So automatisieren Sie die Bestellabwicklung

In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute ist ein effizientes Bestellabwicklungssystem (PO) ein wesentlicher Bestandteil eines optimalen Verkaufszyklus. Je schneller ein Unternehmen Bestellungen bearbeiten kann, desto früher kann es Rechnungsanforderungen zur Zahlung vorbereiten, um einen schnelleren Einkaufsprozess und ein besseres Cashflow-Management zu gewährleisten.

Die meisten Unternehmen erhalten Bestellungen für Waren oder Dienstleistungen per E-Mail-Anhang. Die Dateien liegen hauptsächlich in einem digitalisierten oder gescannten PDF-Format vor, sodass das Extrahieren relevanter Daten wie Artikelbeschreibungen, Menge, Qualität und anderer Besonderheiten schwierig und zeitaufwändig sein kann.

In diesem Blog befassen wir uns mit dem Bestellprozess und sehen, wie die Automatisierung der Bestellabwicklung Teammitgliedern in jedem Unternehmen dabei helfen kann, Daten aus PDF-Dateien nahtlos zu erfassen.

Die Grundlagen des Bestellvorgangs

Eine Bestellung (PO) ist ein rechtsverbindliches Dokument, das von einem Käufer initiiert wird, um Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten anzufordern. Es dient als schriftliche Bestätigung der Kaufabsicht des Käufers und beschreibt die spezifischen Einzelheiten der Transaktion, einschließlich Artikelbeschreibungen, Mengen, vereinbarten Preisen, Lieferterminen und Zahlungsbedingungen.

Der Bestellprozess umfasst eine Reihe von Aktionen, die von Unternehmen durchgeführt werden, um Bestellungen einzuleiten, zu autorisieren, zu überprüfen, abzuwickeln und zu überwachen, angefangen bei der Ermittlung eines Bedarfs bis hin zur Lieferung oder zum Verkauf.

Der Ablauf des Bestellvorgangs

Der Bestellprozess umfasst mehrere Phasen, die alle darauf abzielen, eine effiziente Bearbeitung der Bestellungen innerhalb der vorgegebenen Zeitrahmen sicherzustellen. Lassen Sie uns den Ablauf des Bestellvorgangs anhand eines Beispiels verstehen:

Anfrage und Genehmigung

Die Beschaffungsabteilung von ABC Electronics ermittelt den Bedarf an 100 Einheiten einer bestimmten elektronischen Komponente. Die Abteilung bereitet eine Kaufanfrage vor, in der der Artikel, die Menge und etwaige spezifische Anforderungen detailliert aufgeführt sind. Anschließend wird die Anfrage vom Abteilungsleiter geprüft und genehmigt, um sicherzustellen, dass sie mit dem Budget und den Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens übereinstimmt.

Händlerwahl

Das Beschaffungsteam recherchiert potenzielle Lieferanten für die elektronische Komponente. Sie bewerten Faktoren wie Qualität, Preise, Lieferzeiten und Lieferantenreputation. Nach sorgfältiger Überlegung entscheiden sie sich aufgrund der wettbewerbsfähigen Preise, der Zuverlässigkeit und des positiven Kundenfeedbacks für Anbieter X.

Bestellungserstellung

Anhand der Informationen des ausgewählten Lieferanten erstellt ABC Electronics eine Bestellung. Das Dokument enthält die Beschreibung der Komponente, die Menge (100 Einheiten), den Stückpreis, die Gesamtkosten, das gewünschte Lieferdatum und alle spezifischen Versandanweisungen. In der Bestellung sind auch die vereinbarten Konditionen, wie Zahlungsbedingungen und etwaige Gewährleistungspflichten aufgeführt.

Bestellbestätigung

Lieferant X erhält die Bestellung von ABC Electronics. Sie überprüfen die Details, um Genauigkeit und Machbarkeit sicherzustellen. Nachdem sie die Verfügbarkeit der elektronischen Komponente bestätigt haben, senden sie eine Auftragsbestätigung an ABC Electronics zurück, in der sie die Annahme der Bestellung erklären und die vereinbarten Bedingungen bekräftigen.

Warenlieferung

Lieferant X bereitet die 100 Einheiten der elektronischen Komponente gemäß den in der Bestellung festgelegten Spezifikationen vor. Sie verpacken die Artikel sicher und veranlassen den Versand an den von ABC Electronics angegebenen Standort innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens.

Empfang und Inspektion

Bei Lieferung erhält ABC Electronics das Paket und führt eine gründliche Prüfung durch. Sie überprüfen, ob die erhaltene Menge mit der Bestellung übereinstimmt, prüfen die Qualität der Komponenten und prüfen sie auf etwaige Schäden oder Unstimmigkeiten. Wenn alles ihren Anforderungen entspricht, fahren sie mit dem nächsten Schritt fort. Wenn jedoch Probleme festgestellt werden, kontaktiert ABC Electronics umgehend Lieferanten X, um die Probleme anzugehen und zu lösen.

