دليل شامل لأتمتة سير العمل

ما هي أتمتة سير العمل؟

تتضمن أتمتة سير العمل أتمتة المهام والعمليات المتكررة في تسلسل باستخدام التكنولوجيا، مما يقلل الحاجة إلى التدخل اليدوي. أنها تنطوي على تصميم وإنشاء، نشروأتمتة العمليات التجارية مثل إدخال البيانات وتفاعلات العملاء.

تستخدم أتمتة سير العمل برامج لتحل محل العمليات اليدوية والورقية. هدفها الأساسي هو التأكد من أن الأشخاص المناسبين يعملون على المهام المناسبة في الوقت المناسب. فهو يساعد الشركات على توحيد عمليات عملها، والامتثال للقواعد والسياسات المعمول بها، وتحسين الرؤية والمساءلة في كل خطوة من خطوات العملية.

أهمية أتمتة سير العمل

تسمح أتمتة سير العمل بتدفق المهام والمستندات والمعلومات تلقائيًا عبر الأنشطة المتعلقة بالعمل. فهو يقلل من استهلاك الموارد والوقت ويقلل من فرص الأخطاء البشرية، مما يحسن كفاءة الشركة ورؤيتها ومساءلتها.

تبسيط الموافقات

يمكن أن تؤدي عمليات الموافقة المتأخرة إلى تفويت المواعيد النهائية. تعمل أتمتة سير العمل على إنشاء مسار واضح للموافقات. تنتقل المهام تلقائيًا من شخص لآخر، مع إرسال التذكيرات والإشعارات لضمان اتخاذ القرارات في الوقت المناسب. هذه يبقي المشاريع على المسار الصحيح ويلغي الحاجة إلى التتبع اليدوي.

الدقة والرؤية

في إدخال البيانات يدويًا، يمكن أن تؤدي الأخطاء المطبعية إلى حدوث أخطاء، مما يؤثر على كل شيء بدءًا من فواتير العملاء وحتى الجداول الزمنية للمشروع. تتكامل أتمتة سير العمل مع الأنظمة الحالية، وتقوم بملء حقول البيانات تلقائيًا والقضاء على مخاطر الخطأ البشري. تضمن هذه الأتمتة الدقة وتوفر الوقت.

اتخاذ قرارات مستنيرة

يمكن لأتمتة سير العمل إنشاء تقارير تلقائيًا بناءً على البيانات في الوقت الفعلي. يمنحك التقرير المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ قرارات سريعة ومستنيرة دون انتظار ذلك يتم تجميعها.

تواصل واضح

تعمل أتمتة سير العمل على إنشاء مسار اتصال واضح. يتلقى جميع المشاركين المعلومات اللازمة ويظلون على نفس الصفحة طوال العملية.

كيفية تنفيذ أتمتة سير العمل

يعد تنفيذ سير العمل الآلي عملية إستراتيجية تتضمن بناء بيئة عمل فعالة ومبسطة. وتتكون من خطوات متعددة:

1. تحديد المهام المتكررة

ابدأ بتحديد المهام المتكررة التي يمكن أتمتتها بسهولة والتي تتطلب تدخلًا بشريًا. حدد أولويات هذه المهام وفقًا لأهداف عملك.

2. إنشاء مخطط سير العمل

بعد تحديد أولوياتك، قم برسم مخطط سير العمل. فهو يوضح كل خطوة من خطوات العملية من البداية إلى النهاية، باستخدام الرموز لتمثيل المهام ونقاط القرار والانتقالات. ابدأ بتحديد نقطتي البداية والنهاية لسير العمل، ورسم خريطة لكل تسلسل خطوة، وتفصيل نقاط القرار مع شروطها.

قم بتعيين الأدوار والمسؤوليات لكل خطوة وقم بمراجعة الرسم التخطيطي بناءً على تعليقات أصحاب المصلحة لضمان أن سير العمل الآلي واضح ومباشر وفعال.

3. تنفيذ ونشر سير العمل

استخدم برنامج التشغيل الآلي السهل للسحب والإفلات لإعداد سير عملك. تتيح لك هذه الأدوات إنشاء سير العمل من خلال وضع المهام ونقاط القرار والإجراءات في تسلسل منطقي دون الحاجة إلى معرفة تقنية واسعة. ابدأ بتحديد تسلسل سير العمل كما هو موضح في الرسم التخطيطي.

