يتم إنشاء البيانات باستمرار - من مشتريات العملاء إلى تحديثات المخزون. لكن جمعها فقط ليس كافيًا؛ المفتاح هو التقاطها ومعالجتها بسرعة ودقة لتوليد رؤى. مع توقع نمو سوق AIDC من 63.2 مليار دولار أمريكي في عام 2024 إلى 165.8 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2033تدرك الشركات أهمية جمع البيانات بطريقة أكثر ذكاءً. وباستخدام الأدوات المناسبة، تستطيع الشركات تحويل البيانات الخام إلى رؤى قيمة وتحسين العمليات واتخاذ قرارات مستنيرة. 

ما هو التقاط البيانات؟ 

يشير مصطلح التقاط البيانات إلى عملية استخراج المعلومات من أنواع مختلفة من المستندات، سواء كانت ورقية أو رقمية، وتحويلها إلى تنسيق قابل للقراءة آليًا للاستخدام التجاري والتحليل. 

تقليديا، كانت عملية التقاط البيانات تستغرق وقتا طويلا وعرضة للأخطاء، مما يتطلب من المتخصصين في إدخال البيانات غربلة كومة من المستندات وإدخال المعلومات ذات الصلة يدويًا في أنظمة الأعمال. 

مع التقدم في التكنولوجيا، يمكن أتمتة عملية التقاط البيانات. تعمل التقنيات مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) على استخراج المعلومات تلقائيًا من أنواع مختلفة من المستندات، مما يقلل من الجهد اليدوي ويسرع وقت المعالجة. 

طرق التقاط البيانات 

يتضمن التقاط البيانات عدة طرق وتقنيات، ومنها: 

1. إدخال البيانات يدوياً 

يتضمن إدخال البيانات يدويًا قيام الأفراد بإدخال البيانات مباشرة في النظام، عادةً عن طريق نسخ المعلومات من المستندات أو النماذج المادية. وفي حين تضمن هذه الطريقة الدقة عند التعامل معها بعناية، إلا أنها تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ البشري. وهي الأنسب لمهام جمع البيانات على نطاق صغير أو لمرة واحدة حيث لا تكون الأتمتة مطلوبة. 

2. التقاط البيانات تلقائيًا 

• OCR (التعرف البصري على الأحرف)
  التعرف الضوئي على الحروف (OCR) هي تقنية تلتقط البيانات تلقائيًا من المستندات الممسوحة ضوئيًا من خلال التعرف على النص المطبوع وتحويله إلى تنسيق رقمي. تُستخدم على نطاق واسع لاستخراج المعلومات من المستندات الورقية مثل الفواتير والإيصالات والنماذج، مما يقلل الحاجة إلى الإدخال اليدوي ويحسن السرعة والدقة.
• ICR (التعرف الذكي على الأحرف)
  ICR هو إصدار متقدم من OCR مصمم للتعرف على النصوص المكتوبة بخط اليد وتفسيرها. يمكنه التعامل مع أنماط مختلفة من الكتابة اليدوية وهو مثالي لالتقاط البيانات من النماذج المكتوبة بخط اليد والتطبيقات والاستطلاعات. يزيد ICR من الأتمتة من خلال معالجة بيانات أكثر تعقيدًا وغير منظمة من OCR وحدها.
• IDP (معالجة المستندات الذكية)
  يجمع IDP بين التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والتعرف على الحروف (ICR) والتعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية للتعامل مع المستندات غير المنظمة وشبه المنظمة. فهو يفهم سياق المستندات مثل العقود والفواتير ورسائل البريد الإلكتروني، ويقوم تلقائيًا بتصنيف واستخراج نقاط البيانات ذات الصلة. ويُستخدم IDP للمستندات الأكثر تعقيدًا، مما يحسن الأتمتة والدقة في عملية التقاط البيانات.

