Automatisieren Sie die Extraktion von Rechnungsdaten mit Astera ReportMiner

Heutzutage versenden und empfangen die meisten Unternehmen Rechnungen und Zahlungsbelege in digitalen Formaten, beispielsweise als gescannte PDF-Bilder, Textdokumente oder Excel-basierte Rechnungsvorlagen. Während diese digitalen Formate den Übergang von Arbeitsplätzen zu einer papierlosen Umgebung ermöglicht haben, stellten sie für Geschäftsanalysten eine neue Herausforderung dar, nämlich die Extraktion der in Rechnungen verborgenen Daten und deren Nutzung, um relevante Erkenntnisse zu gewinnen.

In diesem Blog wird erläutert, wie Lösungen zur Rechnungsdatenextraktion das Scannen von Rechnungen einfach automatisieren und gleichzeitig den Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Dateneingabe reduzieren können. Darüber hinaus wird untersucht, wie Astera ReportMiner kann Ihnen dabei helfen, aussagekräftige Daten aus PDF-Berichten und -Dateien zu extrahieren.

Wir führen Sie auch durch einen Anwendungsfall, in dem eine Organisation ihre manuellen Buchhaltungsprozesse aktualisiert ReportMiner und automatisiert den Rechnungsstellungszyklus.

Aber bevor wir zu diesem Teil kommen, hier ein kurzer Rückblick auf einige Herausforderungen bei der manuellen Datenextraktion.

Herausforderungen bei der Rechnungsdatenextraktion 

Anbieter verwenden mehrere Rechnungserstellungslösungen, darunter Point-of-Sale (POS)-Terminals, elektronische Registrierkassen (ECR) und andere vorlagenbasierte Rechnungssoftware, um Kundenrechnungsauszüge zu erstellen. Jede Lösung hat ein eigenes Ausgabeformat, das nicht immer digital ist.

All diese Daten an einem einzigen Ort zusammenzustellen, ist eine Herausforderung. Daher kann es mehrere Tage dauern, Daten aus gescannten PDF-Bildern, textbasierten Rechnungen und Excel-Tabellen zu extrahieren. Darüber hinaus erfordert es manuelle Arbeit, um die Daten zu bereinigen und zu transformieren. 

Ein Dateneingabespezialist kann irgendwo kosten $30,000 pro Jahr. Überlegen Sie, was passiert, wenn sich ein Unternehmen ausschließlich auf Spezialisten verlässt, um Rechnungsdaten aus mehreren Formaten zu extrahieren, sie umzuwandeln und in ihre Zielsysteme zu laden. Wenn das Unternehmen wächst, muss das Unternehmen mehrere Dateneingabespezialisten einstellen – jeder kostet 30,000 US-Dollar pro Jahr. Für drei Dateneingabespezialisten können die Kosten für die Dokumentendatenverwaltung leicht 100,000 US-Dollar pro Jahr übersteigen. 

Gängige Methoden zum Extrahieren Rechnungsdaten

Hier sind die gebräuchlichsten Methoden zum Extrahieren von und Erfassung von Rechnungsdaten:

• Fügen Sie Daten aus Rechnungen manuell hinzu

Viele Unternehmen greifen immer noch auf die manuelle Extraktion von Rechnungen zurück. Sie stellen in der Regel Dateneingabespezialisten ein, die die Daten jeder Rechnung manuell in eine Excel-Tabelle kopieren. Während das Hinzufügen von Daten aus einem PDF-Dokument zu Spalten durchschnittlich etwa 5 Minuten dauert, stellen Sie sich vor, was passiert, wenn es eine große Menge an Rechnungen gibt. Es verzögert nicht nur die Datenanalyse, es ist auch fehleranfällig.

• Manuelle Dateneingabe auslagern

Einige Organisationen stellen virtuelle Assistenten ein oder lagern die manuelle Rechnungsstellung aus Datenextraktion Arbeit an Drittagenturen. Diese Drittunternehmen verfügen über Dateneingabemitarbeiter, die Daten aus Rechnungen, die in PDFs, Bildern, Textdateien und Excel-Vorlagen verfügbar sind, manuell erfassen. Diese Unternehmen berechnen der Organisation normalerweise pro Blatt oder pro Stunde. Es ist also nicht nur zeitintensiv, sondern auch kostenintensiv.

• Automatisieren Sie die OCR- und PDF-Datenerfassung von Rechnungen

Die bestmögliche Lösung ist eine Software zur Rechnungsdatenextraktion, mit der Rechnungsdaten mit minimalem manuellen Aufwand problemlos aus PDFs, Textdateien und Excel-Tabellen extrahiert werden können. Der Rechnungsdatenextraktionsprozess ist mit einer automatisierten, codefreien Lösung recht einfach. Tatsächlich sind die meisten Extraktionssoftware mittlerweile mit KI-Technologie ausgestattet, die Daten unabhängig von der Vorlage sofort extrahieren kann. Sobald Sie die Felder angeben, die Sie extrahieren möchten, liest die Software die Daten automatisch. Anschließend können Sie diese Daten umwandeln und dem gewünschten Ziel zuordnen.

