هل تشعر أن عملية الدفع الخاصة بك عالقة في العصر الحجري؟ لست وحدك. بالنسبة للعديد من الشركات، فإن إدارة الفواتير يدويًا تعني الغرق في أكوام من الأوراق، ومطاردة الموافقات، وإصلاح الأخطاء المكلفة. إنها تستغرق وقتًا طويلاً ويمكن أن تؤدي إلى تفويت مواعيد الدفع التي تضر بالعلاقات مع الموردين. ولكن هناك طريقة أفضل لإدارة سير عمل الفواتير: المعالجة الآلية للفواتيرتعمل أتمتة معالجة الفواتير على تبسيط سير عملك، مما يوفر لك الوقت والمال وراحة البال.

ما هي معالجة الفواتير الآلية؟

معالجة الفواتير الآلية هي التعامل التلقائي مع العديد من الفواتير باستخدام البرامج والتكنولوجيا. إنها تعمل على أتمتة استخراج بيانات الفاتورة والعديد من المهام الأخرى التي تتضمن إدارة الفواتير وسير عمل الحسابات الدائنة، مثل تحميل البيانات إلى برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو برنامج المحاسبة.

فكر في معالجة الفواتير الآلية باعتبارها مساعدك الشخصي في التعامل مع الفواتير، ولكنها أسرع وأكثر دقة وكفاءة لا تعرف الكلل. باستخدام تقنيات مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والذكاء الاصطناعي (AI)، يمكن لنظام معالجة الفواتير الآلي التقاط البيانات من الفواتير والتحقق من صحتها مقابل السجلات الموجودة ومطابقتها مع أوامر الشراء وتوجيهها للموافقة عليها، كل هذا دون تدخل يدوي.

النتيجة؟ لا مزيد من التأخير في السداد، أو الفواتير المفقودة، أو رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة التي لا تنتهي.

لماذا تعد معالجة الفواتير الآلية أمرًا مهمًا

تعالج معالجة الفواتير الآلية عدم الكفاءة والتحديات الحرجة الكامنة في إدارة الفواتير اليدوية، مما يجعلها ضرورة للشركات الحديثة.

تعتمد الطرق التقليدية على إدخال البيانات يدويًا، وسير العمل الورقية، والأنظمة المجزأة، مما يؤدي إلى التأخير والأخطاء، مما يزيد من تكاليف التشغيل المرتفعة بالفعل. وفقًا لدراسة، 51٪ من الشركات يقول البعض إن البيانات اليدوية تسبب لهم معظم المشاكل في معالجة الفواتير. وتزداد هذه التحديات مع نمو الشركات، مما يؤدي إلى اختناقات تعطل العمليات المالية.

وعلى النقيض من ذلك، تعمل معالجة الفواتير الآلية على تحويل هذه المهمة التي تستغرق وقتًا طويلاً وتؤدي إلى أخطاء إلى عملية أكثر انسيابية وموثوقية من خلال أتمتة التقاط البيانات والقضاء على الاختناقات وتقليل الأخطاء وتعزيز الرؤية. وتجعل هذه المكاسب منها أداة أساسية للشركات التي تسعى إلى توفير الوقت والمال، وكل ذلك في حين تعمل على تحديث عملياتها المالية وتأمينها للمستقبل.

أتمتة معالجة الفواتير باستخدام Astera بلا عقبة

أتمتة مهام معالجة الفواتير المتكررة باستخدام Asteraحل معالجة المستندات المدعوم بالذكاء الاصطناعي من '. بغض النظر عن تنسيق أو بنية الفواتير الخاصة بك، Astera يلبي احتياجات الجميع.

قم بتنزيل النسخة التجريبية المجانية لمدة 14 يومًا

فيما يلي المزيد من الأسباب التي تجعل معالجة الفواتير الآلية مهمة:

إمكانية التوسع حسب الطلب

تواجه الشركات التي تتعامل يدويًا مع مئات أو آلاف الفواتير الورقية صعوبة في التوسع خلال فترات الذروة. وتستوعب أنظمة أتمتة معالجة الفواتير بسهولة الأحجام المتزايدة دون المساس بالكفاءة، مما يجعلها مثالية للشركات التي تخطط للتوسع.

