أهم النقاط المستفادة من عام 2024

تعرف على كيفية قيام الذكاء الاصطناعي بتحويل معالجة المستندات وتوفير عائد استثمار شبه فوري للمؤسسات في مختلف القطاعات.

مدونات

الرئيسية / مدونات / ما هو مسح الفواتير؟ كيف يعمل، الفوائد، التطبيقات

جدول المحتويات
الآلي, لا كود مكدس البيانات

تعلم كيف Astera يمكن لـ Data Stack تبسيط وتبسيط إدارة بيانات مؤسستك.

    ما هو مسح الفواتير؟ كيف يعمل، الفوائد، التطبيقات

    10 يناير، 2025

    يعد مسح الفواتير خطوة بالغة الأهمية في إدارة عملية الحسابات الدائنة لأي شركة. قد تعتقد أن مسح الفواتير لم يعد ضروريًا إذا تم استلام الفواتير إلكترونيًا.

    ومع ذلك، وفقًا لـ Bottomline's تقرير حالة المدفوعات الإلكترونية، أكثر من 48% من الفواتير يتم استلامها في شكل ورقي. بعبارة أخرى، لا تزال الفواتير الورقية تشكل جزءًا كبيرًا من الحسابات الدائنة الحديثة، وكذلك مسح الفواتير.

    في هذه المدونة، سنلقي نظرة على ما هو مسح الفواتير، وكيف يعمل، وفوائده، وحالات الاستخدام المحتملة.

    ما هو مسح الفاتورة؟

    يشير مسح الفواتير، كما يوحي الاسم، إلى عملية رقمنة الفواتير الورقية. ويمكن القيام بذلك عن طريق مسح الفاتورة أو عن طريق التقاط صورة للفاتورة.

    أثناء مسح الفاتورة و استخراج بيانات الفاتورة غالبًا ما يتم استخدامهما بالتبادل، فهما خطوتان مختلفتان في سير عمل معالجة الفواتير بشكل عام. ببساطة، يتعلق مسح الفواتير بتحويل الفواتير من الورق إلى التنسيق الرقمي، في حين التقاط الفاتورة يتعلق الأمر باستخراج المعلومات من الفاتورة.

    ومع ذلك، لا يمكن تحقيق إدارة فعّالة للفواتير دون التحول الرقمي، وخاصة مسح الفواتير. قبل هذه التكنولوجيا، كان على فرق الحسابات الدائنة إدخال البيانات يدويًا، وهو ما كان يستهلك وقتًا وموارد قيمة. وقد غيّر مسح الفواتير هذا الأمر، حيث أدى إلى أتمتة الكثير من العمل وجعل العملية برمتها أكثر انسيابية وكفاءة.

    باختصار، يمثل مسح الفواتير التحول من الفوترة الورقية إلى الأنظمة الرقمية، والتي تقدم فوائد كبيرة (مزيد من التفاصيل لاحقًا).

    كيف تعمل عملية مسح الفواتير

    يتم إجراء مسح الفواتير عادةً باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR). تعد تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، وهي اختصار لمصطلح التعرف الضوئي على الحروف، تقنية مستخدمة على نطاق واسع يمكنها تحويل النصوص المطبوعة أو المصورة إلى بيانات رقمية. فهي تتعرف على الحروف في المستندات أو الصور الممسوحة ضوئيًا وتحولها إلى نص قابل للتحرير والبحث. ورغم أن تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) موجودة منذ فترة، فإن التطورات الأخيرة في تقنيات الذكاء الاصطناعي تعمل أيضًا على تحويل طريقة عمل التعرف الضوئي على الحروف (OCR).

    سير عمل مسح الفواتير مع Astera

    ومع ذلك، إليك الشكل الذي تبدو عليه عملية مسح الفواتير باستخدام التعرف الضوئي على الحروف عادةً:

    1. التقاط الفاتورة

    تتلقى فرق الحسابات الدائنة الفواتير من خلال مصادر بيانات مختلفة. على سبيل المثال، يرسلها بعض البائعين عبر البريد الإلكتروني، بينما يرسل آخرون فواتير ورقية، ثم يقوم الموظف بمسحها ضوئيًا وتحميلها عبر الإنترنت. تتضمن هذه الخطوة الأولى ربط جميع مصادر البيانات بسلاسة بـ برنامج مسح الفواتير.

    2. استخراج البيانات

    تمامًا كما يختلف المصدر، يمكن أن يختلف الهيكل والتخطيط وحقول البيانات في الفاتورة أيضًا بشكل كبير بين المقاولين والبائعين المختلفين. استخراج البيانات تتضمن الخطوة تحديد الحقول ذات الصلة واستخراجها للمعالجة، إما من خلال التعرف الضوئي على الحروف أو التعرف على الهوية (معالجة المستندات الذكية).