Rechnungsstellung und Zahlung

Lieferant X erstellt eine Rechnung über die 100 Einheiten der elektronischen Komponente auf Basis des vereinbarten Stückpreises. Die Rechnung verweist auf die entsprechende Bestellnummer. ABC Electronics prüft die Rechnung, gleicht sie mit der erhaltenen Ware ab und leitet den Zahlungsvorgang ein. Die Zahlung erfolgt innerhalb der vereinbarten Zahlungsbedingungen, wodurch eine rechtzeitige und korrekte Abwicklung gewährleistet ist.

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Einschränkungen manueller Bestellabwicklungssysteme

Ein standardisierter Bestellprozess ist für eine effektive Beschaffung unerlässlich. Allerdings kann die Abhängigkeit von manuellen Systemen zahlreiche Herausforderungen mit sich bringen, darunter:

1. Menschliches Versagen: Die manuelle Dateneingabe erhöht das Risiko menschlicher Fehler wie Tippfehler, Fehlkommunikation oder falsche Berechnungen, was zu Lieferverzögerungen, finanziellen Unstimmigkeiten und angespannten Lieferantenbeziehungen führt.
2. Ineffizienz: Die Verfolgung, Verwaltung und Verarbeitung mehrerer Bestellungen kann überwältigend sein, was zu Ineffizienzen und verpassten Chancen führt.
3. Mangelnde Transparenz: Der Mangel an Echtzeittransparenz macht es schwierig, Bestellungen zu verfolgen, Lagerbestände zu überwachen und fundierte Geschäftsentscheidungen zeitnah zu treffen.
4. Compliance-Risiken: Manuelle Prozesse sind anfällig für Compliance-Risiken, wie etwa die Nichteinhaltung von Beschaffungsrichtlinien, unzureichende Dokumentation oder potenzielle betrügerische Aktivitäten.

Die Lösung: Automatisierte Bestellabwicklung

Bestellungen unterscheiden sich in Design und Layout. Obwohl alle Bestellungen die gleichen Informationen wie Bestellnummer, Lieferanteninformationen, Bestelldetails, Zahlungsbedingungen, Lieferdatum usw. enthalten, verwendet jedes Unternehmen eine andere Vorlage, was es für Maschinen schwierig macht, die Daten zu erfassen.

Öffnen Sie für einen visuellen Beweis einfach eine Tabelle und suchen Sie nach „Bestellung“. Sie werden auf eine Vielzahl von Vorlagen stoßen, die bearbeitet und personalisiert werden können, um spezifische Elemente für Ihre Bedürfnisse aufzunehmen.

Ein Produkt oder eine Dienstleistung zur automatisierten Datenextraktion ermöglicht es Unternehmen, die relevanten Datensätze zu erfassen und die Arten der Datenextraktion für verschiedene Arten von Bestellungen ohne manuellen Eingriff zu bewerten.

Durch die Nutzung einer automatisierten Lösung können Unternehmen einen nahtlosen Dokumentenfluss für Bestellungen entwerfen, bei dem unstrukturierte Daten erfasst, transformiert, validiert und als strukturierte Daten in einer Datenbank gespeichert werden.

Wie funktioniert es?

• Einführen: Quellsysteme wie Bestelldokumente, die typischerweise im PDF-Format vorliegen, werden aus einer definierten Quelle importiert, die ein Ordner oder ein E-Mail-Server sein kann.
• Auszug: Wichtige Datenfelder werden durch intelligente Dokumentenverarbeitung erfasst und in ein strukturiertes Format umgewandelt.
• Überprüfen: Vordefinierte Datenvalidierungsregeln werden angewendet, um ungenaue oder fehlende Felder zu identifizieren, um genaue und qualitativ hochwertige Daten zu gewährleisten.
• Exporte: Das extrahierte, Transformierte und validierte Informationen werden zur Berichterstellung und Analyse in Echtzeit an einen Zielort geladen, typischerweise ein Data Warehouse oder ein ERP-System.

Top-Vorteile der automatisierten Bestellabwicklung

Die Automatisierung der Bestellabwicklung ermöglicht es Unternehmen, Bestellanfragen von verschiedenen Anbietern zu bearbeiten und Großkunden, die regelmäßige Geschäfte abwickeln, nahtlos zu verwalten. Im Gegensatz zur manuellen Bestellabwicklung bietet sie mehrere entscheidende Vorteile, wie z. B.:

Höhere Effizienz

Durch den Wegfall manueller Eingriffe können Finanzteams Bestellungen schneller bearbeiten. Automatisierung und inkrementelle Extraktion sparen wertvolle Geschäftsstunden, die ansonsten für andere hochwertige Aktivitäten verwendet werden könnten, um ein reichhaltigeres Kundenerlebnis zu bieten.

Zum Beispiel Ciena Corporation, ein globaler Telekommunikationsanbieter, begann mit der Nutzung einer automatisierten Lösung zur Extraktion wichtiger Daten aus Bestellungen. Durch den Wechsel von der manuellen Dateneingabe zu einer automatisierten Lösung konnte das Unternehmen die Verarbeitung von Kundenauftragstransaktionen um das 15-fache beschleunigt.