قم بتكوين المشغلات والشروط التي تبدأ كل مهمة أو نقطة قرار تلقائيًا، مثل الفواصل الزمنية المحددة أو مدخلات البيانات. اختبار سير العمل بدقة لتحديد ومعالجة أي مشاكل. بمجرد الاختبار، قم بنشر سير العمل عبر الأقسام أو الفرق ذات الصلة، مما يضمن فهم جميع المستخدمين لأدوارهم ومسؤولياتهم ضمن سير العمل الآلي.

4. اختبار أتمتة سير العمل

يعد الاختبار ضروريًا لمعرفة ما إذا كانت الأتمتة تعمل أم لا. استخدم اختبار قبول المستخدم (UAT) لاكتشاف المشكلات وإصلاحها. يتضمن ذلك التحقق من المستخدمين النهائيين إذا كان سير العمل يعمل بشكل جيد في مواقف الحياة الواقعية. يحاكي القائمون على الاختبار مهام سير العمل لاكتشاف الأخطاء أو الأخطاء، مما يضمن تلبية الأتمتة لجميع المتطلبات والتوقعات. يشير إكمال UAT إلى أن سير العمل الآلي يعمل بسلاسة وكفاءة بعد النشر.

5. قياس مؤشرات الأداء الرئيسية

استخدم أدوات التحليل الخاصة بنظامك لمراقبة أداء سير عملك. تتيح لك مراجعة التعليقات بانتظام معرفة ما ينجح وما يحتاج إلى تغيير.

أتمتة سير العمل مقابل أتمتة العمليات

تمثل أتمتة سير العمل وأتمتة العمليات أساليب متميزة لتحسين العمليات التجارية. تركز أتمتة سير العمل على تبسيط المهام ضمن عملية محددة، مثل أتمتة عمليات الموافقة وإنشاء التقارير استخراج البيانات من التقارير المعقدة إنه يعزز الكفاءة والدقة على المستوى الحبيبي.

أتمتة سير العمل هي مجموعة فرعية من أتمتة العمليات التي تأخذ منظورًا أوسع، يشمل العمليات التجارية بأكملها من البداية إلى النهاية.

على سبيل المثال، تعد أتمتة دورة الطلب إلى النقد بأكملها، بدءًا من تقديم الطلب وحتى معالجة الدفع، بمثابة نهج شامل يعمل على تحسين العمليات الشاملة، بما في ذلك الخطوات والأنظمة وأصحاب المصلحة المتعددين.

يمكن لأتمتة سير العمل أيضًا تبسيط الخطوات ضمن عملية أكثر شمولاً. على سبيل المثال، في تكامل البيانات، يمكن لأتمتة سير العمل استخراجها وتحويلها وتحميلها تلقائيًا إلى نظام معين.

أتمتة سير العمل مقابل RPA (أتمتة العمليات الروبوتية)

تعمل أتمتة سير العمل على تحسين تدفق المهام والمعلومات ضمن عملية الأعمال. ويتضمن إنشاء خطوات أو قواعد لأتمتة الإجراءات المتكررة، مثل توجيه المستندات للموافقة عليها، أو إنشاء التقارير، أو إرسال الإشعارات. يستخدم RPA الروبوتات البرمجية لتقليد الإجراءات البشرية على نظام الكمبيوتر. يمكن لهذه الروبوتات التفاعل مع تطبيقات متعددة واستخراج البيانات وتنفيذ المهام المستندة إلى القواعد.

أمثلة على أتمتة سير العمل

أتمتة سير العمل لا يقتصر إلى قسم واحد؛ يمكن أن يفيد تقديم الخدمات عبر الشركة.