    3. معالجة البيانات

    بمجرد استخراج الحقول ذات الصلة من جميع الفواتير، البيانات تخضع للمعالجةقد تختلف المعالجة من حل إلى آخر، ولكنها تتضمن عادةً محاذاة حقول البيانات مع أي قوالب محددة مسبقًا.

    يستخدم مسح الفواتير المدعوم بالذكاء الاصطناعي خوارزميات لمعالجة البيانات استنادًا إلى الفواتير التي تمت معالجتها مسبقًا لضمان استخراج جميع حقول البيانات ذات الصلة بدقة.

    4. التحقق من صحة البيانات

    بعد معالجة بيانات الفاتورة، يتم التحقق من صحتها بناءً على قواعد التحقق المحددة مسبقًا. على سبيل المثال، قد يتضمن ذلك التحقق من أن بيانات الفاتورة تقع ضمن نطاق مقبول، على سبيل المثال، لا يزيد عمرها عن 90 يومًا، للتأكد من دقتها بالفعل. تأكيد صحة البيانات ويضمن أيضًا توجيه أي بيانات لا تفي بالمعايير المحددة للتحقق اليدوي.

    5. الموافقة على الفاتورة

    بمجرد اكتمال عملية التحقق، يتم توجيه الفاتورة إلى الشخص المعني للموافقة عليها. ويعتمد هذا التوجيه على تدفقات عمل الموافقة المحددة مسبقًا والتي يمكن إعدادها كجزء من معالجة الفاتورة بشكل عام.

    6. الدفع

    بعد أن تمر الفاتورة عبر سير عمل الموافقة، يقوم فريق الحسابات الدائنة بمعالجة الدفع. كما يمكن أتمتة المدفوعات للفواتير المتكررة باستخدام وظيفة الدفع المتكاملة.

    ورغم أن هذه الخطوات قد تختلف اعتمادًا على عدد من العوامل، فإن مسح الفواتير الحديثة يضمن أتمتة معظمها من خلال تقنيات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي وتتطلب الحد الأدنى من التدخل البشري.

    أتمتة حساباتك الدائنة (AP) باستخدام Astera

    Asteraيساعد حل مسح الفواتير الآلي من 'SmartFootline' الشركات في جميع أنحاء العالم على تقليل التكاليف وتحسين دقة التقاط الفواتير.

    جرب Astera اليوم.

    8 فوائد لمسح الفواتير لفرق الحسابات الدائنة

    حتى الآن، تحدثنا عن ماهية مسح الفواتير وكيفية عملها. الآن، دعنا نلقي نظرة على كيفية استفادة فرق الحسابات الدائنة من مسح الفواتير:

    1. تحسين الموارد والكفاءة

    يتيح أتمتة مسح الفواتير لفرق الحسابات الدائنة تقليل مهام إدخال البيانات يدويًا من خلال أكثر من 80٪. أكثر من 50% من محترفي AP يعتبرون إدخال البيانات يدويًا هو التحدي الأكبر الذي يواجههم، ويرغب 71% في أتمتة مسح الفواتير الخاصة بهم لتسريع عمليات الحسابات الدائنة الخاصة بهم.

    2. توفير التكاليف

    يمكن أن يؤدي مسح الفواتير أيضًا إلى تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف لفرق الحسابات الدائنة لأنه يقلل وحتى يلغي تمامًا الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا.

    وفقًا للتقديرات، يتوقع 80% من الشركات نموًا في حجم الفواتير التي ستعالجها فرق الحسابات الدائنة التابعة لها في السنوات القادمة. ونظرًا لهذه الزيادة في الحجم، فإن المسح الآلي للفواتير يمكن أن يساعد الشركات في توفير تكاليف إدخال البيانات يدويًا وتجنب غرامات التأخير في السداد.

    3. زيادة الدقة

    وفقًا  PYMNTSيعتقد 85% من قادة التمويل أن أتمتة مسح الفواتير تؤدي إلى عمليات أكثر دقة. بالإضافة إلى ذلك، 47.1% من محترفي AP نعتقد أن أحد أكبر التحديات المتعلقة بالفواتير هو أخطاء البيانات والتناقضات، مما يتسبب في تأخير العملية للموافقين وأصحاب المصلحة.

    مع زيادة استخدام التعرف الضوئي على الحروف (OCR) المدعوم بالذكاء الاصطناعي، فإن الدقة العالية تجعله استثمارًا مفيدًا لفرق AP من جميع الأحجام.

