أتمتة الحسابات الدائنة: دليل شامل

ما هو أتمتة الحسابات الدائنة/أتمتة الحسابات الدائنة؟ 

أتمتة الحسابات الدائنة - المعروفة أيضًا باسم أتمتة الحسابات الدائنة - هي نهج حديث للتعامل مع سير عمل الحسابات الدائنة. فهي تجمع بين أدوات وتقنيات متعددة، مما يتيح للشركات رقمنة وتبسيط عمليات إدارة الحسابات الدائنة من البداية إلى النهاية.  

تعمل أتمتة الحسابات الدائنة على أتمتة العديد من المهام المتكررة، مثل استلام الفواتير، والمقارنات، وإعداد التقارير. وللقيام بذلك، تستخدم مجموعة من الأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي (AI) مثل معالجة المستندات الذكية (IDP)، وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA)، تنسيق سير العمل.

أتمتة. تحسين. ازدهار.

حرر نفسك من الاختناقات اليدوية في AP وركز على ما يهم. Asteraستتمكن من الحصول على موافقات أسرع، ورؤى في الوقت الفعلي، ودقة فائقة. انطلق نحو مستقبل أتمتة الحسابات الدائنة!

اتصل بنــا

لماذا تقوم بأتمتة حساباتك الدائنة؟ 

بفضل عمليات الدفع الآلية للحسابات، لا تحتاج الشركات إلى القلق بشأن التحديات التالية: 

• العمليات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً: إن فحص الفواتير الورقية وإدخال التفاصيل ذات الصلة في الأنظمة الداخلية يستغرق الكثير من الوقت. ويؤثر الوقت الضائع في نهاية المطاف على مواعيد الدفع، مما قد يؤدي إلى تكبد الشركة لرسوم التأخير أو العقوبات أو فقدان خصومات الدفع المبكر. 

• مشاكل الورق: بالإضافة إلى أن التعامل مع الفواتير الورقية يستغرق وقتًا طويلاً، فإنه يشكل مشكلة. فقد تتراكم الفواتير بسرعة عندما تكون المعالجة اليدوية البطيئة للفواتير هي القاعدة. والنتيجة؟ أكوام من الفواتير والفواتير التي يصعب إدارتها وتتبعها وتخزينها. 

• أخطاء بشرية: تخلق الإجراءات اليدوية مساحة غير ضرورية للأخطاء البشرية. يمكن أن تتراوح هذه الأخطاء من سوء التقدير والأخطاء المطبعية إلى نسيان إدخال فاتورة أو إدخالها أكثر من مرة. يؤدي إصلاح هذه الأخطاء إلى زيادة عبء العمل المحاسبي ويتطلب وقتًا إضافيًا - وهذا هو السبب في أن هذه الأخطاء لا يمكن أن تحدث إلا إذا تم تنفيذها بشكل صحيح. if لقد تم القبض عليهم. 

• صعوبات المصالحة: تؤدي إجراءات الحسابات الدائنة التقليدية إلى إدارة فواتير غامضة يصعب متابعتها. تفتقر الفواتير الورقية إلى إمكانية التتبع ويمكن أن تختفي بسهولة في دورة الموافقات اليدوية. هذا الانخفاض في الشفافية يجعل من الصعب التوفيق بين المدفوعات أو تدقيق الحسابات.

كيفية أتمتة حسابات الدفع

كيف تعمل أتمتة الحسابات الدائنة 

هذه هي المكونات الرئيسية لأتمتة الحسابات الدائنة: 

1. التقاط الفاتورة  

في المرحلة الأولية، يستخرج برنامج أتمتة الحسابات الدائنة المعلومات ذات الصلة من الفواتير الرقمية ويحولها إلى بيانات منظمة. يمكن أن تكون هذه الفواتير في شكل مستندات ممسوحة ضوئيًا أو ملفات PDF أو تنسيقات أخرى. استخدمت أدوات الأتمتة المبكرة في المقام الأول التعرف الضوئي على الحروف (OCR). تستخدم المنصات الأحدث IDP، الذي يجمع بين التعرف الضوئي على الحروف وخوارزميات التعلم الآلي (ML) ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP) والذكاء الاصطناعي. 

2. التحقق من البيانات ومطابقتها 

بعد التقاط بيانات الفاتورة وتحويلها، يقوم حل أتمتة الحسابات الدائنة بالتحقق من صحتها مقابل الإيصالات وأوامر الشراء والعقود المقابلة. وهذا يضمن الاتساق بين الفواتير وشروط الشراء. في هذه المرحلة، يمكن للقواعد المحددة مسبقًا (التي وضعها العمل) اكتشاف أي تناقضات بسرعة ووضع علامة عليها للمراجعة. وهذا يترك فقط الفواتير الخالية من الأخطاء لمزيد من المعالجة. 

