Automatisierte Bestellabwicklung mit Astera ReportMiner

By |2022-06-14T09:12:39+00:00April 22nd, 2022|

In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute ist ein effizientes Bestellabwicklungssystem (PO) ein wesentlicher Bestandteil eines optimalen Verkaufszyklus. Je schneller ein Unternehmen Bestellungen bearbeiten kann, desto früher kann es Rechnungsanforderungen zur Zahlung vorbereiten, um einen schnelleren Einkaufsprozess und ein besseres Cashflow-Management zu gewährleisten.

Die meisten Unternehmen erhalten Bestellungen für Waren oder Dienstleistungen per E-Mail-Anhang. Die Dateien liegen hauptsächlich in einem digitalisierten oder gescannten PDF-Format vor, sodass das Extrahieren relevanter Daten wie Artikelbeschreibungen, Menge, Qualität und anderer Besonderheiten schwierig und zeitaufwändig sein kann.

In diesem Blog werden wir uns mit der Bedeutung der Auftragsabwicklung befassen und erfahren, wie die automatisierte Datenextraktion Teammitgliedern in jedem Unternehmen helfen kann, Daten aus PDF-Dateien nahtlos zu erfassen. Lass uns anfangen!

automatisierte Datenerfassung in der Bestellabwicklung

Warum ist eine automatisierte Bestellabwicklung wichtig?

Bestellungen unterscheiden sich in Design und Layout. Obwohl alle Bestellungen die gleichen Informationen wie Bestellnummer, Lieferanteninformationen, Bestelldetails, Zahlungsbedingungen, Lieferdatum usw. enthalten, verwendet jedes Unternehmen eine andere Vorlage, was es für Maschinen schwierig macht, die Daten zu erfassen.

Öffnen Sie für einen visuellen Beweis einfach eine Tabelle und suchen Sie nach „Bestellung“. Sie werden auf eine Vielzahl von Vorlagen stoßen, die bearbeitet und personalisiert werden können, um spezifische Elemente für Ihre Bedürfnisse aufzunehmen.

Ein Produkt oder eine Dienstleistung zur automatisierten Datenextraktion ermöglicht es Unternehmen, die relevanten Datensätze zu erfassen und die Arten der Datenextraktion für verschiedene Arten von Bestellungen ohne manuellen Eingriff zu bewerten.

Durch die Nutzung einer automatisierten Lösung können Unternehmen einen nahtlosen Dokumentenfluss für Bestellungen entwerfen, bei dem unstrukturierte Daten erfasst, transformiert, validiert und als strukturierte Daten in einer Datenbank gespeichert werden.

Wie funktioniert es?

  • Einführen: Quellsysteme wie Bestelldokumente, die typischerweise im PDF-Format vorliegen, werden aus einer definierten Quelle importiert, die ein Ordner oder ein E-Mail-Server sein kann.
  • Auszug: Wichtige Datenfelder werden durch intelligente Dokumentenverarbeitung erfasst und in ein strukturiertes Format umgewandelt.
  • Überprüfen: Vordefinierte Datenvalidierungsregeln werden angewendet, um ungenaue oder fehlende Felder zu identifizieren, um genaue und qualitativ hochwertige Daten zu gewährleisten.
  • Export: Das extrahierte, transformierte und validierte Informationen werden zur Berichterstellung und Analyse in Echtzeit an einen Zielort geladen, typischerweise ein Data Warehouse oder ein ERP-System.

Phasen der Datenextraktion in der Bestellabwicklung

Top-Vorteile der automatisierten Bestellabwicklung

Die Automatisierung der Bestellabwicklung ermöglicht es Unternehmen, Bestellanfragen von verschiedenen Anbietern zu bearbeiten und Großkunden, die regelmäßige Geschäfte abwickeln, nahtlos zu verwalten. Im Gegensatz zur manuellen Bestellabwicklung bietet sie mehrere entscheidende Vorteile, wie z. B.:

Höhere Effizienz

Durch den Wegfall manueller Eingriffe können Finanzteams Bestellungen schneller bearbeiten. Automatisierung und inkrementelle Extraktion sparen wertvolle Geschäftsstunden, die ansonsten für andere hochwertige Aktivitäten verwendet werden könnten, um ein reichhaltigeres Kundenerlebnis zu bieten.

Zum Beispiel Ciena Corporation, ein globaler Telekommunikationsanbieter, begann mit der Verwendung einer automatisierten Lösung zum Extrahieren von Schlüsseldaten aus Bestellungen. Durch den Wechsel von der manuellen Dateneingabe zur automatisierten Lösung hat das Unternehmen die Verarbeitung von Kundenauftragstransaktionen um das 15-fache beschleunigt.

Kosteneinsparungen

Eine schnellere Bestellabwicklung bietet größere Kosteneinsparungen. Durch die Automatisierung entfällt die Notwendigkeit einer ineffizienten manuellen Extraktion von Bestelldaten, bei der Geschäftsanwender Bestelldetails per Hand in das ERP-System eingeben müssen.

