ما هو تبادل البيانات إلكترونيًا؟ شرح أساسيات تبادل البيانات إلكترونيًا

ما هو تبادل البيانات الإلكتروني (EDI)؟

EDI تعني تبادل البيانات إلكترونيًا، وهي العملية الآلية لتبادل المستندات التجارية، مثل أوامر الشراء (PO) والفواتير، بين الشركة وشركائها التجاريين. معايير EDI، مثل ANSI X12 وEDIFACTالتأكد من أن هذه المستندات تتبع هيكلًا متسقًا، مما يؤدي إلى تبسيط الاتصالات وتسريع المعاملات.

تتبادل المنظمات عدة أنواع من المستندات مع شركائها التجاريين يوميًا. يشير مصطلح الشركاء التجاريين أو شركاء الأعمال إلى المنظمات (على سبيل المثال، أنت وموردوك وبائعوك وموزعوك وما إلى ذلك) المشاركة في تبادل المستندات التجارية بشكل منتظم. تتضمن الطرق التقليدية لإجراء هذه المعاملات إرسال واستقبال هذه المستندات عبر البريد الإلكتروني وإعادة إدخال البيانات يدويًا في الأنظمة. لا تقتصر هذه العملية على كونها عرضة للخطأ فحسب، بل إنها تتضمن أيضًا مستندات بتنسيقات وهياكل مختلفة تجعل معالجة البيانات تستغرق وقتًا طويلاً دون داعٍ.

يعمل تبادل البيانات الإلكتروني (EDI) على أتمتة تبادل هذه المستندات من خلال تمكينك من نقل المستندات الرقمية القياسية من نظام إلى آخر دون أي تدخل يدوي. يعد التنسيق المنظم ذا أهمية بالغة - حيث تستخدمه الأنظمة الرقمية وأجهزة الكمبيوتر لفهم هذه المستندات والتواصل مع بعضها البعض.

في حين أن أوامر الشراء والفواتير وإشعارات الشحن المسبقة هي المستندات الأكثر تبادلًا، فإن مجموعة المستندات المدعومة واسعة النطاق. يمكنك تبادل أي نوع من المستندات التجارية تقريبًا بسهولة، بما في ذلك سندات الشحن ومعلومات الجمارك وتقارير المخزون وتحديثات حالة الشحن وتفاصيل الدفع.

نبذة مختصرة عن تاريخ تبادل البيانات الإلكترونية

تم تقديم تقنية تبادل البيانات الإلكترونية في البداية كنظام لتتبع البضائع أثناء النقل. واستغرق الأمر عدة سنوات حتى يتشكل النظام ويتطور إلى مستندات تجارية موحدة ثم إلى الرسائل الإلكترونية كما نعرفها اليوم.

عندما تم تقديم XML وAS2 لأول مرة، اعتقد الكثيرون أنهما سيحلان محل EDI نظرًا لبساطتهما وسهولة قراءتهما من قبل البشر. وفي وقت لاحق، ظهرت واجهات برمجة التطبيقات، مما أثار تنبؤات مماثلة بأنها ستحل محل EDI. ومع ذلك، لا يزال معيار الاتصال قويًا - فهو يظل طريقة موثوقة وموحدة للغاية للاتصالات بين الشركات وتبادل بيانات الأعمال، وخاصة في الصناعات حيث يكون الامتثال والأمان والبنية الأساسية الراسخة أمرًا بالغ الأهمية.

أنظر كيف Astera EDIConnect يساعد في تبادل البيانات بشكل أسرع مع شركائك التجاريين

عرض العرض التوضيحي

ما هي معايير EDI المختلفة؟

تلجأ المنظمات العاملة في مختلف الصناعات والمناطق إلى معايير EDI ذات الصلة. وتشمل هذه المعايير:

• ANSI ASC X12
• الأمم المتحدة/EDIFACT
• (HIPAA)
• EANCOM
• VICS
• أوديت
• تراداكومز
• VDA
• روزيتا نت
• سويفت

تعرف على المزيد حول معايير EDI بالتفصيل.

أنواع التبادل الإلكتروني للبيانات

نجد عدة أنواع من تبادل البيانات الإلكترونية تُستخدم في سياقات وصناعات مختلفة. وقد تتبنى الشركات نوعًا واحدًا من المعاملات، أو مجموعة من الأنواع بناءً على متطلبات شركائها التجاريين، والقدرات الفنية، واحتياجات الأمان، ومعايير الصناعة.

1. تبادل البيانات الإلكترونية المباشر

تُعرف أيضًا باسم EDI من نقطة إلى نقطة، وهي تنشئ اتصالاً مباشرًا بين أنظمة المرسل والمستقبل، مما يسمح بالتبادل الآمن للمستندات الإلكترونية دون وسطاء. يتطلب EDI المباشر أن يكون لدى كلا الطرفين أنظمة وبروتوكولات اتصال متوافقة.

