مدونات

الصفحة الرئيسية / مدونات / ما هي المعالجة الذكية للمستندات؟

جدول المحتويات
الآلي, لا كود مكدس البيانات

تعلم كيف Astera يمكن لـ Data Stack تبسيط وتبسيط إدارة بيانات مؤسستك.

ما هي المعالجة الذكية للوثائق؟

8 مايو، 2024

مصادر البيانات غير المهيكلة

التقدم التكنولوجي في الذكاء الاصطناعي (منظمة العفو الدولية) جعلت من الممكن للشركات اكتشاف رؤى ذات مغزى من المستندات غير المهيكلة بشكل أكثر كفاءة من أي وقت مضى. يتبنى عدد متزايد من المؤسسات الحديثة المعالجة الذكية للوثائق (IDP) لتحويل البيانات غير المهيكلة وشبه المهيكلة إلى معلومات قابلة للاستخدام.

إنها بالتأكيد خطوة في الاتجاه الصحيح. يجب على الشركات الاستفادة من AI-بالطاقة أدوات استخراج البيانات لمعالجة المستندات بكفاءة. إنه أسرع وأكثر فعالية من حيث التكلفة وأكثر قابلية للتطوير.

ما هي المعالجة الذكية للوثائق (IDP)؟

كل وثيقة عمل لها نمط وتخطيط ومصطلحات مختلفة. فاتورة بائع واحدة "تسوية الفاتورة في غضون 30 يومًا"هو"الدفع مستحق في غضون شهر". حتى المستندات من نفس البائع قد تختلف في التنسيق والهيكل. تحتوي كل هذه الملفات ، بما في ذلك العقود والفواتير ووثائق الإيجار وفواتير الخدمات ، على بيانات غير منظمة يجب التقاطها وتنظيمها وتنظيفها وفرزها والتحقق من صحتها وتحميلها إلى مستودع بيانات لإعداد التقارير والتحليل.

معالجة المستندات الذكية هي نهج قائم على التكنولوجيا يعمل على أتمتة معالجة المستندات واستخراج المعلومات القيمة. مقارنة ب وثيقة استخراج البيانات، IDP يشمل مجموعة أوسع من القدرات لأنه يجمع بين التعرف البصري على الأحرف (OCR) ، والذكاء الاصطناعي (AI) ، ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP) ، وخوارزميات التعلم الآلي (ML) لمعالجة المستندات. كما أنه يمكّن الأجهزة من فهم محتوى البيانات وسياقها ومعناها في المستندات المختلفة ، بغض النظر عن تنسيقها أو هيكلها.

لماذا تعتبر المعالجة الذكية للمستندات مهمة؟

أثناء التعامل مع البيانات المنظمة بشكل مباشر إلى حد كبير ، معالجة وتحليل البيانات غير المهيكلة شاق. يزود IDP المستخدمين بالقدرة على معالجة العديد من أنواع المستندات ، بما في ذلك ملفات PDF وجداول البيانات ومستندات Word وغيرها. تقدم منصات IDP حلاً قويًا يسهل الوصول إليه استخراج البيانات من هذه الوثائق عن طريق التخلص من الحاجة إلى أي تدخل يدوي. تمكنك البيانات المستخرجة ، عند دمجها ، من اتخاذ قرارات موثوقة وتحسين كفاءة الأعمال.

سبب آخر لضرورة المعالجة الذكية للوثائق هو أنها يمكن أن تكون جزءًا لا يتجزأ من رحلة التحول الرقمي لعملك. من خلال تبني IDP ، فإنك تنتقل من العمليات اليدوية والورقية إلى عمليات سير العمل المؤتمتة. يمكّنك هذا التحول من الاستفادة من مزايا التقنيات الناشئة ودفع الابتكار عبر شركتك.

كيف تعمل المعالجة الذكية للوثائق؟

تعمل معالجة المستندات الذكية على رفع مستوى تقنية استخراج بيانات الذكاء الاصطناعي يحدد أوجه التشابه بين البيانات من خلال معيار محدد مسبقًا. تحدد خوارزميات ML و NLP مجموعات البيانات ذات الصلة وتحولها إلى بيانات قابلة للاستخدام. قد يشمل كل شيء من الأسماء والعناوين إلى مبالغ الفواتير وملفات تعريف البائعين.

تؤدي تقنية أتمتة العمليات الروبوتية إلى مزيد من المرونة وقابلية التوسع في معالجة المستندات ، مع الحد الأدنى من التدخل اليدوي أو عدمه. نتيجة لذلك ، يمكن للمؤسسات تسريع مهام معالجة المستندات الخاصة بها.

