إحداث ثورة في فواتير البيع بالتجزئة: كيف يمكن لاستخراج البيانات الآلي أن يعزز الكفاءة ويوفر 80٪ من الوقت 

في قطاع التجزئة شديد التنافسية اليوم ، يعد الوقت عنصرًا جوهريًا. عمليات استخراج البيانات اليدوية شاقة وعرضة للخطأ وتستهلك موارد قيمة يمكن استخدامها بشكل أفضل في مكان آخر. ولكن هذا هو المكان الذي يأتي فيه الاستخراج الآلي لبيانات الفاتورة إلى الإنقاذ. 

من خلال تسخير قوة تقنية الذكاء الاصطناعي من خلال الاستخراج الآلي للبيانات ، يمكن لتجار التجزئة إحداث ثورة في معالجة الفواتير الخاصة بهم ، وإطلاق العنان لتوفير كبير للوقت وتعزيز الكفاءة الإجمالية. يمكن الآن معالجة الفواتير - التي تستغرق عادةً أيامًا حتى تكتمل - في غضون دقيقتين. 

وفي الوقت الراهن، متوسط ​​الوقت لمعالجة الفواتير يدويًا يبلغ 10.9 يومًا لكل فاتورة. بالنسبة لتجار التجزئة ، فإن دورات حياة الفواتير الأطول تولد الحسابات المستحقة الدفع وتأخيرات المخزون. بالإضافة إلى ذلك ، تجد معظم المؤسسات تكلفة معالجة الفواتير بين $ 15 و $ 40 لكل فاتورة. مع هذه الأرقام بأثر رجعي ، دعونا نلقي نظرة على كيفية قيام سلسلة تجزئة كبيرة بتخفيض دورة حياة الفواتير بنسبة 80٪ تقريبًا باستخدام الاستخراج الآلي لبيانات الفاتورة.  

 

ما هو الاستخراج الآلي لبيانات الفاتورة؟ 

يتلقى بائع التجزئة فواتير متعددة مقابل أوامر الشراء كل يوم. تتم معالجة الفواتير المشتركة من قبل البائعين أو الموردين أولاً من خلال أقسام المحاسبة والمالية. يسحبون البيانات الضرورية - في كثير من الأحيان يدخلونها يدويًا في قواعد بيانات المؤسسة - ويعالجون المدفوعات وفقًا لذلك. وبالمثل ، تحتاج الإدارات الأخرى مثل سلسلة التوريد إلى فواتير لتحديث سجلات المخزون الخاصة بها.  

الاستخراج الآلي لبيانات الفاتورةn هي عملية تستخدم إما القوالب المنطقية أو الذكاء الاصطناعي (AI) لاستخراج البيانات تلقائيًا من الفواتير ، بما في ذلك أرقام أوامر الشراء ومعلومات البائع وشروط الدفع. يعمل الاستخراج الأكثر حداثة والذي يعتمد على الذكاء الاصطناعي على تحديد البيانات واستخراجها والتحقق منها ثم تخزينها دون أي تدخل يدوي - مما يؤدي في النهاية إلى تقليل وقت معالجة الفواتير إلى دقائق معدودة. 

 

إضافة الأتمتة إلى معالجة الفواتير: قصة نجاح سلسلة البيع بالتجزئة 

تتلقى سلسلة سوبر ماركت مقرها الولايات المتحدة ، مع عدة فروع منتشرة في جميع أنحاء أمريكا الشمالية ، ما يزيد قليلاً عن 300 فاتورة من موردين مختلفين كل يوم. شكلت معالجة هذه الفواتير في الوقت المناسب ، والتي لا يزال معظمها يتم مشاركتها بتنسيق PDF أو ورقي ، تحديًا حقيقيًا لتاجر التجزئة. علاوة على ذلك ، فإن كل مستند فاتورة - بتصميمه المميز الخاص به - يحمل قوائم طويلة من البضائع التي يتم طلبها لفئات واسعة من المنتجات.  

كان لدى بائع التجزئة فريق من عشرة أشخاص مسؤول عن استخراج المعلومات ، مثل أرقام الطلبات ومعلومات البائع والتواريخ وتفاصيل الشحن وما إلى ذلك ، وإدخالها في النظام يدويًا. في المتوسط ​​، استغرق الأمر بائع التجزئة 15 يومًا (حوالي أسبوعين) لمعالجة الفواتير - من استخراج البيانات إلى الدفع.  

وبالتالي ، كانت العملية غير الفعالة مستهلكة للوقت وعرضة للخطأ ، مما تسبب في تأخيرات في الحسابات الدائنة ، وتناقضات في جودة البيانات ، واضطرابات في سلسلة التوريد. ومما زاد الطين بلة ، أن هناك عجزًا متزايدًا في الثقة مع الموردين بسبب التأخر في السداد وتفاصيل الفواتير غير الصحيحة في كثير من الأحيان. 