• تعمل أتمتة سير عمل الموارد البشرية على تبسيط عمليات تأهيل الموظفين وإخراجهم من الخدمة. فهو يساعد الموظفين الجدد على الاندماج بسلاسة في المنظمة وإدارة وصول الموظفين المغادرين وأصولهم بكفاءة.
• تتعامل أتمتة سير العمل مع مهام البيانات الروتينية. على سبيل المثال، يقوم النظام تلقائيًا بتنظيف البيانات عن طريق إزالة التكرارات وتوحيد التنسيقات وتصحيح الأخطاء.
• تعمل أتمتة سير عمل إدارة العقود على تقليل التأخيرات المرتبطة بالعقد وتضمن الامتثال للشروط والأحكام. يقوم بأتمتة عمليات إنشاء العقد والموافقة عليه وتجديده.
• تعمل أتمتة سير عمل إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات على إنشاء نظام لتتبع دورة حياة أصول تكنولوجيا المعلومات وإدارتها تلقائيًا. تعمل هذه العملية على تحسين استخدام الموارد وخفض التكاليف.
• تقوم أتمتة سير العمل باستخراج نقاط بيانات محددة من مستندات أو أنظمة مختلفة. على سبيل المثال، يقوم النظام تلقائيًا بسحب أرقام الفواتير والتواريخ والمبالغ من رسائل البريد الإلكتروني الواردة وحفظها في ملف قاعدة بيانات.
• تسمح أتمتة سير عمل إدارة التغيير بأتمتة الموافقات وتنفيذ التغييرات على البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والتطبيقات والخدمات. تضمن الأتمتة تتبع التعديلات واختبارها ونشرها بكفاءة.
• تجمع أتمتة سير العمل بين البيانات من مصادر مختلفة. على سبيل المثال، تقوم العملية تلقائيًا بدمج بيانات العميل من ملف نظام إدارة علاقات العملاء باستخدام بيانات الطلب من منصة التجارة الإلكترونية لإنشاء ملف تعريف موحد للعملاء.

برنامج أتمتة سير العمل

يعمل برنامج أتمتة سير العمل على تبسيط العمليات التجارية عن طريق تقليل المهام اليدوية باستخدام قواعد وتسلسلات وإجراءات محددة. ومن خلال أتمتة المهام المتكررة، توفر الشركات وقت الموظفين للقيام بمهام استراتيجية أو إبداعية. يعمل برنامج أتمتة سير العمل على تعزيز التعاون بين أعضاء الفريق من خلال قنوات الاتصال المركزية وسير العمل المشترك. كما يسمح بتبادل المعلومات واتخاذ القرارات بسرعة.

ما الذي تبحث عنه في برامج أتمتة سير العمل

يجب أن يلبي موفر نظام أتمتة سير العمل المناسب احتياجات العمل. نظرًا للطلب المتزايد عليها، تتصدر أنظمة أتمتة سير العمل بدون تعليمات برمجية الطريق بين الخيارات. ومع ذلك، فإن اختيار الحل يتطلب النظر في أكثر من مجرد طبيعة عدم وجود تعليمات برمجية. يعد تقييم العوامل المختلفة أمرًا ضروريًا للتأكد من أن البرنامج يعالج مخاوف المؤسسة بشكل فعال.

• سهولة الاستخدام: يجب أن تتمتع الأداة بواجهة واضحة وبديهية تسمح للمستخدمين بإنشاء وإدارة سير العمل دون خبرة فنية واسعة النطاق.
• منشئ سير العمل المرئي: تتيح واجهة السحب والإفلات للمستخدمين إنشاء مهام سير العمل بشكل مرئي، وتبسيط عملية التصميم وتقليل الأخطاء.
• التخصيص والمرونة: يجب أن توفر الأداة خيارات التخصيص لتخصيص سير العمل وفقًا لاحتياجات وعمليات العمل المحددة.
• قدرات سير العمل: استخدم ميزات مثل المنطق الشرطي والحلقات والمعالجة المتوازية للتعامل مع مهام سير العمل المعقدة بفعالية.
• قدرات التكامل: يعد التكامل السلس مع الأنظمة والتطبيقات الحالية أمرًا ضروريًا لتدفق البيانات واستمرارية العمليات.
• الأمان والامتثال: ابحث عن أداة توفر التدابير الأمنية والامتثال لمعايير الصناعة (على سبيل المثال، (HIPAA), GDPR) لحماية البيانات الحساسة.
• المراقبة والتقرير في الوقت الحقيقي: يجب أن يكون البرنامج قادرًا على تتبع تقدم سير العمل وتحديد المشكلات وقياس الأداء من أجل التحسين.