احتضان معالجة المستندات الذكية

فيما يلي الخطوات الرئيسية المتضمنة في المعالجة الذكية للمستندات:

  1. تناول المستندات والمعالجة المسبقة: تبدأ العملية باستلام المستندات ، غالبًا بتنسيقات مختلفة مثل الصور الممسوحة ضوئيًا أو ملفات PDF أو المستندات الإلكترونية. يتم استيراد هذه المستندات إلى برنامج أو منصة ذكية لمعالجة المستندات للمعالجة المسبقة ، والتي تتضمن تحسين جودة المستندات وقابليتها للقراءة من خلال تقليل الضوضاء وتقنيات أخرى.
  2. التعرف البصري على الأحرف (OCR): يقوم OCR بعد ذلك بتحويل النص الممسوح ضوئيًا أو المستند إلى الصور إلى نص يمكن قراءته آليًا. يتعرف برنامج OCR على الأحرف والكلمات والفقرات الموجودة في المستندات ، مما يمكّن النظام من تفسير البيانات النصية وتحليلها.
  3. معالجة اللغة الطبيعية (NLP): يتم استخدام خوارزميات البرمجة اللغوية العصبية لفهم سياق ومعنى النص المستخرج. تحلل هذه الخوارزميات البنية ، والنحو ، والقواعد.
  4. استخراج البيانات والتعرف على الكيان: يقوم برنامج IDP بعد ذلك بتحديد واستخراج نقاط البيانات ذات الصلة من المستندات. تتضمن هذه العملية سحب معلومات محددة مثل الأسماء أو العناوين أو التواريخ أو أرقام الفاتورة. يصنف التعرف على الكيانات كيانات مثل الأشخاص أو المؤسسات أو المواقع المذكورة في المستندات.
  5. المصادقة والتحقق: البيانات المستخرجة هي التحقق من صحة والتحقق منها مقابل مصادر موثوقة لضمان دقة البيانات واتساقها. يمكن أن يتضمن مطابقة البيانات المستخرجة مع البيانات المخزنة بالفعل في قواعد البيانات أو التحقق من قواعد العمل المحددة مسبقًا.
  6. التكامل وأتمتة سير العمل: يتم بعد ذلك دمج البيانات المستخرجة في أنظمة وتدفقات العمل النهائية. يمكن دمج حلول IDP مع تطبيقات برمجية أخرى ، مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) ، لتمكين تدفق سلس للبيانات في جميع أنحاء مؤسستك.

نتيجة لذلك ، يمكن للمؤسسات تسريع مهام معالجة المستندات الخاصة بها. تستخدم العديد من الصناعات - بما في ذلك الرعاية الصحية والمالية والقانونية ، على سبيل المثال لا الحصر - استخراج بيانات الذكاء الاصطناعي للعثور على رؤى بالإضافة إلى تحديد التناقضات والأخطاء في المستندات غير المهيكلة.

عرض

ما هي فوائد المعالجة الذكية للوثائق؟

توفر المعالجة الذكية للمستندات العديد من الفوائد الجذابة. توفر قدرة التكنولوجيا على استخراج البيانات من المستندات ومعالجتها فوائد كبيرة من حيث الكفاءة والدقة وتوفير التكاليف. كما أنه يمكّن المؤسسات من تبسيط سير العمل المستند إلى المستندات ، مما يمكّن الموظفين من التركيز على المزيد من المهام ذات القيمة المضافة.

أفضل جزء في معالجة المستندات الذكية هو أنها تتعلم وتتحسن باستمرار من خلال التكيف مع متطلبات ومتغيرات المستندات الجديدة. في النهاية ، يجعل IDP إدارة المستندات أقل كثافة في العمل وأكثر دقة.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها الاستفادة من IDP:

توفير الوقت والمال

يؤدي تنفيذ المعالجة الذكية للمستندات إلى تقليل الوقت المستغرق في مهام المعالجة اليدوية للمستندات بشكل كبير ، مما يسمح لأعضاء فريقك بالتركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى. لم يعودوا بحاجة إلى التدقيق في أكوام المستندات أو إدخال البيانات يدويًا. بدلاً من ذلك ، يمكنهم استثمار وقتهم في المهام الحرجة ، مثل التعامل مع العملاء ، والشعور بمزيد من الإنتاجية.

علاوة على ذلك ، يمكن أن يؤدي برنامج معالجة المستندات الذكي إلى توفير كبير في التكلفة لعملك. من خلال أتمتة معالجة المستندات ، فإنك تقلل أيضًا من الحاجة إلى العمالة اليدوية وتقلل من النفقات المرتبطة بالتوظيف وتدريب الموارد الإضافية. يمكن أن تقلل الدقة والكفاءة التي تحصل عليها من المخاطر المالية المرتبطة بالأخطاء ، مثل الأخطاء غير الصحيحة الفواتير. يمكنك بعد ذلك إعادة توجيه هذه الوفورات في التكاليف إلى مبادرات إستراتيجية أخرى تعمل على تحسين نمو الأعمال والقدرة التنافسية.

