أتمتة عملية استخراج بيانات النماذج الضريبية في 5 خطوات سهلة

A تقرير الورقة الذكية وجدت أن أكثر من 40% من العمال يقضون ربع أسبوع عملهم على الأقل في استخراج البيانات يدويًا. يقضي متخصصو الضرائب في العديد من المؤسسات ساعات أو حتى أيام في فرز أكوام من الورق أو مستندات PDF، والبحث عن المعلومات ذات الصلة، وإدخالها في جداول البيانات أو قواعد البيانات.

وهذا يضيع الكثير من الوقت والمال في عملية مملة وعرضة للخطأ. لحسن الحظ، هناك طريقة أفضل للتعامل مع استخراج بيانات النموذج الضريبي. مع Astera ReportMiner، يمكنك أتمتة العملية بأكملها وتوفير الوقت والمال والمتاعب.

ما أهمية استخراج بيانات النموذج الضريبي؟

يعد استخراج بيانات النماذج الضريبية، خاصة من المستندات مثل W-2 و1099 و1098، أمرًا بالغ الأهمية للأفراد والشركات ومحترفي الضرائب والمقرضين والمؤسسات المالية والباحثين والمحللين لأسباب مختلفة:

• الإيداع الضريبي الدقيق: يضمن استخراج البيانات تلقائيًا تقديم إقرارات ضريبية دقيقة وفي الوقت المناسب للأفراد والشركات، مما يقلل من مخاطر العقوبات والفوائد وعمليات التدقيق من مصلحة الضرائب الأمريكية.
• الخدمات المحسنة: يمكن لمتخصصي الضرائب والمحاسبين تقديم خدمات أفضل للعملاء من خلال البيانات المستخرجة بدقة، مثل التخطيط الضريبي والامتثال والتحسين والحل.
• تقليل المخاطر: يمكن للمقرضين والمؤسسات المالية التحقق بدقة من دخل المقترض وجدارته الائتمانية، مما يقلل من مخاطر التخلف عن السداد والاحتيال.
• التحليل الثاقب: يمكن للباحثين والمحللين دراسة الاتجاهات الاقتصادية والاجتماعية بناءً على البيانات الضريبية مثل توزيع الدخل، والعبء الضريبي، والحوافز، والتهرب.

تعد أتمتة استخراج بيانات النموذج الضريبي أمرًا ضروريًا لأنها:

• يوفر الوقت والموارد: تقليل الجهد اليدوي والأخطاء في إدخال البيانات مع زيادة سرعة المعالجة.
• يحسن الدقة والاتساق: توحيد نماذج استخراج البيانات يقلل من الاختلافات في جودة البيانات.
• يعزز الامتثال والأمن: التأكد من أن البيانات المستخرجة تتوافق مع اللوائح الضريبية ويتم تخزينها بشكل آمن.

كيفية Astera تحويل استخراج بيانات النموذج الضريبي

Astera ReportMiner هو حل قوي غير منظم لاستخراج البيانات يعمل على أتمتة وتبسيط عملية استخراج بيانات النماذج الضريبية. Astera ReportMiner يلتقط البيانات غير المنظمة ويحولها إلى تنسيق منظم. إنه يعزز إمكانات التعرف الضوئي على الحروف والذكاء الاصطناعي المتقدمة لاستخراج البيانات من أي مستند، بما في ذلك ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF الرقمية وغيرها من المصادر غير المنظمة.

بدافع Astera ReportMiner، يمكنك:

• إنشاء وإعادة استخدام قوالب الاستخراج: يمكنك بسهولة إنشاء وإعادة استخدام قوالب الاستخراج لنماذج ضريبية مختلفة باستخدام واجهة السحب والإفلات البديهية. يمكنك إنشاء قوالب استخراج لتنسيقات الضرائب الشائعة، مثل W-2، و1099، و1040، والمزيد. يمكنهم بناء هذه القوالب باستخدام ReportMinerوتخصيصها بناءً على احتياجاتهم المحددة وإعادة استخدامها في عدة مستندات بنفس التنسيق. يمكنك أيضًا تحديد القواعد والمنطق لاستخراج البيانات، مثل أنواع البيانات والتنسيقات وعمليات التحقق من الصحة والتحويلات.
• استخراج البيانات من مصادر متعددة: يمكنك استخراج البيانات من مصادر متعددة، مثل ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF الرقمية والصور والمستندات الأخرى غير المنظمة. بفضل الدقة والسرعة العالية، يمكنك استخدام محرك التعرف الضوئي على الحروف (OCR) المدمج للتعرف على البيانات واستخراجها من المستندات الممسوحة ضوئيًا أو المستندة إلى الصور. يمكنك إنشاء قوالب استخراج ببضع نقرات، بحيث لا تحتاج بعد الآن إلى توفير الأنماط وإنشاء مناطق وحقول البيانات يدويًا. وهذا يقلل من العمل اليدوي في إنشاء قالب الاستخراج، وهو مفيد بشكل خاص عندما تحتوي المستندات على تخطيطات معقدة أو واسعة النطاق.
• دمج وتصدير البيانات إلى وجهات متعددة: يمكنك دمج وتصدير البيانات المستخرجة إلى وجهات مختلفة، مثل قواعد البيانات أو الملفات أو أدوات BI أو غيرها من التطبيقات. يمكنك استخدام الموصلات المضمنة للاتصال بمصادر البيانات والوجهات الشائعة، مثل SQL Server وOracle وExcel وCSV وXML وJSON وPower BI وTableau APIs. يمكنك أيضًا استخدام موصل REST API للتكامل مع التطبيقات المخصصة الأخرى أو تطبيقات الطرف الثالث.

مظاهرة الحل: كيف Astera أتمتة استخراج بيانات النماذج الضريبية من البداية إلى النهاية

الخطوة 1: إنشاء المشروع

الخطوة الأولى هي إنشاء ملف Astera مشروع. بالنسبة لحالة الاستخدام هذه، لا تحتاج إلى إضافة الملف المصدر إلى المشروع أيضًا. مع Astera، يمكنك معالجة أي ملف غير منظم، مثل ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF الرقمية والنماذج و.TXT و.CSV وغيرها من المستندات غير المنظمة. في هذا المثال، ستستخدم ملف PDF رقمي يحتوي على نماذج W-2.

الخطوة 2: أتمتة التعامل مع البريد الإلكتروني

للوصول إلى بيانات النموذج الضريبي W2، يجب عليك مراقبة رسائل البريد الإلكتروني الواردة لمرفقات النموذج الضريبي W2، ونقلها إلى مجلد مخصص، ووضع علامة عليها كمقروءة. يمكنك أتمتة ذلك عن طريق إنشاء خط أنابيب للبيانات وجدولته.

سيضمن ذلك معالجة نماذج W2 في الوقت المناسب عند استلامها، وتبسيط سير عمل استخراج البيانات، وتسهيل إدارة المرفقات المركزية، وتعزيز إدارة البريد الإلكتروني. للقيام بذلك، سوف تحتاج إلى:

• قم بتكوين مصدر بريد إلكتروني في عنصر تدفق البيانات الخاص بـ Astera ReportMiner، حيث تقوم بتكوين اتصال البريد الإلكتروني.

• تدفق البيانات لتنزيل المرفقات في مجلد محلي من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة مع "النماذج" في الموضوع (من المقرر تشغيل تدفق البيانات هذا بشكل مستمر):

• قم بتعيين معايير التصفية لتحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على "نماذج" في سطر الموضوع فقط.

• في كائن مصدر البريد الإلكتروني، قم بتمكين خيار تنزيل المرفقات وحدد مسار المجلد حيث تريد تخزين المرفقات التي تم تنزيلها. تظهر مرفقات البريد الإلكتروني تلقائيًا في المجلد المختار:

• تقوم وجهة Excel في تدفق البيانات الموضح في الشكل 2 بتخزين المسارات لجميع المرفقات التي تم تنزيلها:

الخطوة 3: بناء نموذج التقرير للنموذج الضريبي

الخطوة التالية هي إنشاء نموذج تقرير لنموذج ضريبة W2 حتى تتمكن من تحديد حقول البيانات وأنواع البيانات وقواعد الاستخراج. وهذا سيمكن من استخراج W2 بدقة من حقول البيانات، مما يعزز جودة وموثوقية المعلومات المستخرجة. للقيام بذلك، سوف تحتاج إلى:

• إضافة نموذج تقرير جديد إلى المشروع. يمكنك إضافة نموذج ملف نموذج ضريبة W2 كتخطيط للتقرير وضبط إعدادات الصفحة والهوامش حسب الحاجة.
• عادةً، يجب على المستخدمين تحديد المناطق التي يريدون استخراج البيانات منها وحقول البيانات داخل المناطق. لكن، Asteraيتيح لك محرك الاستخراج المتقدم المدعوم بالذكاء الاصطناعي إنشاء قالب استخراج W2 بنقرة واحدة:

• عند النقر فوق Build use AI في الشاشة السابقة، يظهر ما يلي:

• بعد انتهاء المعالجة المذكورة أعلاه، أصبح لدينا نموذج التقرير المدمج بالذكاء الاصطناعي جاهزًا:

الخطوة 4: مسار البيانات لمعالجة نموذج ضريبي واحد

تتمثل الخطوة التالية في إنشاء مسار بيانات لمعالجة نموذج ضريبي W2 واحد لاستخراج البيانات من ملفات PDF الخاصة بنموذج ضرائب W2، وتوحيد الحقول الرقمية، والتحقق من صحة المعلومات الضريبية، وإنشاء حقول الصلاحية، ونقل البيانات المعالجة إلى قاعدة بيانات الوجهة. سيضمن ذلك استخراج المعلومات الهامة بشكل متسق ودقيق من نماذج W2، وتعزيز اتساق البيانات وسهولة قراءتها، وضمان دقة البيانات والامتثال لها، وتسهيل مراقبة حالة نموذج ضريبة W2 وتحديد الأخطاء، وتمكين التخزين المركزي لبيانات W2 المستخرجة. للقيام بذلك، سوف تحتاج إلى:

• إنشاء تدفق بيانات جديد في Astera وأضف نموذج التقرير الذي قمت بإنشائه في الخطوة السابقة ككائن المصدر.
• أضف كائن تحويل، مثل تنظيف البيانات لتنظيف البيانات، مثل إزالة الأحرف مثل $، والمسافات البيضاء غير المرغوب فيها، واستبدال الأرقام الفارغة بالأصفار وما إلى ذلك.

• أضف كائن التحقق من الصحة وقم بتطبيق قواعد العمل للتحقق من صحة المعلومات الضريبية، مثل التحقق من القيم المفقودة، والمطابقة مع البيانات المرجعية، والتحقق من صحة معدلات الضرائب، وما إلى ذلك.

• أضف حقلاً جديدًا إلى السجل الضريبي يشير إلى حالة صلاحية كل نموذج ضريبي W2، مثل صالح أو غير صالح أو معلق، بناءً على نتائج التحقق من الصحة.

• قم بإضافة كائن وجهة، مثل جدول قاعدة بيانات أو ملف ثابت، واستخدمه لنقل البيانات المعالجة إلى قاعدة بيانات الوجهة للتخزين والاسترجاع الآمن. فيما يلي معاينة للبيانات التي تم تحميلها في قاعدة البيانات عند معالجة نموذج ضريبي W2 واحد:

الخطوة 5: أتمتة سير العمل

الخطوة الأخيرة هي أتمتة سير عمل استخراج البيانات بالكامل بحيث يمكنك تشغيل معالجة ملفات نماذج ضرائب W2 كلما ظهر ملف جديد في مجلد مرفق البريد الإلكتروني الذي قمت بإعداده. سيؤدي ذلك إلى أتمتة عملية استرجاع المرفقات، وضمان التدفق المستمر للبيانات للمعالجة، وتسهيل الوصول السهل إلى المرفقات التي تمت معالجتها، وتبسيط المعالجة عن طريق أتمتة معالجة الملفات، وضمان إدارة الملفات بكفاءة، وتمكين تحديثات قاعدة البيانات في الوقت الفعلي. للقيام بذلك، سوف تحتاج إلى:

• إنشاء سير عمل جديد في Astera و أضف  معلومات السياق. يأخذ contextInfo معلومات السياق الخاصة بوقت تشغيل المهمة المجدولة. هنا سوف يحصل على مسار الملف الذي سيطلق هذا التدفق.
• أضف مهمة تدفق بيانات واستخدمها لتنفيذ تدفق البيانات الذي قمت بإنشائه في الخطوة الثالثة لمعالجة نموذج ضريبي W2 واحد.
• أضف مهمة نظام ملفات واستخدمها لحذف ملف نموذج ضريبة W2 الذي تمت معالجته من مجلد المرفقات بعد تنفيذ تدفق البيانات.