أفضل الأدوات لأتمتة سير العمل

يمكن الاستفادة من الأدوات والأنظمة الأساسية المتعددة لأتمتة سير العمل. المفتاح هو العثور على الخيار الذي يناسب متطلبات عملك.

1. Astera

Astera عبارة عن منصة بيانات موحدة توفر أدوات بدون تعليمات برمجية لدمج وإدارة البيانات من مصادر مختلفة. فهو يمكّن المستخدمين من إنشاء مسارات عمل قوية تعمل على أتمتة العديد منها إدارة البيانات ومهام التكامل، من استخراج البيانات و ابتلاع للتحول والتنظيف. تتميز المنصة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي أيضًا بأنها مدمجة بيانات الإدارة القدرات اللازمة لضمان الامتثال.

الميزات الرئيسية

• Asteraتسمح لك الواجهة البديهية بتصميم سير العمل بشكل مرئي لاستخراج البيانات وتكاملها التخزينو API & إدارة EDI.
• يمكنك أتمتة المهام لتنفيذها على فترات زمنية محددة مسبقًا، أو تشغيل الإجراءات بناءً على شروط محددة، أو بدء العمليات عند إضافة الملفات إلى مواقع معينة مثل صناديق البريد الوارد أو المجلدات.
• توفر المنصة تمثيلات مرئية واضحة لسير عمل البيانات، مما يجعل من السهل فهم وإدارة تسلسل المهام المعقدة.
• أنها تمكن الجدولة التلقائية للمهام و تنسيق العمليات المعتمدة على البياناتوتحسين الكفاءة وتقليل الجهد اليدوي.
• Astera يتكامل مع مصادر البيانات المختلفة، بما في ذلك أنواع مختلفة من قواعد البياناتوالتطبيقات السحابية وأنظمة الملفات، مما يضمن اتصالاً شاملاً للبيانات.
• Astera يوفر إمكانات المراقبة لتتبع الأداء الوظيفي واكتساب رؤى حول عمليات البيانات ونتائجها.

2. مايكروسوفت باور أوتومات

مايكروسوفت الطاقة التلقائية، Microsoft Flow سابقًا، هي خدمة سحابية تتيح للمستخدمين إنشاء سير عمل تلقائي بين العديد من التطبيقات والأنظمة الأساسية.

الايجابيات

• • إنه يبسط مهام الأتمتة من خلال واجهة السحب والإفلات سهلة الاستخدام.
  • يتكامل Microsoft Power Automate بسلاسة مع تطبيقات Microsoft 365.
  • تتيح المنصة قابلية التوسع والمرونة من خلال نظامها الأساسي القائم على السحابة.

سلبيات

• • فهو يتطلب منحنى تعليمي لسيناريوهات الأتمتة المتقدمة.
  • توفر المنصة تحكمًا محدودًا في توقيت وجدولة المهام الآلية.
  • يعتمد على نظام Microsoft البيئي للتكامل السلس مع الخدمات غير التابعة لشركة Microsoft.

3. زابير

Zapier هي أداة لأتمتة سير العمل تتيح للمستخدمين أتمتة نقل المعلومات بين التطبيقات.

الايجابيات

• • يقدم Zapier واجهة مباشرة لإنشاء سير عمل التشغيل الآلي دون الحاجة إلى مهارات البرمجة.
  • وهو يدعم التكامل مع تطبيقات متعددة، مما يسمح بالأتمتة عبر منصات مختلفة.
  • يمكن للمستخدمين تخصيص سير العمل باستخدام المنطق الشرطي والعمليات متعددة الخطوات لتناسب احتياجات الأتمتة المحددة.

سلبيات

• • الخطة المجانية لها قيود، وتتطلب الميزات المتقدمة اشتراكًا مدفوعًا.
  • يتطلب إنشاء مسارات عمل معقدة فهم مصطلحات Zapier وقيودها.
  • فهو يعتمد على واجهات برمجة التطبيقات (APIs) للتطبيقات المتصلة، ولهذا السبب يمكن أن تؤثر التغييرات في وظائف واجهة برمجة التطبيقات (API) على موثوقية سير العمل.

