يعد التقاط الفواتير جزءًا أساسيًا من عملية حسابات الدفع الخاصة بالشركة، ولكن الطرق اليدوية التقليدية قد تؤدي إلى إبطاء العمليات وإحداث أخطاء مكلفة. ومع نمو الشركات، تزداد أيضًا تعقيدات إدارة الفواتير بكفاءة. وهنا يأتي دور الأتمتة - مساعدة الشركات على تبسيط سير العمل لديها وتوفير الوقت والحد من الأخطاء البشرية. 

في هذه المدونة، سنستكشف كيف يمكن لالتقاط الفواتير تلقائيًا تبسيط عملياتك، من استخراج البيانات إلى التكامل. باستخدام التكنولوجيا المناسبة، يمكن للمؤسسات ضمان أوقات معالجة أسرع ودقة محسنة وسير عمل أكثر سلاسة للحسابات الدائنة. 

ما هو التقاط الفاتورة؟ 

تتضمن عملية التقاط الفواتير سحب المعلومات الأساسية من الفواتير - مثل تفاصيل المورد وأكواد المرجع ومواعيد الدفع والمبالغ والشروط - وتحويلها إلى تنسيق رقمي. إنها خطوة أساسية في معالجة الفواتير، حيث تساعد فرق الحسابات الدائنة على مراجعة المدفوعات والموافقة عليها وإدارتها بكفاءة. 

غالبًا ما تتلقى الشركات فواتير بتنسيقات وتخطيطات مختلفة من بائعين مختلفين، مثل النسخ الورقية أو ملفات PDF أو الصور الممسوحة ضوئيًا. يمكن لحلول التقاط الفواتير التعامل مع هذا التنوع باستخدام تقنيات مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والذكاء الاصطناعي (AI) للتعرف على البيانات الرئيسية واستخراجها، بغض النظر عن التنسيق.  

على سبيل المثال، قد تتلقى شركة تجزئة تعمل مع عدة موردين فواتير بتصميمات مختلفة - حيث تسرد إحدى الفواتير المبالغ الإجمالية في الأعلى والأخرى في الأسفل. تعمل أداة التقاط الفواتير على توحيد هذه البيانات ودمجها في نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بالشركة وضمان معالجة جميع الفواتير بدقة وفي الوقت المحدد. 

مشاكل مع التقاط الفاتورة يدويًا 

تقليديًا، تقوم الشركات بتجميع بيانات الفواتير يدويًا. حيث يقوم الموظفون بمراجعة كل فاتورة بعناية، واستخراج المعلومات الرئيسية مثل أسماء البائعين وأرقام الفواتير والتاريخ والمبالغ وشروط الدفع، وإدخال هذه البيانات في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات. وفي حين نجح هذا النهج مع الشركات الصغيرة ذات حجم الفواتير القابل للإدارة، إلا أنه أصبح يستغرق وقتًا طويلاً ويزيد من احتمالية حدوث أخطاء مع نمو عدد الفواتير.  

تتضمن بعض تحديات النهج اليدوي ما يلي: 

• استهلاك الوقت:تتطلب معالجة الفواتير يدويًا قدرًا كبيرًا من الوقت والجهد، بدءًا من التحقق من التفاصيل وحتى إدخال البيانات في الأنظمة. وتؤدي هذه العملية إلى تأخير الموافقات والمدفوعات، مما يتسبب في حدوث اضطرابات في التدفق النقدي وإبطاء العمليات التجارية. ووفقًا للأبحاث، 41% من فرق الحسابات الدائنة تفيد بأن أوقات الدورة الأطول تشكل هذه الأمور عائقًا كبيرًا أمام النجاح، مما يجعل سير العمل بأكمله أقل كفاءة. 

• ارتفاع مخاطر الأخطاء:يعتبر الخطأ البشري خطرًا مستمرًا عند إدخال البيانات يدويًا. تواجه نسبة مذهلة تبلغ 68% من الشركات أخطاء في أكثر من 1% من فواتيرهممما يؤدي إلى دفع مبالغ زائدة، وتفويت الخصومات، واختلافات في الدفع. يمكن أن تؤدي هذه الأخطاء إلى تعطيل التدفق النقدي، وتتطلب تصحيحات تستغرق وقتًا طويلاً، وتؤدي إلى توتر العلاقات مع الموردين. 

• زيادة تكاليف التشغيل:يمكن أن تتراكم تكاليف معالجة الفواتير يدويًا بسرعة. في المتوسط، يمكن أن تصل التكلفة إلى 16 دولارًا لكل فاتورة، وفقًا لـ معهد المالية والإدارةوعلى النقيض من ذلك، يمكن للعمليات الآلية أن تقلل هذه التكلفة إلى ما يصل إلى 3 دولارات لكل فاتورة، مما يحرر الموارد التي يمكن إنفاقها بشكل أفضل في مكان آخر في العمل. 

