Im heutigen schnelllebigen und sich ständig verändernden Geschäftsumfeld müssen Unternehmen agil und effizient bleiben, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die Entscheidung, welche Prozesse automatisiert werden sollen, kann jedoch eine entmutigende Aufgabe sein, insbesondere wenn die Ressourcen und die Zeit begrenzt sind.  

In diesem Blogbeitrag werden wir untersuchen, wie ein MCDA-Modell (Multi-Criteria Decision Analysis) verwendet werden kann, um fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Wir werden die Simple Additive Weighting (SAW)-Methode verwenden, um unser MCDA-Modell zu erstellen und ein Beispiel mit fünf möglichen Automatisierungsentscheidungen bereitzustellen. 

Auswahl von Faktoren und Gewichten 

Um unser MCDA-Modell zu erstellen, müssen wir zunächst die relevanten Kriterien identifizieren und Gewichtungen basierend auf ihrer relativen Bedeutung zuweisen. Bei der Entscheidung, welche Prozesse automatisiert werden sollen, werden häufig die folgenden Faktoren berücksichtigt: 

Komplexität – Wie komplex ist der Prozess? Komplexere Prozesse werden mit höheren Werten bewertet. Dies liegt daran, dass Unternehmen komplexe Prozesse automatisieren möchten, da diese ein höheres Risiko für menschliches Versagen darstellen. (Gewicht: 0.3)  

Speziellle Matching-Logik oder Vorlagen – Wie häufig wird der Prozess durchgeführt? Für häufigere Prozesse werden höhere Werte vergeben. Denn Unternehmen wollen regelmäßig anfallende Prozesse automatisieren. Es macht keinen Sinn, etwas zu automatisieren, was beispielsweise nur alle fünf Jahre passiert. (Gewicht: 0.2) 

Zeitaufwand – Wie lange dauert der Vorgang? Zeitaufwändige Prozesse werden höher bewertet. Durch die Automatisierung von Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, können Unternehmen Zeit und Geld sparen. (Gewicht: 0.2) 

Aktuelle Kosten – Wie viel kostet die Durchführung des Verfahrens derzeit? Kostspielige Prozesse werden höher bewertet. Hohe aktuelle Kosten signalisieren, dass der Prozess noch effizienter gestaltet werden kann. (Gewicht: 0.15) 

Implementierungskosten – Wie viel kostet es, den Prozess zu automatisieren? Je höher die Implementierungskosten sind, desto niedriger ist die vergebene Punktzahl. Dies ist unsere erste Zusammenarbeit, da ein hoher Implementierungsaufwand dem Automatisierungsprojekt im Wege steht. (Gewicht 0.15) 

Menschliche Expertise – Wie viel menschliches Fachwissen ist für die Durchführung des Prozesses erforderlich? Ein hohes Maß an menschlicher Fachkompetenz entspricht einer niedrigeren Punktzahl. Nicht alles kann automatisiert werden, und dieser Faktor wurde aufgenommen, um dieser Realität Rechnung zu tragen. Der Human-Expertise-Score spiegelt auch den Umgang mit sensiblen Informationen wie der Gehaltsabrechnung wider. (Gewicht: 0.1) 

Jedem Faktor wird basierend auf seiner relativen Bedeutung im Entscheidungsprozess eine Gewichtung zugewiesen. In diesem Beispiel haben wir der Komplexität des Prozesses das höchste Gewicht beigemessen, gefolgt von Häufigkeit, Zeitaufwand, laufenden Kosten, Implementierungskosten und menschlichem Fachwissen. 

Lassen Sie uns unser Modell nutzen  

Betrachten wir ein Einzelhandelsunternehmen, das über die Automatisierung von fünf verschiedenen Prozessen nachdenkt. Für jeden Prozess bewerten wir ihn anhand der oben genannten Kriterien und vergeben eine Bewertung auf einer Skala von 1 bis 5 (wobei 5 die beste Bewertung ist). 

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In diesem Fall ist die Bestandsverwaltung der Prozess, den das Unternehmen am besten automatisieren kann, da sie die höchste gewichtete Bewertung aufweist (3.9). Der zweitbeste Prozess, den das Unternehmen automatisieren kann, ist der Kundenauftragsprozess (3.65). Am anderen Ende der Skala ist der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess (2.9) der Prozess, der sich am wenigsten für eine Automatisierung eignet.  

Beachten Sie, dass dieses Modell für jede Entscheidung, die ein einzelnes Unternehmen trifft, angepasst werden kann. Beispielsweise können Sie die Gewichtung der Implementierungskosten auf 0.2 oder 0.3 erhöhen, wenn die Ressourcen sehr knapp sind und Sie das Beste für Ihr Geld bekommen möchten. Andererseits können Sie die Gewichtung menschlicher Fachkenntnisse erhöhen, um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass Ihr Unternehmen mit hochsensiblen Daten arbeitet. 

Ein letztes Wort 

Automatisierungen werden von Tag zu Tag häufiger. Um die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen, ist es wichtig, dass Sie einem bestimmten Rahmen folgen und nicht Ihrem Bauchgefühl. Die MCDA-Methode ist eine großartige Möglichkeit, komplexe Entscheidungen zu vereinfachen. 

Die Automatisierung eines bestimmten Prozesses gegenüber einem anderen ist keine binäre Entscheidung. Vielleicht möchten Sie beispielsweise einen Prozess halbautomatisieren, statt ihn vollständig zu automatisieren. Auch hier dürfte Ihnen die MCDA-Methode nützlich sein. 

Sobald Sie sich entschieden haben, welcher Prozess automatisiert werden soll, müssen Sie die automatisierten Datenpipelines einrichten, um eine durchgängige Automatisierung zu erreichen. Während strukturierte Daten ein vordefiniertes Format haben und einfach zu verarbeiten sind, fehlt unstrukturierten Daten ein spezifisches Schema und sie erfordern eine KI-basierte Lösung zur Dokumentendatenextraktion wie z Astera ReportMiner um sicherzustellen, dass Ihre Datenpipelines dies tun genaue und qualitativ hochwertige Daten. 

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