Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Ein umfassender Leitfaden

Was ist Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung/AP-Automatisierung? 

Die Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung – auch AP-Automatisierung genannt – ist ein moderner Ansatz zur Handhabung von Kreditorenbuchhaltungs-Workflows. Sie kombiniert mehrere Tools und Technologien und ermöglicht es Unternehmen, ihre AP-Managementprozesse von Anfang bis Ende zu digitalisieren und zu optimieren.  

Die AP-Automatisierung automatisiert verschiedene sich wiederholende Aufgaben wie Rechnungseingang, Abstimmung und Berichterstellung. Dazu wird eine Kombination aus Tools mit künstlicher Intelligenz (KI) wie intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und Workflow-Orchestrierung.

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Warum sollten Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren? 

Mit automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozessen müssen sich Unternehmen um die folgenden Herausforderungen keine Sorgen machen: 

• Zeitaufwändige manuelle Prozesse: Die physische Überprüfung von Papierrechnungen und die Eingabe relevanter Details in interne Systeme nimmt viel Zeit in Anspruch. Diese Zeitverschwendung wirkt sich letztendlich auf die Zahlungsfristen aus und kann dazu führen, dass dem Unternehmen Verzugsgebühren oder Strafen berechnet werden oder Skonti für vorzeitige Zahlungen entgehen. 

• Papierprobleme: Die Bearbeitung von Papierrechnungen ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch lästig. Wenn eine langsame, manuelle Rechnungsbearbeitung die Regel ist, können sich die Rechnungen schnell stapeln. Das Ergebnis? Stapel von Rechnungen und Belegen, die schwer zu verwalten, zu verfolgen und aufzubewahren sind. 

• Menschliche Fehler: Manuelle Verfahren schaffen unnötigen Raum für menschliche Fehler. Diese Fehler können von Fehlkalkulationen und Tippfehlern bis hin zum Vergessen oder Mehrfacheingeben einer Rechnung reichen. Die Behebung dieser Fehler erhöht den Arbeitsaufwand der Buchhaltung und erfordert zusätzliche Zeit – und das ist if sie sind gefangen. 

• Abstimmungsschwierigkeiten: Herkömmliche Kreditorenbuchhaltungsverfahren führen zu einem undurchsichtigen, schwer nachvollziehbaren Rechnungsmanagement. Papierrechnungen sind nicht nachvollziehbar und können im Zyklus manueller Genehmigungen leicht verloren gehen. Diese mangelnde Transparenz erschwert die Abstimmung von Zahlungen oder die Prüfung von Konten.

So automatisieren Sie die Kreditorenbuchhaltung

So funktioniert die AP-Automatisierung 

Dies sind die Schlüsselkomponenten der Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung: 

1. Rechnungserfassung  

In der Anfangsphase extrahiert die Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung relevante Informationen aus digitalen Rechnungen und wandelt sie in strukturierte Daten um. Diese Rechnungen können in Form von gescannten Dokumenten, PDFs oder anderen Formaten vorliegen. Frühe Automatisierungstools verwendeten hauptsächlich optische Zeichenerkennung (OCR). Neuere Plattformen verwenden IDP, das OCR mit Algorithmen des maschinellen Lernens (ML), natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und KI kombiniert. 

2. Datenüberprüfung und -abgleich 

Nach der Erfassung und Konvertierung der Rechnungsdaten gleicht die AP-Automatisierungslösung diese mit den entsprechenden Belegen, Bestellungen und Verträgen ab. Dadurch wird die Konsistenz zwischen den Rechnungen und den Einkaufsbedingungen sichergestellt. In dieser Phase können vordefinierte Regeln (vom Unternehmen eingerichtet) etwaige Unstimmigkeiten schnell erkennen und zur Überprüfung markieren. So bleiben nur fehlerfreie Rechnungen für die weitere Verarbeitung übrig. 