تعزيز الدقة

بغض النظر عن مدى دقة فريقك ، يمكن أن يستمر حدوث الخطأ البشري وسيستمر. ومع ذلك ، فإن برنامج IDP يقلل بشكل كبير من مخاطر حدوث خطأ بشري في معالجة المستندات. استخراج البيانات الآلي يضمن الالتقاط الدقيق للمعلومات من المستندات ويزيل عدم الدقة التي يمكن أن تحدث أثناء الإدخال اليدوي للبيانات.

دمج الأنظمة الموجودة

يمكن أن يتكامل برنامج IDP مع أنظمة إدارة المستندات الحالية ، مثل برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، أو تطبيقات الأعمال الأخرى. هذا التكامل تمكنك من الاستفادة من قدرات IDP عبر أقسام وعمليات متعددة داخل شركتك. كما أنه يضمن التدفق السلس للبيانات ويقلل من النقل اليدوي للبيانات ، مما يعزز كفاءة سير العمل بشكل عام.

تحقيق الامتثال والأمن

يمكنك الاستفادة من منصة IDP للالتزام بالمتطلبات التنظيمية والحفاظ على مسارات التدقيق. تعمل هذه الحلول على تبسيط عمليات الامتثال من خلال إنشاء مسار رقمي موثوق يثبت أنه لا يقدر بثمن أثناء عمليات التدقيق وإنفاذ لوائح حماية البيانات.

بالإضافة إلى ذلك ، يتيح IDP إمكانية التخزين الآمن والتحكم في الوصول إلى المستندات الحساسة ، وحماية المعلومات السرية من الوصول غير المصرح به أو انتهاكات البيانات.

إفتح قابلية التوسع

يمكن لحلول آي دي بي الحديثة التعامل مع كميات كبيرة من المستندات ، مما يجعلها قابلة للتطوير بدرجة كبيرة وقابلة للتكيف مع نمو الأعمال واحتياجاتها المتغيرة. يمكن لهذه الحلول إدارة متطلبات معالجة المستندات المتزايدة بسهولة دون المساس بالكفاءة مع نمو عملك وحجم المستندات.

عوامل يجب مراعاتها عند اختيار برنامج معالجة المستندات الذكي

منظم مقابل غير منظم

 

يمكن أن يصبح اختيار حل IDP الصحيح أسهل إذا كنت تعرف احتياجات عملك ومن أين تبدأ. فيما يلي بعض العوامل الرئيسية التي يجب وضعها في الاعتبار لضمان اختيار حل معالجة المستندات الذكي الذي يحتاجه عملك:

وقت النشر

كلما زادت سرعة استخراج البيانات من ملف وثيقة غير مهيكلة واشتقاق الأفكار ، كلما تمكنت من تحقيق وفورات في التكاليف بشكل أسرع. اختر حل IDP الذي يدعم القوالب القابلة لإعادة الاستخدام لأنه يسمح بمعالجة المستندات بشكل أسرع على نطاق واسع.

دقة البيانات

حلول معالجة المستندات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي والتي لا تقدم الدقة تضر أكثر مما تنفع. تؤدي البيانات غير الدقيقة وغير الصحية إلى اتخاذ قرارات غير صحيحة ، مما يضر في النهاية بأداء عملك. لذلك ، فإن وجود وظائف التحقق من صحة البيانات أمر ضروري لضمان نتائج دقيقة.

التدرجية

دقيق وقوي حل استخراج البيانات التي يمكن أن تعزز مبادرات ذكاء الأعمال الخاصة بك أمر حتمي لتحقيق نتائج إيجابية. نفس القدر من الأهمية هو التأكد من أن الحل قابل للتطوير ويمكنه تلبية احتياجات الشركة المستقبلية. تعد القدرة على إضافة المزيد من الخوادم بسرعة ميزة كبيرة أيضًا. من الناحية المثالية ، قد تبحث عن حل IDP مع اتصال سحابي لإثبات استثمارك في المستقبل.

مرونة

يجب أن يكون حل معالجة المستندات الذكي مرنًا للغاية في استخراج البيانات غير المهيكلة. يجب أن يكون المستخدمون قادرين على استخراج الحقول ذات الصلة ، وإضافة حقول جديدة لإثراء مجموعات البيانات وحذف الحقول الحالية لسحب المعلومات المفيدة فقط للحفاظ على البيانات المنظمة نظيفة وواضحة.

