ما هي وثيقة EDI؟ الأنواع والفوائد والميزات

ما هي وثيقة EDI؟ 

"إن وثيقة EDI هي رسالة إلكترونية منظمة تلتزم بقواعد تنسيق محددة يتم تحديدها بواسطة معيار تبادل البيانات الإلكترونية"إنه يتألف من عناصر البيانات والأجزاء والمغلفات، والتي تعمل معًا لنقل المعلومات بكفاءة ودقة."

ما هو عنصر البيانات؟

عناصر البيانات هي اللبنات الأساسية لمستندات EDI. وهي تمثل معلومات فردية ضمن مجموعة معاملات، مثل المدينة، الولاية، البلد، رقم العنصر، الكمية، و السعر.

يتم تعريف كل عنصر بيانات حسب نوع البيانات الخاص به، والذي يحدد ما إذا كان رقميًا أو أبجديًا أو تاريخًا أو وقتًا. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن التعريف تفاصيل مثل متطلبات الحد الأدنى والحد الأقصى للطول وأي قيم أكواد قابلة للتطبيق.

على سبيل المثال، عند استخدام عنصر بيانات تكلفة الوحدة، من الضروري تضمين عنصر رمز العملة المقابل (على سبيل المثال، الدولار الأمريكي أو اليورو) للإشارة إلى العملة المحددة المستخدمة. 

ما هو المقطع؟ 

"الجزء هو مجموعة من عناصر البيانات ذات الصلة في مجموعة معاملات EDI، مثل القسم داخل النموذج."  

على سبيل المثال، ستجد أقسامًا مختلفة لتفاصيل العنصر ومعلومات الشحن وعنوان الفاتورة في طلب الشراء، كما هو موضح في الرسم التخطيطي أدناه. كل قسم (هنا لدينا أربعة أقسام) يمثل جزءًا في EDI.

عند استخدام معيار ANSIقد يتضمن أمر الشراء أعلاه الأجزاء التالية:

• ST: معرف القطعة، الذي يشير إلى بداية مجموعة المعاملات 

• توسل: بداية الرسالة، تقديم تفاصيل حول المعاملة 

• N1: الاسم الذي يحدد الأطراف المشاركة في المعاملة 

يبدأ كل جزء بمعرف جزء، متبوعًا بعناصر بيانات مفصولة بفاصل محدد (على سبيل المثال، علامة النجمة (*) في ANSI). يضمن هذا التنسيق المنظم أن تتمكن أجهزة الكمبيوتر من تفسير ومعالجة مستندات EDI بسهولة.

ST * 850 * 1001	ST، للإشارة إلى بداية مجموعة المعاملات - في هذه الحالة، أمر الشراء 850
بيغ*00*سا*4768*65*20120930	BEG، للإشارة إلى بداية PO، على وجه التحديد	(1)
شركة N1*SO*ABC	N1، جزء الاسم	(2)
N3*123 الشارع الرئيسي	N3، لتوفير عنوان الشارع
N4*فيرفيو*كاليفورنيا*94168	N4، لتوفير المدينة/الولاية/الرمز البريدي
PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42	PO1، لتوفير تفاصيل بند السطر	(3)
CTT * 1 * 100	CTT، لتوفير بيانات موجزة لـ PO	(4)
SE * 8 * 1001	SE، للإشارة إلى نهاية أمر الشراء

بمجرد تجميع كل الأجزاء بالترتيب الصحيح، فإنها تشكل وثيقة إلكترونية كاملة، تُعرف باسم مجموعة المعاملات. ولإعداد مجموعات المعاملات هذه لإرسالها إلى الشركاء التجاريين، يجب وضعها في مظاريف.

ما هي المظاريف في EDI؟ 

تستخدم مستندات EDI نظامًا من المظاريف لتنظيم وإرسال مجموعات المعاملات. ومثلما يتم وضع المستندات المادية في مظاريف لإرسالها بالبريد، يقوم المستخدمون بتنظيم مستندات EDI باستخدام ثلاثة أنواع من المظاريف:

• مغلف الرسالة: يحتوي هذا الظرف على مجموعة معاملات واحدة، مثل أمر شراء أو فاتورة.