• عدم وجود رؤية في الوقت الحقيقي:عند معالجة الفواتير يدويًا، من الصعب الحصول على رؤية واضحة ومحدثة للوضع الحالي. غالبًا ما يتم تخزين البيانات عبر أنظمة مختلفة أو في ملفات مادية، مما يجعل من الصعب تتبع حالات الفواتير في الوقت الفعلي. نتيجة لذلك، 22% من فرق الحسابات الدائنة تعاني من نقص الرؤيةمما يؤدي إلى التأخير، وتفويت المواعيد النهائية، وضعف التوقعات المالية. 

• قابلية محدودة: ما يقرب من 50% من الفواتير لا تزال ورقيةمما يجعل من الصعب على الشركات توسيع نطاق عملياتها بكفاءة مع نموها. يمكن أن يؤدي الاعتماد على الأساليب اليدوية إلى التأخير وانعدام الكفاءة مع زيادة حجم الفواتير. تُظهر الأبحاث من Ardent Partners أن الفوترة الآلية يمكن أن خفض التكاليف بنسبة 50% إلى 80%، مما يوضح أن الأتمتة هي المفتاح لإدارة أحجام أكبر بشكل فعال ودعم نمو الأعمال.

الشكل: تنسيقات الفاتورة والدفع 

كيف تحل ميزة التقاط الفواتير الآلية هذه المشكلات: 

تعالج عملية التقاط الفواتير الآلية هذه التحديات باستخدام تقنيات متقدمة مثل التعرف الضوئي على الحروف والذكاء الاصطناعي لاستخراج ومعالجة البيانات من الفواتير تلقائيًا، بغض النظر عن التنسيق. يمكن لهذه الأنظمة استخراج المعلومات الرئيسية تلقائيًا من الفواتير - سواء كانت على ورق أو بتنسيق PDF أو إلكتروني - وإدخالها مباشرة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات. يقلل هذا من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، مما يؤدي إلى تسريع دورة معالجة الفواتير وتقليل الأخطاء. 

فوائد التقاط بيانات الفواتير تلقائيًا 

يعمل التقاط الفواتير تلقائيًا على تبسيط عملية إصدار الفواتير، مما يوفر الوقت ويقلل الأخطاء. كما أنه يعزز الكفاءة ويحسن الدقة ويعزز العلاقات مع البائعين. وفيما يلي بعض الفوائد الرئيسية: 

• أوقات معالجة أسرع: مع الأتمتة، يتم تقليل الوقت المستغرق لمعالجة الفواتير بشكل كبير. حيث يمكن أن تستغرق المعالجة اليدوية ساعات، يمكن للأنظمة الآلية التقاط بيانات الفاتورة والتحقق منها وتحميلها على الفور. في الواقع، يمكن للأتمتة تسريع وقت معالجة الفاتورة بنسبة تصل إلى 82%، تسريع سير عمل الموافقة وضمان دورات دفع أسرع.  

• انخفاض معدل استثناء الفاتورة: يقلل التقاط الفواتير تلقائيًا من عدد الفواتير التي تحتاج إلى اهتمام خاص أو تصحيحات. يساعد هذا فرق الحسابات الدائنة على تجنب التأخيرات الناجمة عن الاستثناءات، مثل التفاصيل المفقودة أو غير الصحيحة. من خلال تقليل هذه المشكلات، يمكن للشركات الاستفادة من خصومات الدفع المبكر والحفاظ على العمليات السلسة. 

• تحسين العلاقات مع البائعين: تضمن الأتمتة سداد المدفوعات في الوقت المناسب وإصدار الفواتير بدقة، مما يؤدي إلى علاقات أقوى مع البائعين. ومن خلال ضمان معالجة الفواتير بسرعة ودقة، يمكن للشركات الحفاظ على الثقة والموثوقية مع الموردين، مما قد يفتح أيضًا فرصًا للحصول على شروط دفع أو خصومات أفضل. 

التقاط ومعالجة البيانات من مئات الفواتير في دقائق

أتمتة التقاط بيانات الفاتورة باستخدام Asteraحل معالجة المستندات المدعوم بالذكاء الاصطناعي من شركة '. أياً كان التنسيق أو البنية، Astera يُبسط العملية بالنسبة لك.