3. Automatisierte Genehmigungen 

Anschließend werden die validierten Rechnungen automatisch zur Genehmigung an die entsprechende Partei übermittelt. Vordefinierte Bedingungen sind unerlässlich, um in dieser Phase einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Unternehmen können Rechnungen nach Beträgen, Lieferanten oder anderen eindeutigen Kriterien sortieren, um sicherzustellen, dass es keine Konflikte oder Überschneidungen gibt. Optional können Erinnerungen und Benachrichtigungen dazu beitragen, den Genehmigungsprozess weiter zu beschleunigen. Dieser automatisierte Ansatz stellt sicher, dass alle Rechnungen an die richtige Abteilung oder das richtige Personal übermittelt werden, verringert das Risiko verpasster Rechnungen und zeichnet alle Genehmigungsaktivitäten auf. 

4. Rechnungszahlungen 

Sobald eine Rechnung genehmigt ist, kann ein AP-Automatisierungssystem den Zahlungsprozess durch die Integration mit ERP-Systemen, Bankportalen oder Buchhaltungssystemen optimieren. Es kann Unternehmen die Arbeit zusätzlich erleichtern, indem es Zahlungen nach einem Zeitplan ausführt, eine Zahlungsmethode auswählt oder eine Zahlung automatisch verarbeitet. Automatisierte Zahlungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Schulden pünktlich zu begleichen, ihre Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit zu erhöhen und bessere Beziehungen zu ihren Lieferanten aufzubauen. 

5. Berichterstattung und Abstimmung 

Wenn die Zahlungen abgeschlossen sind, werden sie durch einen automatischen Abgleich mit den Kontoauszügen abgeglichen, um Zahlungsbeträge und Empfänger zu bestätigen. Eine manuelle Überprüfung ist nicht mehr erforderlich. 

AP-Automatisierungsplattformen können auch detaillierte Berichte erstellen, die sich auf Kennzahlen wie den durchschnittlichen Rechnungsbearbeitungszeit, angebotene vs. erfasste Rabatte und der Prozentsatz verspätet bezahlter Rechnungen. Diese Einblicke in die AP-Kennzahlen helfen Unternehmen, Einsparpotenziale und Cashflow-Optimierungen zu erkennen.

Welche AP-Aufgaben profitieren von der Automatisierung?

Automatisierung ist immer dann von Vorteil, wenn Unternehmen den manuellen Aufwand oder den Zeitaufwand für die Erledigung einer Aufgabe verringern möchten. Hier ist eine Liste von AP-Aufgaben, die problemlos automatisiert werden können: 

• Daten-Management Buchungs- und Rechnungserfassung 

Automatisierungstools ermöglichen die Extraktion von Informationen aus Rechnungen und anderen Dokumenten, wodurch manuelle Eingabefehler reduziert und der Dateneingabeprozess beschleunigt wird. 

• Rechnungsabgleich und -validierung 

Automatisierte Systeme vereinfachen den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Quittungen und stellen sicher, dass Abweichungen erkannt und behoben werden, bevor die weitere Verarbeitung erfolgt. 

• Rechnungen codieren 

Die Rechnungskodierung kann anhand vordefinierter Regeln automatisiert werden, so dass die richtigen Hauptbuchcodes ohne manuelles Eingreifen zugewiesen werden können. 

• Genehmigungs-Workflows 

Digitale Arbeitsabläufe stellen sicher, dass Rechnungen entsprechend den Unternehmensrichtlinien an die entsprechenden Genehmiger weitergeleitet werden. Dies beschleunigt die Genehmigungszeiträume und bietet einen Prüfpfad. 

• Zahlungsplanung und -ausführung 

Durch die automatische Planung wird sichergestellt, dass Zahlungen pünktlich bearbeitet werden, wodurch Skonti für frühzeitige Zahlungen genutzt und Verzugsstrafen vermieden werden. 

• Lieferanteninformationsmanagement 

Automatisierungssysteme pflegen aktuelle Lieferantendatensätze, einschließlich Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen und Compliance-Dokumentation, und unterstützen so eine effiziente Interaktion mit Lieferanten. 

• Spesenabrechnung und Mitarbeitererstattungen 

Automatisierte Plattformen vereinfachen die Bearbeitung von Spesenabrechnungen, indem sie Ansprüche kategorisieren, Quittungen prüfen und Anfragen zur Genehmigung weiterleiten. 