• مغلف المجموعة: يمكن لمغلف المجموعة أن يحتوي على مجموعات معاملات متعددة من نفس النوع. على سبيل المثال، يمكن للمرسلين تجميع عدة أوامر شراء داخل مغلف مجموعة واحد. في حين أن هذا اختياري في إديفاكت، يعد مغلف المجموعة إلزاميًا في معايير ANSI.

• مغلف التبادل: يحتوي على جميع المظاريف الجماعية المرسلة من مرسل واحد إلى مستلم واحد.

دعنا نستخدم معيار EDIFACT كمثال لتوضيح بنية مظاريف EDI. مظاريف المعاملات والمجموعة والتبادل هي المستويات الأساسية الثلاثة التي تحيط برسالة EDI.

• مظروف المعاملة: يحتوي هذا المستوى على معاملة واحدة أو مستند تجاري (على سبيل المثال، طلب شراء). ويبدأ بجزء UNH وينتهي بجزء UNT.

• مغلف المجموعة: يشتمل هذا المستوى على معاملات متعددة ذات صلة ضمن مجموعة واحدة. ويبدأ بقطاع UNG وينتهي بقطاع UNE.

• مغلف التبادل: هذا هو المستوى الخارجي الذي يحيط برسالة EDI بأكملها. يبدأ بأجزاء UNA/UNB وينتهي بجزء UNZ.

يمثل الرسم البياني أدناه بصريًا هذه المستويات الثلاثة المحيطة بطلب شراء EDI واحد.

 

أنواع مستندات EDI

هناك مئات من أنواع مستندات EDI، كل منها يخدم غرضًا محددًا في المعاملات التجارية. تغطي هذه الأنواع وظائف مختلفة، من أوامر الشراء والفواتير إلى إشعارات الشحن والتحويلات المالية الإلكترونية.

قد يختلف العدد الدقيق لأنواع مستندات EDI وفقًا للمعايير الخاصة بالصناعة واحتياجات العمل المتطورة.

ومع ذلك، فإن بعض الأنواع الأكثر شيوعًا تشمل:

EDI 810 – الفاتورة

• إيدي 810 الوثيقة هي نظير إلكتروني للفاتورة الورقية التقليدية. وهي تتبع تنسيقات EDI القياسية مثل X12 وANSI وEDIFACT. هذه الوثيقة، التي يرسلها المورد، تبلغ المشتري بتفاصيل الشراء، بما في ذلك الأسعار والكميات المسلمة. كما تحتوي على شروط وأحكام الدفع كما حددها المشتري.

EDI 812 – تعديل الائتمان/الخصم

وثيقة EDI 812 هي النسخة الإلكترونية من تعديل الائتمان/الخصم الورقي. إن استخدام تنسيقات مثل X12 وANSI وEDIFACT يمكّن الشركاء التجاريين من نقل تعديلات الائتمان أو الخصم إلى حسابات الموردين لديهم. قد تعدل هذه التعديلات فاتورة موجودة أو تعمل بمفردها كمعاملة فردية.

EDI 813 – التقديم الإلكتروني لبيانات الإقرار الضريبي

تحاكي وثيقة EDI 813 عملية تقديم الإقرارات الضريبية إلكترونيًا. وهي تلتزم بتنسيقات EDI القياسية مثل X12 وANSI وEDIFACT وتُستخدم لتقديم بيانات الإقرارات الضريبية إلى السلطات الضريبية الفيدرالية أو الحكومية أو المحلية.

EDI 818 – تقرير مبيعات العمولة

• إيدي 818 الوثيقة هي المعادل الرقمي لتقرير مبيعات العمولة الورقي. وهي تستخدم تنسيقات مثل X12 وANSI وEDIFACT لتمكين بائع التجزئة من إبلاغ شريك تجاري بمعلومات مبيعات العمولة والراتب. تساعد هذه الوثيقة شريك التداول في التوفيق بين مدفوعات العمولة والحفاظ على سجلات الرواتب.