3. تجريف الويب 

استخراج البيانات من الويب هو طريقة آلية لالتقاط البيانات من مواقع الويب باستخدام برامج أو نصوص برمجية. وهو مفيد بشكل خاص لاستخراج البيانات في الوقت الفعلي مثل قوائم المنتجات أو أسعار الأسهم أو تحديثات الأخبار. يتيح استخراج البيانات من الويب للشركات جمع كميات كبيرة من البيانات بسرعة من مصادر عبر الإنترنت للتحليل أو مراقبة الاتجاهات. 

4. مسح الباركود وRFID 

تُستخدم تقنيات مسح الباركود وRFID لالتقاط البيانات من الأشياء المادية. يتم مسح الباركود باستخدام أجهزة قراءة بصرية، بينما تنقل علامات RFID البيانات لاسلكيًا. تُستخدم هذه الأساليب بشكل شائع في إدارة المخزون وتتبع الأصول وتجارة التجزئة لالتقاط تفاصيل المنتج بسرعة ودقة وتبسيط العمليات. 

5. التقاط البيانات المحمولة 

يستخدم التقاط البيانات عبر الهاتف المحمول الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية لجمع البيانات في الميدان. وهو مفيد بشكل خاص لعمليات التفتيش أو المسوحات أو عمليات فحص المخزون، حيث يمكن للمستخدمين التقاط البيانات على الفور وتحميلها إلى أنظمة مركزية. تضمن هذه الطريقة جمع البيانات في الوقت الفعلي وتزيل الحاجة إلى النماذج الورقية أو الإدخال اليدوي. 

كيف يعمل التقاط البيانات؟ 

تتضمن عملية التقاط البيانات سلسلة من الخطوات لضمان دقة البيانات وجاهزيتها للتحليل. وفيما يلي تفصيل لكيفية عملها. 

1. تحديد مصادر البيانات: تبدأ العملية بتحديد مصدر البيانات، مثل المستندات المادية أو الملفات الرقمية أو النماذج عبر الإنترنت. يتم تقييم كل مصدر بعناية لفهم نوع البيانات وأفضل طريقة لجمعها. يضمن تصنيف هذه المصادر بشكل صحيح تطبيق التكنولوجيا والأدوات المناسبة للتعامل معها بشكل فعال. 
2. جمع البيانات: الخطوة التالية هي جمع المعلومات. وقد يتضمن ذلك مسح المستندات الورقية أو استيراد الملفات الرقمية أو التقاط البيانات من نماذج الويب. ويضمن جمع البيانات بكفاءة عدم فقد أي بيانات أثناء النقل وإتاحتها بسرعة للمعالجة. 
3. استخراج المعلومات:تتضمن هذه الخطوة سحب المعلومات ذات الصلة من المستندات، مع ضمان الاحتفاظ بالمعلومات المفيدة فقط. بالنسبة للمستندات المادية، تعمل تقنيات مثل التعرف الضوئي على الحروف على تحويل النص إلى بيانات يمكن قراءتها بواسطة الآلة، بينما يتم ربط الملفات الرقمية المنظمة مباشرة بالنظام. تعمل هذه العملية على تحويل البيانات الخام إلى رؤى ذات مغزى من خلال التركيز على نقاط البيانات الحرجة. 
4. التحقق من صحة البيانات:يقوم النظام بالتحقق من صحة البيانات المستخرجة لضمان دقتها وتوافقها مع السجلات الموجودة. تتحقق هذه الخطوة من التناقضات والحقول المفقودة والإدخالات غير الصحيحة من خلال مقارنة البيانات بقواعد محددة مسبقًا أو قواعد بيانات خارجية. يقلل التحقق من صحة البيانات من الأخطاء ويضمن انتقال البيانات عالية الجودة فقط إلى المرحلة التالية. 
5. هيكلة البيانات: بمجرد التحقق من صحة البيانات، يتم تنظيمها وتنسيقها لتتناسب مع متطلبات النظام المحددة. وقد يتضمن ذلك توحيد وحدات القياس، وتقسيم المعلومات إلى حقول منفصلة، ​​وضمان التوافق مع أنظمة البيانات الأخرى. إن هيكلة البيانات بهذه الطريقة تجعل من السهل تخزينها واسترجاعها وتحليلها حسب الحاجة. 
6. تخزين البيانات: الخطوة الأخيرة هي تخزين البيانات المنظمة بشكل آمن في مستودع مركزي، مثل قاعدة بيانات أو مستودع بيانات. وبعد تنظيم البيانات والتحقق من صحتها، يمكن الوصول إليها بسهولة للتحليل أو إعداد التقارير أو المزيد من التكامل مع أنظمة الأعمال الأخرى. وتضمن هذه الخطوة الحفاظ على البيانات القيمة بشكل آمن وجاهزة للاستخدام في المستقبل.

