Hintergrund

Dieses IT-Unternehmen ist ein vertrauenswürdiger Auftragnehmer für verschiedene Regierungsbehörden sowie viele Handelsunternehmen und bietet IT- und Schulungsdienstleistungen in mehreren Spezialgebieten an. Zu den Dienstleistungen des Unternehmens gehört die Verwaltung kritischer Personaldaten von Regierungsmitarbeitern und deren Verarbeitung für Berichts- und Analysezwecke. Das Unternehmen muss Daten extrahieren und in das Personal-CRM-System einspeisen und gleichzeitig die Genauigkeit und Integrität der Daten gewährleisten.  

Luftüberwachung

Die Regierung stellt jeden Monat Hunderte von Mitarbeitern ein. Ihr Auftragnehmer, das IT-Unternehmen, verwaltet alle Personaldaten, die in Form von PDFs im Hauptdatenbanksystem der Regierung gespeichert sind. Zu diesen Dokumenten gehören beruflicher Werdegang, Fähigkeiten, Ausbildung, persönliche Informationen und aktuelle Aufgaben.   

Das IT-Unternehmen hatte als Auftragnehmer keinen Zugriff auf das wichtigste Regierungssystem und war gezwungen, schreibgeschützte PDFs herunterzuladen und wichtige Datenfelder manuell zu extrahieren. Diese PDFs hatten oft unterschiedliche Layouts, was die Mitarbeiter dazu zwang, stundenlang nach Informationen zu suchen. Oft enthielten die PDFs nicht identifizierte Felder und Abschnitte, was dazu führte, dass falsche Informationen in das CRM hochgeladen wurden, was sich negativ auf die Gesamtqualität der Daten auswirkte.  

Aufgrund des hohen manuellen Aufwands war das IT-Unternehmen häufig mit Verzögerungen und Fehlern konfrontiert, die sich auf die Genauigkeit und Integrität der Daten auswirkten. Das IT-Unternehmen kam zu Astera auf der Suche nach einer intelligenteren und schnelleren Lösung, die ihre kritischen Personaldaten verarbeiten kann.  

„Wir verzichten auf die manuelle Dateneingabe, um den Prozess effizienter zu gestalten und Zeit zu sparen. Außerdem haben wir einen deutlichen Rückgang der Fehler bei der manuellen Dateneingabe festgestellt, sodass wir mit qualitativ hochwertigen Daten arbeiten können."

 – Datenarchitekt, IT-Unternehmen 

Enter Astera ReportMiner

Der IT-Auftragnehmer gefunden Astera ReportMiner die beste Lösung für den Bedarf an automatisierter Datenextraktion zu sein. Astera ReportMiner ist eine vollständige Datenextraktionslösung, die speziell für die Verarbeitung einer Reihe unstrukturierter Datenformate entwickelt wurde. Es kombiniert regelbasierte Datenextraktion mit einer ETL-Engine der Enterprise-Klasse, um Unternehmen dabei zu helfen, den ETL-Prozess zu optimieren und in unstrukturierten Dateien eingeschlossene Daten zu befreien.  

Astera ReportMiner Die Lösung trug dazu bei, die Zeit, die IT-Mitarbeiter mit der manuellen Datenextraktion verbrachten, von Stunden auf Minuten zu reduzieren. Bisher konnte das Extrahieren von Daten aus einer PDF-Personalakte bis zu drei Stunden dauern. Jetzt dauert es nur noch zehn Minuten.  

„Ich kann leicht sagen, dass wir mit 1000 Stunden manueller Dateneingabe pro Jahr sparen ReportMiner. Das gilt nur für das Personaldatensystem. Mit anderen Worten: Die Bearbeitung einer Datei dauert nur 10 Minuten statt drei Stunden.“

– Datenarchitekt, IT-Unternehmen 

Wenn eine PDF-Datei im Hauptdatenbanksystem der Regierung eintrifft, muss ein Mitarbeiter sie lediglich herunterladen und in einem mit ihm verbundenen Ordner ablegen ReportMiner. ReportMiner liest automatisch alle im Ordner abgelegten Dateien und extrahiert die Daten.   

Die Lösung verfügt über vorgefertigte Berichtsmodelle, die das schnelle Lesen von PDFs, das Zuordnen von Feldern und das Extrahieren der erforderlichen Daten aus wichtigen Abschnitten ermöglichen. Nachdem der Extraktionsprozess abgeschlossen ist, verschiebt die Lösung die Daten in eine Staging-SQL-Tabelle, um durch Abfragen eine Reihe von SQL-Ansichten zu erstellen. Anschließend steigern die Datenarchitekten die Datenqualität weiter, integrieren sie über Webservices und bestücken schließlich das Personal-CRM-System.  

Die Zukunft 

Da sich das IT-Unternehmen mit vielen anderen ähnlichen Datenextraktionsprojekten befasst, prüft es Astera ReportMiner um auch diese Bedürfnisse zu erfüllen. Beispielsweise verwaltet das IT-Unternehmen nicht nur die Arbeitshistorie des Personals, sondern auch die medizinischen Daten des Personals, einschließlich der Impfunterlagen. Da der Download- und Extraktionsprozess derselbe ist, plant das IT-Unternehmen den Einsatz ReportMiner auch für dieses Projekt.  

Darüber hinaus verfügt das IT-Unternehmen über viele unberührte historische Dokumente, die bis zu diesem Zeitpunkt in einem unbrauchbaren Format vorlagen. Mit ReportMinerplant das Unternehmen, die verborgenen Erkenntnisse in diesen Dokumenten endlich freizugeben und sie für zukünftige Geschäftsentscheidungen zu nutzen.   

Insgesamt Astera ReportMiner half dem IT-Unternehmen, den Zeitaufwand und die Fehler zu reduzieren, die mit der manuellen PDF-Datenextraktion einhergehen. Besonders beeindruckt zeigte sich das Unternehmen von der hervorragenden Betreuung Astera bereitgestellt, um ein tieferes Verständnis dafür zu entwickeln ReportMinerFunktionalität und Implementierung der Lösung innerhalb ihres bestehenden Prozesses. ReportMiner ist leicht zu erlernen, zu verwenden und an viele verschiedene Einsatzbereiche anzupassen. AsteraDie Produkte von weisen einen schnellen ROI auf und führen zu umsetzbaren Erkenntnissen, die es Unternehmen ermöglichen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.   

„Mir gefällt einfach, dass ich mit dem Tool ein Geschäftsproblem lösen kann, das ohne das Tool nicht gelöst werden kann.“

– Datenarchitekt, IT-Unternehmen