EDI 820 – أمر الدفع/إشعار التحويل

• إيدي 820 تحل هذه الوثيقة محل أمر الدفع/إشعار التحويل الورقي التقليدي. ويمكن استخدامها لأغراض عديدة: لطلب الدفع مقابل عنصر مستحق، أو لتقديم تفاصيل الدفع للمستفيد، أو لإخطار المستفيد بأي تعديلات في الدفع. ويمكن للمشتري أو المورد بدء هذه الوثيقة.

عادةً، يرسل المشتري أمر الدفع/إشعار التحويل الإلكتروني بعد استلامه بنجاح لـ EDI 810 (الفاتورة) من البائع. وغالبًا ما يكون هذا الأمر مصاحبًا لسداد الفاتورة ويمثل نهاية دورة حياة الطلب.

EDI 829 – إلغاء الدفع

• إيدي 829 الوثيقة عبارة عن طلب إلكتروني لإلغاء دفعة تم البدء فيها مسبقًا قبل إصدار الأموال. تستخدم هذه الوثيقة تنسيقات قياسية مثل X12 وANSI وEDIFACT، مما يسهل التواصل السلس بين الشركات والمؤسسات المالية.

EDI 832 – كتالوج الأسعار/المبيعات

تتطابق وثيقة EDI 832 مع النسخة الإلكترونية من كتالوج الأسعار/المبيعات، وفقًا لتنسيقات مثل X12 وANSI وEDIFACT. تسمح هذه الوثيقة للبائعين بتزويد الشركاء التجاريين ببيانات المنتج التفصيلية لأغراض الطلب، مما يساعد في الحفاظ على كتالوج محدث للسلع أو الخدمات.

EDI 837 – مطالبة الرعاية الصحية

• إيدي 837 يقدم المستند معلومات المطالبة بالرعاية الصحية إلكترونيًا، ويحل محل نموذج المطالبة بالرعاية الصحية الورقي. يستخدمه مقدمو الرعاية الصحية لتقديم معلومات الفواتير وتفاصيل لقاء المريض إلى الدافعين. يعمل هذا التنسيق الموحد، المتوفر في X12 وANSI وEDIFACT ومعايير EDI الأخرى، على تبسيط عملية تقديم المطالبات وتقليل التكاليف الإدارية للمزودين والدافعين.

EDI 840 – طلب عرض أسعار

• إيدي 840 الوثيقة عبارة عن طلب عرض أسعار إلكتروني، يتبع تنسيقات مثل X12 وANSI وEDIFACT. وهي تسمح للمشترين بطلب الأسعار أو جداول التسليم أو أي معلومات أخرى ذات صلة بالبائع.

EDI 841 – المواصفات/المعلومات الفنية

• إيدي 841 الوثيقة هي النسخة الإلكترونية من نموذج المواصفات/المعلومات الفنية. وهي تستخدم التنسيقات القياسية مثل X12 وANSI وEDIFACT لتبادل المواصفات والتفاصيل الفنية وأوصاف المنتجات والتغييرات الهندسية بين الشركاء التجاريين.

EDI 846 – استعلام/نصيحة حول المخزون

• إيدي 846 الوثيقة هي النموذج الإلكتروني لاستفسار/نصيحة المخزون. باتباع تنسيقات مثل X12 وANSI وEDIFACT، فهي تمكن الشركات المصنعة أو الموردين من إخطار الشركاء التجاريين بالمخزون المتوفر، وغالبًا ما تسلط الضوء على العناصر الزائدة عن المخزون والتي قد تكون متاحة بسعر مخفض.

EDI 850 – طلب شراء

• إيدي 850 تمثل الوثيقة النسخة الرقمية من طلب الشراء الورقي. تسمح تنسيقات EDI القياسية مثل X12 وANSI وEDIFACT للمشترين بإبلاغ الموردين باحتياجاتهم الخاصة من السلع والكميات والتسعير. قد تتضمن الوثيقة أيضًا تعليمات الشحن وشروط الدفع.

EDI 855 – إقرار طلب الشراء

• إيدي 855 الوثيقة عبارة عن إقرار إلكتروني بطلب الشراء، وفقًا لتنسيقات مثل X12 وANSI وEDIFACT. يرسل المورد هذه الوثيقة لإخطار المشتري بأن طلب الشراء الخاص به سيتم تنفيذه حسب الطلب. وهي تفصل العناصر والأسعار والكميات وقد تشير أيضًا إلى أي تغييرات أو مشكلات، مثل نقص المخزون أو التناقضات في الشروط.