2. شبكة القيمة المضافة (VAN)

A شبكة القيمة المضافة (VAN) هو مزود خدمة تابع لجهة خارجية يعمل كوسيط لـ معاملات التبادل الإلكتروني للبيانات وتقدم خدمات نقل البيانات والترجمة وتتبع المستندات وتوجيه الرسائل بشكل آمن. تستقبل شبكات VAN مستندات EDI من شريك تجاري واحد في دفعات، والتحقق من صحتها ومعالجتها، ثم تسليمها إلى المستلم المقصود.

3. EDI باستخدام AS2 (بيان التطبيق 2)

AS2 هو بروتوكول اتصال قائم على الإنترنت يتيح تبادل مستندات EDI بشكل آمن عبر الإنترنت باستخدام التشفير والتوقيعات الرقمية. يستخدم AS2 بروتوكول HTTP أو HTTPS للاتصال، ولهذا السبب فهو الطريقة الأكثر استخدامًا لمعاملات EDI.

4. EDI باستخدام AS4 (بيان التطبيق 4)

AS4 هو امتداد لـ AS2 ويوفر معيار مراسلة محسّن لتبادل ملفات EDI. ويضيف ميزات أمان إضافية، على سبيل المثال، دعم خدمات الويب وزيادة التوافق بين الأنظمة المختلفة. يُستخدم تبادل البيانات الإلكترونية عبر AS4 بشكل شائع في قطاعي الرعاية الصحية والحكومة.

5. EDI باستخدام FTP/SFTP/FTPS

يمكنك أيضًا استخدام بروتوكولات نقل الملفات المختلفة لتبادل البيانات الإلكترونية. FTP (بروتوكول نقل الملفات) هو البروتوكول الأساسي لنقل ملفات EDI عبر الشبكة. نظرًا لأن FTP ليس آمنًا بطبيعته، تستخدم المؤسسات SFTP (يستخدم SSH) لتشفير البيانات أثناء النقل. FTPS هو البديل الثاني لـ FTP الذي يستخدم SSL/TLS لتشفير البيانات.

6. تبادل البيانات الإلكترونية عبر الويب

كما يوحي الاسم، يتيح تبادل البيانات الإلكترونية عبر الويب إجراء المعاملات من خلال بوابات أو منصات تعتمد على الويب. ويستطيع الشركاء التجاريون الوصول إلى واجهة ويب لتبادل المستندات دون الحاجة إلى برنامج تبادل بيانات إلكتروني مخصص. وغالبًا ما يكون تبادل البيانات الإلكترونية عبر الويب مناسبًا للشركات أو المؤسسات الصغيرة التي لديها أحجام معاملات منخفضة أو موارد تكنولوجيا معلومات محدودة.

7. تبادل البيانات الإلكترونية عبر الهاتف المحمول

باستخدام EDI المحمول، يمكن للمستخدمين تنفيذ مهام معينة متعلقة بـ EDI باستخدام الأجهزة المحمولة مثل الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية. كما يوفر المرونة للوصول إلى معاملات EDI وإدارتها أثناء التنقل، مما يسهل اتخاذ القرارات السريعة والاستجابة لعمليات الأعمال.

كيف يعمل EDI؟

يعمل تبادل البيانات الإلكتروني (EDI) كعملية اتصال ثنائية الاتجاه بينك وبين شركائك. في إعداد تبادل البيانات الإلكتروني (EDI) النموذجي، يتضمن نقل المستندات واستقبالها اتصالاً من نقطة إلى نقطة بين نظامين، على الرغم من استخدام شبكات القيمة المضافة (VAN) بشكل متكرر أيضًا. يعتمد اختيار طريقة النقل إلى حد كبير على المتطلبات المحددة لمنظمتك. سيكون من الأفضل لك استخدام اتصال من نقطة إلى نقطة إذا كان لديك أحجام معاملات عالية وعلاقات راسخة مع شركائك التجاريين. تعمل شبكات القيمة المضافة بشكل أفضل عندما تتقلب أحجام معاملاتك بشكل متكرر، ولديك مجموعة متنوعة من الشركاء التجاريين.

يعد برنامج أو نظام EDI الأداة الأساسية التي تحتاجها لإنشاء المستندات وترجمتها ونقلها إلكترونيًا. بالإضافة إلى التكامل مع أنظمتك وتحويل التنسيقات، يمكن لبرنامج EDI إجراء فحص الأخطاء والتحقق من صحة البيانات ومساعدتك على الامتثال لمعايير مختلفة.