    4. دورات دفع أسرع

    من خلال أتمتة مسح الفواتير، لا تستطيع فرق الحسابات الدائنة تبسيط معالجة الفواتير فحسب، بل وأيضًا تسريع دورة الدفع بنسبة تصل إلى 50%. والميزة الإيجابية الإجمالية هي أن الشركات قادرة على تحسين إدارة تدفقاتها النقدية بشكل كبير.

    5. قابلية أكبر للتوسع

    إن عدم القدرة على التوسع مع المسح اليدوي للفواتير يشكل عقبة كبيرة أمام الشركات التي تسعى إلى النمو. يمكن أن يساعد المسح اليدوي للفواتير الشركات على التوسع دون الحاجة إلى توظيف موارد إضافية لإدخال البيانات.

    6. تحسين إدارة البيانات

    حلول مسح الفواتير الحديثة كما تعمل على تحسين الأداء العام إدارة البيانات للشركات بأكثر من طريقة. على سبيل المثال، نظرًا لأن جميع الفواتير يتم تخزينها ومعالجتها رقميًا، فمن السهل تنظيم البيانات المخزنة والبحث عنها واسترجاعها عند الحاجة إليها.

    7. سهولة الامتثال

    تتحمل فرق الحسابات الدائنة أيضًا مسؤوليات تتعلق بالامتثال والتدقيق. مع الفواتير المعالجة يدويًا، قد يستغرق إعداد التقارير للتدقيق الكثير من الوقت. ومع ذلك، الأتمتة في معالجة الفواتير يمكن أن يساعد فرق الحسابات الدائنة في الوصول إلى الفواتير المسجلة على الفور وإنشاء التقارير في أي وقت من الأوقات.

    8. تحسين العلاقات مع البائعين

    بفضل دورات الدفع الأسرع، فإن مسح الفواتير له أيضًا تأثير إيجابي على العلاقات مع البائعين. فالشركات التي تعالج المدفوعات في الوقت المحدد قادرة على بناء شراكات طويلة الأجل ومواتية مع البائعين، مما يؤدي بدوره إلى فوائد تجارية في الأمد البعيد.

    فوائد المسح الضوئي الآلي للفواتير

    مسح الفواتير: أفضل 10 قطاعات تستفيد من ذلك

    في حين أننا ناقشنا كيف يوفر الاستثمار في مسح الفواتير الحديثة مجموعة من الفوائد، فما هي القطاعات التي قد تستفيد أكثر من غيرها؟ قطاعات معينة، مثل الخدمات المالية والرعاية الصحية والتكنولوجيا، الخدمات اللوجستية، لديها تحديات فريدة في الحسابات الدائنة والتي يمكن لمسح الفواتير حلها.

    1. تجارة التجزئة والتجارة الإلكترونية

    يتميز قطاع التجزئة والتجارة الإلكترونية بحجم معاملات مرتفع وموردين متعددين والحاجة إلى دوران سريع للمخزون.  أدوات مسح الفواتير الحديثة يمكن للشركات في هذا القطاع تبسيط حساباتها المستحقة الدفع، وتحسين علاقاتها بالموردين، والحصول على رؤية في الوقت الحقيقي لتدفقاتها النقدية لإدارة الطلب المتقلب بشكل فعال.

    2. تصنيع

    يتعامل قطاع التصنيع مع سلاسل توريد معقدة وأوامر شراء متكررة، الأمر الذي يتطلب مطابقة دقيقة للفواتير والمدفوعات في الوقت المناسب لتجنب تأخير الإنتاج. ومن خلال تبسيط مسح الفواتير، يمكن للشركات تنفيذ مطابقة آلية للفواتير وأوامر الشراء والإيصالات، وتحسين التحكم في التكاليف، وتقليل مخاطر انقطاع سلسلة التوريد.

    3. الرعاىة الصحية

    إنّ قطاع الرعاية الصحية تشتهر بمتطلبات الامتثال العالية، والتنوع الكبير في البائعين، والمواعيد النهائية الصارمة للدفع. من خلال أتمتة مسح الفواتير، يمكن للشركات ضمان الامتثال التنظيمي، وحفظ السجلات بدقة، والتكامل السلس مع أنظمة المشتريات.

    4. البناء والعقارات

    في قطاع العقارات والبناء، يمكن لعدد كبير من البائعين والمقاولين من الباطن والمدفوعات القائمة على المشاريع أن تجعل مسح الفواتير يدويًا أمرًا صعبًا. ومع ذلك، باستخدام الحل المناسب، يمكن للشركات الحصول على فوائد مثل تتبع الفواتير بشكل مركزي، وسير عمل الموافقة بشكل أسرع، والقدرة على إدارة المدفوعات المرتبطة بمراحل المشروع.

