10 أنواع من المستندات يمكنك معالجتها Astera

إن أطبائك يشبهون عائلتك كثيرًا - ليس بالطريقة الشائعة "نحن عائلة"، ولكن بطريقة "لا يمكننا العيش معهم، ولا يمكننا العيش بدونهم".

نعم، تعتبر هذه المستندات بالغة الأهمية لأكثر من سبب، ولكن الفرق التي تعمل معها بانتظام تعلم أن الوقت الذي يقضونه في البحث عن مستنداتهم وتنظيفها وإعدادها يمكن استغلاله بشكل أفضل في مكان آخر.

ورغم تحقيق بعض التقدم، فإن الحاجة إلى دمج معالجة الوثائق الفعالة والدقيقة لا تزال قائمة.

مرحباً بكم في مستقبل معالجة المستندات

سواء كنت تعمل في المحاسبة أو اللوجستيات أو أي من الوظائف الأخرى التي تعتمد على المستندات بشكل مكثف، يجب أن يكون مستندوك بمثابة فريق دعم، وليس الشرير الكبير الذي يتعين عليك هزيمته لإنجاز بعض العمل.

لنفترض أن فريقك يتعامل يوميًا مع مئات، إن لم يكن آلاف، المستندات ذات التصميمات الفريدة من مصادر مختلفة. عليك فرز هذه المستندات حسب نوع الملف والتصميم واستخراج البيانات التي تحتاجها. يتبع ذلك تنظيف البيانات وإعدادها للتحليل ودمجها مع أنظمتك الحالية. الكوب نصف ممتلئ أو نصف فارغ؛ كل هذا يستغرق ساعات، إن لم يكن أيامًا، من العمل حتى يحين وقت الشطف والتكرار مع تدفق المزيد من المستندات.

أخبرنا أنك ترى هذه الدائرة المفرغة أيضًا، أليس كذلك؟

ولكن ماذا لو كانت هناك طريقة أفضل؟ هناك، ويسمى، كما خمنت، Astera، والمعروف أيضًا باسم مستقبل معالجة المستندات.

Astera يكتشف بذكاء تنسيق الملف ومصدر المستندات الواردة ويربطها بالمكان الذي يجب أن تذهب إليه. من خلال دمج كل بياناتك في تدفق واحد، Astera يُبسِّط ويُؤتمت معالجة مستنداتك، حتى تتمكن من توفير الساعات التي تقضيها في إعداد مستنداتك ومعالجتها.

أكثر شيء واحد...Astera أيضا بذكاء بدقة يستخرج البيانات للتحليل حتى تتمكن من الانتقال من المستندات غير المعالجة إلى البيانات الجاهزة للتحليل ببضع نقرات فقط.

الآن، نعلم أنك تشعر بالدوار والإثارة وتتساءل عما إذا كان Astera يمكن معالجة نوع المستندات التي تعمل معها.

الإجابة القصيرة هي نعم.

الإجابة الطويلة هي نعم؛ قائمة أنواع المستندات التي Astera يمكن معالجة عدد لا نهائي من المستندات. ولكن على سبيل المثال، إليك 10 أنواع من المستندات يمكنك معالجتها باستخدام Astera!

Astera وينبغي أن تتعاون مستنداتك!

Asteraإن معالجة المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي من مايكروسوفت هي الحل لجميع مشاكل المستندات التي تواجهك. يمكنك الاستفادة منها لإنجاز ساعات من معالجة المستندات في ثوانٍ.

احجز عرضًا توضيحيًا مجانيًا لمعرفة كيفية القيام بذلك.

عشرة أنواع من المستندات يمكنك معالجتها Astera

1. الفواتير (جعل سير العمل المالي أكثر كفاءة مرة أخرى)

سواء في مجال البيع بالتجزئة أو الخدمات المالية، تحمل الفواتير قدرًا هائلاً من البيانات التي تعد بالغة الأهمية لأسباب استراتيجية عديدة. وبصرف النظر عن المساعدة في إدارة المخزون والتدفق النقدي، فإن الفواتير بالغة الأهمية لذكاء الأعمال أيضًا. ومع ذلك، فإن التحدي الكبير في معالجة الفواتير هو أنها قد توجد في مجموعة متنوعة من التنسيقات، مثل المستندات الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF الرقمية وحتى الصور الملتقطة بالهاتف! بالإضافة إلى ذلك، تضيف التصميمات المتنوعة طبقة أخرى من التعقيد.

