Die 10 Vorteile der AP-Automatisierung (+1 Bonusvorteil) für Unternehmen

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) nimmt zu, da Finanzteams die Vorteile der derzeit auf dem Markt erhältlichen AP-Automatisierungslösungen erkennen. Teams, die eine teilweise Automatisierung ihrer AP-Prozesse erreichen, erzielen erhebliche Vorteile in Bezug auf Zeit, Kosten und Effizienz.

Da die Anbieter mittlerweile KI-Technologien in ihre Softwarelösungen integrieren, versprechen die potenziellen Vorteile der AP-Automatisierung einen völlig neuen Ansatz in der Kreditorenbuchhaltung.

Was ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP). bezieht sich auf den Einsatz verschiedener Technologien, wie z. B. KI, um die Prozesse bei der Rechnungszahlung zu automatisieren, indem die meisten oder alle manuellen Aufgaben reduziert werden. Das Ziel besteht darin, den gesamten Kreditorenprozess mit minimaler oder gar keiner menschlichen Aufsicht zu verwalten. Vereinfacht ausgedrückt sind dies die Schritte des Kreditorenprozesses:

Mit anderen Worten: Die AP-Automatisierung ermöglicht eine zeitnahe, genaue, effiziente und konforme Verarbeitung großer Mengen von Finanztransaktionen und Rechnungen zwischen einem Unternehmen und seinen Verkäufern oder Lieferanten.

Der aktuelle Stand der Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung

Die Automatisierung hält langsam Einzug in die Kreditorenbuchhaltung, und die letzten Jahre haben sich für Unternehmen, die Automatisierung in kleinem oder großem Umfang eingeführt haben, als fruchtbar erwiesen. Hier ein kurzer Überblick über den aktuellen Stand der Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung:

Die 10 Vorteile der KI-gestützten AP-Automatisierung

AP-Automatisierungslösungen mit KI-Technologien bieten eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen und KMUs. Neben den offensichtlicheren Vorteilen wie höherer Genauigkeit und Kostensenkung kann die AP-Automatisierung auch datengesteuerte Entscheidungsfindung, Lieferantenbeziehungen und Cashflow-Transparenz verbessern. Sehen wir uns alle Vorteile der AP-Automatisierung an:

1. Verbesserte Genauigkeit

Laut einer PYMNTS85 % der CFOs sind davon überzeugt, dass die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zu präziseren Prozessen führt. Außerdem: 47.1 % der AP-Experten betrachten Datenfehler und -diskrepanzen, die zu Prozessverzögerungen für Genehmiger und Stakeholder führen, als eine der größten Herausforderungen für die Kreditorenbuchhaltung.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verbessert die Genauigkeit, indem sie die manuelle Dateneingabe überflüssig macht und menschliche Fehler deutlich reduziert. Dadurch werden Fehler bei der Eingabe von Rechnungsdetails, Beträgen und Lieferanteninformationen minimiert. Die KI-gestützte optische Zeichenerkennung (OCR) erfasst Rechnungsdaten präzise und stellt sicher, dass die Datensätze konsistent und korrekt sind.

2. Erhöhte Effizienz

Die größte Herausforderung für Teams bei ihren aktuellen Kreditorenbuchhaltungsprozessen besteht in der umfangreichen manuellen Dateneingabe. IFOL berichtet, dass 51.4 % der AP-Experten dies als ihre größte Herausforderung betrachten. Dieselbe Studie berichtet auch, dass 71 % der AP-Experten den Zahlungsprozess durch Automatisierung beschleunigen möchten. Laut PYMNTs stimmen jedoch 85 % der Finanzleiter zu, dass die Automatisierung der AP die Effizienz aktueller AP-Prozesse verbessern kann.

Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Teams ihre Prozesse optimieren, Rechnungen schneller verarbeiten und die für Rechnungsgenehmigung und -zahlung erforderliche Zeit verkürzen. Dadurch werden auch Ressourcen frei, die für höherwertige Aufgaben genutzt werden können.

3. Kosteneinsparungen

Kosteneinsparungen bleiben einer der Hauptgründe für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, insbesondere für Teams, die große Mengen an Rechnungen verarbeiten. Da 80 % der Unternehmen in den kommenden Jahren ein Wachstum des über ihre Kreditorenbuchhaltungssysteme abgewickelten Zahlungsvolumens erwarten, kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. So hilft die Reduzierung manueller Prozesse Unternehmen beispielsweise dabei, manuelle Arbeit einzusparen und Strafen für verspätete Zahlungen zu vermeiden, wenn man bedenkt, dass 80% der Unternehmen erhalten regelmäßig verspätete Zahlungen.

4. Betrugserkennung und -reduzierung

Laut AFP 65 % des Zahlungsbetrugs bei B2B-Transaktionen stammen aus Papierschecks. Durch die Beseitigung von Papierschecks durch AP-Automatisierung können Unternehmen das Risiko betrügerischer Zahlungen erheblich reduzieren. Darüber hinaus enthalten AP-Automatisierungslösungen auch Sicherheitsfunktionen zum Kennzeichnen ungewöhnlicher Zahlungsmuster oder doppelter Rechnungen.

