معالجة النماذج الآلية: دليل عملي

يتم ببطء استبدال النماذج الورقية بنظيراتها الرقمية، لكن ملء النماذج لا يزال جزءًا كبيرًا من ممارسة الأعمال التجارية. انها عادة ما تكون الخطوة الأولى في جمع بيانات الشركة و يسهل وظائف تجارية متعددةoنانوثانية. الطبيعة المنتشرة في كل مكان للأشكال في بيئة الأعمال اليوم يستلزم تنفيذ معالجة النموذج الآلي. التجميع يدوياً، يعالج، واستخدام النماذج من مصادر متعددة is موارد كثيفة و عرضة للإنسان أخطاء-القضايا التي الآلي النموذج المرفق الحلول يمكن أن تحل بسهولة. 

بدافع الشركةالجرميةاستخدام الغناء الأتمتة لتوفير الوقت وتعزيز الكفاءة، وعدد متزايد من الشركات الجرميةتحديد قيمة أتمتة مهام معالجة النماذج وكيف يمكن تحسين إدخال البيانات وإدارتها. 

تأخذ هذه المدونة نظرة متعمقة على معالجة النماذج الآلية، يستكشف فوائده، و يناقش كيف Astera يمكن أن يكون الحل المناسب لك. 

ما هي المعالجة الآلية للنماذج وكيف يعمل 

تستخدم المعالجة التلقائية للنماذج برامج لتبسيط كيفية تعامل مؤسستك مع نماذجها ومستنداتها. باستخدام التطبيقات المخصصة، يمكن لشركتك تقليل الوقت والجهد اليدوي المبذول في أداء المهام المرتبطة، مثل الاستخراج والتحقق من الصحة وإدخال البيانات. 

تتبع عملية الأتمتة الخطوات التالية: 

التقاط المستندات وتحميلها

Eالتقاط المستندات الإلكترونية enحامض معلومات النموذج هي تم الرفع بسرعة حيث تريد. أناnstead من يدويا الدخول معلومات من النماذج المملوءة في yoنظامك, يمكنك استخدام التقاط المستندات الإلكترونية إلىOls ل scنسخ ورقية أو ابتلاع المستندات الإلكترونية من مصدر محدد. 

استخراج البيانات

استخراج البيانات سoftware يحصل وثيق الصلة بالموضوع المعلومات من النموذج أو الوثيقة استخدام تقنيات مثل PDF وثيقة تحليل، بيانات الاستعلام, قوالب الاستخراج القائمة على الأنماط القابلة لإعادة الاستخدام, AI-على أساس خوارزميات طبيعية معالجة اللغة (البرمجة اللغوية العصبية) و بصريal حرف تقدير (التعرف الضوئي على الحروف). 

التحقق من صحة البيانات

هذه البيانات المستخرجة ستكون التحقق من صحة باستخدام قواعد جودة البيانات المحددة الخاصة بك أو شروط أخرى. 

تكامل البيانات وتحليلها

Dيتم دمج ata المستخرج من النماذج والمستندات الخاصة بك مع مجموعات البيانات الأخرى. يمكنك بعد ذلك استخدام هذه المعلومات المجمعة لـ حفظ السجلات, التحليل وإنشاء التقارير والحصول على رؤى لاتخاذ قرارات أكثر استنارة.  

أتمتة سير العمل

معتمدة عليك مساuiremوالأنف والحنجرةs، يمكنك تكوين مهام سير العمل التلقائية لتوجيه النماذج لمزيد من المعالجة أو المراجعة أو الموافقة. ستعمل مسارات العمل هذه على نقل النموذج بسلاسة إلى الخطوة المحددة التالية بناءً على نتيجة سابق . 

فوائد المعالجة الآلية للنماذج 

فيما يلي بعض أهم فوائد المعالجة الآلية للنماذج: 

• زيادة الكفاءة: تؤدي الأتمتة إلى زيادة كبيرة في كفاءتك. يتم إكمال مهام معالجة النماذج دون تدخل يدوي أو جهد، ويمكن إعادة توجيه تركيز موظفيك إلى المهام التي تستفيد منها. 
• زيادة الدقة: تقلل العمليات الآلية من احتمالية حدوث أخطاء بشرية تؤثر على جودة البيانات. ونتيجة لذلك، يمكنك الحصول على ثقة أكبر في بياناتك المستخرجة ودقتها. 
• توفير الوقت: تعمل المعالجة الأسرع من خلال الأتمتة على تقليل الوقت الذي يستغرقه كل نموذج للانتقال من البيانات إلى المعلومات القابلة للتنفيذ. النموذج في حد ذاته هو مجرد تجميع للنصوص والأشكال. ومع ذلك، فإنها تصبح جزءًا مهمًا من الصورة الأكبر بمجرد استخراجها ودمجها مع البيانات الأخرى. كلما حصلت على الرؤى التي تحتاجها لمساعدتك في اتخاذ القرار بشكل أسرع، كلما تمكنت بشكل أسرع من تحديد الخطوات التالية التي يتعين عليك اتخاذها. 
• المزيد من سير العمل المبسط: تعمل الأتمتة على إزالة الخطوات المتكررة والمكررة من إدارة النماذج في مؤسستك. والنتيجة هي سير عمل أكثر سلاسة وانسيابية. 
• تقليل التكاليف: تعمل المعالجة التلقائية للنماذج على تقليل التكاليف المرتبطة بإدارة النماذج عن طريق التخلص من العمل اليدوي وتقليل فرص الأخطاء - والخطوات المتضمنة في تصحيحها. 