تحسين العلاقات مع البائعين

قد يؤدي التأخير في المعالجة اليدوية إلى تأخير المدفوعات، مما يؤدي إلى إجهاد العلاقات مع الموردين. من خلال معالجة الفواتير الآلية، يمكنك إجراء المدفوعات في الوقت المناسب والقضاء على التأخير، وتعزيز الثقة وتعزيز الشراكات الأفضل.

جاهزية الامتثال والتدقيق

قد يؤدي تتبع الفواتير وتنظيمها يدويًا إلى عدم اكتمال السجلات أو مخاطر الامتثال. تحافظ الأنظمة الآلية على مسار تدقيق واضح، مما يجعل الامتثال للوائح والاستعداد للتدقيق أسهل.

إدارة أفضل للتدفق النقدي

توفر أتمتة معالجة الفواتير رؤية فورية لحالات الفواتير والتدفق النقدي. وعلى عكس العمليات اليدوية، حيث قد يكون تتبع المدفوعات المستحقة أمرًا مرهقًا، تمكن الأنظمة الآلية الشركات من التنبؤ باحتياجاتها النقدية بدقة وتجنب المفاجآت المالية.

كيف تعمل معالجة الفواتير الآلية؟

تنقسم أتمتة معالجة الفواتير عادةً إلى عدة مراحل رئيسية، كل منها مصممة لاستبدال المهام اليدوية بـ سير العمل الآلي:

التقاط الفاتورة

يتم إدخال الفواتير، سواء تم استلامها كمستندات ورقية أو رسائل بريد إلكتروني أو ملفات رقمية (مثل ملفات PDF)، إلى النظام. تقنية مسح الفواتير ويضمن تكامل البريد الإلكتروني أن تكون جميع الفواتير مركزية في مكان واحد.

استخراج البيانات

التقنيات مثل OCR و معالجة المستندات الذكية (IDP) استخراج المعلومات الرئيسية من الفاتورة تلقائيًا، مثل رقم الفاتورة وتفاصيل البائع وبنود السطر والمبالغ وتواريخ الاستحقاق. متقدم برنامج معالجة الفواتير يستخدم التعلم الآلي لتحسين الدقة، حتى مع التنسيقات والتخطيطات المختلفة.

مزيد من المعلومات حول الفرق بين OCR وIDP.

التحقق

يقوم النظام تلقائيًا بالتحقق من صحة البيانات المستخرجة من خلال مقارنتها بالمستندات ذات الصلة، مثل أوامر الشراء أو العقود أو سجلات الموردين. على سبيل المثال، يضمن النظام أن المبالغ تتطابق مع الشروط المتفق عليها ويشير إلى التناقضات للمراجعة.

سير عمل الموافقة

تعمل القواعد المحددة مسبقًا على توجيه الفواتير إلى الموظفين المناسبين للموافقة عليها. على سبيل المثال، قد تتطلب الفواتير التي تتجاوز حدًا معينًا موافقة مديرك، بينما قد تتم الموافقة تلقائيًا على المبالغ الأصغر. كما تساعد الإشعارات والتذكيرات التلقائية في تجنب التأخير.

التكامل مع الأنظمة المالية

بمجرد الموافقة، يتم نقل بيانات الفاتورة بسلاسة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو نظام المحاسبة، مما يضمن تحديث جداول الدفع والسجلات المالية دون إدخال يدوي.

تجهيز الدفع

يقوم النظام بجدولة المدفوعات على أساس الشروط، مما يضمن سداد مستحقات البائعين في الموعد المحدد. كما يمكنه أيضًا إنشاء وتخزين تأكيدات الدفع، مما يعمل على تبسيط العمليات المالية بشكل أكبر.

حفظ السجلات وإعداد التقارير

تخزن الأنظمة الآلية جميع الفواتير والبيانات ذات الصلة في مستودع مركزي قابل للبحث، مما يجعل حفظ السجلات وإعداد التقارير أكثر سهولة ويوفر رؤى في الوقت الفعلي حول التدفق النقدي والالتزامات المستحقة.