Kosteneinsparungen

Eine schnellere Bestellabwicklung bietet größere Kosteneinsparungen. Durch die Automatisierung entfällt die Notwendigkeit einer ineffizienten manuellen Extraktion von Bestelldaten, bei der Geschäftsanwender Bestelldetails per Hand in das ERP-System eingeben müssen.

Fortschrittliche KI kann Schlüsselfelder schnell identifizieren und alle relevanten Daten in Datenpipelines importieren. Dies reduziert die Transaktionskosten um ein Vielfaches, insbesondere bei der Verarbeitung großer Dateimengen.

Bessere Datenqualität

Bei Transaktionsdaten wie denen in Bestellungen ist eine hohe Datenqualität von größter Bedeutung, um einen reibungslosen Genehmigungsprozess zu gewährleisten. Das Entfernen menschlicher Eingriffe eliminiert auch die Möglichkeit menschlicher Fehler, wie zB Tippfehler und Umsetzungsfehler (z. B. 18 vs. 81).

Daher sind die extrahierten Daten sehr genau, was dazu beiträgt, potenzielle Verzögerungen bei der Generierung von Bestellanforderungen zu vermeiden und so den Verkaufszyklus zu verbessern. Geschäftsanwender können außerdem vordefinierte Validierungsregeln hinzufügen, um maximale Datenrelevanz sicherzustellen.

3 Anzeichen dafür, dass Sie eine automatisierte Lösung zur Auftragsabwicklung benötigen

Hier sind einige Anzeichen dafür, dass Sie darüber nachdenken sollten, die manuelle Bestellabwicklung durch eine Beschaffungssoftware zu ersetzen, die Ihre Lösung automatisiert:

• Ihr Unternehmen verbringt zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen: Ihre Kundenbetreuer finden es schwierig, Inventar und Rechnungen abzugleichen, wenn sie keinen zeitnahen Zugriff auf Bestellinformationen haben.
• Die Bestelldatensätze enthalten ungenaue oder fehlende Details: Ungenaue Bestellaufzeichnungen führen zu fehlenden und falschen Bestellungen, die Ihrem Ruf und Ihrem Gewinn schaden.
• Ihre Mitarbeiter verbringen die meiste Zeit mit der manuellen Dateneingabe: Ihre Mitarbeiter verbringen die meisten Stunden des Tages mit mühsamen und sich wiederholenden Dateneingabeaufgaben.

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So wählen Sie die richtige Lösung zur Auftragsabwicklung aus

Sobald Sie festgestellt haben, dass Sie die Bestellabwicklung automatisieren müssen, ist es an der Zeit, die richtige Lösung zu finden. Eine Bestellautomatisierungslösung sollte:

• Verfügen Sie über erweiterte OCR- und KI-Funktionen, die Daten aus gescannten Bildern und mehreren Vorlagen ohne manuellen Eingriff extrahieren können.
• Bieten Sie Funktionen wie Datentransformationen und Workflow-Einrichtung an, um die verschiedenen Datenextraktionsprozesse in Ihrem System zu orchestrieren.
• Seien Sie skalierbar, um den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Idealerweise sollten Sie Software wählen, die keinen Code enthält und sowohl die Bereitstellung vor Ort als auch in der Cloud unterstützt.
• Verfügen Sie über Datenvalidierungsfunktionen, um leere Felder, fehlende Werte und Tippfehler zu identifizieren und so die Datengenauigkeit sicherzustellen.
• Integrieren Sie Ihre vorhandenen Geschäftsmodule wie E-Mail-Server und ERP-Systeme, um eine nahtlose Datenextraktion aus mehreren Datenquellen zu ermöglichen.

Zusätzlich zur Datenextraktion aus Bestellungen können Sie mit einem automatisierten Datenextraktionstool beispielsweise eine Datenpipeline erstellen, um Ihre extrahierten Daten weiter zu bereinigen und anzureichern, bevor Sie sie in Ihr Data Warehouse oder Ihr cloudbasiertes ERP-System laden.

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Astera ReportMiner ist eine KI-gestützte Datenextraktionsplattform der Enterprise-Klasse, die Ihnen dabei helfen kann, große Mengen an Bestellungen nahtlos zu verarbeiten. Die Zero-Code-Lösung kombiniert die Leistung einer ETL-Engine der Enterprise-Klasse und KI-Algorithmen, um Geschäftsanwendern die Verarbeitung komplexer Geschäftsdokumente zu ermöglichen, die in verschiedenen Dateitypen und Formaten verfügbar sind.

Mit unserer Automatisierungslösung für die Datenextraktion können Sie benutzerdefinierte Datenqualitätsregeln erstellen und extrahierte Informationen validieren, um maximale Genauigkeit für große Datenmengen zu gewährleisten. Darüber hinaus können Sie Workflows für sich wiederholende Extraktionsaufgaben entwerfen und Jobs so planen, dass sie in bestimmten Intervallen ausgeführt werden.

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