عندما يتلقى البائع أمر شراء، فإنه يرسل نموذج EDI 855 إلى المشتري، لتأكيد الاستلام والقبول أو الإشارة إلى أي تعديلات ضرورية.

EDI 888 – صيانة العناصر

• إيدي 888 توفر الوثيقة طريقة إلكترونية لصيانة العناصر. تتيح التنسيقات القياسية مثل X12 وANSI وEDIFACT للمصنعين والموردين والوسطاء أو الوكلاء توصيل معلومات مفصلة حول المنتجات الجديدة أو التغييرات التي تطرأ على مواصفات المنتج الحالية.

EDI 997 – الإقرار الوظيفي

• إيدي 997 الوثيقة هي إقرار إلكتروني باستلام وثيقة EDI أخرى. وهي تتبع التنسيقات القياسية مثل X12 وANSI وEDIFACT، مما يسمح للشركاء التجاريين بتأكيد النقل الناجح للوثيقة.

يعد الإقرار الوظيفي لـ EDI جزءًا أساسيًا من معاملة تبادل البيانات الإلكترونية على سبيل المثال، عندما يرسل المشتري طلب شراء، يمكن للمورد الرد بنموذج EDI 997، لتأكيد الاستلام والإشارة إلى ما إذا كان الطلب مقبولاً أو معدلاً أو مرفوضاً.

كيف تعمل وثيقة EDI 

تتضمن العملية في المقام الأول الخطوات الثلاث الحاسمة الموضحة أدناه: 

الخطوة 1: إعداد المستندات للنقل 

تتضمن الخطوة الأولى في إرسال مستند EDI إعدادًا شاملاً، والذي يتضمن العديد من المهام الحيوية. أحد الجوانب الأكثر أهمية هو تعيين البيانات، حيث يتم تعيين البيانات من نظام المصدر في الحقول ذات الصلة بمستند EDI. يعد تعيين البيانات بشكل صحيح أمرًا بالغ الأهمية لأنه يضمن دقة وسلامة المعلومات التي يتم إرسالها. 

بعد تعيين البيانات، تنتقل العملية إلى التحقق من صحة البيانات. خلال هذه المرحلة، يتم التحقق من اكتمال البيانات ودقتها، والتأكد من ملء جميع الحقول المطلوبة بشكل صحيح، وأن المعلومات تتوافق مع المعايير مثل تلك التي وضعها المعهد الوطني الأمريكي للمعايير (ANSI).  

المهمة النهائية في هذه الخطوة هي اختبار EDI، وهو أمر ضروري للتأكد من أن المنظمة المتلقية يمكنها بنجاح دمج البيانات ونقلها ومعالجتها داخل أنظمتها. 

تستطيع الشركات إعداد مستندات EDI من خلال تنظيم البيانات اللازمة باستخدام طرق مختلفة. وتشمل هذه الطرق إدخال البيانات يدويًا، أو تصدير البيانات من جداول البيانات أو قواعد البيانات، أو استخدام برامج تولد تلقائيًا ملفات إخراج منسقة لترجمة EDI.  

الخطوة 2: ترجمة المستندات إلى تنسيق EDI 

بمجرد أن تصبح المستندات جاهزة، فإن الخطوة التالية هي ترجمتها إلى تنسيق EDI. هذه الترجمة ضرورية لأنها تحول البيانات إلى تنسيق موحد لضمان قدرة المنظمة المتلقية على معالجتها دون مشاكل. عادةً ما تتولى برامج EDI المتخصصة عملية الترجمة، وأتمتة التحويل وتضمين ميزات للتحقق من صحة البيانات و الالتزام الشيكات. 

تتمتع الشركات بخيار إدارة عملية الترجمة هذه داخليًا باستخدام برامجها، الأمر الذي قد يتطلب خبرة محددة في تعيين البيانات لضمان الارتباط الصحيح بين البيانات الداخلية وتنسيق EDI. وبدلاً من ذلك، يمكن للشركات الاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهمة مزود خدمة تبادل البيانات الإلكترونية، الذي سيتولى عملية الترجمة ويضمن أن البيانات تلبي جميع المعايير اللازمة قبل إرسالها إلى الشريك التجاري. 