4. وركاتو

Workato عبارة عن نظام أساسي لأتمتة سير العمل يسمح للمستخدمين بدمج وأتمتة سير العمل عبر التطبيقات والخدمات المختلفة دون الحاجة إلى معرفة واسعة بالبرمجة.

الايجابيات

• • فهو يوفر إمكانات متقدمة على مستوى المؤسسات لأتمتة سير العمل المعقد.
  • يدعم Workato التكامل مع التطبيقات المختلفة.
  • فهو يوفر خيارات تخصيص واسعة النطاق لسير العمل المخصص.

سلبيات

• • يتطلب إعداد مسارات عمل معقدة منحنى تعليميًا نظرًا للإمكانيات المتقدمة للنظام الأساسي.
  • يمكن أن يكون مكلفًا للشركات الصغيرة أو الأفراد نظرًا لميزاته على مستوى المؤسسة وهيكل التسعير.
  • يعتمد Workato على استقرار وتوافر واجهات برمجة تطبيقات التطبيقات المتصلة، مما قد يؤثر على موثوقية سير العمل.

5. كيسفلو

كيسلو هو برنامج لإدارة العمليات التجارية (BPM) قائم على السحابة يسمح للمؤسسات بأتمتة سير العمل وتبسيط العمليات التجارية.

الايجابيات

• • يسهل Kissflow إنشاء وإدارة سير العمل للمستخدمين الذين ليس لديهم خبرة فنية.
  • فهو يقدم مجموعة متنوعة من القوالب القابلة للتخصيص والمصممة خصيصًا لعمليات الأعمال المختلفة.
  • توفر المنصة رؤى في الوقت الفعلي حول أداء العملية.

سلبيات

• • خيارات التخصيص محدودة لسير العمل المحدد أو الفريد للغاية.
  • هيكل التسعير الخاص بـ Kissflow ليس مخصصًا للمؤسسات الصغيرة أو تلك ذات احتياجات الأتمتة المحدودة.
  • توجد مشكلات في التكامل والمزامنة بين Kissflow وتطبيقات محددة تابعة لجهات خارجية.

6. تكامل

تكامل هو برنامج لإدارة العمليات التجارية (BPM) وأتمتة سير العمل مصمم لمساعدة المؤسسات على تبسيط سير العمل لديها.

الايجابيات

• • يتيح Integriify للمستخدمين أتمتة سير العمل وتحسينه دون الحاجة إلى مهارات برمجة واسعة النطاق.
  • فهو يقدم نماذج قابلة للتخصيص وحلول أتمتة مخصصة لمختلف العمليات التجارية.
  • ويوفر وظائف إعداد التقارير لتتبع وتحليل أداء سير العمل.

سلبيات

• • خيارات التخصيص محدودة بالنسبة لسير العمل شديد التعقيد أو التخصص.
  • تحتوي المنصة على منحنى تعليمي حاد للوظائف المتقدمة.
  • لدى Integriify مشكلات في التكامل مع تطبيقات محددة تابعة لجهات خارجية.

وفي الختام

تعمل أتمتة سير العمل على التخلص من المهام اليدوية وتحسين العمليات التجارية من خلال التكنولوجيا. سواء كان الأمر يتعلق بتنفيذ المهام على فترات زمنية محددة، أو إمكانات المراقبة، أو التنسيق، فإن التشغيل الآلي يعزز الكفاءة والمساءلة عبر المؤسسات. أتمتة خط أنابيب البيانات يتضمن سير العمل تحديد المهام المتكررة، وتصميم تدفقات البيانات وسير العمل بشكل مرئي، والاستفادة من الأدوات مثل Astera، والذي يوفر نظامًا أساسيًا موحدًا بدون تعليمات برمجية لأتمتة المهام المتكررة وتنسيق سير العمل لتحسين عملية اتخاذ القرار وتسريعها.

تنزيل نسخة تجريبية مجانية اليوم لتجربة كيف يمكنك أتمتة جميع عمليات سير عمل البيانات الخاصة بك باستخدام Astera.