فوائد الالتقاط الآلي للبيانات 

إن التقاط البيانات تلقائيًا هو مستقبل استخراج بيانات المستندات. إنها عملية قابلة للتطوير بدرجة كبيرة ويمكن إدارتها بسهولة. كما أنها تقلل الوقت اللازم للحصول على المعلومات، مما يتيح للشركات اتخاذ القرارات بسرعة. يمكن للشركات التي تستخدم هذه الطريقة أن تجني العديد من الفوائد: 

• تحسين الدقة:تتمثل إحدى أكبر فوائد الأتمتة في قدرتها على القضاء على الأخطاء البشرية. إن إدخال البيانات يدويًا يكون عرضة لأخطاء مثل الأرقام المفقودة أو الإدخالات غير الصحيحة، ولكن مع الأتمتة، يمكنك أن تثق في أن البيانات يتم التقاطها بدقة في كل مرة. وهذا يعني أن المؤسسات تعمل ببيانات عالية الجودة وموثوقة منذ البداية، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل في المستقبل. 

• وفورات في التكاليف: يؤدي أتمتة التقاط البيانات إلى توفير الوقت وتقليص تكاليف العمالة بشكل كبير. بفضل وجود عدد أقل من الأخطاء التي يتعين إصلاحها، تتجنب الشركات التصحيحات المكلفة، مما يجعل العملية برمتها أكثر فعالية من حيث التكلفة على المدى الطويل. 

• صنع القرار المستنير: بفضل التقاط البيانات تلقائيًا، لم تعد المؤسسات بحاجة إلى الانتظار لساعات أو أيام لجمع البيانات. كل ذلك متاح على الفور ودقيق وجاهز للاستخدام. وهذا يعني أن القادة يمكنهم اتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارة استنادًا إلى أحدث المعلومات، مما يمنح الشركات ميزة تنافسية في سوق سريعة الخطى. 

• الوصول المركزي: تساعد الأتمتة في جمع كل البيانات في مكان واحد، مما يسهل الوصول إليها كلما احتاج إليها أي شخص في المؤسسة. لا مزيد من البحث في الملفات أو البحث عن المستندات المتناثرة - كل شيء رقمي ومخزن بطريقة وهذا أمر منظم وسهل الاسترجاع. ويعمل هذا الوصول المركزي على تعزيز التعاون، مما يساعد الفرق على العمل معًا بكفاءة أكبر. 

الصناعات التي تستخدم التقاط البيانات الآلي 

لقد أصبح التقاط البيانات الآلي أداة مهمة في العديد من الصناعات، حيث يساعد الشركات على تبسيط العمليات وتقليل الأخطاء وتحسين الكفاءة. دعونا نلقي نظرة فاحصة على كيفية استخدام بعض الصناعات الرئيسية لالتقاط البيانات الآلي:

1. قطاع الرعاية الصحية

في مجال الرعاية الصحية، يساعد التقاط البيانات الآلي على تحسين العمليات وضمان رعاية دقيقة للمرضى. فهو يقلل من مخاطر الأخطاء ويضمن التقاط البيانات المهمة بسرعة وبشكل صحيح: 

• رقمنة النماذج: يتم معالجة نماذج استقبال المرضى والوصفات الطبية والسجلات الطبية تلقائيًا، مما يقلل من الإدخال اليدوي للبيانات والأخطاء. 