3. الموافقات الآلية 

بعد ذلك، يتم تسليم الفواتير المعتمدة تلقائيًا إلى الطرف المعني للموافقة عليها. تعد الشروط المحددة مسبقًا ضرورية لإبقاء الأمور تسير بسلاسة في هذه المرحلة. يمكن للشركات اختيار فرز الفواتير حسب المبالغ أو البائعين أو معايير فريدة أخرى لضمان عدم وجود تعارضات أو تداخلات. اختياريًا، يمكن أن تساعد التذكيرات والتنبيهات في تسريع عملية الموافقة بشكل أكبر. يضمن هذا النهج الآلي تسليم جميع الفواتير إلى القسم أو الموظفين الصحيحين، ويقلل من خطر تفويت الفواتير، ويسجل جميع أنشطة الموافقة. 

4. دفع الفواتير 

بمجرد الموافقة على الفاتورة، يمكن لنظام أتمتة الحسابات الدائنة تبسيط عملية الدفع من خلال التكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أو بوابات البنوك أو أنظمة المحاسبة. كما يمكنه تسهيل الأعمال التجارية من خلال تنفيذ المدفوعات وفقًا لجدول زمني أو اختيار طريقة دفع أو معالجة الدفع تلقائيًا. تمكن المدفوعات الآلية الشركات من تسوية مستحقاتها في الوقت المحدد، وزيادة موثوقيتها وثقتها، وبناء علاقات أفضل مع البائعين. 

5. إعداد التقارير والمصالحة 

عندما تكتمل المدفوعات، يتم مطابقتها تلقائيًا مع كشوف الحسابات المصرفية لتأكيد مبالغ الدفع والمستفيدين، متجاوزًا الحاجة إلى التحقق اليدوي. 

يمكن لمنصات أتمتة الحسابات الدائنة أيضًا إنشاء تقارير مفصلة تركز على مقاييس مثل المتوسط وقت معالجة الفاتورةوالخصومات المقدمة مقابل الخصومات المحصلة، ونسبة الفواتير المتأخرة في السداد. تساعد هذه الرؤى حول مقاييس الحسابات الدائنة الشركات على تحديد مجال التوفير وتحسين التدفق النقدي.

ما هي مهام AP التي تستفيد من الأتمتة؟

تُعد الأتمتة مفيدة عندما تريد الشركات تقليل الجهد اليدوي أو الوقت المطلوب لإكمال مهمة. فيما يلي قائمة بمهام الحسابات الدائنة التي يمكن أتمتتها بسهولة: 

• البيانات إدخال وتسجيل الفواتير 

تتيح أدوات الأتمتة استخراج المعلومات من الفواتير والمستندات الأخرى، مما يقلل من أخطاء الإدخال اليدوي ويسرع عملية إدخال البيانات. 

• مطابقة الفواتير والتحقق منها 

تعمل الأنظمة الآلية على تبسيط عملية مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء والإيصالات، مما يضمن تحديد التناقضات وحلها قبل المعالجة الإضافية. 

• ترميز الفواتير 

من الممكن أتمتة ترميز الفواتير باستخدام قواعد محددة مسبقًا، مما يسمح بتعيين رموز الدفتر العام الصحيحة دون تدخل يدوي. 

• الموافقة على سير العمل 

تضمن عمليات سير العمل الرقمية توجيه الفواتير إلى الجهات المعتمدة المناسبة وفقًا للسياسات التنظيمية، مما يؤدي إلى تسريع الجداول الزمنية للموافقة وتوفير مسار تدقيق. 

• جدولة الدفع وتنفيذه 

يضمن الجدولة الآلية معالجة المدفوعات في الوقت المحدد، والاستفادة من خصومات الدفع المبكر وتجنب غرامات التأخير. 

• إدارة معلومات البائع 

تحافظ أنظمة الأتمتة على سجلات البائعين المحدثة، بما في ذلك تفاصيل الاتصال وشروط الدفع ووثائق الامتثال، مما يدعم التفاعلات الفعالة مع البائعين. 

• إعداد التقارير عن النفقات وتعويضات الموظفين 

تعمل المنصات الآلية على تبسيط عملية معالجة تقارير النفقات من خلال تصنيف المطالبات والتحقق من الإيصالات وتوجيه الطلبات للموافقة. 

• الكشف عن الغش 

تعمل الخوارزميات الذكية على مراقبة بيانات المعاملات للكشف عن الأنماط غير المعتادة والإشارة إلى الاحتيال المحتمل، مما يعزز الأمان عبر عمليات الحسابات الدائنة. 

• البنك المصالحة 

تقوم أدوات المصالحة الآلية بمقارنة المعاملات المسجلة مع كشوف الحسابات المصرفية، مما يؤدي إلى تحديد عدم التطابق بسرعة وضمان دقة السجلات المالية. 

• تحليلات عملية AP 

توفر منصات الأتمتة رؤى حول عمليات الحسابات الدائنة من خلال تصور البيانات، وتسليط الضوء على الاتجاهات، والاختناقات، ومجالات التحسين.