Schließlich können Sie mit einem Workflow den gesamten Rechnungsdatenerfassungs- und Erfassungsprozess automatisieren, um in einer Sequenz ausgeführt zu werden.

Sind Rechnungserfassungssoftware genau?

Software zur automatisierten Rechnungserfassung kann problemlos wichtige Daten aus Rechnungen extrahieren, die für Buchhaltungs-, Ressourcenplanungs- und Business-Intelligence-Anwendungen von entscheidender Bedeutung sind.

Traditionell Rechnung Datenerfassung Früher basierte Software auf Vorlagen, was bedeutete, dass man für jedes Format eine Vorlage definieren musste. Falls Sie ein falsches Berichtsmodell erstellt haben, extrahiert die Rechnungserfassungssoftware falsche Daten.

Mit dem Aufkommen der KI sind Software zur Rechnungsextraktion jedoch recht genau geworden. Da Sie nur ein Layout und die Felder definieren müssen, die Sie extrahieren möchten, erkennen die Modelle zur Verarbeitung natürlicher Sprache die Felder automatisch, unabhängig vom Format. Tatsächlich können die KI-Algorithmen Daten genau extrahieren, selbst wenn die Felder unterschiedlich genannt werden, beispielsweise „Zahl“ oder „Nein“.

Wann sollten Sie die Lösung zur Extraktion von PDF-Rechnungsdaten wählen?

Die Entscheidung, ob sich ein Unternehmen für eine Rechnungsscan- und Datenextraktionslösung entscheiden sollte, hängt von den folgenden Faktoren ab:

1. Rechnungsdaten sind in verschiedenen Formaten verfügbar
2. Rechnungsdaten sind in großen Mengen
3. Die Rechnungsaufgabe ist wiederkehrend und wiederholt sich
4. Rechnungsdaten erfordern übermäßige Arbeitsstunden

Wenn Ihr Datenextraktionsauftrag alle oben genannten Faktoren überprüft, sollten Sie sich wahrscheinlich für eine Lösung zum Scannen von PDF-Rechnungen entscheiden, um Ihre Arbeit schneller, billiger und effektiver zu erledigen.

Astera Report Miner: Eine automatisierte Software zur Rechnungsdatenextraktion

Astera ReportMiner ist eine KI-gestützte Datenextraktionssoftware, die mithilfe ereignisbasierter Auslöser wie Dateiablage, E-Mail-Quittungsanhängen und mehr Daten aus PDF-Rechnungen in großen Mengen extrahieren kann.

Nehmen wir an, in einem Ordner sind mehrere PDF-Rechnungsblätter verfügbar. Sie können die automatische Verarbeitung aller Dateien nacheinander planen. Wenn Fehler auftreten, beispielsweise in einer Datei fehlen Werte, erkennt und zeichnet das Tool die Fehler während des Prozesses mithilfe von Datenvalidierungsregeln automatisch auf. Sobald Sie diese Fehler behoben haben, können Sie Ihre Daten entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens in eine Datenbank oder ein Data Warehouse laden.

Anwendungsfall: Automatisierung der Rechnungsdatenextraktion mit Astera ReportMiner

Das Unternehmen Alpha Constructors hat zahlreiche Auftragnehmer, die an seinen Projekten arbeiten. Jeder dieser Auftragnehmer hat seine eigenen Mitarbeiter. Darüber hinaus haben sie Leiharbeiter und sogar Freiberufler, die in verschiedenen Untereinheiten arbeiten. Alpha Constructors erhält Aktivität Berichte und Rechnungen von jedem Auftragnehmer am Ende des Monats, um sie für die geleistete Arbeit zu entschädigen. 

Beispiel einer Rechnungsdatei, die zum Testen des Anwendungsfalls verwendet wird.

Jedes Unternehmen sendet Rechnungen in einem anderen Format, einschließlich gescannter PDF-Bilder, gedruckter PDFs, Textdateien und sogar Excel-Vorlagen. Im Durchschnitt erhält Alpha Constructors etwa 1,000 Rechnungen in einem bestimmten Monat.

Nach Erhalt müssen diese Rechnungen sortiert, strukturiert und in der internen Datenbank von Alpha Constructors erfasst werden. Auf diese Weise können sie die täglichen Aktivitäten, die durchgeführten Aufgaben, die Anzahl der Mitarbeiter und das ausgegebene Budget verfolgen.

