ما هي البيانات الوصفية؟

تشير البيانات الوصفية إلى المعلومات المتعلقة بالبيانات التي تمنحها مزيدًا من السياق والأهمية. فهو يسجل الجوانب الأساسية للبيانات (على سبيل المثال، التاريخ أو الحجم أو الملكية أو نوع البيانات أو مصادر البيانات الأخرى) لمساعدة المستخدمين على اكتشافها وتحديدها وفهمها وتنظيمها واسترجاعها واستخدامها - وتحويل المعلومات إلى أصول مهمة للأعمال.

فكر في الأمر كملصقات على صندوق تصف ما بداخله. تسهل البيانات الوصفية العثور على البيانات التي تحتاجها واستخدامها. تتضمن عناصر البيانات التعريفية النموذجية ما يلي:

• تفاصيل المحتوى: العنوان والوصف والعلامات والفئات
• معلومات الملكية/الوصول: المنشئ وتاريخ الإنشاء والمعدل وعناصر التحكم في الوصول

ما هي بعض الأمثلة على البيانات الوصفية؟

دعونا نلقي نظرة على مثال لفهم أفضل:

البيانات الوصفية لملف جدول البيانات:

تحتوي جداول البيانات على أنواع مختلفة من البيانات التعريفية، بما في ذلك رؤوس الأعمدة وعدد الصفوف والأعمدة. في المثال أعلاه، يعد صف الجدول ورؤوس الأعمدة وتعليق Saba أمثلة على البيانات الوصفية، حيث أنها توفر سياقًا للبيانات الموجودة في الصفوف التالية. هذا النوع من البيانات الوصفية يسهل العمل مع البيانات الحالية.

تتضمن عناصر بيانات التعريف الأخرى في جدول البيانات أوصاف المصدر، والعلاقات بين الجداول، وقواعد التحقق من صحة البيانات، وأنواع البيانات، وإحصائيات الأعمدة (القيم المفقودة، القيم الدنيا أو القصوى، التوزيع)، ومعلومات ملكية البيانات، وتاريخ الإنشاء، والتعليقات، وسجل التحديث.

أمثلة أخرى: 

بالإضافة إلى جدول البيانات، تسهل البيانات الوصفية تنظيم وتصنيف مجموعة واسعة من الأصول الرقمية، بما في ذلك الصور وصفحات الويب وملفات الكمبيوتر والمستندات وملفات نظام المعلومات الجغرافية (GIS) وقواعد البيانات العلائقية وقواعد بيانات الرسوم البيانية ورسائل البريد الإلكتروني وكود التطبيق والوسائط المتعددة. المحتوى (مقاطع الفيديو)، والتسجيلات الصوتية.

لماذا تعتبر البيانات الوصفية مهمة أكثر من أي وقت مضى اليوم؟ 

إدارة البيانات الوصفية يتجاوز وصف المحتوى. فهو يساعد على جعل المعلومات المهمة قابلة للبحث والاكتشاف، وهو ما تم اعتماده على نطاق واسع اليوم من أجل التنظيم والفعالية إدارة البيانات المقاصد. على سبيل المثال لا الحصر، فإنه:

يحسن تنظيم البيانات

تتعامل البيانات الوصفية مع كميات هائلة من البيانات من خلال التصنيف. تعمل التفاصيل الوصفية والفنية والهيكلية المتعلقة ببياناتك كأساس لتسمية البيانات وتصنيفها وتحديد موقعها واستردادها، مما يوفر الوقت والجهد، وبالتالي تحسين الإنتاجية.

يعزز إدارة البيانات

فهو يوفر رؤى حول نسب البيانات (تاريخ نشأتها والتحولات التي خضعت لها)، ومن يمكنه الوصول إليها، وكيفية ترابطها مع البيانات الأخرى. وهذا يساعد على تجنب التناقضات أو الأخطاء في البيانات، وتحسينها جودة البيانات ومن ثم تعزيز العمليات التجارية.

يزيد من قدرات اتخاذ القرار

إن التعقيد المتزايد للبيانات يجعل تحليل كميات هائلة من البيانات أمرًا صعبًا وغير واقعي. تضع البيانات الوصفية سياقًا لهذه البيانات وتضيف المزيد من البنية إليها، مما يتيح فهمًا أفضل. بالإضافة إلى ذلك، عند تشغيلها باستخدام الذكاء الاصطناعي وخوارزميات التعلم الآلي، تتم أتمتة عملية الكشف عن الحالات الشاذة وتصحيحها ووضع العلامات عليها وتصنيفها، مما يؤدي إلى تحسين إمكانية اكتشاف البيانات ودقتها، مما يتيح اتخاذ قرارات مستنيرة.   