الصناعات التي يمكنها الاستفادة من النموذج الآلي اﻟﻤﻌﺎﻟﺠﺔ 

يمكن لأي صناعة تستخدم النماذج أن تستفيد من المعالجة الآلية للنماذج. تعد أتمتة نموذج W2 مثالًا رائعًا يمكن تطبيقه في كل قطاع، سواء كان كبيرًا أو صغيرًا.  

يمكنك بسهولة الاحتفاظ بسجلات دقيقة للمعلومات المالية الهامة لموظفيك عن طريق أتمتة استخراج بيانات نموذج W2. ونتيجة لذلك، يصبح من الأسهل مراجعة وتحليل رواتبهم والإكراميات والأجور والتعويضات الإضافية والضرائب المستقطعة من رواتبهم. 

[المصدر: نموذج 2024 W-2 (irs.gov)]

توفر المعالجة الآلية للنماذج أيضًا مزايا محددة في المجالات التالية: 

التعليم 

يمكن للمعالجة الآلية للنماذج أن تساعد قطاع التعليم بعدة طرق، منها ما يلي: 

• A سيمplified عملية القبول: القبول أpplications معبأة بالوثائق مثل المعلومات الشخصية، والنصوص، والمقالات، الشخصية التصريحات، وما شابه ذلك. يمكن للمعالجة الآلية للنماذج فصل عناصر مثل المقالات والبيانات الشخصية للمراجعة اليدوية وأتمتة عملية الاستخراج والبيانات مجموعة من البيانات الأخرىa. هذا يمكن تمكين المؤسسات التعليمية من التعامل معها الأكثر من ذلك التطبيقات بجهد أقل. 
• المزيد من السجلات الدقيقة: الآلي تسمح عمليات التحقق من الصحة وإدخال البيانات للمؤسسات التعليمية المحافظة دقيق سجلات الطلاب. وهذا يمكن أن يقلل من الأخطاء في المهام الإدارية و تسهيل حفظ السجلات خالية من الأخطاء.
  
  
• امتثال أسهل: يمكن للمؤسسات التعليمية أن تظل متوافقة مع مختلف القواعد التنظيمية مساuiremوالأنف والحنجرةs بسهولة أكبر مع معالجة النماذج الآلية. يمكنهم إنشاء المزيد من التقارير الحديثة لعمليات التدقيق والاعتماد وغيرها أهداف. 

[المصدر: نسخة-عينة-scaled.jpg (1978×2560) (iahe.net)]

الرعاية الصحية 

في قطاع الرعاية الصحية، المعالجة الآلية للنماذج يساعد مع مختلف جوانب المريض الخبره في مجال الغطس هذه على النحو التالي: 

• التسجيل السريع للمريض: تعمل المعالجة الآلية للنماذج على تسريع بروتوكولات تسجيل المرضى في المرافق الطبية. يمكن فرز المرضى بسرعة أكبر في حالات الطوارئ، وتجربة أوقات انتظار أقصر فيها زيارات منتظمة، والبدء في تلقي العلاج اللازم عاجلاً مع تقليل الروتين في الطريق. 

[المصدر: عيادة SOS المجانية للطب وطب الأسنان (squarespace.com)]

• الأوراق الطبية: من خلال معالجة النماذج الآلية، يمكن للمنشآت الطبية المحافظة دقيق السجلات الصحية وتاريخ المرضى الحديث للحصول على رعاية أكثر فعالية. يمكنهم أيضًا التأكد من أن نماذج الموافقة موجودة الجرميةيمكن الوصول إليها يوميًا للامتثال الأخلاقي والقانوني. على الجانب الإداري، يمكن تحسين العمليات ذات النماذج الثقيلة مثل إعداد الفواتير وإصدار الفواتير ومعالجة مطالبات التأمين من خلال الأتمتة. 
• جمع البيانات للبحوث السريرية: يمكن للباحثين السريريين الاستفادة من المعالجة الآلية للنماذج لجمع بيانات البحث بسهولة أكبر و التأكد من دقتها وامتثالها لبروتوكولات الدراسة المعمول بها.  