• السجلات الصحية الإلكترونية (EHR): يتم تحديث معلومات المريض الرئيسية تلقائيًا في أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية، مما يضمن حصول مقدمي الرعاية الصحية على أحدث البيانات. 

• معالجة المطالبات الطبية: يتم التقاط مستندات التأمين تلقائيًا، مما يؤدي إلى تسريع عملية المطالبات والحصول على المبالغ المستردة لمقدمي الخدمة بشكل أسرع. 

2. للخدمات المالية

تستخدم صناعة الخدمات المالية تقنية التقاط البيانات الآلية لتحسين خدمة العملاء وتسريع العمليات والالتزام بالمعايير. تساعد هذه التقنية في توفير الوقت وضمان الدقة: 

• معالجة القروض والرهن العقاري: يتم التقاط البيانات من طلبات القروض والمستندات الداعمة وفحصها تلقائيًا، مما يؤدي إلى تسريع الموافقة وتقليل التأخير. 

• مطالبات التأمين: يساعد استخراج البيانات الآلي من مستندات السياسات والمطالبات على معالجتها بشكل أسرع، مما يؤدي إلى رضا العملاء بشكل أفضل. 

• التوافق: يضمن مسح المستندات التنظيمية وتنظيمها تلقائيًا الامتثال، مما يقلل من فرصة حدوث الأخطاء ويوفر الوقت. 

3. البيع بالتجزئة والتجارة الإلكترونية

يستخدم تجار التجزئة وشركات التجارة الإلكترونية التقاط البيانات تلقائيًا لتحسين تجربة العملاء وتبسيط إدارة المخزون والطلبات: 

• ادارة المخزون: تساعد الباركودات وRFID والتعرف الضوئي على الحروف (OCR) في تتبع المنتجات في الوقت الفعلي، مما يمنع حدوث أخطاء في المخزون ويحافظ على مخزون جيد على الأرفف. 

• طلبات العملاء: يتم التقاط معلومات العميل تلقائيًا أثناء الدفع، مما يؤدي إلى تسريع العملية وتقليل أخطاء الطلب. 

• إدارة معلومات المنتج: يتم سحب تفاصيل المنتج تلقائيًا من الموردين، مما يقلل الحاجة إلى التحديثات اليدوية ويحافظ على اتساق معلومات المنتج. 

تبسيط عملية التقاط البيانات باستخدام Astera 

تُعد الأتمتة ضرورية للشركات التي تسعى إلى التقاط المعلومات من مجموعة متنوعة من تنسيقات المستندات، سواء كانت منظمة أو غير منظمة أو شبه منظمة. ونتيجة لذلك، تتبنى المؤسسات بشكل متزايد حلول التقاط البيانات الآلية لتحسين دقة البيانات وتبسيط عملياتها. 

Astera يعد حلاً رائدًا يمكّن الشركات من تبسيط عمليات البيانات الخاصة بها. بفضل إمكانات معالجة المستندات الآلية المتقدمة، Astera يستخدم الذكاء الاصطناعي لالتقاط البيانات من مجموعة متنوعة من أنواع المستندات، بما في ذلك ملفات PDF والصور الممسوحة ضوئيًا. التعرف الضوئي على الحروف (OCR) المعالجة الذكية للوثائق (IDP) التقنيات لتحويل البيانات غير المنظمة إلى معلومات منظمة وقابلة للتنفيذ، مما يسمح للشركات باتخاذ قرارات مستنيرة بسهولة. 

إذا كنت تبحث عن حل يعزز الدقة ويقلل التكاليف التشغيلية ويحسن الإنتاجية، Astera هي الأداة التي تحتاجها. اتصل بخبرائنا اليوم لاكتشاف كيف Astera يمكن أن يساعدك على تحقيق قدر أكبر من الكفاءة والنجاح في الأعمال.