Automatiser dataudtrækning af skatteformularer i 5 nemme trin

A Smartsheet rapport fandt, at over 40 % af arbejderne bruger mindst en fjerdedel af deres arbejdsuge på at udtrække data manuelt. Skattespecialister i mange organisationer bruger timer eller endda dage på at sortere i bunker af papir eller PDF-dokumenter, lede efter relevante oplysninger og indtaste dem i regneark eller databaser.

Det er en masse tid og penge spildt på en kedelig og fejltilbøjelig proces. Heldigvis er der en bedre måde at håndtere skatteformulardataudtræk på. Med Astera ReportMiner, kan du automatisere hele processen og spare dig selv for tid, penge og besvær.

Hvorfor er dataudtræk af skatteformularer vigtigt?

Skatteformulardataudtræk, især fra dokumenter som W-2, 1099 og 1098, er afgørende for enkeltpersoner, virksomheder, skatteprofessionelle, långivere, finansielle institutioner, forskere og analytikere af forskellige årsager:

• Nøjagtig skatteangivelse: Automatisering af dataudtræk sikrer nøjagtig og rettidig indgivelse af selvangivelse for enkeltpersoner og virksomheder, hvilket reducerer risikoen for bøder, renter og revisioner fra IRS.
• Forbedrede tjenester: Skatteprofessionelle og revisorer kan levere bedre tjenester til kunder med nøjagtigt udtrukne data, såsom skatteplanlægning, overholdelse, optimering og løsning.
• Risikoreduktion: Långivere og finansielle institutioner kan nøjagtigt verificere låntagers indkomst og kreditværdighed, hvilket reducerer risikoen for misligholdelse og svig.
• Indsigtsfuld analyse: Forskere og analytikere kan studere økonomiske og sociale tendenser baseret på skattedata som indkomstfordeling, skattebyrde, incitamenter og unddragelse.

Automatisering af skatteformulardataudtræk er afgørende, da det:

• Sparer tid og ressourcer: Reducerer manuel indsats og fejl i dataindtastning og øger behandlingshastigheden.
• Forbedrer nøjagtighed og konsistens: Standardisering af dataudtræksmodeller minimerer variationer i datakvalitet.
• Forbedrer overholdelse og sikkerhed: Sikring af udtrukne data overholder skattereglerne og opbevares sikkert.

Hvordan Astera Transformerer skatteformulardataudtræk

Astera ReportMiner er en kraftfuld ustruktureret dataudtræksløsning, der automatiserer og strømliner dataudtræk af skatteformularer. Astera ReportMiner indfanger og konverterer ustrukturerede data til et struktureret format. Den udnytter avancerede OCR- og AI-funktioner til at udtrække data fra ethvert dokument, inklusive scannede PDF'er, digitale PDF'er og andre ustrukturerede kilder.

Se Astera's Skatteformular Dataudtræk i aktion

Forenkle og strømline din skatteformulardataudtrækningsproces med Astera's kraftfulde automatiseringsværktøjer. Planlæg en demo for at se hvordan Astera kan transformere dine processer.

Planlæg en demonstration

Med Astera ReportMiner, Kan du:

• Opret og genbrug ekstraktionsskabeloner: Du kan nemt oprette og genbruge udtræksskabeloner til forskellige skatteformularer ved hjælp af den intuitive træk-og-slip-grænseflade. Du kan oprette udtræksskabeloner til almindelige skatteformater, såsom W-2, 1099, 1040 og mere. De kan bygge disse skabeloner ved hjælp af ReportMiner, tilpasse dem ud fra deres specifikke behov og genbruge på flere dokumenter med samme format. Du kan også definere reglerne og logikken for dataudtræk, såsom datatyper, formater, valideringer og transformationer.
• Udtræk data fra flere kilder: Du kan udtrække data fra flere kilder, såsom scannede PDF'er, digitale PDF'er, billeder og andre ustrukturerede dokumenter. Med høj nøjagtighed og hastighed kan du bruge den indbyggede OCR-motor til at genkende og udtrække data fra scannede eller billedbaserede dokumenter. Du kan oprette udtræksskabeloner med nogle få klik, så de ikke længere skal levere mønstre og oprette dataområder og felter manuelt. Dette reducerer det manuelle arbejde med at skabe en udtræksskabelon, især nyttigt, når dokumenter har komplekse eller omfattende layouts.
• Integrer og eksporter data til flere destinationer: Du kan integrere og eksportere de udpakkede data til forskellige destinationer, såsom databaser, filer, BI-værktøjer eller andre applikationer. Du kan bruge de indbyggede connectors til at oprette forbindelse til populære datakilder og destinationer, såsom SQL Server, Oracle, Excel, CSV, XML, JSON og Power BI og Tableau API'er. Du kan også bruge REST API-stikket til at integrere med andre brugerdefinerede eller tredjepartsapplikationer.