حكومة 

في القطاع الحكومي، معالجة النماذج آليًا streamlالمعهد الوطني للإحصاءs التفاعل بين الجهات الحكومية والمواطنين لتحسين الأداء والنتائج. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك: 

• توفير خدمة المواطن: تعمل المعالجة الآلية للنماذج على تقليل وقت المعالجة مساuireد للخدمات المشتركة مثل تجديد التراخيص ومطالبات المزايا وطلبات التصاريح. 

[المصدر: تسجيل السيارة/طلب الملكية (ny.gov)]

• أوقات استجابة أسرع: تتيح معالجة النماذج بشكل أسرع للوكالات الحكومية الاستجابة بسرعة أكبر لشكاوى المواطنين وطلباتهم وطلباتهم واستفساراتهم. ومن الممكن أن يؤدي تقديم الخدمات السريعة إلى تعزيز رضا المواطنين وتحسين نظرتهم إلى أداء الوكالة.
   
• عمليات قابلة للتدقيق وشفافة: تعمل الأتمتة على تعزيز الشفافية في العمليات الحكومية، كما أن المسار الرقمي الذي تخلقه الأنظمة الآلية أثناء عملياتها يسهل عملية التدقيق. وهذا يضمن المساءلة والامتثال التنظيمي ويزيد من ثقة الجمهور في الهيئة الحكومية. 

تمويل 

تخدم المعالجة الآلية للنماذج أيضًا عدة أغراض في قطاع التمويل، بما في ذلك: 

• معالجة القروض المعجلة: تشكل القروض التجارية والمستهلكة عنصرا رئيسيا في عمليات المؤسسة المالية. تعمل المعالجة الآلية للنماذج على تسريع إجراءات طلب القروض والموافقة عليها، مما يسمح لمقدمي القروض بتقييم الطلبات والموافقة عليها وصرف الأموال بسرعة. 

[المصدر: طلب قرض من المستويات 3 و4 و5 و6 للأعضاء المشمولين بالمواد 14 أو 15 أو 22 (RS5025-A) (ny.gov)]

• منع الغش: القطاع المالي معرض للاحتيال وغيره من حالات جرائم الياقات البيضاء. يمكن أن يساعد التحليل الآلي والتحقق من صحة المعلومات الواردة في النماذج المالية في تقليل فرص الاحتيال بسهولة أكبر.
   
• إدارة الامتثال: تساعد المعالجة الآلية للنماذج المؤسسات المالية في الالتزام باللوائح المالية ومتطلبات الامتثال الأخرى، مما يقلل من تعرضها للغرامات والعقوبات والعواقب القانونية.

كيفية اختيار منصة معالجة النماذج الآلية 

هل أنت مستعد لاختيار منصة معالجة النماذج الآلية لمؤسستك؟ فيما يلي بعض العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار: 

دقة استخراج البيانات 

هذه هي قدرة النظام الأساسي على استخراج البيانات بشكل صحيح من أنواع مختلفة من النماذج. التحقق من دقة عمليات الاستخراج وتقييم مدى دقة معالجة البيانات. 

التكامل السلس 

سهولة التكامل مع الأنظمة والأدوات وقواعد البيانات والتطبيقات التي تستخدمها حاليًا. يضمن التوافق العالي إمكانية تشغيل النظام الأساسي وتشغيله بأقل قدر من الاضطرابات في سير عملك. 

التفصيل 

يمكن للمنصة القابلة للتخصيص أن تستوعب متطلباتك الحالية بسهولة. يمكنك أيضًا تعديله لمواكبة المتطلبات المتطورة لمؤسستك. 

ميزات الأمان والامتثال 

ابحث عن ميزات الأمان مثل التشفير في نظام معالجة النماذج الآلي الخاص بك وتأكد من التزامه بجميع لوائح حماية البيانات والخصوصية المعمول بها. قد تحتاج منصتك إلى الالتزام بقوانين خصوصية البيانات الفيدرالية وقوانين الولاية، اعتمادًا على الولاية التي تقيم فيها. ويمكن أن تكون هناك أيضًا لوائح إضافية خاصة بالصناعة يجب مراعاتها. 

سهولة الاستخدام 

ستعمل الواجهة البديهية وسهلة الاستخدام على تقليل متطلبات التدريب وتجعل الوصول إلى النظام الأساسي أكثر سهولة للمسؤولين والمستخدمين النهائيين والفرق غير الفنية على حدٍ سواء. 

التدرجية 

تضمن قابلية التوسع استخدام النظام الأساسي على المدى الطويل واستمراريته لمؤسستك. مع توسع أعمالك ونمو متطلبات معالجة النماذج لديك، يجب أن تكون منصتك قادرة على مواكبة ذلك بسهولة. 