14-day Free Trial

كيف تعمل أتمتة التقاط الفواتير 

تبسط أتمتة التقاط الفواتير عملية استخراج بيانات الفواتير والتحقق منها ومعالجتها. وفيما يلي شرح واضح خطوة بخطوة: 

1. تحصيل الفواتيريتم جمع الفواتير من مصادر متعددة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمستندات الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF وغيرها من التنسيقات الإلكترونية، مما يضمن التقاط جميع الفواتير - بغض النظر عن نوعها. 
2. مسح الفواتير ورقمنتها:بالنسبة للفواتير الورقية، يقوم النظام بمسحها وتحويلها إلى صيغ رقميةتضمن تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) استخراج النص وتحويله إلى بيانات قابلة للقراءة بواسطة الآلة. 
3. استخراج البيانات:يستخرج النظام تلقائيًا تفاصيل مهمة مثل أرقام الفواتير والتاريخ وأسماء البائعين وبنود السطور والمبالغ وشروط الدفع. تعمل الأدوات المتقدمة القائمة على الذكاء الاصطناعي على تعزيز الدقة من خلال تحديد وتفسير حتى البيانات غير المنظمة. 
4. التحقق من صحة البيانات والتحقق منها:يتم فحص البيانات المستخرجة وفقًا لقواعد العمل المحددة مسبقًا لضمان الدقة. ويشمل ذلك تحديد التكرارات ومطابقة أوامر الشراء والتحقق من التفاصيل الرئيسية مثل الإجماليات وشروط الدفع. ويتم تسليط الضوء على أي تناقضات للمراجعة. 
5. عملية الموافقة: بعد التحقق من صحة الفواتير، يتم توجيهها عبر سير عمل آلية للموافقة عليها. ويقوم النظام بإخطار الجهات المعنية المناسبة، مما يتيح الحصول على الموافقات بشكل أسرع مع الحفاظ على الامتثال للعمليات الداخلية. 
6. تكامل البيانات:يتم دمج الفواتير المعتمدة بسلاسة في أنظمة المحاسبة أو منصات تخطيط موارد المؤسسات أو الأدوات المالية الأخرى لمزيد من المعالجة والدفع، مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا. 

الميزات الرئيسية لتقنية التقاط الفواتير 

تعمل تقنية التقاط الفواتير الحديثة على تبسيط عملية الفوترة بأكملها من خلال الجمع بين الأدوات المتقدمة والأتمتة الذكية. فيما يلي بعض الميزات البارزة التي يوفرها نظام التقاط الفواتير: 

• تحصيل الفواتير من مصادر متعددة
  يجمع الفواتير من تنسيقات مختلفة، مثل ملفات PDF، ورسائل البريد الإلكتروني، والمستندات الممسوحة ضوئيًا، والفواتير الإلكترونية، مما يضمن الإدخال السلس من قنوات متعددة. 

• معالجة المستندات بذكاء (نازحون داخليا)
  يستخدم الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لاستخراج بيانات الفواتير وتصنيفها والتحقق منها بذكاء، بغض النظر عن التنسيق أو التعقيد. من خلال التعلم من الأنماط بمرور الوقت، فإنه يعزز الدقة والكفاءة، مما يضمن التقاط الفواتير بسلاسة وموثوقية. 

• المعالجة بدون لمس
  يقوم بأتمتة سير عمل معالجة الفواتير من البداية إلى النهاية، من استخراج البيانات إلى التحقق والتكامل، مما يقلل من التدخل اليدوي. 

• مطابقة الفواتير تلقائيًا
  يطابق بيانات الفاتورة مع أوامر الشراء والإيصالات لضمان عملية مطابقة ثلاثية سلسة، مما يقلل من وقت المعالجة والتناقضات. 

• التحقق من صحة البيانات من خلال مشاركة الإنسان
  يجمع بين الأتمتة والإشراف البشري للتعامل مع الاستثناءات أو الحالات المعقدة، مما يضمن دقة البيانات والحفاظ على التحكم عند الحاجة. يعزز هذا التوازن الثقة في النظام مع السماح بتحسين العملية بشكل مستمر.

ابدأ باستخدام التقاط الفاتورة باستخدام Astera 

Astera يجعل التقاط الفواتير أمرًا بسيطًا وسريعًا وخاليًا من الأخطاء. تستفيد منصتنا سهلة الاستخدام من الأتمتة الذكية لمساعدة الشركات على تقليل الجهود اليدوية وتحسين الدقة وتعزيز الكفاءة عبر فريق الحسابات الدائنة. 

بدافع Astera، يمكنك: 

• تقليل الأخطاء بنسبة 97%:تقليل الأخطاء في عمليات حساباتك الدائنة من خلال الأتمتة التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي والتي تضمن التقاط الفواتير والتحقق منها بدقة. 

• معالجة الفواتير أسرع بـ 8 مرات:تسريع أوقات معالجة الفواتير الخاصة بك بشكل كبير، وتحسين الكفاءة وتقليل التأخير في دورات الموافقة والدفع. 

• استخراج البيانات أسرع بنسبة 90%:تسريع استخراج البيانات من الفواتير باستخدام الأتمتة المتقدمة، مما يضمن استجابة أسرع وسير عمل أكثر كفاءة للحسابات الدائنة. 

هل أنت مستعد لتبسيط عملية التقاط الفاتورة الخاصة بك؟ اتّصل بنا اليوم لنرى كيف Astera يمكن أن يساعدك على تحسين الدقة وتعزيز الكفاءة وخفض التكاليف.