EDI 855: Bestellbestätigung

Was ist ein EDI 855?

Effizienz und Genauigkeit sind entscheidend für reibungslose Transaktionen und eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Handelspartnern. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Verwendung Elektronischer Datenaustausch (EDI). 

EDI 855 (Purchase Order Acknowledgement) ist ein ANSI X12-Transaktionssatz, der eine von einem Lieferanten erhaltene Bestellung (PO) bestätigt oder bestätigt. Lieferanten senden es normalerweise als Antwort auf eine EDI 850 (Bestellung) Transaktion von einem Käufer. EDI 855 liefert wichtige Informationen über die Fähigkeit des Lieferanten, die Bestellung zu erfüllen, einschließlich Artikelverfügbarkeit, voraussichtliche Liefertermine, Preise und etwaige Änderungen oder Unstimmigkeiten in der ursprünglichen Bestellung. 

Unterschied zwischen EDI 855 und EDI 997

Die Hauptunterschiede zwischen EDI 855 und EDI 997 (Funktionsbestätigung) liegen in ihren jeweiligen Zwecken und der Art der Informationen, die sie vermitteln. 

Während beide EDI 997 und EDI 855 sind Empfangsbestätigungen, sie dienen unterschiedlichen Zwecken und stellen unterschiedliche Informationen bereit. Der EDI 997 ist eine allgemeine Bestätigung, die den Empfang und die Validierung einer EDI-Transaktion bestätigt. Andererseits ist EDI 855 eine spezifische Empfangsbestätigung für Bestellungen, die deren Empfang bestätigt und zusätzliche Details im Zusammenhang mit der Bestellung bereitstellt. Allgemein, Der Käufer sendet eine EDI 997-Bestätigung, nachdem er ein 855 EDI-Dokument erhalten hat, das den Erhalt der Kaufbestätigung angibt.

So verwenden Sie EDI 855

Wenn Sie ein Lieferant oder Verkäufer sind, der Bestellungen elektronisch erhält, ist EDI 855 von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung einer effizienten Kommunikation mit Ihren Kunden. Hiermit können Sie den Eingang der Bestellung bestätigen und deren Einzelheiten zeitnah bestätigen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Käufer über etwaige Änderungen oder Probleme zu informieren. 

Folgendes müssen Sie wissen, um EDI 855 effektiv zu nutzen: 

1. EDI-Fähigkeiten: Sie müssen über die erforderlichen EDI-Funktionen verfügen, um elektronische Dokumente senden und empfangen zu können. Dazu gehört die entsprechende Software oder EDI-Plattform, die EDI 855-Transaktionen generieren und verarbeiten kann. 
2. Handelspartnervereinbarungen: Der Abschluss von Handelspartnervereinbarungen ist für eine erfolgreiche EDI-Implementierung von entscheidender Bedeutung. Sie müssen mit Ihren Kunden und Handelspartnern zusammenarbeiten, um die spezifischen EDI-Standards, Dokumentformate, Kommunikationsprotokolle und andere technische Anforderungen zu definieren. Dadurch wird sichergestellt, dass beide Parteien aufeinander abgestimmt sind und EDI-Dokumente nahtlos austauschen können. 
3. Zuordnung und Integration: Sie müssen außerdem EDI 855-Transaktionen ordnungsgemäß Ihren internen Systemen zuordnen, um eine reibungslose Integration mit Ihrem Auftragsverwaltungs- oder Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) zu ermöglichen. Beim Mapping geht es darum, die EDI-Daten in ein Format umzuwandeln, das Ihre internen Systeme problemlos verarbeiten und verstehen können. Abhängig von der Komplexität Ihrer Systeme benötigen Sie möglicherweise Fachwissen in der EDI-Zuordnung oder Unterstützung von einem EDI-Lösungsanbieter. 
4. Tests und Validierung: Bevor Sie EDI 855 in einer Produktionsumgebung implementieren, sollten Sie gründliche Tests und Validierungen durchführen. Dazu gehört der Austausch von Test-EDI-Transaktionen mit Ihren Handelspartnern, um die genaue Übertragung und Interpretation der Daten sicherzustellen. 
5. Einhaltung von Industriestandards: Bei der Verwendung von EDI ist es außerdem wichtig, die Branchenstandards einzuhalten. Der gebräuchlichste Standard für Bestellbestätigungen ist ANSI ASC X12. Die Einhaltung dieser Standards gewährleistet Konsistenz, Interoperabilität und reibungslose Kommunikation in der gesamten Lieferkette. 

Komponenten einer EDI 855-Datei

Eine EDI 855-Datei besteht aus mehreren Segmenten und Elementen, die spezifische Informationen enthalten. So sieht eine EDI 855-Datei normalerweise aus: 

Hinweis: Dies dient nur als Referenz. Es enthält möglicherweise nicht alle Informationen, die normalerweise in einer EDI 855-Datei enthalten sind. 

Hier sind die wichtigsten Komponenten, die Sie in einem EDI 855-Dokument finden können: 

Header-Segmente 

• Interchange Control Header (ISA): Enthält Sender- und Empfängeridentifikation, Kontrollnummern und austauschbezogene Informationen. 
• Functional Group Header (GS): Identifiziert die Funktionsgruppe und stellt Kontrollinformationen bereit. 