فوائد أتمتة الحسابات الدائنة 

تؤدي الحسابات الدائنة الآلية إلى فوائد مالية وغير مالية للشركات. وفيما يلي بعض الفوائد الرئيسية: 

• توفير المزيد من الوقت: تستبعد أتمتة الحسابات الدائنة المهام اليدوية المتكررة، مثل إدخال البيانات ومطابقة الفواتير، من المعادلة. تعمل عملية التقاط البيانات ومعالجتها تلقائيًا على تقليل أوقات المعالجة بشكل كبير، وخاصة بالمقارنة بالطرق اليدوية. هذه الوتيرة السريعة لها تأثير مركب وتسريع دورة الحسابات الدائنة بالكامل. 

• فوائد التكلفة والعمالة: تقلل أتمتة الحسابات الدائنة بشكل كبير من التدخل البشري والتدخل اليدوي وتصحيح الأخطاء. لا توجد فواتير مادية لتخزينها ولا توجد نفقات عامة مرتبطة بها. توفر الشركات تكاليف العمالة حيث لا توجد حاجة إلى فرق كبيرة لإدارة الفواتير والمدفوعات. يمكن للموظفين بدلاً من ذلك أداء مهام ذات قيمة أعلى تتطلب ذكاءً وحكمًا بشريًا. 

• الامتثال والأمان بشكل أفضل: يمكن لأدوات الحسابات الدائنة الآلية تتبع كل إجراء يتم إجراؤه على الفاتورة طوال دورة الحسابات الدائنة وإنشاء مسار تدقيق رقمي يساعد في الامتثال. تسهل هذه الأنشطة الموثقة على الشركات تلبية المتطلبات التنظيمية واجتياز عمليات التدقيق. كما تم تجهيز حلول الأتمتة بميزات أمان مثل التحكم في الوصول القائم على الدور والتشفير. تعمل هذه الميزات على تقليل مخاطر الوصول غير المصرح به وحماية البيانات المالية. 

• رؤية مالية أكثر وضوحا: تتبع أنظمة أتمتة الحسابات الدائنة الفواتير والمدفوعات في الوقت الفعلي أو في وقت قريب من الوقت الفعلي. توفر هذه القدرة لفرق التمويل رؤية واضحة للالتزامات والمعاملات المالية للشركة. يمكنهم التخطيط للمدفوعات بشكل استراتيجي للاستفادة بشكل أفضل من رأس المال العامل والاحتياطيات النقدية. 

• الاستدامة والأثر البيئي: تتعرض الشركات الحديثة لضغوط متزايدة لإعطاء الأولوية للاستدامة في عملياتها والاهتمام بتأثيرها البيئي. تساهم أتمتة الحسابات الدائنة في جهود الاستدامة التي تبذلها الشركة من خلال التخلص من الفواتير الورقية. تساعد عملية الحسابات الدائنة الرقمية الشركات على تقليل إنتاجها للنفايات والحد من بصمتها الكربونية.  

• دقة مالية أكبر: تضيف أتمتة الحسابات الدائنة إلى الدقة المالية بطريقتين. أولاً، من خلال تقليل احتمالية حدوث أخطاء بشرية أثناء معالجة الحسابات الدائنة. ثانيًا، من خلال تدابير التحقق المضمنة التي تقلل من خطر المدفوعات الاحتيالية أو المكررة. تعمل البيانات المالية عالية الجودة على تحسين عملية اتخاذ القرار من خلال رؤى موثوقة وتساعد في الإدارة المالية السليمة.

طريقة أسرع لمعالجة حساباتك الدائنة

هل أنت مستعد للقضاء على الأخطاء وخفض التكاليف وتوفير الوقت؟ Asteraتتيح لك منصة 'الذكاء الاصطناعي القوية' التحكم في سير عملك باستخدام الأتمتة الذكية. قم بإعداد عرض توضيحي واكتشف إمكانياتها!

سجل الآن

أتمتة الحسابات الدائنة مع Astera

تستفيد الشركات التي تقوم بأتمتة حساباتها الدائنة أكثر بكثير من حل أسرع وأكثر موثوقية. يؤدي تنفيذ منصة أتمتة الحسابات الدائنة إلى توفير الموارد وتقليل الأخطاء وتحسين العلاقات مع الموردين وتحسين إدارة التدفق النقدي. 

Astera تقدم منصة إدارة بيانات متكاملة تعمل بالذكاء الاصطناعي مع إمكانيات IDP الرائعة التي يمكنها تحويل إدارة الحسابات الدائنة. يمكن للمستخدمين إنشاء تدفقات عمل استخراج آلية: 

• جمع البيانات ذات الصلة من الفواتير، بغض النظر عن التنسيق.
• استخدم فحوصات جودة البيانات والتحقق منها للحفاظ على سلامة بيانات الفاتورة.
• تصدير بيانات الفاتورة الدقيقة إلى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاصة بهم. 

علاوة على ذلك، Astera يدعم استعلامات اللغة الطبيعية، مما يعني أن تحليل بيانات الفاتورة أمر بسيط مثل طرح سؤال باللغة الإنجليزية البسيطة، دون الحاجة إلى أي معرفة تقنية! 

معرفة المزيد عن كيف Astera يمكن أن يدعم أتمتة حساباتك المستحقة الدفع. اتصل بفريقنا اليوم!