بيئة لا كود

يجب أن يكون لحل استخراج بيانات الذكاء الاصطناعي الحديث واجهة مستخدم سهلة وبديهية. يعد الحل الخالي من التعليمات البرمجية مثاليًا لأنه يمكّن مستخدمي الأعمال الذين لديهم خلفية غير برمجية من التعامل مع عملية استخراج البيانات. يؤدي تقليل الاعتماد على تكنولوجيا المعلومات إلى زيادة كفاءة العمليات التجارية.

حالات استخدام المعالجة الذكية للوثائق

تعثر المعالجة الذكية للمستندات (IDP) على تطبيقات في مختلف الصناعات ويمكن استخدامها في حالات استخدام متعددة. وهنا بعض الأمثلة:

  • الخدمات المالية: في مجلة الخدمات المالية الصناعة، يمكن لـ IDP أتمتة معالجة طلبات القروض ومطالبات التأمين والبيانات المالية. اقرأ المزيد عن استخراج بيانات المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في مجال التمويل.
  • الرعاية الصحية: يمكن استخدام IDP لتبسيط إدارة السجلات الطبيةواستخراج بيانات المريض من السجلات الصحية الإلكترونية وتقارير المختبر والفواتير الطبية. المزيد.
  • الموارد البشرية: يمكن لقسم الموارد البشرية أتمتة استخراج معلومات الموظف من السير الذاتية وتطبيقات الوظائف ونماذج إعداد الموظفين باستخدام برنامج ذكي لمعالجة المستندات.
  • القانونية: تعمل المعالجة الذكية للوثائق على أتمتة استخراج المعلومات ذات الصلة من العقود والاتفاقيات والمراسلات القانونية.
  • سلسلة التوريد والخدمات اللوجستية: مع آي دي بي ، سلسلة التوريد يمكن للأقسام أتمتة معالجة مستندات الشحن والفواتير والنماذج الجمركية ، واستخراج البيانات ذات الصلة مثل أرقام التتبع وتفاصيل الشحن ومعلومات المنتج.
  • التعليم: يمكن استخدام IDP لأتمتة العمليات الإدارية في المؤسسات التعليمية ، مثل تسجيل الطلاب ومعالجة النصوص وتطبيقات المساعدة المالية.

هذه ليست سوى أمثلة قليلة لحالات الاستخدام المتنوعة للنازحين في مختلف الصناعات. يمكن الاستفادة من معالجة المستندات الذكية في كل قسم وصناعة تقريبًا لهيكلة البيانات غير المهيكلة بكفاءة وفعالية.

كلمات فراق

عندما يتعلق الأمر استخراج البيانات غير المهيكلة، الأتمتة ليست ترقية ولكنها ضرورة. تتعامل كل مؤسسة تقريبًا مع الملفات الرقمية مثل الفواتير وأوامر الإيصالات وإيصالات الدفع وما إلى ذلك. يجعل حل المعالجة الآلية عمليات سير عمل استخراج البيانات غير المنظمة أبسط وفعالية من حيث التكلفة وأكثر كفاءة.

اسمحوا Astera تساعدك على إطلاق العنان لثروة المعلومات المحتجزة في البيانات غير المهيكلة للبقاء في صدارة المنافسة. Astera ReportMiner، وهو حل استخراج البيانات لدينا ، يبسط وأتمت مهام إدارة البيانات الروتينية غير المنظمة.

الان مع التقاط AI، يمكنك بسهولة استخراج البيانات المدفونة في مستندات غير مهيكلة. تتيح لك أحدث ميزة ، المدعومة بتقنية مدفوعة بالذكاء الاصطناعي ، استخراج البيانات من ملفات PDF بنقرة واحدة وهيكل البيانات غير المهيكلة في ثوانٍ.

بمجرد أن يصبح القالب القابل لإعادة الاستخدام جاهزًا ، يمكنك استخدام مهام سير العمل المؤتمتة لتشغيل استخراج البيانات غير المهيكلة في التشغيل التلقائي. سيضمن ذلك معالجة المستندات وإعداد التقارير والتحليلات بشكل دقيق وسلس عبر عملك.

جرب ReportMiner or التحدث إلى فريق المبيعات لدينا حول متطلباتك.

ربما يعجبك أيضا
ما هي إمكانية ملاحظة البيانات؟ دليل كامل
استكشاف مصدر البيانات: ضمان سلامة البيانات وصحتها
ما هي البيانات الوصفية ولماذا هي مهمة؟
مع مراعاة Astera لتلبية احتياجات إدارة البيانات الخاصة بك؟

أنشئ اتصالاً خاليًا من التعليمات البرمجية مع تطبيقات مؤسستك وقواعد البيانات والتطبيقات السحابية لدمج جميع بياناتك.

دعونا نتواصل الآن!
يتيح الاتصال