إدارة المعلومات مقابل إدارة البيانات: تحليل مقارن

كل تفاعل رقمي يولد البيانات. يمكن أن توفر هذه البيانات رؤى لا تقدر بثمن وتدفع عملية صنع القرار الفعالة عند إدارتها بفعالية. ومع ذلك، وفقا لاستطلاع الرأي، ما يصل إلى 68٪ من البيانات داخل المؤسسة تظل غير مستخدمة، مما يمثل موردًا غير مستغل لدفع نمو الأعمال. وتكمن إحدى الطرق لإطلاق هذه الإمكانات في مفهومين بالغي الأهمية: إدارة البيانات وإدارة المعلومات.

تركز حوكمة البيانات على الجوانب الفنية والتشغيلية لإدارة البيانات، بينما تنظر حوكمة المعلومات إلى السياسات والإجراءات والاستراتيجيات الأوسع التي توجه استخدام البيانات. إنها مختلفة، ولكنها تكمل بعضها البعض، وتوفر نهجا شاملا ل إدارة البيانات.

فهم إدارة البيانات

مراقبة البيانات هي مجموعة من العمليات والسياسات والمعايير والمقاييس التي تتحكم وتدير استخدام البيانات داخل المؤسسات. والغرض الأساسي منه هو ضمان جودة أصول البيانات التنظيمية وسلامتها وأمنها واستخدامها الفعال.

تشمل الأهداف الرئيسية لإدارة البيانات ما يلي:

• تعزيز الملكية الواضحة: تعيين الأدوار لضمان المساءلة والإدارة الفعالة لأصول البيانات.
• ضمان جودة البيانات: تنفيذ تدابير لتحسين دقة البيانات واتساقها وموثوقيتها.
• تنفيذ إدارة دورة الحياة: إنشاء عمليات فعالة لإنشاء البيانات وتخزينها والتخلص منها.
• حماية عناصر التحكم في الوصول: تنفيذ آليات قوية لحماية البيانات الحساسة من الوصول أو التعديل غير المصرح به.

فهم إدارة المعلومات

تعد حوكمة المعلومات مصطلحًا أوسع يشمل حوكمة البيانات في إطارها. ويشير إلى الاستراتيجيات والسياسات والإجراءات التي تدير وتستخدم جميع المعلومات داخل المنظمة. إنه نهج استراتيجي يضع المعلومات كأحد الأصول الحاسمة، مما يعزز عملية صنع القرار والنمو التنظيمي.

وتضمن حوكمة المعلومات استخدام جميع المعلومات المتاحة بفعالية، مما يساعد في جهود الامتثال وتحقيق الأهداف الاستراتيجية. تشمل الأهداف الرئيسية لحوكمة المعلومات ما يلي:

• ضمان الامتثال التنظيمي: مواءمة الممارسات مع القوانين واللوائح لتخفيف المخاطر والحفاظ على الثقة.
• تعزيز تبادل المعرفة: تعزيز التعاون للاستفادة من الخبرات الجماعية للابتكار والتحسين.
• تنفيذ التدابير الأمنية: فرض التشفير والمراقبة لحماية المعلومات الحساسة.
• تبسيط حفظ السجلات: تحسين العمليات من أجل التنظيم الفعال للسجلات واسترجاعها والاحتفاظ بها.

إدارة المعلومات مقابل إدارة البيانات: الاختلافات الرئيسية

في حين أن حوكمة البيانات والمعلومات تلعب أدوارًا أساسية في إدارة أصول البيانات والمعلومات الخاصة بالمؤسسة، إلا أنها تختلف في النطاق والتركيز.

الجانب	حوكمة البيانات	إدارة المعلومات
تركز	إدارة جميع أنواع أصول البيانات	إدارة جميع أشكال أصول المعلومات
اهدافنا	ضمان الدقة والاتساق والأمن والامتثال لأصول البيانات	فهم قيمة الأعمال واحتياجات الامتثال لأصول المعلومات
النشاطات	إدارة جودة البيانات وإدارة البيانات الوصفية وخصوصية البيانات وأمنها	إدارة الوثائق، إدارة السجلات، الامتثال
مجال	الجوانب الفنية لإدارة البيانات داخل الأنظمة	منظور أوسع، بما في ذلك المعلومات المتعلقة بالوثائق والمعرفة والملكية الفكرية
أصحاب المصلحة	مشرفو البيانات، أقسام تكنولوجيا المعلومات	المديرون التنفيذيون، والفرق القانونية، وإدارات تكنولوجيا المعلومات، وفرق أمن المعلومات، وما إلى ذلك.

لتلخيص ذلك، بينما تركز حوكمة البيانات على إدارة أصول البيانات، تعمل حوكمة المعلومات على توسيع العدسة لضمان استخدام جميع أصول المعلومات بشكل فعال ومتوافق، بما يتماشى مع الأهداف التنظيمية العامة.