لفهم كيفية عمل عملية EDI، دعنا نفكر في مثال في صناعة البيع بالتجزئة بين المزود (المورد) والدافع (البائع بالتجزئة):

1. الاتفاقية والإعداد: يقوم بائع التجزئة والمورد بإنشاء علاقة EDI ويتفقان على استخدام ANSI X12، وهو معيار مستخدم على نطاق واسع في أمريكا الشمالية لإجراء المعاملات الرقمية في مختلف الصناعات.
2. تعيين المستند: يتعاون بائع التجزئة والمورد لربط أنظمتهما الداخلية بتنسيق ANSI X12 لأوامر الشراء والفواتير. ويقومان بتحديد الأجزاء والعناصر وهياكل البيانات المحددة ومواءمتها مع أنظمتهما الداخلية.
3. تحويل البيانات: عندما يقوم بائع التجزئة بإنشاء طلب شراء داخل نظام الطلبات الخاص به، يقوم نظام EDI تلقائيًا بتحويل مستند طلب الشراء إلى EDI 850 (أمر شراء) تنسيق ANSI X12 EDI. باستخدام بناء الجملة والرموز المحددة ، فإنه ينظم أيضًا المعلومات إلى شرائح ، مثل الرأس وعناصر السطر والإجماليات.
4. انتقال: ينقل نظام التاجر EDI 850 إلى المورد عبر بروتوكول اتصال آمن، مثل SOAP أو AS2 (HTTPS) أو SFTP. تعد هذه البروتوكولات بالغة الأهمية للحفاظ على سلامة البيانات أثناء النقل.
5. معالجة البيانات: عند استلام ملف EDI، يقوم نظام المورد بالتحقق من صحة استخراج المعلومات ذات الصلة، مثل رموز المنتج والكميات والأسعار وتفاصيل التسليم.
6. الإقرار والاستجابة: يقوم المورد بإنشاء EDI 855 (إقرار طلب الشراء) الرد، وإرساله مرة أخرى إلى بائع التجزئة، لتأكيد استلام وقبول طلب الشراء.
7. الفواتير: يقوم نظام المورد أيضًا بإنشاء فاتورة وإرسالها كـ EDI 810 (الفاتورة).
8. التسوية والدفع: يقوم نظام التاجر بمطابقة الفاتورة مع أمر الشراء الأصلي قبل الشروع في الدفع. بمجرد إجراء الدفع، يقوم التاجر بإرسال EDI 820 (إشعار التحويل) كتأكيد للدفع.

فوائد تبادل البيانات إلكترونيا

يوفر تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) العديد من المزايا للمؤسسات وشركائها التجاريين:

أمن أفضل

بفضل مصادقة المستخدم وتشفير البيانات، يمكنك التحكم في وصول المستخدم وإدارته بشكل أكثر فعالية من النهج التقليدي القائم على الورق. مع وضع هذا في الاعتبار، تم تصميم برامج EDI الحديثة لتقديم طرق متعددة لتأمين المستندات التجارية من الوصول غير المصرح به.

زيادة الكفاءة

يعمل برنامج EDI على أتمتة تبادل المستندات التجارية، مما يلغي التعامل اليدوي مع المستندات الورقية، وإدخال البيانات، وإعادة إدخال المستندات. وتؤدي واجهة المستخدم الخالية من التعليمات البرمجية إلى تقليل الأخطاء، وتبسيط العمليات، ومعالجة المعاملات بشكل أسرع.

بفضل نهج EDI الخالي من الأوراق، تتمكن الشركات أيضًا من تقليل التكاليف المرتبطة بالتعامل اليدوي ومعالجة مستنداتها الورقية. وبشكل أكثر تحديدًا، يعمل هذا النهج على التخلص من النفقات المتعلقة بالطباعة والبريد وتخزين المستندات، مما يسمح للشركات بالتعامل مع حجم أكبر من المعاملات بكفاءة.

تعزيز الرؤية

إنه يوفر رؤية متزايدة لسلاسل التوريد ويساعد الشركات على تحسين إدارة المخزون وتخطيط الإنتاج وتنسيق الخدمات اللوجستية بشكل أكثر فعالية.

التوحيد القياسي والامتثال

تضمن معايير مستندات EDI الاتساق والتوافق بين الأنظمة والمؤسسات المختلفة. كما تساعد الشركات على الامتثال للمعايير واللوائح الخاصة بالصناعة، فضلاً عن متطلبات الشركاء التجاريين.

تحسين العلاقات مع الشركاء

إن السرعة والدقة والكفاءة التي توفرها برامج EDI تساهم في تحسين العلاقات مع العملاء والشركاء.