كيف تحايل بائع التجزئة على هذا التحدي؟  

لقد استبدلوا المعالجة اليدوية للفواتير بحل آلي لاستخراج بيانات الفاتورة. وكانت النتائج سحرية!  

من خلال تنفيذ الاستخراج الآلي للبيانات ، تمكنوا من استبدال نهج معالجة الفواتير اليدوي بأسلوب رشيق. ما كان يتم إجراؤه يدويًا بواسطة موارد متعددة يتم التعامل معه الآن من خلال حل واحد مدفوع بالذكاء الاصطناعي. يتعرف تلقائيًا على الحقول ذات الصلة في الفاتورة ويستخرج البيانات ويحملها للاستهلاك. وقد أدى ذلك إلى تقليل الوقت والموارد اللازمة لمعالجة الفواتير بشكل كبير.  

 

توفير الوقت وتحسين الكفاءة من خلال الاستخراج الآلي للبيانات 

كشف التدقيق الداخلي في وقت سابق أن معالجة الفواتير غير الفعالة لمتاجر التجزئة في السوبر ماركت كانت تسبب عن غير قصد للشركة آلاف الدولارات كل عام.  

تغير هذا مع تنفيذ الاستخراج الآلي لبيانات الفاتورة. دورة حياة معالجة الفواتير - التي كانت تستغرق في البداية 15 يوما لإكمال - تم تقليله إلى مجرد 2 يوما. هذا قريب 85% تقليل الوقت المستغرق في استخراج بيانات الفاتورة وتحميلها ومعالجة الدفع النهائية. وقد أدى ذلك إلى مدفوعات الحساب في الوقت المناسب ، وإرضاء البائعين ، و صفر مطاردة بسبب إدارة المخزون السلس.  

لكن هذا ليس هو. مع استخراج البيانات المدفوع بالذكاء الاصطناعي ، أصبحت معالجة الفواتير شبه خدمة ذاتية. تركز الموارد التي تستخرج البيانات يدويًا من الفواتير الآن على مهام أكثر أهمية وأقل تكرارًا ، مثل التحليلات المالية وإدارة سلسلة التوريد. بالإضافة إلى ذلك ، يبلغ بائع التجزئة عن انخفاض في تناقض البيانات ومشكلات الجودة. هذا على وجه التحديد لأن حل استخراج البيانات الجديد يزيل الأخطاء البشرية ويتحقق من صحة البيانات تلقائيًا قبل تحميلها في قاعدة البيانات.  

 

كيف ينفذ بائع التجزئة استخراج بيانات الفواتير المستند إلى الذكاء الاصطناعي 

تُحدث سلسلة المتاجر الكبرى ثورة في فواتير التجزئة من خلال التحول إلى نظام آلي! الفوائد من حيث 80% يعد توفير الوقت وإدارة المخزون وجودة البيانات غير مسبوق في قطاع البيع بالتجزئة. دعنا نلقي نظرة على كيفية قيام بائع التجزئة لدينا بالاستفادة من الذكاء الاصطناعي والأتمتة لاستخراج بيانات الفاتورة. 

• التقاط الفاتورة: 

 

يتلقى بائع التجزئة مئات الفواتير كل يوم بتنسيقات مختلفة. على سبيل المثال ، يشارك بعض البائعين فواتير PDF بينما يقوم البعض الآخر بإرسال صور أو ملفات نصية بالبريد الإلكتروني. تتمثل الخطوة الأولى في الحصول على هذه الفواتير تلقائيًا ، والتعرف على تنسيقها المميز ، وتحويلها إلى نسخ إلكترونية محسنة. النسخ الإلكترونية أفضل لأغراض استخراج البيانات. هنا ، يعمل النظام على الخدمة الذاتية مما يعني أن الفواتير يتم تسجيلها تلقائيًا عند وصولها رقميًا من خلال تنبيهات البريد الإلكتروني.  

 

• استخراج البيانات على أساس قالب AI: 

ثم يستخدم استخراج البيانات على أساس قالب AI لسحب البيانات من الفواتير التي تم الاستيلاء عليها ، بغض النظر عن تخطيطاتها. هنا ، يستخدم الذكاء الاصطناعي للخدمة الذاتية معالجة اللغة الطبيعية (NLP) لإنشاء قالب تلقائيًا بناءً على الحقول أو البيانات التي يطلبها المستخدم. 

على سبيل المثال ، يحدد بائع التجزئة الحقول التي يحتاج إلى بيانات لها - مثل رقم الطلب ومعلومات البائع والتواريخ وتفاصيل الشحن وما إلى ذلك - ويستخرج الذكاء الاصطناعي نفسه البيانات ذات الصلة من أي نوع من الفواتير في أي وقت من الأوقات. يقوم تلقائيًا بإنشاء قوالب مرنة بناءً على التخطيطات المختلفة مما يلغي الحاجة إلى إنشاء قوالب جديدة لكل فاتورة مميزة.  

