجًا دقيقًا للبيانات وتوفير الموارد. من الأهمية بمكان أن تختار الشركات البرامج المناسبة بناءً على حجم وتعقيد فواتيرها، مع ضمان وجود تدابير أمان البيانات.
Astera حلول معالجة المستندات الذكية يقدم نموذج استخراج قائم على قالب واستخراج بدون قالب لاستخراج البيانات من مصادر ملفات غير منظمة. بفضل واجهته سهلة الاستخدام، يمكن للمستخدمين تصميم قوالب دون الحاجة إلى مهارات الترميز. كما يتمتع بإمكانيات التعرف الضوئي على الحروف استخراج البيانات من ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا. بالإضافة إلى ذلك، فهو يوفر مجموعة من ميزات تكامل البيانات وتحويلها التي تعمل على تبسيط عملية إدارة البيانات.
من خلال الاستفادة من قوة Astera من خلال IDP واتباع أفضل الممارسات، يمكن للشركات تحسين معالجة الفواتير الخاصة بها والسماح لها بتقليل العمالة اليدوية ونقل عملياتها التجارية إلى المستوى التالي.
المؤلف:
جنيد بيج