Løsningsdemonstration: Hvordan Astera Automatiserer end-to-end dataudtræk af skatteformularer

Trin 1: Oprettelse af projektet

Det første trin er at oprette en Astera projekt. Til denne brugssag behøver du heller ikke tilføje kildefil til projektet. Med Astera, kan du behandle enhver ustruktureret fil, såsom scannede PDF'er, digitale PDF'er, formularer, .TXT, .CSV og andre ustrukturerede dokumenter. Til dette eksempel skal du bruge en digital PDF-fil, der indeholder W-2-formularer.

Figur 1

Trin 2: Automatisering af e-mailhåndtering

For at få adgang til W2-skatteformulardata skal du overvåge indgående e-mails for vedhæftede W2-skatteformularer, flytte dem til en udpeget mappe og markere dem som læst. Du kan automatisere dette ved at bygge og planlægge en datapipeline.

Dette vil sikre rettidig behandling af W2-formularer ved modtagelse, strømline arbejdsgangen for dataudtrækning, lette centraliseret håndtering af vedhæftede filer og forbedre e-mail-administration. For at gøre dette skal du:

• Konfigurer en e-mailkilde i dataflowartefakten for Astera ReportMiner, hvor du konfigurerer e-mail-forbindelsen.

• Dataflow for at downloade vedhæftede filer i en lokal mappe fra ulæste e-mails med "Formularer" i emnet (dette dataflow er planlagt til at køre kontinuerligt):

Figur 2

• Indstil filterkriterierne til kun at vælge e-mails med 'Formularer' i emnelinjen.

Figur 3

• Aktiver muligheden for at downloade vedhæftede filer i E-mailkildeobjektet og angiv mappestien, hvor du vil gemme de downloadede vedhæftede filer. Vedhæftede e-mails vises automatisk i den valgte mappe:

Figur 4

• Excel-destinationen i dataflowet vist i figur 2 gemmer stier til alle downloadede vedhæftede filer:

Figur 5

Trin 3: Opbygning af rapportmodel for skatteformularen

Det næste trin er at bygge en rapportmodel for W2-skatteformularen, så du kan definere datafelter, datatyper, udtræksregler. Dette vil muliggøre præcis udtrækning af W2 fra datafelter, hvilket forbedrer kvaliteten og pålideligheden af ​​udvundet information. For at gøre dette skal du:

• Tilføj en ny rapportmodel til projektet. Du kan tilføje et eksempel på en W2-skatteformularfil som rapportlayoutet og justere sideindstillingerne og margener efter behov.
• Typisk skal brugerne angive de regioner, de vil udtrække data fra, og datafelterne inden for regionerne. Imidlertid, Astera's avancerede AI-drevne ekstraktionsmotor giver dig mulighed for at oprette W2-ekstraktionsskabelon med et enkelt klik:

Figur 6

• Når du klikker på Byg ved hjælp af AI på det forrige skærmbillede, vises følgende:

Figur 7

• Når ovenstående behandling er afsluttet, har vi den AI-byggede rapportmodel klar:

Figur 8

Trin 4: Datapipeline til behandling af en enkelt skatteformular

Det næste trin er at oprette en datapipeline til behandling af en enkelt W2 skatteformular for at udtrække data fra W2 skatteformular PDF'er, standardisere numeriske felter, validere skatteoplysninger, generere gyldighedsfelter og overføre behandlede data til en destinationsdatabase. Dette vil sikre ensartet og præcis udtrækning af kritisk information fra W2-formularer, forbedre datakonsistens og læsbarhed, sikre datanøjagtighed og overholdelse, lette W2-skatteformularstatusovervågning og fejlidentifikation og muliggøre centraliseret lagring af udtrukne W2-data. For at gøre dette skal du:

• Opret et nyt dataflow i Astera og tilføj den rapportmodel, du oprettede i det forrige trin, som kildeobjekt.
• Tilføj et transformationsobjekt, som f.eks DataCleanse for at rense dataene, såsom at fjerne tegn som $, uønskede mellemrum, erstatte nultal med nuller osv.

Figur 9

• Tilføj et valideringsobjekt, og anvend forretningsregler til at validere skatteoplysninger, såsom at kontrollere for manglende værdier, matche med referencedata, validere skattesatser osv.

Figur 10

• Føj et nyt felt til skatteposten, der angiver gyldighedsstatus for hver W2-skatteformular, såsom gyldig, ugyldig eller afventende, baseret på valideringsresultaterne.