Fortschrittliche KI kann Schlüsselfelder schnell identifizieren und alle relevanten Daten in Datenpipelines importieren. Dies reduziert die Transaktionskosten um ein Vielfaches, insbesondere bei der Verarbeitung großer Dateimengen.

Bessere Datenqualität

Bei Transaktionsdaten wie denen in Bestellungen ist eine hohe Datenqualität von größter Bedeutung, um einen reibungslosen Genehmigungsprozess zu gewährleisten. Das Entfernen menschlicher Eingriffe eliminiert auch die Möglichkeit menschlicher Fehler, wie zB Tippfehler und Umsetzungsfehler (z. B. 18 vs. 81).

Daher sind die extrahierten Daten sehr genau, was dazu beiträgt, potenzielle Verzögerungen bei der Erstellung von Bestellanforderungen zu vermeiden und dadurch den Verkaufszyklus zu verbessern. Geschäftsanwender können auch vordefinierte Validierungsregeln hinzufügen, um eine maximale Datenrelevanz sicherzustellen.

3 Anzeichen dafür, dass Sie eine Lösung zur Automatisierung von Bestellungen benötigen

Hier sind einige Anzeichen dafür, dass Sie erwägen sollten, die manuelle Bestellabwicklung durch eine Beschaffungssoftware zu ersetzen, die Ihre Lösung automatisiert:

  • Ihr Unternehmen verbringt zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen: Ihre Kundenbetreuer finden es schwierig, Inventar und Rechnungen abzugleichen, wenn sie keinen zeitnahen Zugriff auf Bestellinformationen haben.
  • Die Bestelldatensätze enthalten ungenaue oder fehlende Details: Ungenaue Bestellaufzeichnungen führen zu fehlenden und falschen Bestellungen, die Ihrem Ruf und Ihrem Gewinn schaden.
  • Ihre Mitarbeiter verbringen die meiste Zeit mit der manuellen Dateneingabe: Ihre Mitarbeiter verbringen die meisten Stunden des Tages mit mühsamen und sich wiederholenden Dateneingabeaufgaben.

Wie wählt man die richtige Lösung zur Automatisierung von Bestellungen aus?

Sobald Sie festgestellt haben, dass Sie die Bestellabwicklung automatisieren müssen, ist es an der Zeit, die richtige Lösung zu finden. Eine Bestellautomatisierungslösung sollte:

  • bieten Funktionen wie Datentransformationen und Workflow-Setup, um die verschiedenen Datenextraktionsprozesse in Ihrem System zu orchestrieren.
  • skalierbar sein, um den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Idealerweise sollten Sie Software auswählen, die codefrei ist und die Bereitstellung vor Ort sowie in der Cloud unterstützt.
  • verfügen über Datenvalidierungsfunktionen, um leere Felder, fehlende Werte und Tippfehler zu identifizieren, um die Datengenauigkeit sicherzustellen.
  • Integrieren Sie es in Ihre bestehenden Geschäftsmodule wie E-Mail-Server und ERP-Systeme, um eine nahtlose Datenextraktion aus mehreren Datenquellen zu ermöglichen.

Zusätzlich zur Datenextraktion aus Bestellungen können Sie beispielsweise mit einem automatisierten Datenextraktionstool eine Datenpipeline erstellen, um Ihre extrahierten Daten weiter zu bereinigen und anzureichern, bevor sie in Ihr Data Warehouse oder Cloud-basiertes ERP-System geladen werden.

 

Daten extrahieren mit Astera ReportMiner

Bestellautomatisierung mit Astera ReportMiner

Astera ReportMiner ist eine Datenextraktionsplattform für Unternehmen, mit der Sie große Mengen an Bestellungen nahtlos verarbeiten können. Unsere Zero-Code-Lösung kombiniert die Leistungsfähigkeit einer ETL-Engine der Enterprise-Klasse mit musterbasierten vollständigen Extraktionsvorlagen, damit Geschäftsanwender komplexe Geschäftsdokumente verarbeiten können, die in verschiedenen Dateitypen und Formaten verfügbar sind.

Mit unserer Automatisierungslösung für die Datenextraktion können Sie benutzerdefinierte Datenqualitätsregeln erstellen und extrahierte Informationen validieren, um maximale Genauigkeit für große Datenmengen zu gewährleisten. Darüber hinaus können Sie Workflows für sich wiederholende Extraktionsaufgaben entwerfen und Jobs so planen, dass sie in bestimmten Intervallen ausgeführt werden.

Astera ReportMiner in Aktion

So nutzt Eric, ein Finanzanalyst, unsere codefreie Plattform, um Daten aus Bestellungen zu extrahieren:

Möchten Sie die Kraft von erleben Astera ReportMiner? Kontaktieren Sie unser Team, um eine kostenlose Demo zu vereinbaren, bei der unser technisches Team alle Ihre Fragen beantwortet. Wir bieten auch eine 14-Tage kostenlose Testversion, also testen Sie unsere Datenverwaltungslösung der Enterprise-Klasse und finden Sie heraus, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet ist.

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