استخدام EDI عبر الصناعات

خدمات البيع بالتجزئة

صناعة التجزئة يستخدم EDI على نطاق واسع لتبادل البيانات بين الشركات، وخاصة EDI 2 لطلبات الشراء و850 لإقرارات أوامر الشراء. تتضمن مرحلة الشحن قيام المورد بإرسال إشعار شحن مسبق (855) إلى بائع التجزئة بمعلومات بالغة الأهمية حول محتويات الحزمة وتوقيت الشحن والمزيد. بعد ذلك، تتضمن عملية الفوترة قيام المورد بإصدار فاتورة EDI (810) لطلب الدفع مقابل المنتجات التي تم تسليمها. يستجيب التاجر بـ EDI 820 (إشعار التحويل)، مؤكدًا الدفع للمورد. تضمن هذه المراحل أن تكون كل خطوة من خطوات سلسلة التوريد متماسكة وتسهل العمليات التجارية الفعّالة.

الرعاية الصحية

In الرعاية الصحيةيسهّل تبادل البيانات الإلكترونية تبادل المعلومات بشكل آمن وفعال بين مقدمي الرعاية الصحية وشركات التأمين والصيدليات وغيرها من الكيانات. فهو يسمح لمقدمي الرعاية الصحية بتقديم المطالبات إلكترونيًا، مما يؤدي إلى سداد أسرع وخفض معدلات رفض المطالبات. تتضمن بعض مجموعات المعاملات الأكثر استخدامًا في صناعة الرعاية الصحية إيدي 837, إيدي 835, إيدي 270/271و إيدي 278.

الخدمات اللوجستية

لقد أصبح من الضروري لأي منظمة في صناعة الخدمات اللوجستية أن تكون قادرة على تبادل البيانات الإلكترونية لأنها تمكن من أتمتة المهام مثل معالجة الطلبات وتتبع الشحنات والفوترة. يسمح تبادل البيانات الإلكترونية بالرؤية في الوقت الفعلي لمستويات المخزون وحالات الشحن وجداول التسليم، مما يتيح التخطيط واتخاذ القرار بشكل أفضل. تشمل مستندات تبادل البيانات الإلكترونية المستخدمة على نطاق واسع في صناعة الخدمات اللوجستية إيدي 310, إيدي 110، الخ.

مستقبل تبادل البيانات الإلكترونية

ستكون التطورات في التكنولوجيا والحاجة المتزايدة إلى تبادل البيانات بين الشركات بشكل سلس وموثوق هي المحركات الأساسية للدفع تبادل البيانات الإلكترونية إلى المستوى التالي، أي جعلها أكثر ذكاءً وأمانًا وقابلية للتكيف مع احتياجات الأعمال الحديثة.

وعلى وجه الخصوص، فإن التكلفة والتعقيدات المترتبة على تحويل أنظمة بيئية كاملة بعيدًا عن تبادل البيانات الإلكترونية، جنبًا إلى جنب مع سجلها الحافل، ستبقيها ذات صلة لسنوات قادمة. وقد وجدت العديد من الشركات طرقًا لاستكمال برامج تبادل البيانات الإلكترونية بتقنيات أحدث، مثل واجهات برمجة التطبيقات ومنصات التكامل القائمة على السحابة، بدلاً من استبدالها بالكامل.

بفضل دمج الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي في برامج وأنظمة EDI، ستتمكن المؤسسات من الاستفادة من الميزات والتقنيات الجديدة، مثل تعيين البيانات الذكية. ومن شأن إضافة blockchain إلى المعادلة أن يؤدي إلى جعل بيانات EDI مقاومة للتلاعب وسهلة التدقيق. وعلى نحو مماثل، فإن دمج أجهزة إنترنت الأشياء (IoT) مع أنظمة EDI سيمكن الشركات من أن تكون سريعة في عملياتها مع زيادة الرؤية للبيانات من سلاسل التوريد الخاصة بها.

ونتيجة لذلك، من المتوقع أن ينمو سوق EDI العالمي من 1.98 مليار دولار في عام 2023 إلى 4.52 مليار دولار في عام 2030.

تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات مع Astera

Astera يقدم حل EDI على مستوى المؤسسة والذي يتيح التواصل السلس تبادل البيانات B2B عبر الأنظمة. تتيح منصتها الموحدة التي لا تتطلب أكوادًا للشركات تغطية رحلة البيانات بالكامل بسلاسة، بما في ذلك استخراج المصدر والترجمة وإنشاء الإقرار والتحقق وإرسال البيانات إلى وجهتها. تتيح واجهة المستخدم البديهية التي تعمل بالسحب والإفلات حتى لمستخدمي الأعمال غير الفنيين التعامل مع تخصيص المعاملات والشرائح والعناصر والتحقق بسهولة. مع Astera، يمكنك:

• إنشاء معاملات EDI معقدة وتسلسلية
• تبادل المستندات بتنسيق ANSI X12 وHIPAA (HL7) وEDIFACT
• معالجة كميات كبيرة من الملفات بكفاءة بغض النظر عن التعقيد
• أتمتة سير العمل باستخدام إمكانيات جدولة الوظائف

إدارة المعاملات التجارية بشكل أسرع مع Astera EDIConnect

عرض العرض التوضيحي