 

سيناريوهات العالم الحقيقي لإدارة البيانات وإدارة المعلومات في العمل

يعد تعلم كيفية تطبيق مناهج إدارة البيانات وإدارة المعلومات عبر الصناعات أمرًا مهمًا لفهم أهميتها العملية. فيما يلي بعض السيناريوهات الواقعية حيث يتم تنفيذ كل نهج بفعالية:

حوكمة البيانات

ضمان جودة التجارة الإلكترونية: في التجارة الإلكترونية، تضمن إدارة البيانات اتساق جودة المنتج. يمكن للمنصات توحيد معلومات المنتج ومراقبته جودة البيانات، مما يعزز ثقة العملاء ويقلل العوائد ويعزز القدرة التنافسية.

أمن بيانات الرعاية الصحية: تعد إدارة البيانات أمرًا حيويًا لحماية معلومات المرضى. من خلال تنفيذ ضوابط الوصول الصارمة وإجراءات التشفير، تقوم مؤسسات الرعاية الصحية بحماية البيانات الحساسة، مما يضمن خصوصية المريض وسريته.

إدارة المعلومات

إدارة الإمتثال المالي: تحافظ المؤسسات المالية على الامتثال التنظيمي من خلال حوكمة المعلومات. ويمكنها التخفيف من مخاطر الامتثال والحفاظ على ثقة أصحاب المصلحة من خلال تحديد وتنظيم البيانات الخاضعة للوائح، مثل Dodd-Frank أو Basel III، وإنفاذ السياسات المقابلة.

إدارة المعرفة التعليمية: تعمل المؤسسات التعليمية على تحسين تبادل المعرفة من خلال حوكمة المعلومات. ومن خلال تنظيم الموارد الأكاديمية وتنفيذ ضوابط الوصول، تدعم المؤسسات أهداف التدريس والتعلم، وتعزز الابتكار والتعاون.

كيف تعمل إدارة البيانات وإدارة المعلومات معًا؟

تعد إدارة البيانات وإدارة المعلومات أطرًا تكميلية تعمل على إدارة البيانات التنظيمية وأصول المعلومات بشكل فعال. يساعد دمج ممارسات إدارة البيانات وإدارة المعلومات على معالجة الجوانب الفنية والتجارية لإدارة البيانات والمعلومات.

تضمن حوكمة البيانات تكامل البياناتوالدقة والأمن داخل الأنظمة التنظيمية. وفي المقابل، تضمن حوكمة المعلومات إدارة جميع أصول المعلومات، بما في ذلك المستندات والسجلات والملكية الفكرية، بفعالية طوال دورة حياتها.

فوائد تنفيذ إدارة البيانات والمعلومات معًا

إن الجمع بين ممارسات حوكمة البيانات وحوكمة المعلومات يمكّن المؤسسات من اعتماد نهج شامل للحوكمة، يغطي جميع جوانب إدارة البيانات والمعلومات. هذا النهج الشامل يمكّن المنظمات من:

• تعظيم قيمة البيانات والمعلومات: يمكن للمؤسسات استخلاص أقصى قيمة من موارد البيانات والمعلومات الخاصة بها من خلال إدارة أصول البيانات والمعلومات الخاصة بها بشكل فعال. تضمن حوكمة البيانات بيانات دقيقة ومتسقة وآمنة، بينما تضمن حوكمة المعلومات استخدام أصول المعلومات لتعظيم قيمتها بالنسبة للمؤسسة.
• تخفيف المخاطر وضمان الامتثال: يساعد دمج ممارسات إدارة البيانات وإدارة المعلومات المؤسسات على تخفيف المخاطر المرتبطة بانتهاكات البيانات وانتهاكات الخصوصية وعدم الامتثال للوائح. تضمن حوكمة البيانات الامتثال للوائح والمعايير المتعلقة بالبيانات. ومع ذلك، تضمن حوكمة المعلومات الامتثال لمتطلبات إدارة المعلومات الأوسع، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون HIPAA، مما يعزز الامتثال التنظيمي وجهود إدارة المخاطر.
• تعزيز عملية صنع القرار والابتكار: توفر ممارسات الحوكمة المتكاملة إطارًا شاملاً لإدارة أصول البيانات والمعلومات، والتي يمكن أن تدعم اتخاذ القرارات المستنيرة وتحفيز الابتكار. تضمن حوكمة البيانات لصانعي القرار الوصول إلى بيانات دقيقة وموثوقة وآمنة. وتضمن حوكمة المعلومات إمكانية الوصول إلى أصول المعلومات ذات الصلة، وإدارتها بشكل جيد، ومتوافقة، مما يسهل التعاون والابتكار.

أفضل الممارسات لتنفيذ إدارة البيانات والمعلومات معًا

وبالنظر إلى فوائد الجمع بين هذين النهجين، كيف يمكن للمستخدمين تنفيذهما بفعالية؟ يتطلب دمج ممارسات حوكمة البيانات والمعلومات اتباع نهج استراتيجي والالتزام بأفضل الممارسات.