لا شيء من هذه المشاكل Asteraمع ذلك، نظرًا لأنه يمكنه التعامل مع التنوع في التنسيقات، وتغيير التخطيطات، وتباين المصادر دون تفويت أي شيء. يمكنك أتمتة التقاط بيانات الفاتورة لضمان التقاط جميع البيانات ذات الصلة واستخراجها دون عناء، مما يجعل سير العمل المالي فعالاً مع تحسين النتيجة النهائية لشركتك.

مثال على ذلك: استغلت إحدى إدارات الحكومة الأمريكية Astera لأتمتة استخراج بيانات الفاتورة، مما يقلل وقت المعالجة من بضع ساعات إلى أقل من دقيقة.

2. أوامر الشراء (جعل إتمام عمليات الشراء/المبيعات أمرًا سهلاً)

متخصصون في المشتريات لقد لاحظنا منذ فترة طويلة أن الافتقار إلى الأتمتة هو التحدي الأكبر في مجال المشتريات. منذ معالجة أوامر الشراء يتضمن العديد من نقاط التفتيش للامتثال ومراحل الموافقة لبدء الطلب وضمان معالجة الطلب بدقة، ويمكن أن يساعد أتمتته شركتك على توفير الموارد والحصول على ميزة تنافسية من خلال معالجة المبيعات أو المشتريات بسرعة.

بحاجة إلى مزيد من الإقناع بذلك Astera هل يجب أن تكون ملفات PDF الخاصة بطلب الشراء الخاصة بك صديقة جيدة؟ اقرأ عن كيفية Astera يمكن أتمتة عملية معالجة طلب الشراء الخاص بك.

مثال على ذلك: تمكنت شركة Ciena Corporation، وهي شركة عالمية متخصصة في أنظمة الشبكات والبرمجيات، من أتمتة استخراج البيانات من طلبات الشراء الخاصة بها، مما يجعل معالجة المستندات أسرع بـ 15 مرة!

3. المطالبات (معالجة المطالبات في ثوانٍ)

يتم تقديم مطالبة تأمين متوسطة من خلال أكثر من 20 نقطة تفتيش قبل الموافقة عليها. وفي حين أن نقاط التفتيش هذه ضرورية لتقييم المطالبات والتحقق منها وتسويتها، فإن معالجة المطالبات يدويًا بطيئة وتتطلب موارد مكثفة.

أدخل Astera. عن طريق الأتمتة معالجة المطالبات باستخدام الذكاء الاصطناعي, Astera يساعدك على زيادة السرعة وتحسين الدقة مع الالتزام باللوائح اللازمة.

مثال على ذلك: بدافع Asteraمساعدة Aclaimant، وهي عبارة عن منصة للحد من المخاطر تساعد الشركات على تبسيط معالجة المطالبات وتقليل استخدام الوقت والموارد بنسبة 50٪ أتمتة معالجة المطالبات!

4. العقود (البقاء على اطلاع على الامتثال)

يبدا السعر من إدارة بيانات الموارد البشرية للشركات المتعددة الجنسيات إلى إدارة البائعين في مجال الأدويةإن أتمتة استخراج بيانات العقود لها تطبيقات أينما كانت العقود. وعندما يتعلق الأمر بالمعالجة اليدوية للعقود، فليس هناك مجال واسع للخطأ فحسب، بل إنها تستغرق أيضًا آلاف الساعات من العمل اليدوي.

من ناحية أخرى، توفر معالجة العقود الآلية لشركتك فوائد الامتثال وتخفيف المخاطر وتساعد في تبسيط الاتصالات وتحسين الموارد وتوفير التكاليف.

مثال على ذلك: تحتاج شركة تصنيع عملاقة مقرها فنلندا إلى معالجة آلاف العقود بتنسيق PDF لمعرفة من اختار خدمة ما بعد البيع ومن لم يفعل ذلك وخدمة عملائها وفقًا لذلك. كانت المراجعة اليدوية لكل عقد تستغرق وقتًا طويلاً (للمرجع، كل عقد يزيد طوله عن 250 صفحة). باستخدام Asteraلقد تمكنوا من أتمتة استخراج بيانات العقود، ومعالجة 40,000 ألف عقد في أربعة أيام فقط!