يساعد في الامتثال والأمن

عندما فيما يتعلق بتخزين البيانات واستخدامها والاحتفاظ بها، وخاصةً معلومات تحديد الهوية الشخصية (PII)، يجب على كل شركة الالتزام بلوائح الامتثال المحددة (على سبيل المثال (HIPAA)) بغض النظر عن الصناعة. تسهل البيانات الوصفية ذلك من خلال توفير معلومات عن مالك البيانات أو منشئها (منشئيها) ونسبها، مما يساعد في تتبع دورة حياة المستند. بالإضافة إلى ذلك، تضمن البيانات التعريفية مثل مستويات الوصول والتشفير ومسارات التدقيق سلامة البيانات وسريتها.

بالإضافة إلى ذلك، تدعم البيانات الوصفية الكفاءة تكامل البيانات و ناعم ترحيل البيانات، إلى جانب تمكين التعاون وتعزيز الارتباطات بين أنظمة المؤسسة مثل ERP وCRM. علاوة على ذلك، فهي أداة قوية لاكتشاف المحتوى الحديث وتجربة العملاء المرتفعة. فهو يسمح للمشترين المحتملين بالعثور على العناوين ذات الصلة من خلال البحث والتصفح السريع. تساعد البيانات الوصفية الواضحة العملاء على فهم تفاصيل المنتج واتخاذ قرارات شراء مستنيرة.

دور البيانات الوصفية في إدارة البيانات

توفر البيانات الوصفية ثروة من المعلومات حول أصول البيانات الخاصة بك لفتح قيمتها الحقيقية.

وإليك كيفية إدارة بياناتك بشكل فعال عبر الأبعاد:

• السياق التكميلي: تضيف البيانات الوصفية طبقة من الشرح لبياناتك المخزنة في قواعد البيانات أو الأنظمة. فهو يعرض تفاصيل مصدر البيانات (من أين أتت)، وتنسيقها (كيفية تنظيمها، على سبيل المثال، الأرقام أو النصوص)، وأي تحويلات مرت بها (مثل الحسابات أو التعديلات). يتيح هذا السياق الإضافي للمستخدمين تفسير البيانات بدقة واختيار التقنيات الأكثر ملاءمة لاستخلاص رؤى موثوقة.
• البحث والتصفية: تسهل البيانات الوصفية وظائف البحث الداخلي المستند إلى النص داخل قواعد البيانات. توفر السمات الوصفية داخل البيانات التعريفية، مثل الكلمات الرئيسية والعناوين والملخصات، سياقًا داخل نتائج البحث وتمكن المستخدمين من تحديد موقع مجموعات البيانات ذات الصلة بسرعة من خلال أدوات البحث الداخلية. بالإضافة إلى ذلك، تسمح البيانات الوصفية بتصفية نتائج البحث وفرزها بناءً على معايير محددة، مما يوفر الوقت والجهد المبذول في غربلة البيانات غير ذات الصلة.
  
• البنية المنطقية: تعمل البيانات الوصفية على تبسيط كيفية تنظيم بياناتك. فهو يحدد الروابط بين عناصر البيانات، والتبعيات على بعضها البعض، وتسلسلها الهرمي ضمن مجموعة البيانات الأكبر. يسمح هذا التقسيم التفصيلي ببنية بيانات منطقية ومنظمة بشكل جيد، مما يجعل تخزين مجموعات البيانات المختلفة واسترجاعها ودمجها أكثر كفاءة.

• تتبع النسب: تسمح البيانات الوصفية بتتبع الأصل والتحويلات التي تخضع لها مجموعة البيانات داخل قاعدة البيانات طوال دورة حياتها. يسمح التاريخ الموثق بالنسب للمستخدمين بتقييم صحة البيانات وموثوقيتها، مما يضمن أنهم يعملون مع معلومات دقيقة لاتخاذ قرارات مستنيرة.
  