• Entdeckung eines Betruges 

Intelligente Algorithmen überwachen Transaktionsdaten, um ungewöhnliche Muster zu erkennen und potenziellen Betrug zu kennzeichnen. So wird die Sicherheit im gesamten Kreditorenbuchhaltungsvorgang verbessert. 

• Bankabstimmung 

Automatisierte Abstimmungstools vergleichen erfasste Transaktionen mit Kontoauszügen, erkennen schnell Unstimmigkeiten und sorgen für genaue Finanzunterlagen. 

• AP-Prozessanalyse 

Automatisierungsplattformen bieten durch Datenvisualisierung Einblicke in Kreditorenbuchhaltungsprozesse und zeigen Trends, Engpässe und Optimierungsbereiche auf.

Vorteile der AP-Automatisierung 

Automatisierte Kreditorenbuchhaltung bringt sowohl finanzielle als auch nicht-finanzielle Vorteile für ein Unternehmen. Hier sind einige der wichtigsten: 

• Erhöhte Zeitersparnis: Durch die AP-Automatisierung entfallen wiederkehrende manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und Rechnungsabgleich. Die automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung verkürzt die Bearbeitungszeiten erheblich, insbesondere im Vergleich zu manuellen Methoden. Dieses schnellere Tempo hat einen kumulativen Effekt und beschleunigt den gesamten AP-Zyklus. 

• Kosten- und Arbeitsvorteile: Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung werden menschliches Engagement, manuelle Eingriffe und Fehlerbehebungen drastisch reduziert. Es müssen keine physischen Rechnungen aufbewahrt werden und es fallen keine damit verbundenen Gemeinkosten an. Unternehmen sparen Arbeitskosten, da keine großen Teams zur Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen erforderlich sind. Das Personal kann stattdessen höherwertige Aufgaben ausführen, die menschliche Intelligenz und Urteilsvermögen erfordern. 

• Bessere Compliance und Sicherheit: Automatisierte AP-Tools können jede Aktion, die an einer Rechnung während des gesamten AP-Zyklus durchgeführt wird, verfolgen und einen digitalen Prüfpfad erstellen, der bei der Einhaltung von Vorschriften hilft. Diese dokumentierten Aktivitäten erleichtern es Unternehmen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Prüfungen zu bestehen. Automatisierungslösungen sind außerdem mit Sicherheitsfunktionen wie rollenbasierter Zugriffskontrolle und Verschlüsselung ausgestattet. Diese Funktionen verringern das Risiko eines unbefugten Zugriffs und schützen Finanzdaten. 

• Klarere finanzielle Transparenz: AP-Automatisierungssysteme verfolgen Rechnungen und Zahlungen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit. Diese Funktion bietet Finanzteams einen klaren Überblick über die finanziellen Verpflichtungen und Transaktionen des Unternehmens. Sie können Zahlungen strategisch planen, um ihr Betriebskapital und ihre Barreserven besser zu nutzen. 

• Nachhaltigkeit und Umweltauswirkungen: Moderne Unternehmen stehen zunehmend unter Druck, Nachhaltigkeit in ihren Betrieben zu priorisieren und ihre Umweltauswirkungen zu berücksichtigen. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung trägt zu den Nachhaltigkeitsbemühungen eines Unternehmens bei, indem sie Papierrechnungen eliminiert. Ein digitalisierter Kreditorenbuchhaltungsprozess hilft Unternehmen, ihre Abfallerzeugung zu verringern und ihren CO2-Fußabdruck zu reduzieren.  

• Höhere finanzielle Genauigkeit: Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung trägt auf zwei Arten zur finanziellen Genauigkeit bei. Erstens durch Minimierung der Möglichkeit menschlicher Fehler bei der Verarbeitung von Kreditorenbuchhaltung. Zweitens durch integrierte Validierungsmaßnahmen, die das Risiko betrügerischer oder doppelter Zahlungen senken. Hochwertige Finanzdaten verbessern die Entscheidungsfindung durch zuverlässige Erkenntnisse und helfen bei der ordnungsgemäßen Finanzverwaltung.

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