• يؤدي سير العمل إلى معالجة نماذج ضرائب W2 عندما يستلمها فريقك في مجلد مرفقات البريد الإلكتروني. عند الانتهاء، سيقوم سير العمل تلقائيًا بتخزين السجلات من كل مرفق بريد إلكتروني في قاعدة بيانات الوجهة:

• في كل مرة يتلقى سير عملك مرفقًا جديدًا لنموذج W2 عبر البريد الإلكتروني، فإنه يدخل في مرحلة المعالجة (يتم رؤيته من خلال التغيير في الاسم).

• بعد معالجة نموذج ضريبة W2، سيتم حذفه من المجلد، مع التأكد من معالجة الملفات الجديدة فقط التي تظهر في المجلد:

• قم بجدولة سير العمل ليتم تشغيله على مشغل إسقاط الملف في المجلد المرفق.

تأثير الأتمتة على استخراج بيانات النماذج الضريبية

• تقليل وقت استخراج بيانات النموذج الضريبي: يتيح لك الاستخراج الآلي لبيانات النموذج الضريبي تقليل وقت استخراج البيانات من ساعات إلى دقائق عن طريق أتمتة العملية وتبسيطها. يمكنك معالجة أكثر من 100,000 نموذج ضريبي في جزء صغير من الوقت والوفاء بالمواعيد النهائية واللوائح الخاصة بتقديم الضرائب وإعداد التقارير. مع Astera، يمكن لفريقك تقليل الوقت الذي يقضيه في استخراج البيانات من خلال حتى 80٪.
• تحسين جودة البيانات ودقتها: يتيح لك الاستخراج الآلي لنموذج البيانات الضريبية تحسين جودة البيانات ودقتها بواسطة شنومك٪باستخدام ميزات تنقية البيانات والتحقق من صحتها. يمكنك التأكد من اكتمال وصحة البيانات المستخرجة وتجنب أي أخطاء أو عقوبات.
• توفير التكاليف والموارد: يتيح لك الاستخراج الآلي لنموذج البيانات الضريبية توفير التكاليف عن طريق التخلص من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا أو البرامج المعقدة والمكلفة. ونتيجة لذلك، يمكن لفريقك تقليل تكاليف العمالة والتشغيل وزيادة إنتاجية وكفاءة الموظفين.

من خلال استخراج النماذج الضريبية تلقائيًا، يمكنك استخراج البيانات من النماذج الضريبية بسرعة وسهولة ودقة، والاستفادة من البيانات لإعداد التقارير أو التحليل أو الامتثال. يمكن لشركتك تحقيق مستوى أفضل من رضا العملاء والاحتفاظ بهم، مما يمنحها ميزة تنافسية في السوق.

Astera ReportMiner هو حل قوي لاستخراج البيانات يتعامل مع أي نموذج ضريبي ومصدر بيانات غير منظم. سواء كنت بحاجة إلى استخراج البيانات من W-2، أو 1099، أو 1040، أو أي نموذج ضريبي آخر، Astera ReportMiner يمكن أن تفعل ذلك في دقائق. لا يلزم الترميز أو البرمجة النصية. فقط أشر وانقر. تخيل الساعات التي يمكنك توفيرها والأخطاء التي يمكنك تجنبها باستخدام هذه الأتمتة.

إذا كنت مهتمًا بالمحاولة Astera ReportMiner لنفسك، يمكنك أن تبدأ مجانا محاكمة شنومك يوم اليوم أو جدولة عرض توضيحي مخصص مع خبرائنا واحصل على إرشادات شخصية حول Astera ReportMinerالميزات والقدرات. لا تفوت هذه الفرصة للارتقاء باستخراج البيانات الخاصة بك إلى المستوى التالي Astera ReportMiner.