وأنت تعرف ما هو الأفضل؟ نظرًا لأن القوالب المستندة إلى الذكاء الاصطناعي يتم إنشاؤها من خلال خوارزميات التعلم الآلي ، فهي دقيقة وموثوقة للغاية. على سبيل المثال ، يدركون حتى التناقضات الصغيرة في شروط الفواتير ولا يزالون قادرين على استخراج البيانات ذات الصلة. 

 

• جودة البيانات والتحقق من صحتها: 

بمجرد استخراج البيانات من الفواتير ، يتم التحقق من صحتها وتنظيفها للاستهلاك. يستخدم استخراج البيانات الآلي من بائع التجزئة فحوصات مسبقة الصنع لأتمتة عملية التحقق من صحة البيانات وتنظيفها. ثم يتم تحويل البيانات التي تم تنظيفها إلى JSON لضمان التوافق مع أنظمة معالجة البيانات الأخرى لمتاجر التجزئة.  

 

• الموافقة على معالجة الفاتورة: 

بعد ذلك ، تتم مشاركة الفاتورة مع القسم المالي لمتاجر التجزئة للموافقة على الحساب المستحق الدفع ومعالجته. بدلاً من إرسال البيانات المستخرجة يدويًا ، قام بائع التجزئة بإعداد سير عمل يقوم تلقائيًا بتنبيه قسم الموافقة بالقسم المالي كلما تم استلام فاتورة جديدة. يعتمد توجيه سير العمل على خوارزميات الذكاء الاصطناعي التي تشارك البيانات بسلاسة مع أصحاب المصلحة المعنيين. أخيرًا ، بعد الموافقة المستحقة ، تتم تسوية الحساب المستحق الدفع لتلك الفاتورة عن طريق التمويل. 

  

• التكامل مع الأنظمة الأخرى: 

يجمع بائع التجزئة القدرة على التعرف على البيانات بذكاء مع التكامل السلس مع الأنظمة الأخرى في خط أنابيب بيانات الفاتورة. يوفر حل استخراج البيانات المدعوم بالذكاء الاصطناعي دعمًا أصليًا لـ شعبي قواعد البيانات السحابية أو أنظمة الإدارة المالية مثل Quickbooks و SAP و Oracle و Snowflake وما إلى ذلك. وهذا يعني أن تجار التجزئة يمكنهم تلقائيًا تمرير معلومات الفاتورة إلى الأنظمة / قواعد البيانات ذات الصلة من خلال مهام سير العمل ذاتية الخدمة. 

هنا ، تضمن إمكانية التشغيل البيني العميق مع الأنظمة الأخرى عدم معالجة بيانات فاتورة بائع التجزئة في صوامع معزولة. الإدارات الأخرى ، مثل سلسلة التوريد أو التدقيق ، قادرة أيضًا على الوصول إلى هذه البيانات للحصول على تحليلات مفيدة.  

 

Astera ReportMiner: أداة استخراج بيانات الفاتورة النهائية المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتجار التجزئة 

يتعامل تجار التجزئة مع كميات كبيرة من الفواتير كل يوم. مع الزيادة الهائلة في أنشطة أعمالهم ، تؤثر المعالجة اليدوية لهذه الفواتير على كفاءتها وإنتاجيتها. هنا ، يقدم حل استخراج البيانات المدعوم بالذكاء الاصطناعي ثورة في استخراج بيانات الفواتير ومعالجتها.  

مجهزة Astera ReportMiner، يمكن لتجار التجزئة اتباع خطى سلسلة البيع بالتجزئة المذكورة أعلاه وتقليل دورة حياة معالجة الفواتير الخاصة بهم بأكثر من 80٪. توفر طريقتنا لاستخراج بيانات الفاتورة عدة مزايا مقارنة بالطرق اليدوية الأخرى ، بما في ذلك تحسين الدقة والاتساق والسرعة والمرونة. 

أساسا، Astera ReportMiner يُمكّن تجار التجزئة من استخراج البيانات من الفواتير غير المهيكلة باستخدام إمكانات الذكاء الاصطناعي المتطورة. باستخدام تقنية AI Capture المتقدمة ، تتيح لك أداتنا إنشاء قوالب استخراج قابلة لإعادة الاستخدام في ثوانٍ ، واستخراج البيانات ذات الصلة ، ومعالجتها باستخدام خطوط أنابيب بيانات قوية أو تدفقات عمل. 

تريد التجربة Astera ReportMinerسحر؟ سإشعال حتى مجانا محاكمة شنومك يوم اليوم وتستعد لإحداث ثورة في فواتير التجزئة.