أتمتة معالجة الفواتير باستخدام Astera بلا عقبة

أتمتة مهام معالجة الفواتير المتكررة باستخدام Asteraحل معالجة المستندات المدعوم بالذكاء الاصطناعي من '. بغض النظر عن تنسيق أو بنية الفواتير الخاصة بك، Astera يلبي احتياجات الجميع.

قم بتنزيل النسخة التجريبية المجانية لمدة 14 يومًا

تنفيذ معالجة الفواتير الآلية

يتطلب التحول من إجراء يدوي إلى سير عمل معالجة الفواتير الآلي بالكامل تخطيطًا شاملاً وفهمًا واضحًا للتحديات وعدم الكفاءة في نظامك الحالي.

ويجب عليك أيضًا تقييم الاحتياجات المحددة، مثل التكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحالية أو استيعاب تنسيقات الفواتير المختلفة.

قم بتخطيط سير عملك الحالي

ابدأ بتحديد الاختناقات في عملية الفوترة الحالية لديك. هل تستغرق الموافقات وقتًا طويلاً؟ هل الأخطاء مشكلة متكررة؟ سيساعدك رسم خريطة سير العمل لديك على تحديد المكان الذي يمكن أن تحدث فيه أتمتة الفواتير أكبر تأثير.

احصل على دعم الفريق

يعد دعم فريقك أمرًا بالغ الأهمية في هذا التحول. أظهر لهم كيف ستجعل أتمتة الفواتير وظائفهم أسهل - مهام أقل تكرارًا، وموافقات أسرع، ومزيدًا من الوقت للعمل الهادف. عالج المخاوف مقدمًا لتسهيل التحول.

ابدأ صغيرًا، ثم قم بالتوسع

ابدأ بمشروع تجريبي، وقم بأتمتة سير عمل واحد، مثل استخراج بيانات الفواتير. وبمجرد التغلب على العقبات ورؤية النتائج، قم بتوسيع الأتمتة عبر عملية حسابات الدفع بالكامل.

تذكر أن هذا التحول لا يقتصر على تنفيذ التكنولوجيا، بل يتعلق أيضًا بمواءمة سير عملك، ومعالجة المقاومة المحتملة للتغيير، وضمان أن يتناسب الحل بسلاسة مع الاستراتيجية المالية الأوسع لمنظمتك.

رفع أتمتة معالجة الفواتير إلى المستوى التالي

إن دمج الذكاء الاصطناعي هو السبيل إلى ما هو أبعد من الأتمتة البسيطة ودمج أنظمة ذكية ذاتية التحسين قادرة على التعامل مع تدفقات عمل الفواتير المعقدة، والتكيف مع تنسيقات وتخطيطات الفواتير الجديدة، وتوفير رؤى أعمق. في حين تركز أتمتة معالجة الفواتير التقليدية على القواعد والعمليات المحددة مسبقًا، فإن الذكاء الاصطناعي يعززها بقدرات متقدمة مثل التعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية والتحليلات التنبؤية.

دقة أكبر

معالجة الفواتير بالذكاء الاصطناعي استخدم نماذج التعلم الآلي لاستخراج بيانات الفواتير بدقة عالية، حتى من التنسيقات غير المنظمة أو المعقدة. تتكيف هذه الأنظمة مع تخطيطات مختلفة، وتتعلم من الأخطاء السابقة، وتتحسن بمرور الوقت، مما يقلل التدخل اليدوي إلى الحد الأدنى.

التكامل مع أدوات الذكاء الاصطناعي الأخرى

إن ربط نظام معالجة الفواتير الخاص بك بتقنيات الذكاء الاصطناعي التكميلية يعزز من وظائفه وتجربة المستخدم. على سبيل المثال، بينما يتعامل نظام معالجة الفواتير الخاص بك مع مهام محددة، فإن التكامل مع حلول IDP الأوسع يسمح بمعالجة مبسطة للمستندات ذات الصلة، مثل أوامر الشراء أو العقود أو الإيصالات.

تحسين سير العمل الديناميكي

يقوم الذكاء الاصطناعي بتحليل أنماط معالجة الفواتير لتحسين سير العمل. يمكنك استخدامه لتحديد الاختناقات أو التنبؤ بالفواتير التي من المحتمل أن تتطلب مراجعة يدوية، مما يسمح لك بتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية.