• فحوصات جودة البيانات: يمكن تضمين معلومات حول فحوصات جودة البيانات وعمليات التحقق من الصحة التي يتم إجراؤها على البيانات المخزنة في قواعد البيانات ضمن البيانات الوصفية. من خلال توفير رؤية أكبر لدورة حياة البيانات، تمكن البيانات التعريفية المستخدمين من تقييم دقة واكتمال مجموعة البيانات قبل استخدامها للتحليل.
• صلاحية التحكم صلاحية الدخول: تسهل البيانات التعريفية إدارة أذونات الوصول لبيانات قاعدة البيانات من خلال توفير معلومات حول أدوار المستخدم ومستويات حساسية البيانات والسمات الأخرى ذات الصلة بالتحكم في الوصول. على سبيل المثال، قد يقوم مسؤول قاعدة البيانات بتعيين قاعدة مفادها أن المستخدمين الذين لديهم دور "المدير" هم فقط الذين يمكنهم الوصول إلى البيانات التي تحمل علامة "سرية" في بيانات التعريف. من خلال تحديد أدوار المستخدم ومستويات التفويض، تساعد البيانات التعريفية على ضمان أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى البيانات الحساسة أو السرية، مما يؤدي إلى فرض المساءلة وأمن البيانات.
• مسح تعليمات الوصول: بمجرد تحديد موقع مجموعة البيانات ذات الصلة، تعرض البيانات التعريفية تفاصيل طرق الوصول، بما في ذلك متطلبات المصادقة والترخيص. ومن خلال تعليمات الوصول الواضحة، يمكن للمستخدمين الحصول على البيانات التي يحتاجونها للتحليل دون أي ارتباك، مما يؤدي إلى تبسيط عملية استرجاع البيانات. 
• المشاركة الموحدة: فهو يسمح بإنشاء تنسيقات بيانات متسقة عبر مجموعات البيانات المختلفة في نظام قاعدة البيانات الخاصة بك. من خلال توفير تنسيق موحد، تسهل البيانات الوصفية تبادل البيانات بسلاسة بين الفرق والأقسام والمؤسسات، مما يعزز التعاون واكتشاف البيانات والبحث وممارسات تبادل المعرفة.
• تقليل الاعتماد على فرق البيانات: بفضل البيانات المتوفرة بسهولة والموثقة جيدًا (بفضل البيانات الوصفية)، يمكن للمستخدمين تحديد موقع البيانات التي يحتاجونها من النظام وفهمها بشكل مستقل. وبالتالي، فإن انخفاض عبء العمل يمكّن فرق البيانات من التركيز على المهام الأكثر تعقيدًا.
• قابلية التشغيل البيني للبيانات: تسهل البيانات التعريفية إمكانية التشغيل البيني بين الأنظمة المختلفة داخل مجموعة التكنولوجيا الخاصة بك عن طريق إنشاء لغة مشتركة. وهو يحدد تنسيقات البيانات والنماذج وبروتوكولات التبادل لضمان التنسيق والتبادل السلس بين قواعد البيانات.
• مسارات المراجعة والمساءلة: كما تمت مناقشته سابقًا، تتعقب البيانات الوصفية الأشخاص الذين وصلوا إلى مجموعات بيانات معينة أو قاموا بتعديلها داخل قواعد البيانات. يؤدي هذا إلى إنشاء سجل نشاط مفصل، مما يمكّن المؤسسات من تحديد الأطراف المسؤولة، ومنع التغييرات غير المصرح بها، وتقليل خروقات البيانات. وفي التحكم بالإصدار، فإنه يسهل إجراءات التراجع في حالة حدوث أخطاء، مما يضمن سلامة البيانات.
• الامتثال المبسط: تعمل البيانات الوصفية كمترجم، مما يتيح ممارسات متسقة لمعالجة البيانات عبر الأنظمة المختلفة. فهو يسمح بالالتزام بسياسات الشركة والمتطلبات التنظيمية، بغض النظر عن مكان وجود البيانات، ويقلل من الأخطاء والتناقضات التي قد تؤدي إلى مشكلات الامتثال.

أنواع البيانات الوصفية

بناءً على الوظائف التي تخدمها عندما يتعلق الأمر بإدارة المعلومات، يتم تصنيف البيانات الوصفية إلى أنواع مختلفة، بعضها:

البيانات الوصفية

تشتمل البيانات الوصفية على تفاصيل أساسية حول مصدر البيانات (ماذا ومتى وأين ومن) بما في ذلك محتواه وسياقه وخصائصه. ويتضمن العنوان واسم المؤلف والكلمة الرئيسية والملخص وتاريخ النشر والفئة والخصائص المادية (للوسائط المادية).

وظيفة: فهو يساعد المستخدمين على اكتشاف البيانات ذات الصلة بسرعة ويسهل التحكم في الإصدار داخل أنظمة إدارة المستندات.

