تشكل الوثائق جزءًا لا يتجزأ من العمليات في كل صناعة تقريبًا. خذ على سبيل المثال قطاع الخدمات اللوجستية والنقل، حيث تعالج الشركات مئات الآلاف من الوثائق يوميًا للحفاظ على حركة البضائع وسلسلة التوريد وظيفية. إذن، ماذا تفعل شركات الخدمات اللوجستية للتعامل مع هذا العدد الهائل من الوثائق؟ والأهم من ذلك، كيف يمكنها استخدام تكنولوجيا معالجة الوثائق الذكية (IDP) لإدارة وثائقها واستخراج البيانات التي تحتاجها؟ 

تتناول هذه المدونة معالجة المستندات الذكية في مجال الخدمات اللوجستية ودور IDP في أتمتة إدارة المستندات في الصناعة. 

الحالة الحالية للأتمتة في معالجة المستندات اللوجستية  

إذا كنت تقرأ هذا المقال، فمن المحتمل جدًا أنك تعمل في مجال الخدمات اللوجستية، مما يعني أنك على دراية بجميع أنواع المستندات المختلفة التي يتم إنتاجها ومعالجتها. 

من الفواتير التجارية، وسندات الشحن البحري والجوي، وسندات الشحن، وأوامر الشراء، وقوائم التعبئة إلى إشعارات الوصول، وملصقات الشحن، والإيصالات، والإقرارات الجمركية، وإثباتات التسليم، وغير ذلك الكثير، تحمل كل وثيقة معلومات أساسية تساعد في تتبع الشحنات، وتأكيد تفاصيل المعاملات، وتلبية متطلبات الامتثال. ويتطلب ضمان نقل البضائع بسلاسة أن تحصل الأطراف المعنية على هذه المستندات في الوقت المناسب، وهو ما لا يمكن تحقيقه إلا إذا تمت معالجتها بسرعة ودقة. 

وللاستجابة لهذه الاحتياجات، قامت الشركات بأتمتة معالجة الملف وسير العمل الإدارية. استخدام التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والتقنيات القائمة على القواعد للمهام المتكررة، مثل استخراج البيانات وفرز المستندات، هو مثال جيد. كما يتم استخدام البرامج النصية وسير العمل البسيطة لتوجيه المستندات إلى الأقسام أو الأنظمة الصحيحة، مما يضمن وصولها إلى وجهاتها المقصودة. 

من الواضح أن أدوات الأتمتة الأساسية هذه تمكن فرق التوثيق من تنسيق المستندات وإنشاء قوالب موحدة لأنواع مماثلة من المستندات. ولكن دعونا لا ننسى أن كل مستند له تنسيقه الخاص وحقول البيانات ومتطلبات الامتثال التي يجب مراعاتها، وخاصة عند التعامل مع شركاء أعمال متعددين. وهذا يقودنا إلى تحديات معالجة المستندات في قطاع الخدمات اللوجستية. 

لا تزال معالجة المستندات اللوجستية تواجه العديد من التحديات 

لقد أدى التحول من العمليات الورقية إلى التوثيق الرقمي إلى أتمتة العديد من المهام المتكررة في صناعة الخدمات اللوجستية والنقل. ومع ذلك، فإن التحدي الذي لا يزال قائماً هو الحجم المتزايد باستمرار للوثائق إلى جانب تنسيقاتها المتغيرة والكم الكبير من الوقت والموارد البشرية المطلوبة لمعالجة واستخراج المعلومات المطلوبة بكفاءة من الوثائق المهمة. 

المعالجة اليدوية 

على الرغم من التطورات الحديثة، لا تزال العديد من شركات الخدمات اللوجستية تعتمد على أساليب معالجة المستندات اليدوية حيث يكون أعضاء الموظفين مسؤولين عن إدخال البيانات من المستندات المادية أو الرقمية في أنظمتها الداخلية. ومن الواضح أن هذا النهج يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء، مثل كتابة كمية الشحنة بشكل خاطئ أو إدخال رمز جمركي بشكل غير صحيح. وتشكل مثل هذه الأخطاء محركات للتأثيرات اللاحقة المكلفة، مما يؤدي إلى التأخير وفقدان الفرص. 

حجم الوثائق 

حتى بالنسبة لشركة لوجستية متوسطة الحجم، فإن معالجة مئات أو آلاف المستندات بانتظام أمر شائع. تحتوي كل وثيقة على نقاط بيانات بالغة الأهمية يجب التقاطها والتحقق من صحتها ومشاركتها مع أصحاب المصلحة المعنيين، مما يعني أن الطريقة الوحيدة للمضي قدمًا هي معالجتها بكفاءة. بدون الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، تواجه شركات الخدمات اللوجستية تأخيرات في المعالجة ومخاطر تفويت التسليمات، مما يؤدي إلى استياء العملاء. 