دعم العملاء 

سيؤثر موظفو دعم العملاء لدى البائع الخاص بك بشكل كبير على تجربة المستخدم الخاصة بك، حيث ستعمل معهم بشكل وثيق لدمج النظام الأساسي في عملياتك. تحقق من عمليات الإعداد السلسة والبرامج التعليمية الشاملة التي يمكنها إعداد فرقك لجميع جوانب الاستخدام.  

ومع ذلك، فإن البائع الموثوق به لديه ما هو أكثر من مجرد التدريب الجيد والتوثيق الشامل. التحقق من إمكانية الوصول إلى البنية التحتية لدعم العملاء الخاصة بهم. عندما تنشأ مشكلات، يجب أن تحصل على المساعدة التي تحتاجها لحلها بسرعة. 

التكلفة والعائد على الاستثمار 

لا تقتصر تكاليف الحصول على منصة جديدة على شرائها. ضع في اعتبارك أي رسوم إضافية مطبقة، وهيكل التسعير، وتكاليف الإعداد والتدريب. بالإضافة إلى ذلك، ضع في الاعتبار العائد المحتمل على الاستثمار الذي تتوقع رؤيته في الحفاظ على الموارد وتوفير الوقت. 

• Astera ميزة 

Astera يجمع بين الوظائف المدعومة بالذكاء الاصطناعي وواجهة سهلة الاستخدام بدون تعليمات برمجية ومحرك ETL على مستوى المؤسسات. النتائج؟ حل قوي وقابل للتطوير لمعالجة المستندات من البداية إلى النهاية، والذي يستوعب البيانات بسهولة من مصادر البيانات المنظمة وشبه المنظمة وغير المنظمة. 

الوفاء بالعميل مساuهل هو أسرع 15 مرة؟ خفض وقت معالجة أمر الشراء من ساعات إلى دقيقتين؟ معالجة الفاتورة في أقل من دقيقة عندما كان يستغرق في السابق من 30 دقيقة إلى بضع ساعات؟ انها ممكن مع Astera. 

إنسان آلي استخراج البيانات الخاصة بك، vالتجانس والتحول- ثم أرسله إلى الأسفلstream الوجهات، مثل قواعد البيانات وأدوات ذكاء الأعمال وأنظمة ERP/CRM, دون التدخل اليدوي للتحليلات وإعداد التقارير والاستخدامات الأخرى. 

باستخدام Astera لصناعة السياراتmaمعالجة نموذج تيد 

Astera يمكن أن تساعد في معالجة النماذج الآلية الخاصة بك من خلال: 

• إضافة مستند: Astera يعمل مع تنسيقات PDF، TXT، DOC، وXLS. يمكنك إضافة هذه المستندات من البريد الإلكتروني والتخزين السحابي وخدمات الويب وFTP/SFTP ومصادر أخرى.
   
• استخراج البيانات: Astera يسمح بإنشاء قالب الاستخراج اليدوي والقائم على الذكاء الاصطناعي. بعد إضافة مستند، تقوم قوالب الاستخراج هذه بالتقاط المعلومات ذات الصلة.
   
• تحضير البيانات: Asteraتتيح لك ميزة Data Prep المعالجة المسبقة للبيانات المستخرجة. يمكنك تنظيفه وتحويله بناءً على متطلباتك والتحقق من صحته باستخدام القواعد المحددة.
   
• تصدير البيانات: ويمكنك بعد ذلك نقل البيانات المعالجة إلى وجهة من اختيارك، اعتمادًا على أهدافك. قم بتصديره إلى قاعدة بيانات للتكامل، أو أداة ذكاء الأعمال للتحليلات، أو نظام CRM للتجميع.
   
• الأتمتة والجدولة: بمجرد قيامك بتكوين مصدر المستند والعمليات والوجهة المطلوبة، استخدمه Asteraقدرات الأتمتة والجدولة لتحديد تكرار مهام الاستخراج هذه. على سبيل المثال، يمكنك إعدادها للتشغيل عند اكتشاف مستند جديد في النظام أو في وقت معين من اليوم. 

وفي الختام 

يمكن للمعالجة الآلية للنماذج أن تحول إدارة النماذج في مجموعة متنوعة من القطاعات، وخاصة التعليم والرعاية الصحية والحكومة والمالية. من خلال اختيار النظام الأساسي لمعالجة النماذج الآلية المناسب لاحتياجاتها، يمكن للمؤسسة توفير الوقت وتقليل التأخير وتقليل الأخطاء البشرية وإعادة توجيه مواردها إلى حيث تشتد الحاجة إليها. 

ابدأ في استخدام منصة معالجة النماذج الآلية المصممة للنمو جنبًا إلى جنب مع عملياتك. الاتصال بنا للحصول على الاقتباس or ابدأ تجربتك المجانية اليوم!