الخطوة 3: نقل مستندات EDI إلى شركاء العمل 

الخطوة الأخيرة في معالجة مستندات EDI هي نقل المستندات المترجمة إلى الشريك التجاري. تتضمن هذه الخطوة إنشاء قناة اتصال آمنة، والتي يمكن القيام بها مباشرة من خلال بروتوكولات مثل AS2 أو عبر مزود شبكة EDI. بمجرد إنشاء الاتصال، يتم تعبئة المستندات في مغلف EDI وإرسالها عبر الشبكة. من الأهمية بمكان مراقبة هذا الإرسال لضمان التسليم الناجح والحفاظ على سجلات دقيقة. 

يمكن للشركات اختيار طريقة النقل بناءً على احتياجاتها المحددة وتفضيلات شركائها التجاريين. وقد يشمل ذلك الاتصالات المباشرة أو مزودي الشبكة أو مزيجًا من الاثنين، اعتمادًا على حجم المعاملات المتوقع وطبيعة الشراكة. 

أتمتة 

لتبسيط عمليات تبادل البيانات الإلكترونية بشكل أكبر، غالبًا ما تنفذ الشركات أدوات الأتمتة. تتولى هذه الأدوات ترجمة رسائل تبادل البيانات الإلكترونية وتوجيهها والتحقق من صحتها، مما يضمن دمج البيانات بسلاسة مع أنظمة الأعمال الأخرى. تعمل الأتمتة على تحسين كفاءة ودقة معاملات تبادل البيانات الإلكترونية. كما تضمن الامتثال للقوانين واللوائح ذات الصلة. بروتوكولات نقل الملفات، مما يقلل بشكل كبير من الجهد اليدوي. 

وفي الختام 

إن قدرة EDI على أتمتة العمليات وضمان توحيد البيانات والتكامل بسلاسة مع أنظمة الأعمال الحالية تجعلها أصلًا لا يقدر بثمن للشركات التي تتطلع إلى تحسين سلاسل التوريد الخاصة بها وتحسين الإنتاجية الإجمالية. ومع توسع الشركات في نطاقها العالمي ومواجهتها لضغوط تنافسية متزايدة، تصبح الحاجة إلى حلول EDI الموثوقة والفعّالة أكثر أهمية. 

Astera توصيل EDI يعد هذا الحل حلاً مخصصًا للمؤسسات لتبادل البيانات بين الشركات دون أي متاعب. تغطي المنصة الموحدة الخالية من التعليمات البرمجية عملية تبادل البيانات إلكترونيًا بالكامل - من استخراج البيانات وترجمتها إلى إنشاء الإقرارات وإرسالها. تتيح واجهة السحب والإفلات البديهية للمستخدمين غير الفنيين تخصيص المعاملات والشرائح والتحقق بسهولة. 

Astera يتيح EDI Connect للمستخدمين: 

• إنشاء ملفات تعريف مفصلة لشركاء التجارة:قم بتحديد متطلبات تعيين البيانات الفريدة، وفحوصات التحقق، ومجموعات المعاملات المخصصة. 

• التحقق من صحة الملفات:تأكد من أن جميع الملفات الواردة والصادرة تفي بمعايير التحقق القياسية والمخصصة. 

• معالجة المستندات والملفات المعقدة الخاصة بتبادل البيانات الإلكترونية:يمكنك التعامل مع الملفات مهما كان حجمها وتعقيدها بسهولة. 

• تحديد سير العمل وأتمتته:إنشاء إقرارات فنية ووظيفية تلقائيًا عند استلام رسائل EDI. 

• تلبية متطلبات الشريك:تبادل ملفات EDI بسلاسة باستخدام AS2 وFTP والبريد الإلكتروني. 

• إنشاء معاملات هرمية:استخدم مكتبة التحويلات المضمنة لإنشاء معاملات EDI معقدة. 

• تصحيح الأخطاء في الوقت الحقيقي:قم بمعالجة أخطاء التخطيط على الفور للحفاظ على الدقة والكفاءة.