التكامل مع الأنظمة الموجودة 

تتعامل منظمة سلسلة التوريد النموذجية مع العديد من شركاء الأعمال، مما يعني أنها ملزمة بالتعامل مع جميع أنواع المستندات. وللقيام بذلك بشكل فعال، فهي بحاجة إلى أنظمة يمكنها التواصل بسلاسة. في بعض الحالات، على سبيل المثال عندما ادخال شريك جديديتعين على المؤسسات إنشاء تكاملات جديدة من أجل إدارة مستندات معينة، وخاصةً إذا كانت غير منظمة وتختلف بشكل كبير في التنسيق. ويصبح هذا تحديًا مع انضمام المزيد من الشركاء ذوي الاحتياجات المختلفة. 

التدقيق والتتبع 

ما هي سلسلة التوريد إذا أزلنا عنها الرؤية؟ نعم، إنها عبارة عن سلسلة من العمليات غير المترابطة التي تفتقر إلى التنسيق والكفاءة. وتعتبر المستندات مفتاحًا لاكتساب الرؤية حول حركة السلع على طول سلسلة التوريد، مما يجعل من المهم للغاية أن نتمكن من تتبعها وتتبعها. إن تعدد أصحاب المصلحة وأنواع المستندات المتنوعة والعمليات اليدوية كلها عوامل تزيد من تعقيد تتبع المستندات. 

IDP تعزز أتمتة إدارة المستندات اللوجستية 

نظرًا للتحديات الحالية، يتبنى مزودو الخدمات اللوجستية وسلسلة التوريد بشكل متزايد حلول الأتمتة المعتمدة على الذكاء الاصطناعي والتي تعمل على تسريع إدارة المستندات واستخراج البيانات. 

وإليك كيف حلول معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي يتيح للشركات إدارة المستندات مع الحد الأدنى من التدخل اليدوي: 

تصنيف الوثائق اللوجستية والشحن 

عند استلام وثيقة الشحن، برنامج IDP يقرأ النص والتخطيط لتحديد ما إذا كان فاتورة أو أي نوع آخر من المستندات. 

استخراج البيانات من الوثيقة 

على عكس التعرف الضوئي على الحروف التقليدي، حلول النازحين داخليا قادرون على استخراج النص مع نقاط البيانات الرئيسية مثل معرفات الشحن وكميات المنتجات والتاريخ ومبالغ الفواتير. ما الذي يجعل استخراج بيانات الذكاء الاصطناعي الأمر الذي يستحق الاهتمام من جانب شركات الخدمات اللوجستية هو قدرتها على استخراج البيانات من المستندات شبه المنظمة وغير المنظمة، مثل قائمة التعبئة أو ملفات إيدي. 

التحقق من صحة البيانات للجودة الشاملة 

يتم فحص البيانات المستخرجة للتأكد من توافقها مع قواعد العمل المحددة. تتيح لك القواعد المحددة مسبقًا التأكد من تنسيق بياناتك حسب الحاجة ومنع نقاط البيانات غير المرغوب فيها من الدخول إلى أنظمتك. أمثلة على تأكيد صحة البيانات يمكن أن تكون القواعد هي التحقق من أن معرف الشحنة يتطابق مع المعرف الموجود في بيانات الشركة قاعدة بيانات أو التأكد من أن مبالغ الفاتورة تتوافق مع المعاملات المسجلة. 

التعامل مع المستندات غير المنظمة 

غالبًا ما تتضمن الخدمات اللوجستية مستندات غير منظمة، مثل إيصالات التسليم المكتوبة بخط اليد أو رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على تعليمات شحن مضمنة. تواجه الأتمتة التقليدية صعوبات في التعامل مع هذه التنسيقات، ولكن مؤسسة التنمية الدولية يستخدم التعلم الآلي للتكيف والتعلم من كل مستند يعالجه. 

إن استخدام قدرات معالجة اللغة الطبيعية يعني أن الأنظمة قادرة على فهم المستند في سياقه. لذا، حتى إذا قام المورد بتغيير تنسيق قائمة التعبئة الخاصة به، فإن نظام IDP الموثوق به سيظل قادرًا على تحديد نقاط البيانات ذات الصلة دون الحاجة إلى تدخل يدوي. 

التكامل السلس وقابلية التشغيل البيني 

توفر منصات IDP القدرة على نقل البيانات إلى المتلقي المقصود. يمكن لأعضاء الفريق الوصول بسهولة إلى هذه البيانات من الأنظمة الداخلية ذات الصلة، مثل برنامج ERP أو نظام مركزي. مستودع البيانات، واتخاذ القرارات. 