Figur 11

• Tilføj et destinationsobjekt, såsom en databasetabel eller en flad fil, og brug den til at overføre de behandlede data til en destinationsdatabase for sikker lagring og hentning. Følgende er en forhåndsvisning af de data, der indlæses i db'en, når en enkelt W2 skatteformular behandles:

Figur 12

Trin 5: Workflow Automation

Det sidste trin er at automatisere hele dataudtræknings-workflowet, så du kan udløse behandling af W2-skatteformularfiler hver gang en ny fil vises i den vedhæftede e-mail-mappe, du har forberedt. Dette vil automatisere hentning af vedhæftede filer, sikre et kontinuerligt dataflow til behandling, lette nem adgang til behandlede vedhæftede filer, strømline behandlingen ved at automatisere filhåndtering, sikre effektiv filhåndtering og muliggøre databaseopdateringer i realtid. For at gøre dette skal du:

• Opret en ny arbejdsgang i Astera og tilføje  ContextInfo. ContextInfo tager kontekstoplysninger om den planlagte jobkørselstid. Her vil den få den filsti, der vil udløse dette flow.
• Tilføj en dataflowopgave, og brug den til at udføre det dataflow, du oprettede i det tredje trin for at behandle en enkelt W2-skatteformular.
• Tilføj en filsystemopgave, og brug den til at slette den behandlede W2-skatteformularfil fra mappen med vedhæftede filer efter dataflowudførelsen.

Figur 13

• Workflowet udløser behandlingen af ​​W2-skatteformularer, efterhånden som dit team modtager dem i mappen med vedhæftede e-mails. Efter afslutning vil arbejdsgangen automatisk gemme poster fra hver vedhæftet fil i e-mails i destinationsdatabasen:

Figur 14

• Hver gang din arbejdsgang modtager en ny W2-formularvedhæftet fil via e-mail, går den i behandling (set ved navneændringen).

Figur 15

• Når en W2-skatteformular er behandlet, slettes den fra mappen, og sørg for, at kun nye filer, der vises i mappen, behandles:

Figur 16

• Planlæg arbejdsgangen til at køre på filudløser i den vedhæftede mappe.

Automations indvirkning på dataudtræk af skatteformularer

• Reducer dataudtrækningstiden for skatteformularer: Automatiseret skatteformulardataudtræk giver dig mulighed for at reducere dataudtrækstiden fra timer til minutter ved at automatisere og strømline processen. Du kan behandle over 100,000 skatteformularer på en brøkdel af tiden og overholde deadlines og regler for skatteindberetning og indberetning. Med Astera, kan dit team reducere tid brugt på dataudtræk ved op til 80%.
• Forbedre datakvalitet og nøjagtighed: Automatisk udtræk af skattedataformularer giver dig mulighed for at forbedre datakvaliteten og nøjagtigheden af 90%, ved hjælp af indbyggede datarensnings- og valideringsfunktioner. Du kan sikre fuldstændigheden og rigtigheden af ​​de udtrukne data og undgå eventuelle fejl eller sanktioner.
• Spar omkostninger og ressourcer: Automatisk udtræk af skattedataformularer giver dig mulighed for at spare omkostninger ved at eliminere behovet for manuel dataindtastning eller kompleks og dyr software. Som et resultat kan dit team reducere arbejds- og driftsomkostninger og øge medarbejdernes produktivitet og effektivitet.

Lås op for kraften ved automatisk udtrækning af skatteformulardata

Opdag, hvordan automatisering kan revolutionere din proces for udtræk af skatteformulardata. Med Astera, få uovertruffen effektivitet og nøjagtighed. Tilmeld dig nu for at udforske en gratis 14-dages prøveperiode og oplev forskellen.

Tilmeld dig en gratis prøveperiode

Med automatisk udtræk af skatteformularer kan du udtrække data fra skatteformularer hurtigt, nemt og præcist ved at udnytte data til rapportering, analyse eller overholdelse. Din virksomhed kan opnå forbedret kundetilfredshed og fastholdelse, hvilket giver en konkurrencefordel på markedet.

Astera ReportMiner er en kraftfuld dataudtræksløsning, der håndterer enhver skatteform og ustruktureret datakilde. Uanset om du har brug for at udtrække data fra W-2, 1099, 1040 eller enhver anden skatteform, Astera ReportMiner kan gøre det på få minutter. Ingen kodning eller scripting er påkrævet. Bare peg og klik. Forestil dig de timer, du kan spare, og de fejl, du kan undgå med denne automatisering.

Hvis du er interesseret i at prøve Astera ReportMiner for dig selv, kan du starte en Gratis 14-dages prøve i dag eller planlægge en brugerdefineret demo med vores eksperter og få en personlig gennemgang af Astera ReportMiner's funktioner og muligheder. Gå ikke glip af denne mulighed for at tage din dataudvinding til det næste niveau med Astera ReportMiner.