فيما يلي سبع أفضل الممارسات لتحقيق ذلك:

1. وضع سياسات وأطر واضحة: تحديد سياسات وأطر واضحة لإدارة البيانات وإدارة المعلومات تتوافق مع الأهداف التنظيمية والمتطلبات التنظيمية. يجب أن تحدد هذه السياسات الأدوار والمسؤوليات والعمليات لإدارة أصول البيانات والمعلومات عبر المؤسسة.
2. إشراك أصحاب المصلحة عبر الإدارات: يعد التعاون والمشاركة من أصحاب المصلحة عبر الإدارات أمرًا بالغ الأهمية لتنفيذ ممارسات الحوكمة بنجاح. إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين، بما في ذلك وحدات الأعمال وفرق تكنولوجيا المعلومات والإدارات القانونية والامتثال وإدارة المخاطر، لضمان أن سياسات الحوكمة تلبي احتياجات وأولويات جميع أصحاب المصلحة.
3. تحديد أصول البيانات والمعلومات: تحديد وتصنيف أصول البيانات والمعلومات بناءً على حساسيتها وأهميتها وقيمتها للمنظمة. تتضمن هذه الخطوة إنشاء ملف كتالوج البيانات كنظام جرد مركزي لسهولة اكتشاف البيانات. يصنف الكتالوج الأصول حسب النوع والملكية والاستخدام، ويقدم نظرة شاملة للبيانات المتاحة.
4. تنفيذ إدارة دورة حياة البيانات والمعلومات: تطوير وتنفيذ عمليات لإدارة دورة حياة أصول البيانات والمعلومات، بدءًا من الإنشاء والاستحواذ وحتى الاحتفاظ بها والتخلص منها. تتضمن هذه الخطوة وضع سياسات الاحتفاظ بالبيانات وإجراءات الأرشفة وآليات التخلص منها لضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية وتخفيف مخاطر التعرض للبيانات والمعلومات.
5. ضمان جودة البيانات وسلامتها: ينفذ إدارة جودة البيانات ممارسات للحفاظ على دقة أصول البيانات واكتمالها واتساقها. تتضمن هذه الممارسات وضع معايير جودة البيانات وإجراء التنميط البيانات وأنشطة التطهير ومراقبة مقاييس جودة البيانات بانتظام لتحديد المشكلات ومعالجتها بشكل استباقي.
6. توفير التدريب والتوعية المستمرة: تثقيف الموظفين حول أهمية حوكمة البيانات وممارسات حوكمة المعلومات من خلال البرامج التدريبية وورش العمل وحملات الاتصال. تعزيز ثقافة إدارة البيانات والوعي بأمن المعلومات لتشجيع الالتزام بسياسات الحوكمة وتعزيز ممارسات إدارة البيانات والمعلومات المسؤولة.
7. المراقبة والتحسين المستمر: مراقبة وتقييم فعالية ممارسات الحوكمة بانتظام من خلال عمليات التدقيق والمراجعات ومقاييس الأداء. تتضمن هذه العملية تحديد مجالات التحسين بناءً على تعليقات أصحاب المصلحة والاحتياجات واللوائح التنظيمية المتغيرة. بالإضافة إلى ذلك، إعطاء الأولوية للقدرة على التكيف من خلال التحسين المستمر لأطر وأساليب الحوكمة لتلبية المتطلبات المتطورة لإدارة البيانات والمعلومات.

الاستثمار في الحلول التكنولوجية، مثل حلول إدارة البياناتومنصات إدارة البيانات، وأنظمة إدارة الوثائق، وأدوات إدارة البيانات الوصفية، مهمة لدعم ممارسات الحوكمة بشكل فعال. يمكن لهذه الأدوات أتمتة تصنيف البيانات، وفرض سياسات الحوكمة، وتوفير الرؤية لأصول البيانات والمعلومات عبر المؤسسة.

من خلال تنفيذ أفضل الممارسات والاستفادة من الحلول مثل Astera، يمكن للشركات إطلاق العنان للإمكانات الكاملة لأصول البيانات الخاصة بها مع تخفيف المخاطر وتعظيم فرص الابتكار والنمو.

وفي الختام

تعد إدارة البيانات وإدارة المعلومات أمرًا محوريًا للفرق التي تتطلع إلى تحقيق إدارة فعالة للبيانات والمعلومات داخل مؤسستهم. وهي تشكل الأساس للوصول السلس إلى البيانات على مستوى الشركة واتخاذ القرارات التعاونية والمتعددة الوظائف. إنها تعزز الثقة في البيانات من خلال إنشاء بروتوكولات واضحة لسلامة البيانات وأمنها وامتثالها. ونتيجة لذلك، يمكن للفرق استخدام الرؤى بثقة لاتخاذ قرارات مستنيرة.

Asteraيوفر حل حوكمة البيانات الخاص بـ منصة مركزية للإشراف على أصول بيانات الشركة دون عناء، مما يلغي الحاجة إلى البرمجة. متكاملة داخل Astera مكدس البيانات، حلنا الشامل لإدارة البيانات، Astera تعمل إدارة البيانات على تمكين مستخدمي الأعمال من التعامل مع مسار البيانات بالكامل بسلاسة. علاوة على ذلك، فهو يضمن توافر أصول البيانات الصحيحة للفرق المناسبة في الوقت المناسب - كل ذلك ضمن أداة واحدة موحدة.

هل تبحث عن إرشادات لتنفيذ حوكمة البيانات والمعلومات؟ اتصل بنا الآن.