البيانات الوصفية الهيكلية

البيانات التعريفية للهيكل هي التنظيم الداخلي لمصدر البيانات. وهو يحدد العلاقات الهرمية بين المكونات، مما يتيح استكشاف البيانات وتحليلها بكفاءة.

وظيفة: فهو يسمح للمستخدمين بالتنقل بكفاءة عبر هياكل البيانات المعقدة وتحسين قابلية استخدام البيانات وفهم المستخدم من خلال عرض البيانات المحسن (على سبيل المثال، قائمة التنقل في موقع الويب، وأرقام الشرائح في العرض التقديمي، والعلاقات بين الوالدين والطفل في قواعد البيانات).

البيانات الوصفية الإدارية

توفر بيانات التعريف الإدارية معلومات مهمة للمساعدة في إدارة مورد البيانات أو التحكم فيه، أي رؤى حول من يملك مورد البيانات، وكيف يمكن للمستخدمين الوصول إليه، وكيفية إدارته. غالبًا ما يتم إنشاء هذا النوع من البيانات التعريفية تلقائيًا عند إدخال المحتوى في نظام إدارة المحتوى (CMS) ويلعب دورًا محوريًا في إدارة البيانات والتنقل والتسليم والاسترداد داخل CMS.

ويتضمن تفاصيل مثل تاريخ إنشاء البيانات، والمؤلف، ورقم المعرف، والتشفير أو نوع الوسائط، وأذونات الوصول، وفترة الاحتفاظ، وحقوق النشر أو الاستخدام. يعد هذا النوع من البيانات التعريفية مفيدًا في الحفاظ على سلامة البيانات والامتثال عبر القطاعات.

وظيفة: يساعد على الإدارة بيانات الإدارة والأمن، وضمان الوصول إلى البيانات وتخزينها واستخدامها بشكل مناسب، مع اتباع لوائح الاحتفاظ بالبيانات.

غالبًا ما تكون أنواع بيانات التعريف الثلاثة هذه متصلة وتعمل معًا. فيما يلي مثال على كيفية تفاعلهم مع بعضهم البعض.

البيانات الوصفية التقنية

يوفر نوع البيانات التعريفية هذا معلومات حول الخصائص التقنية للموارد الرقمية. ويصف قواعد وبنية تخزين البيانات، بما في ذلك نماذج البيانات وبروتوكولات النسخ الاحتياطي. ويتضمن عناصر مثل حجم الملف، والتنسيق (على سبيل المثال، PDF، JPEG، MP4)، وترميز الأحرف (على سبيل المثال، UTF-8، ASCII)، وطرق الضغط، ونسب البيانات، وإعدادات الأمان، والبرامج المستخدمة لإنشائها، وتفاصيل الأجهزة أو الأجهزة. .

أمثلة: تحويل البيانات القواعد والمخطط وأسماء الحقول وتفاصيل الفهرسة وعدد الصفوف أو الأعمدة ومعلومات مصدر البيانات وأنواع البيانات وعلاقات البيانات والتحكم في الوصول.

وظيفة: تعمل بيانات التعريف التقنية على زيادة إمكانية التشغيل البيني للبيانات إلى الحد الأقصى، وتحديد حالات عدم اتساق البيانات، وتوفير رؤية لسلالة البيانات (الأصل والتحويلات)، وتبسيط تكامل البيانات من خلال التقاط معلومات مصدر البيانات، وتعزيز إمكانية البحث واسترجاع الأصول الرقمية، والمساعدة في الحفاظ على البيانات والأرشفة المناسبة، وتمكين التنقل السلس وتحليل البيانات.

البيانات الوصفية النشطة مقابل البيانات الوصفية السلبية

البيانات التعريفية النشطة ديناميكية. وهو دائم التشغيل، APIعملية مدفوعة تتكامل مع أدوات مكدس البيانات الخاصة بك، وتجمع البيانات التعريفية منها، وتنشئ الذكاء، وتحفز العمل دون تدخل بشري. باختصار، فهو يصف البيانات ويضيف سياقًا إليها ويمكن أن يتغير بناءً على التفاعلات.

على سبيل المثال، تحدد البيانات الوصفية النشطة مجموعات البيانات الأكثر استخدامًا من سجلات الاستخدام التاريخية وتوصي بجدول زمني محسن لـ خط أنابيب البيانات تنفيذ. ومع ذلك، لا يتوقف الأمر هنا. وبعيدًا عن مجرد الاقتراحات، فهو يقوم بضبط مسار البيانات بشكل مستقل من خلال التكامل المباشر، وبالتالي تطوير النظام بالكامل داتا أوبس نهج مركزي.