Das Sortieren und Erfassen dieser Daten ist jedoch eine Herausforderung. Ein Dateneingabespezialist bei Alpha Constructors braucht fünf Minuten, um Daten aus einer einzigen Rechnung zu extrahieren. Der Spezialist kann an einem einzigen Arbeitstag Daten aus 50 bis 80 PDFs extrahieren. 

Alpha Constructors hat zwei Dateneingabespezialisten auf der Gehaltsliste, und sie zahlen ihnen jährlich jeweils 30,000 Dollar. Da die Rechnungen von Alpha Constructors in den kommenden Jahren steigen werden, muss das Unternehmen noch mehr Dateneingabespezialisten einstellen. Die erwarteten Kosten für mehr Einstiegsspezialisten können jährlich über 100 US-Dollar liegen. Die Zahlung eines so hohen Betrags für die Datenextraktion ist für Alpha Constructors zu viel, da das Unternehmen versucht, die Kosten zu senken.

Bei der Online-Suche nach automatisierten Lösungen zur Extraktion von Rechnungsdaten stieß Alpha Constructors auf Astera ReportMiner – die KI-gestützte Datenextraktionssoftware.

ReportMiner Vereinfacht die Datenextraktion aus Rechnungen – so geht's

Alpha Constructors hat sich für das angemeldet ReportMiner Demo um zu erfahren, wie sie ihr Problem lösen können. Nach einem ersten Gespräch mit der ReportMiner Team beschlossen sie, das Produkt auszuprobieren.

ReportMiner ist eine On-Premise-Software, die auf dem Server der Organisation installiert werden kann. Es kann Daten aus PDF-Dateien, Excel-Dokumenten, QuickBooks-Tabellen, E-Mails, RTF- und Textdateien scannen und extrahieren.

ReportMiner nutzt künstliche Intelligenz, um Berichtsmodellvorlagen vorzuschlagen und so die automatische Generierung von Modellen für mehrere Quelldateien gleichzeitig zu ermöglichen. Sobald Sie den Dokumenttyp und das Layout festgelegt haben, ReportMiner empfiehlt auf intelligente Weise die am besten geeigneten Modellvorlagen und spart Ihnen so Zeit und Mühe.

 

Der komplette Workflow von Astera ReportMiner

Das Unternehmen bewahrte alle Rechnungen in einem Ordner auf. Nach der Installation der Software konnte Alpha Constructors mithilfe der Funktion „Berichtsmodell automatisch erstellen“ Berichtsmodelle für alle Rechnungsformate erstellen.

Verwendung von KI zum Erstellen von Berichtsmodellen Astera

Das Unternehmen musste dem Tool lediglich das Layout der Daten bereitstellen, die es aus diesen Quelldateien extrahieren wollte, indem es entweder ein im Layout definiertes Objekt aus einem Datenfluss oder ein Layout aus einem JSON importierte.

Angeben von Rechnungslayouts in Astera Miner melden

Das automatisierte Report Mining generierte dann Berichtsmodelle für jede Datei im Ordner und speicherte erfolgreich generierte Dateien im Ordner „AI Generated Report Models“, der alle Rechnungen enthielt. Falls die Datei nicht die erforderlichen Felder enthält, speichert das Tool die generierten Vorlagen im Ordner „Erroneous Reports Model“, sodass das Unternehmen sie überprüfen und/oder bearbeiten kann.

Die aus Rechnungen extrahierten Daten werden dann in die Datenbanktabellen verschoben. ReportMiner zeigt auch Ausgabetabellen über die an Instant Data Preview -Funktion

Astera ReportMiner bietet einen in der Software integrierten Viewer für strukturierte Daten von Excel- und Datenbanktabellen. 

Vier verschiedene Datenflüsse wurden eingerichtet, jeder spezifisch für das Format, in dem Rechnungsdaten bei Alpha Constructors eingehen. Diese Datenflüsse wurden dann automatisiert, um auf ereignisbasierten Triggern zu arbeiten, sodass eine Rechnung, sobald sie eingegangen ist, in der Datenbanktabelle aufgezeichnet werden konnte, wodurch manuelle Arbeit vollständig eliminiert wurde.

ReportMiner ermöglicht die Point-and-Click-Datenmodellierung in einem Datenfluss

Alpha Constructors erhält Daten als E-Mail-Anhänge, direkte Downloads vom FTP-Server und von Cloud-Laufwerken von Drittanbietern. ReportMiner bietet Automatisierung der Datenextraktion für alle diese Kanäle. 

Wie ein vorbereitetes Datenmodell aus gescannten Rechnungs-PDFs aussieht in ReportMiner

Benutzer können Workflows zum Planen von Jobs einrichten. Jeder Job kann auf einem Ereignisauslöser ausgeführt werden. Das Ereignis wird beispielsweise ausgelöst, wenn eine Rechnung als E-Mail-Anhang eingeht. ReportMiner leitet es dann durch ein Berichtsmodell, das eine Datenextraktionsstruktur erstellt. 