Transaktionssatz 

• Transaction Set Header (ST): Gibt den Beginn des Transaktionssatzes an und stellt eine eindeutige Kontrollnummer bereit. 

Auftragsbestätigung 

• Auftragsbestätigung (Purchase Order Acknowledgment, BAK): Bestätigt den Eingang einer Bestellung und stellt Details wie die Art der Bestätigung, Daten und die ursprüngliche Bestellnummer bereit. 

Einzelteil-Details 

• Physische Artikeldetails (PO4): Bietet Informationen zu einzelnen Artikeln innerhalb der Bestellung, einschließlich Artikelmenge, Maßeinheit und Artikelbeschreibung. 

Einzelpostenbestätigung 

• Einzelpostenbestätigung (ACK): Bestätigt, ob jeder Artikel in der Bestellung bestätigt wurde oder nicht, und weist möglicherweise auf Änderungen oder Unstimmigkeiten hin. 

Datums-/Uhrzeitreferenz 

• Datums-/Uhrzeitreferenz (DTM): Gibt relevante Daten im Zusammenhang mit der Bestätigung an, z. B. das Bestätigungsdatum. 

Anhängersegmente 

• Transaction Set Trailer (SE): Zeigt das Ende des Transaktionssatzes an und liefert eine Anzahl der Segmente innerhalb der Transaktion. 
• Functional Group Trailer (GE): Stellt Kontrollinformationen für die Funktionsgruppe bereit, einschließlich einer Anzahl der Transaktionen innerhalb der Gruppe. 
• Interchange Control Trailer (IEA): Zeigt das Ende der Interchange Control-Struktur an und liefert eine Anzahl der Funktionsgruppen innerhalb des Interchange. 

Anwendungsbeispiel

Betrachten wir ein praktisches Beispiel, um zu veranschaulichen, wie der EDI 855-Transaktionsprozess funktioniert. Angenommen, ein Käufer sendet eine EDI 850 an seinen Lieferanten. Nach Erhalt der Bestellung generiert der Lieferant als Antwort ein EDI 855 und sendet es an den Käufer zurück. EDI 855 bestätigt den Eingang der Bestellung und enthält alle vom Lieferanten gewünschten Änderungen oder Modifikationen. 

Wenn der Lieferant Änderungen an der Bestellung vornehmen muss, sendet er dem Kunden eine EDI 860 (die Bestellungsänderungsanforderung) Transaktion. In diesem Dokument werden die Änderungen an der ursprünglichen Bestellung mitgeteilt, z. B. geänderte Mengen, Preise oder Liefertermine. 

Vorteile von EDI 855

• Verbesserte Effizienz: EDI 855 rationalisiert den Bestätigungsprozess, reduziert manuelle Fehler und macht papierbasierte Bestätigungen überflüssig. Dies erhöht die Effizienz und spart sowohl für den Käufer als auch für den Lieferanten Zeit.
• Verbesserte Sichtbarkeit: Mit EDI 855 haben beide Parteien Echtzeiteinblick in den Status ihrer Bestellungen. Dies ermöglicht eine bessere Planung, Bestandsverwaltung und proaktive Kommunikation.
• Reduzierte Abweichungen: Durch den elektronischen Austausch präziser und detaillierter Auftragsbestätigungen verringert EDI 855 das Risiko von Missverständnissen oder Unstimmigkeiten zwischen Käufer und Lieferant.
• Schnellere Auftragsabwicklung: Die sofortige Bestätigung einer Bestellung über EDI 855 ermöglicht es dem Lieferanten, sofort mit der Bearbeitung der Bestellung zu beginnen, was zu einer schnelleren Auftragsabwicklung und einer verbesserten Kundenzufriedenheit führt.

Ultraschall Astera EDIConnect hilft

Der Einsatz von Technologie zur Automatisierung und Optimierung von Prozessen ist im heutigen schnelllebigen Geschäftsumfeld von entscheidender Bedeutung. Das EDI 855-Transaktionsset vereinfacht die Auftragsverwaltung, indem es Lieferanten eine optimierte Methode bietet, den Eingang von Bestellungen zu bestätigen und Änderungen oder Aktualisierungen mitzuteilen. Sie benötigen jedoch eine robuste EDI-Lösung, wie z Astera EDIConnect, um die Vorteile von EDI voll auszuschöpfen. 

Entwickelt, um den Austausch von EDI-Dokumenten zu vereinfachen und zu beschleunigen, EDIConnect ist eine EDI-Lösung der Enterprise-Klasse, die die Erstellung und Analyse aller ANSI X12-, EDIFACT- und HIPAA-Transaktionssätze unterstützt, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen. Mit EDIConnectprofitieren Sie von der integrierten Funktionalität: 

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Dank der intuitiven Benutzeroberfläche, der automatisierten Zuordnung und der Unterstützung mehrerer Kommunikationsprotokolle ermöglicht es Ihnen außerdem eine nahtlose Integration mit Ihren Handelspartnern. Sorgen Sie für eine effiziente Verarbeitung von EDI-Transaktionen und reduzieren Sie den manuellen Aufwand EDIConnect.