نظرًا لأن الذكاء الاصطناعي يقوم بكل هذا من تلقاء نفسه، فسوف يتعين عليك التحقق من أي أخطاء في المرات القليلة الأولى. ويعتمد عدد المرات التي ستحتاج فيها إلى القيام بذلك على دقة الحل المستخدم، حيث تتمتع الأدوات بمستويات متفاوتة من الدقة مع وثيقة استخراج البيانات. 

المستندات اللوجستية التي يمكن لـ IDP أتمتتها 

لذا ، ما هي أنواع مختلفة من الوثائق تُستخدم في قطاع الخدمات اللوجستية حيث يمكنك معالجة المعلومات واستخراجها تلقائيًا؟ في حين أن قائمة المستندات قد تكون طويلة، فإن المستندات التالية هي المستندات الأكثر استخدامًا في الخدمات اللوجستية والنقل والتي يجب أن تفكر في استخدام برنامج IDP لها: 

أوامر الشراء 

تعتبر الوثيقة بمثابة طلب رسمي لتوريد البضائع. معالجة أوامر الشراء يتضمن استخراج معلومات مثل أرقام الطلب وأوصاف العناصر والكميات والأسعار المتفق عليها وشروط التسليم. 

بوليصة الشحن 

تصدر شركات الشحن الجوي والبحري سندات الشحن كدليل على استلامها للبضائع للشحن. تتضمن هذه المستندات تفاصيل مهمة حول الوجهة والمرسل إليه والطريق ورقم شهادة الشحن ووصف الشحنة ومعلومات الناقل. 

طلبات التوصيل 

يصدر الناقلون أوامر تسليم تسمح بتسليم البضائع إلى المرسل إليه أو أي طرف آخر معين مخول من قبل المرسل إليه. تتضمن المعلومات الأساسية التي يجب استخراجها بشكل عام أرقام أوامر التسليم وتفاصيل المرسل إليه وتفاصيل العنصر وتعليمات التسليم. 

فواتير الشحن 

تحتوي فاتورة الشحن على معلومات حول رسوم الشحن المستحقة لنقل البضائع، وعادة ما تكون بين الشاحن والناقل. يتم استخراج رسوم الشحن وشروط الشحن وتفاصيل المرسل إليه والشاحن وتفاصيل الشحنة (الوزن والحجم) وشروط الدفع عادةً من فواتير الشحن. 

بوليصة الشحن (BOL) 

بوليصة الشحن هي وثيقة قانونية، تُستخدم عادةً في سياق الشحن البحري، يصدرها الناقل للشاحن للإقرار باستلام الشحنة. ومن بين المعلومات الأخرى، تفصّل بوليصة الشحن أسماء الشاحن والمرسل إليه، وتعليمات الشحن، وأوصاف العناصر، والكميات، والوزن، وشروط الشحن. 

الفواتير 

تفصل الفواتير الرسوم المفروضة على السلع أو الخدمات المقدمة وهي وثيقة أساسية للعمليات المالية والمحاسبية في مجال الخدمات اللوجستية. عادةً ما يتم تضمين أرقام الفواتير وتواريخها وتفاصيل البنود (وصف المنتج والكميات وأسعار الوحدات) والمبلغ الإجمالي وشروط الدفع وتفاصيل الضرائب وتواريخ الاستحقاق. مستخرج من الفواتير. 

قوائم التعبئة 

غالبًا ما يتم إرسال قوائم التعبئة مع الفواتير، وهي تحدد محتويات الشحنة، بما في ذلك أوصاف العناصر والكميات وطرق التعبئة. يتم تفصيل أسماء المنتجات والكميات والأبعاد وأوزان العناصر الفردية في الشحنة، بالإضافة إلى طرق التعبئة المستخدمة (الصناديق، والمنصات، وما إلى ذلك) في قائمة التعبئة. 

نماذج تتبع الشحنات 

تستخرج شركات الخدمات اللوجستية أرقام التتبع وحالة الشحنة والموقع والوقت المتوقع للتسليم من نموذج تتبع الشحنة. تمكنها نقاط البيانات هذه من تتبع حالة الشحنة أثناء انتقالها عبر مراحل مختلفة من سلسلة التوريد. 

الإقرارات الجمركية 

يُطلق عليه أيضًا إقرار البضائع، ويحتوي إقرار الجمارك على معلومات تصف البضائع التي يتم استيرادها أو تصديرها وقيمتها ووجهتها. حقول البيانات مثل رمز الجمارك وتصنيفات التعريفة الجمركية وأوصاف البضائع رموز النظام المنسق (HS)وقيمة الشحنة والأصل تشكل معلومات أساسية يتم استخراجها من هذه المستندات. 