الكشف الاستباقي عن الاحتيال

يصبح اكتشاف الشذوذ أو الأنماط التي تشير إلى الفواتير الاحتيالية أسهل عندما تقوم بدمج الذكاء الاصطناعي في أنظمة معالجة الفواتير الخاصة بك. يضيف الذكاء الاصطناعي طبقة إضافية من الأمان إلى العملية من خلال تحليل البيانات التاريخية وتحديد سلوكيات البائعين غير المعتادة، مثل التناقضات في المبالغ.

دراسة حالة: كيف تقوم شركة GaP Solutions بمعالجة الفواتير في ثلاث دقائق

واجهت شركة GaP Solutions، وهي شركة أسترالية رائدة في مجال توفير حلول البرامج والأجهزة المخصصة للبيع بالتجزئة، تحديًا كبيرًا في معالجة الفواتير. فمع وصول حوالي 3,000 فاتورة بتنسيقات مختلفة من البائعين كل شهر، كانت عملية إدخال البيانات يدويًا تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. وكان على الموظفين استخراج البيانات غير المنظمة يدويًا من كل فاتورة، وهي عملية قد تستغرق ما يصل إلى 24 ساعة لفواتير واحدة. ولم يتسبب سير العمل المرهق هذا في تأخير إعداد التقارير ومعالجة المدفوعات فحسب، بل أعاق أيضًا الكفاءة في جميع أنحاء الشركة.

للتغلب على هذه التحديات، سعت شركة GaP Solutions إلى إيجاد حل لأتمتة استخراج ومعالجة بيانات الفواتير، مما يضمن الدقة ويقلل من وقت المعالجة. بعد تقييم العديد من أدوات إدارة البياناتلقد اختاروا Astera لقدرتها على التعامل مع تدفقات عمل استخراج البيانات المعقدة والتكامل بسلاسة مع أنظمة التخزين السحابي.

Asteraلقد أثبتت تقنية استخراج البيانات غير المنظمة التي تقدمها شركة GaP أنها نقطة تحول بالنسبة لشركة GaP. حيث قام النظام تلقائيًا بتحديد الحقول الرئيسية من الفواتير، مثل معرف الفاتورة واسم البائع والتكلفة الإجمالية، وتحويلها إلى تنسيق منظم لتسهيل المعالجة. وقد مكن الأتمتة شركة GaP من تقليص وقت معالجة الفواتير من 24 ساعة إلى ثلاث دقائق فقط.

هنا كيف Astera مكنت GaP Solutions من تقليص وقت معالجة الفاتورة إلى 3 دقائق فقط

قراءة دراسة الحالة

أتمتة معالجة الفواتير باستخدام Asteraمنصة ذكية

Asteraمنصة معالجة المستندات الذكية يعالج نقاط الضعف الرئيسية في سير عمل الفوترة التقليدية، والتي تعاني من عدم الكفاءة والأخطاء البشرية وقابلية التوسع. بفضل الميزات الذكية، مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) ومعالج البيانات (IDP)، المضمنة في البرنامج، فإنه يستخرج بيانات الفاتورة ويتحقق من صحتها بدقة عالية، مما يضمن الاتساق عبر التنسيقات ويزيل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا.

Astera كما يتكامل بسلاسة مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات والمحاسبة لديك، مما يتيح مزامنة البيانات المالية بسهولة ويمنحك ميزة استراتيجية في إدارة العمليات المالية الخاصة بك. إنها طريقة أكثر انسيابية وموثوقية لاستيعاب العديد من الفواتير واستخراج بيانات الفواتير والتحقق منها وتوجيه الفواتير للموافقة على الدفع دون الحاجة إلى المراجعة اليدوية ذهابًا وإيابًا.

هل أنت مستعد لأتمتة سير عمل معالجة الفواتير الخاصة بك؟ اتّصل بنا اليوم. بدلا من ذلك ، يمكنك تنزيل نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا لمعرفة ما إذا كان يناسب احتياجاتك.