5. النماذج (جمع البيانات، مبسطة)

سواء كان ذلك تعليقات العملاء، أشكال المريضأو توليد العملاء المحتملين، بطريقة أو بأخرى، فإن جمع البيانات من خلال النماذج يعد نشاطًا أساسيًا لعملك. ومع ذلك، فإن الاختيار بين معالجة هذه النماذج يدويًا أو أتمتتها يمكن أن يؤدي إلى إضعاف ميزتك التنافسية أو إضعافها.

التفكير في الامر. أتمتة معالجة النماذج الخاصة بك يعني ذلك أنه يمكنك تحويل البيانات بسرعة إلى رؤى قابلة للتنفيذ لفرق تطوير المنتجات/الخدمات أو دعم العملاء. وبالمثل، إذا أجريت حدثًا مؤخرًا وحصلت على مئات التسجيلات (اقرأ: العملاء المحتملين)، فقد يكون المتابعة في الوقت المناسب مفتاحًا للتحويل الناجح بينما لا يزال عملك طازجًا في الذاكرة.

بينما نحن نتحدث عن هذا الموضوع، تحقق من هذا ورقة بيضاء حصرية حول كيفية تحسين تجربة العملاء من خلال أتمتة استخراج بيانات نموذج الملاحظات.

6. التقارير (تحليل البيانات، أصبح أسهل من أي وقت مضى)

تمامًا كما أصبحت النماذج جزءًا لا يتجزأ من معظم الأنشطة التجارية هذه الأيام، فإن التقارير ضرورية لتحليل البيانات واتخاذ القرارات في الوقت المناسب. ومع ذلك، مثل معظم العناصر الموجودة في هذه القائمة، تأتي التقارير أيضًا بتنسيقات وأنواع ملفات مختلفة. إذا كنت تقضي ساعات في استخراج البيانات وإعدادها يدويًا من هذه التقارير، فستجد نفسك متأخرًا عن الهدف.

من خلال أتمتة معالجة التقارير الخاصة بك باستخدام Asteraستكون بياناتك جاهزة للتحليل في دقائق بدلاً من أيام. لذا، بدلاً من تصفح مئات الصفحات من آلاف التقارير للعثور على المعلومات ذات الصلة، كل ما عليك فعله هو إخبار Astera المعلومات الاستخباراتية هي ما تحتاجه، وسنتولى الباقي. نعم، في الحقيقة هل هذا سهل.

مثال على ذلك: تمكنت Treasure Health، وهي مؤسسة غير ربحية تخدم آلاف المرضى في كاليفورنيا، من تبسيط عملية إنشاء التقارير لديها إلى دقائق من العمل بدلاً من ساعات.

7. المستندات الضريبية (جعل موسم الضرائب نسيمًا صيفيًا)

نحن نفهم ذلك. لا أحد يحب المستندات الضريبية (لا يتم احتساب المحاسبين) ولكن ماذا لو كان بإمكانك معالجة جميع مستنداتك الضريبية ببضع نقرات فقط باستخدام Astera؟ تكرههم أو تحتقرهم، والحقيقة هي أن استخراج بيانات النموذج الضريبييعد الحصول على البيانات الضريبية، وخاصة من المستندات مثل W-2 و1099 و1098، أمرًا بالغ الأهمية للأفراد والشركات ومحترفي الضرائب والمقرضين والمؤسسات المالية على حد سواء.

ولكن من خلال أتمتة معالجة نموذج الضرائب مع Astera، يمكنك توفير الوقت والموارد وسلامتك العقلية وضمان تقديم إقرارات ضريبية دقيقة ومتوافقة في كل مرة. ماذا؟ Astera لا يقوم فقط باستخراج كافة البيانات بدقة، بل يقوم أيضًا بدمج جميع مستنداتك الضريبية في سير عمل واحد، بغض النظر عن عدد المصادر أو تنسيقاتها.