إيصالات التسليم/إثبات التسليم (POD) 

إيصال التسليم أو إثبات التسليم هو إقرار بتسليم البضائع إلى المستلم المقصود واستلامها منه. عادةً، يكون تاريخ التسليم وتفاصيل المستلم والعناصر المسلمة والتوقيعات (إن وجدت) نقاط بيانات رئيسية يتم استخراجها من إيصال التسليم. 

فوائد معالجة المستندات الذكية في الخدمات اللوجستية 

تقدم IDP العديد من المزايا التي تسهل الانتقال من العمليات التقليدية إلى تدفقات عمل معالجة المستندات الرقمية الفعالة. وهي تعالج التحديات التشغيلية المحددة التي تواجهها شركات الخدمات اللوجستية، وتساعدها على تحسين تدفقات عملها وتقديم خدمات أفضل لعملائها. وتشمل المزايا الرئيسية ما يلي: 

• إن التخلص من الأخطاء المرتبطة بإدخال البيانات يدويًا يعني أنه يمكنك استخراج بيانات دقيقة من مستندات مثل الفواتير وإشعارات الشحن 
• يتطلب IDP تدخلاً يدوياً بسيطًا، مما يعني معالجة أسرع للمستندات وعمليات لوجستية أكثر سلاسة 
• الأتمتة وتقليل الأخطاء تؤدي إلى توفير التكاليف 
• يؤدي تحسين عملية الفوترة والمحاسبة للشحنات إلى تقصير دورة الفوترة 
• يؤدي استخراج البيانات بسرعة ودقة من قوائم التعبئة وتقارير المخزون إلى إدارة فعالة للمخزون 

حلول معالجة المستندات الذكية تجعل الانتقال سهلاً 

في كل مرة تقرر فيها دمج تقنية جديدة في عملياتك، عليك إجراء تحليل دقيق لحالتك الحالية وكيف ستساعدك التقنية المضافة في الوصول إلى الحالة المطلوبة. وتنطبق نفس القواعد عند تنفيذ IDP لتسريع معالجة المستندات وإدارتها في قطاع الخدمات اللوجستية. 

لحسن الحظ، لن يكون التمرين مكثفًا لأن برنامج IDP يقوم بمعظم العمل الشاق من خلال التكامل مع أنظمة إدارة النقل (TMS) الحالية ومنصات تخطيط موارد المؤسسات وأدوات إدارة المستندات وسير العمل الأخرى. ومع ذلك، فإن هذا لا يعفيك من المتطلبات الأساسية - التخطيط الدقيق وصياغة استراتيجيات التنفيذ. بمجرد مراعاة الأساسيات، لن تضطر إلى الشروع في إصلاح كامل لأنظمتك الحالية للاستفادة منها الذكاء الاصطناعي لمعالجة المستندات. 

باختصار، تبدأ أدوات IDP في تقديم القيمة على الفور. يسمح الانتقال السلس بأتمتة المهام الحرجة مثل استخراج البيانات وتصنيف المستندات بشكل أسرع دون منحنى تعليمي حاد. ولهذا السبب من الأهمية بمكان اختر موثوقًا أداة تحديد الهوية. 

كيفية Astera يساعد شركات الخدمات اللوجستية والنقل في الحصول على بيانات IDP 

Astera يقدم حلاً ذكيًا حديثًا لمعالجة المستندات، مدعومًا بـ Astera الذكاء الاصطناعي، الذي لا يسهل نشره فحسب، بل يسهل استخدامه أيضًا، حتى بالنسبة لمستخدمي الأعمال. فهو يتيح لك استخراج البيانات من المستندات غير المنظمة بسرعة ودقة دون أي تدخل يدوي. 

بدافع Astera تستطيع: 

• استخراج بيانات محددة من الفواتير وأوامر الشراء ومستندات الشحن الأخرى ببساطة عن طريق تحديد الحقول ذات الصلة 
• البحث عن المعلومات الأساسية واستخراجها من مستندات الخدمات اللوجستية والشحن بشكل سياقي باستخدام الذكاء الاصطناعي 
• التكامل بسلاسة مع مجموعة البيانات والأنظمة الحالية لديك لتبسيط معالجة المستندات وإدارتها 
• ضمان جودة البيانات ودقتها باستخدام الميزات المضمنة للتحقق من صحة البيانات 
• التعامل مع تبادل البيانات الإلكترونية والملفات المحددة باستخدام كل من التعيين القائم على القواعد والتعيين المدعوم بالذكاء الاصطناعي 
• أتمتة سير عمل معالجة المستندات بالكامل من البداية إلى النهاية 

وأكثر من ذلك بكثير — كل ذلك دون كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية. 

تواصل معنا اليوم لمعرفة المزيد حول كيفية تبسيط معالجة المستندات وإدارتها باستخدام Astera.