    5. الخدمات المالية

    إنّ قطاع الخدمات المالية كما تتعامل أيضًا مع أحجام المعاملات الضخمة والحاجة إلى تدابير أمنية صارمة ومنع الاحتيال. يمكن أن يعمل مسح الفواتير المبسط على تعزيز اكتشاف الاحتيال وتسريع الموافقات على الدفع وتحسين الامتثال التنظيمي.

    6. التكنولوجيا

    كثير الشركات في قطاع التكنولوجيا تواجه الشركات الناشئة نموًا سريعًا وعلاقات دولية مع الموردين ونماذج نفقات تعتمد على الاشتراك. وبفضل المسح الآلي للفواتير، يمكن للشركات التقنية الاستمتاع بعمليات قابلة للتطوير وتكامل سلس مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وإدارة علاقات العملاء وإعداد التقارير في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أفضل.

    7. الضيافة

    تعد المواقع المتعددة والتنوع الكبير للموردين وأنماط الإنفاق الموسمية جزءًا لا يتجزأ من قطاع الضيافة. ومع ذلك، يضمن المسح الآلي للفواتير إدارة مركزية لمدفوعات الموردين وخصومات الدفع المبكر وإدارة التدفق النقدي بشكل أفضل.

    8. التعليم والمنظمات غير الربحية

    تخضع المنظمات العاملة في قطاعي التعليم والمنظمات غير الربحية لميزانيات محدودة ومساءلة صارمة فيما يتعلق بأموال المانحين أو المنح. ومن خلال أتمتة معالجة الفواتير، يمكنها الحصول على تقارير شفافة وتوفير التكاليف واستخدام أكثر كفاءة للموارد المحدودة.

    9. الخدمات اللوجستية والنقل

    شركات النقل والخدمات اللوجستية التعامل مع الفواتير المتكررة والمدفوعات مقابل الوقود والصيانة والخدمات المقدمة من جهات خارجية. من خلال مسح الفواتير والمدفوعات المبسطة، يمكنهم الاستفادة من مطابقة الفواتير الآلية والموافقات الأسرع وتتبع النفقات في الوقت الفعلي للتحكم في الميزانية بشكل أفضل.

    10. الطاقة والمرافق

    تواجه الشركات العاملة في قطاع الطاقة والمرافق رقابة تنظيمية عالية وتتعامل مع العديد من البائعين للحصول على المعدات والإمدادات والخدمات. الحسابات المستحقة الدفع الآلية يساعدهم على تحسين الامتثال وتمكين معالجة الفواتير بشكل أسرع وتعزيز الوقاية من الاحتيال.

    10 صناعات تستفيد أكثر من المسح الآلي للفواتير

    قم بتبسيط عملية مسح الفواتير الخاصة بك باستخدام Astera

    يعد مسح الفواتير أمرًا بالغ الأهمية لضمان سلاسة عمليات الحسابات الدائنة لكل مؤسسة، بغض النظر عن حجمها أو القطاع الذي تعمل فيه.

    إذا كنت تبحث عن شريك موثوق به، Astera يمكنك أتمتة سير عمل حساباتك الدائنة لمعالجة الفواتير بشكل أسرع وأكثر دقة. مع Asteraحل معالجة الفواتير المدعوم بالذكاء الاصطناعي من 'sيمكن لفريق AP الخاص بك تحقيق ما يلي:

    • الى تخفيض الأخطاء بنسبة 97% في مسح الفاتورة،
    • الى 8 مرات أسرع معالجة الفواتير،
    • وحتى 90٪ أسرع إستخراج البيانات.

    جدولة التجريبي مع فريقنا لمعرفة كيف Astera يمكنك تبسيط عملية مسح الفاتورة الخاصة بك.

    المؤلف:

    • رضا احمد خان
    ربما يعجبك أيضا
    وثيقة استخراج البيانات 101: فهم الأساسيات
    معالجة الفواتير باستخدام الذكاء الاصطناعي: ضرورة لفريقك المالي
    أفضل 10 برامج لمعالجة الفواتير في عام 2025
    مع مراعاة Astera لتلبية احتياجات إدارة البيانات الخاصة بك؟

    أنشئ اتصالاً خاليًا من التعليمات البرمجية مع تطبيقات مؤسستك وقواعد البيانات والتطبيقات السحابية لدمج جميع بياناتك.

    دعونا نتواصل الآن!
    يتيح الاتصال