ReportMiner ermöglicht es Benutzern, eine unbegrenzte Anzahl von Berichtsmodellen zu erstellen, von denen jedes ein anderes Format von Rechnungsdaten abdeckt. Auch Nutzer können sich bewerben Datenvalidierungsregeln für jedes Feld, um sicherzustellen, dass die extrahierten Daten in einer bestimmten Form vorliegen. Wenn der Benutzer sicherstellen möchte, dass die Rechnungsnummer oder das Feld für den Rechnungsbetrag nicht leer ist, kann er dafür eine Regel anwenden. Oder wenn sie möchten, dass unvollständige Rechnungen in einen Ordner und Rechnungen mit vollständigen Daten in einen anderen gesendet werden, dann ist das auch in möglich ReportMiner indem Sie das E-Mail-Quellobjekt auswählen und dann die Transformation der Datenqualitätsregeln darauf anwenden.

Sobald das Datenmodell fertig ist, ReportMiner geht zur nächsten Phase über, dh Daten extrahieren und in eine Datenbanktabelle oder Excel-Tabelle kopieren. Benutzer können auch Überprüfungen hinzufügen, wo sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn der Datenextraktionsauftrag erfolgreich oder fehlgeschlagen ist.

Alpha Constructors wollte, dass alle Daten in eine Datenbanktabelle verschoben und eine lokale Kopie im Excel-Format zur Verfügung gestellt werden. Seit Astera ermöglicht mehrere Datenbankkonnektoren wie Oracle, MySQL, MS SQL Server und verschiedene andere, Alpha Constructors kann die Daten in jede beliebige Datenbank seiner Wahl laden. Auf diese Weise hätte das Unternehmen eine Aufzeichnung aller Rechnungen, die die Business-Analysten für weitere Analysen verwenden könnten. ReportMiner führte beide Aufgaben mit einem einzigen Datenfluss durch.

Schließlich forderte Alpha Constructors alle Rechnungen mit Fehlern auf, sich in einer separaten Datei anzumelden. ReportMiner bietet standardmäßig eine Fehlerprotokolldateioption. Es dokumentiert alle während des Extraktionsprozesses gefundenen Fehler in dieser Fehlerprotokolldatei, die Sie auf Ihrem Server speichern können. Da jeder Fehler leicht zu seiner Quelle zurückverfolgt werden kann, erleichterte dies der IT-Abteilung von Alpha Constructors die Klärung von Problemen mit der Rechnungsverarbeitung.

Sparen Sie Zeit, Kosten und Ressourcen mit ReportMiner

Astera ReportMiner reduzierte den Zeitaufwand für das Extrahieren von PDF-Rechnungsdaten von 5 Minuten auf 10 Sekunden. Da Alpha Constructors keine manuellen Ressourcen mehr für die Datenextraktion benötigt, ist die Anzahl menschlicher Fehler in den Daten auf 0 Prozent gesunken. Alpha Constructors kann jetzt seine aktuellen Dateneingabespezialisten für andere, anspruchsvollere Aufgaben in der Organisation ausbilden. 

Somit ReportMiner Alpha Constructors sparte jeden Monat 10 Tage Aufwand, Kosten und Ressourcen in Höhe von 60,000 US-Dollar und steigerte die Effizienz um 500 Prozent.

Bereit, Daten zu extrahieren?

Viele Organisationen haben Anforderungen wie Alpha Constructors, und sie alle können von automatisierter Datenextraktionssoftware wie z ReportMiner. Beispielsweise erhalten Versicherungsunternehmen Tausende von Anspruchsformularen in gescannten PDF-Dokumenten; Je schneller sie Ansprüche bearbeiten, desto besser werden ihre Geschäfte. In ähnlicher Weise befassen sich Anwaltskanzleien mit Gerichtsbeschlüssen, von denen die meisten gescannte PDF- und textbasierte Dokumente sind. Manchmal erhalten sie auch Gerichtsbeschlüsse per E-Mail. Das Extrahieren und Formatieren all dieser Informationen in verschiedenen digitalen Formaten kann Wochen dauern. Andererseits kann eine PDF-Datenextraktionssoftware die gleiche Aufgabe wie ein Rechnungsparser/Scanner erledigen und die extrahierten Daten innerhalb von Minuten in die Datenbank laden.

Es ist Zeit, aus dieser Brunft herauszukommen.

Laden Sie einfach Ihre herunter die kostenlose Testversion., beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer Rechnungsberichtsmodelle und verabschieden Sie sich endgültig von der manuellen Dateneingabe.