من ناحية أخرى، تعد البيانات الوصفية السلبية عملية تقليدية وأكثر ثباتًا. فهو يصف البيانات، ويتم إنشاؤه يدويًا بواسطة البشر، ولا يغير سلوكه بناءً على الأحداث. تتضمن الأمثلة العلامات وأوصاف البيانات وأنواع البيانات ومصادر البيانات. فيما يلي تصوير مرئي للبيانات الوصفية السلبية والنشطة وكيف يمهد الأول الطريق للأخير.

من الأفضل استخدام البيانات الوصفية بشكل فعال

فيما يلي بعض أفضل الممارسات لإرشادك في الاستخدام الفعال لبياناتك الوصفية:

1. اعرف أسبابك: حدد الغرض من البيانات الوصفية الخاصة بك. حدد القيمة التجارية لبيانات التعريف التي تم التقاطها وكيف تدعم أنظمتك وعملياتك وتنظيمك.
2. تصميم مخطط مخصص: قم بإنشاء إطار عمل منظم (مخطط) لتصنيف الأصول الخاصة بك وتنظيمها بناءً على احتياجاتك المحددة.
3. اجعلها قابلة للاكتشاف: خطط لسهولة اكتشاف المحتوى والوصول إليه. اشرح من هم المستخدمون المستهدفون وما هي الأدوات والأساليب التي سيستخدمونها للعثور على البيانات الوصفية واستخدامها.
4. التركيز على القيمة وليس الحجم: حدد ووصف كل جزء من البيانات الوصفية التي تجمعها. قم بتضمين فقط الخصائص التي ترتبط بشكل مباشر بأهدافك وغرضك.
5.  تبسيط لاستخدام أفضل: اجعل بياناتك التعريفية بسيطة ومباشرة لتشجيع المستخدمين على المساهمة بالمعلومات الأساسية. تجنب استخدام الحقول الزائدة وإعطاء الأولوية للخصائص الأساسية. على سبيل المثال، عند إضافة بيانات تعريف لصورة ما، تعتبر حقول مثل العنوان والوصف والعلامات ضرورية للتصنيف. بالإضافة إلى ذلك، قم بإزالة الخصائص الافتراضية غير ذات الصلة التي تم ملؤها مسبقًا لإنشاء واجهة أكثر نظافة.
6. التأكد من توافقه مع أهداف العمل: تطوير خطة الحوكمة. ويتضمن ذلك تحديد أدوار ومسؤوليات واضحة، إدارة جودة البياناتوسياسات إدارة البيانات الوصفية، وضمان الاتساق والامتثال في عناصر البيانات الوصفية. بالإضافة إلى ذلك، حدد مصادر وخصائص بيانات التعريف الخاصة بك لتكييف خطط الحوكمة الخاصة بك بشكل فعال استجابة للاحتياجات المتطورة.
   
   معرفة المزيد عن أفضل الممارسات لإدارة البيانات الوصفية.

كلمات أخيرة

تعد إدارة البيانات بشكل فعال داخل مؤسستك أمرًا بالغ الأهمية لاتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات. في حين أن البيانات تحمل قيمة هائلة، فإن الاستفادة منها بشكل كامل تتطلب سياقًا، ولهذا السبب تعد البيانات الوصفية أمرًا بالغ الأهمية. من خلال توفير فهم أعمق لخصائص بياناتك ونسبها وموقعها داخل قواعد البيانات، تعمل البيانات التعريفية على تمكين اكتشاف البيانات بكفاءة، وتضمن الجودة والامتثال، وتبسط عملية الحفظ على المدى الطويل.

Astera يأخذ إدارة البيانات خطوة أخرى إلى الأمام من خلال الاستفادة من بنية البيانات المستندة إلى البيانات الوصفية وعمليات ETL المدعومة بالذكاء الاصطناعي. من خلال إدارة البيانات التعريفية الآلية، وتصور البيانات، ورؤى نسب البيانات، Astera يضمن أن تظل بياناتك متوافقة وملائمة باستمرار - مما يتيح اتخاذ قرارات مستنيرة تعتمد على البيانات. تواصل مع خبرائنا لمعرفة كيف يتوافق حلنا مع احتياجات البيانات الخاصة بك أو جدولة عرض شخصي ونرى ذلك في العمل!