مثال على ذلك: احتاجت شركة محاسبة متخصصة في تقديم الإقرارات إلى استخراج البيانات من نماذج إقرارات ضريبة الدخل المتنوعة. ومن المتوقع أن يكون النهج اليدوي مستهلكًا للوقت ومعرضًا للخطأ. Asteraتمكنت الشركة من تقليص وقت استخراج البيانات بنسبة 80%، وخفض الأخطاء بنسبة 10%، وضاعفت سرعة أوقات الاستجابة لتقديم الإقرارات الضريبية ثلاث مرات. إنها صفقة مربحة للجميع!

8. مستندات الشحن (تحسين الخدمات اللوجستية الخاصة بك)

أي شخص يعمل مع مستندات الشحن يعرف أن بعضها أصبح قديمًا (نحن نتحدث عنك، بوليصة الشحن). في الواقع، قد تتطلب شحنة واحدة ما يصل إلى 50 ورقة يتم تبادلها فعليًا بين 30 من أصحاب المصلحة! معالجة مستندات الشحن لقد أصبح العالم ناضجًا للأتمتة، ومن يتحرك أولاً سيحصل على ميزة تنافسية كبيرة.

إن أتمتة معالجة مستندات الشحن لا تعمل على تحسين عملياتك اللوجستية فحسب، بل توفر أيضًا الموارد والوقت، مما يحسن كفاءة سلسلة التوريد الخاصة بك.

9. السجلات الطبية (تقديم أفضل رعاية ممكنة)

تعتبر معالجة السجلات الطبية فريدة من نوعها لأنها تتطلب استخراج بيانات دقيقة للغاية بالإضافة إلى الامتثال الصارم للوائح. ومع ذلك، أتمتة معالجة السجلات الطبية استخدام Astera يمكن أن يعزز الدقة ويساعد في امتثال البيانات وأمنها.

مثال على ذلك: تخدم شركة Cherry Health آلاف المرضى في جميع أنحاء ميشيغان من خلال 26 موقعًا. باستخدام Asteraلم يقتصر الأمر على تبسيط عملية حفظ السجلات المعقدة التي كانت تأتي فيها البيانات من مجموعة متنوعة من المصادر بتنسيقات مختلفة مثل النصوص والتقارير وملفات PDF وجداول البيانات وملفات السجلات. بل لقد وفرت الشركة قدرًا كبيرًا من الوقت والموارد من خلال التخلص من التعامل اليدوي مع نماذج المرضى وتمكين المستخدمين من إنشاء إصدارات PDF قابلة للقراءة من مخططات المرضى.

10. الوثائق القانونية (إغلاق القضية بسبب كثرة المستندات الورقية)

تدرك شركات المحاماة والأقسام القانونية أن المحكمة لا تمثل سوى نصف المعركة. أما معالجة وإدارة آلاف المستندات القانونية يدويًا فهي النصف الآخر. وتؤدي الطبيعة المتنوعة للمستندات القانونية إلى مصادر متباينة وتنسيقات مختلفة وأنواع ملفات مختلفة.

ومع ذلك، أتمتة معالجة الوثائق القانونية يساعد المحامين بشكل كبير على تقليل وقت البحث والاستكشاف وإعداد المستندات. بالإضافة إلى ذلك، من خلال تحسين أداء المحامي، توفر أتمتة معالجة المستندات لشركتك مجموعة من الفوائد من حيث الكفاءة وتوفير التكاليف والربحية.

خطوة نحو مستقبل معالجة المستندات مع Astera

للمراجعة، Asteraلا تعرف قدرات معالجة المستندات الخاصة بشركة Microsoft حدودًا. ومع ذلك، فإن أنواع المستندات العشرة هذه من شأنها أن تمنحك فكرة عن إمكانيات أتمتة مستنداتك. سواء كنت تبحث عن جعل معالجة المستندات الخاصة بك أكثر كفاءة، أو خفض التكاليف، أو تحسين دقة البيانات أو الامتثال، أو توسيع آفاق معالجة المستندات الخاصة بك، Astera يمكننا تقديم كل ذلك وأكثر.

احجز عرضًا مخصصًا لنرى لماذا Astera وينبغي أن يتعاون أطبائك.