5. Zeitersparnis

Dem IFOL-Bericht zufolge verbringen 50 % der Finanzteams jede Woche mehr als 10 Stunden mit der Rechnungsbearbeitung und Zahlungsabwicklung, während 30 % 6–10 Stunden darauf verwenden. Goldman Sachs schätzt, dass die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung im Durchschnitt zu einer Zeitersparnis von 70–80 % führen kann. Dies liegt daran, dass durch die Automatisierung sich wiederholende Aufgaben entfallen, wodurch sich die Kreditorenbuchhaltungsteams auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können. Darüber hinaus führt die höhere Genauigkeit auch zu weniger Fehlern, was bedeutet, dass die Kreditorenbuchhaltungsteams selbst bei teilweiser Automatisierung weniger Zeit mit der Prüfung und Überprüfung von Rechnungen und Zahlungen verbringen.

6. Große Rechnungsvolumina und Skalierbarkeit

Das Gesamtvolumen der von einem AP-Team verarbeiteten Rechnungen kann von der Art und Größe des Unternehmens abhängen, aber das steigende Rechnungsvolumen ist ein Problem für Finanzteams. Der Bedarf an AP-Automatisierung wird deutlicher: Laut PYMNTS erwarten 80 % der Unternehmen einen Anstieg des Rechnungszahlungsvolumens. Mit der AP-Automatisierung können Finanzteams Skalierbarkeit sicherstellen, ohne sich um zusätzliche Kosten und Ressourcen sorgen zu müssen.

7. Verbesserte Lieferantenbeziehungen

Laut dem IFOL-Bericht berichten 41.4 % der AP-Experten von Schäden in den Lieferantenbeziehungen aufgrund von Verzögerungen, die durch die manuelle Rechnungsverarbeitung verursacht werden. Ebenso berichten 38.6 % von Lieferverzögerungen bei Lieferanten und Verkäufern. Mit anderen Worten: ein Teufelskreis von Verzögerungen von beiden Seiten. Durch die Automatisierung der AP können AP-Teams Verzögerungen vermeiden, was wiederum die Lieferantenbeziehungen verbessert und gleichzeitig pünktliche Zahlungen und die anschließende pünktliche Lieferung von Waren oder Dienstleistungen gewährleistet.

8. Risiken und Compliance

60 % der Finanzleiter möchten ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren, um die Kontrollen zu verbessern und Risiken zu reduzieren, während 64 % erwarten, dass KI Risiken mindert und die Compliance in ihren Kreditorenbuchhaltungsprozessen verbessert. Die Automatisierung von Rechnungen verbessert die Nachverfolgung und Berichterstattung, was wiederum die Einhaltung von Finanzvorschriften vereinfacht. Da die Automatisierung den Abruf und die Speicherung aller Rechnungen und Zahlungsaufzeichnungen rationalisiert, können Unternehmen ihre Vorbereitung auf Prüfungen verbessern, ohne dass umfangreiche manuelle Aufzeichnungen erforderlich sind.

9. Verbesserte Transparenz und Cashflow-Optimierung

37 % der Finanzleiter möchten die Kreditorenbuchhaltung automatisieren, um die Transparenz im gesamten Rechnungsprozess zu erhöhen, während 22.9 % angeben, dass mangelnde Transparenz derzeit ihre größte Herausforderung in der Kreditorenbuchhaltung ist. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet Echtzeit-Transparenz in ausstehende Verbindlichkeiten und hilft Finanzteams, den Cashflow effektiver zu verwalten, indem Rechnungszahlungen automatisch auf der Grundlage ihres Kassenbestands geplant werden.

Automatisierte Kreditorenbuchhaltung in Kombination mit Echtzeit-Datenanalyse hilft Unternehmen außerdem dabei, Unregelmäßigkeiten, Trends und Chancen in ihrer Kreditorenbuchhaltungsfunktion zu erkennen. Durch die verbesserte Transparenz ihres Cashflows können Kreditorenbuchhaltungsteams auch proaktive Entscheidungen für optimierte Kapitalallokationsstrategien treffen.

10. Automatisierter Rechnungsabgleich

Mithilfe der Automatisierung können AP-Teams Rechnungen auch automatisch mit Quittungen und Bestellungen abgleichen. Dies sorgt für mehr Transparenz und stellt gleichzeitig sicher, dass das Unternehmen nur für die Waren oder Dienstleistungen zahlt, die es bestellt und erhalten hat. Der sogenannte Drei-Wege-Abgleich ist eine gängige Buchhaltungspraxis, die sonst manuell oder bei zu hohem Rechnungsvolumen oft überhaupt nicht durchgeführt wird. Durch die Automatisierung dieses Prozesses können AP-Teams Überausgaben leicht kennzeichnen und sogar betrügerische Zahlungen identifizieren.

Bonusvorteil: Weniger stressiges AP

Die manuelle Rechnungsbearbeitung kann aufgrund der Zeitknappheit dieser Aufgabe und des potenziell enormen Fehlerpotenzials stressig sein. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann Finanzleitern auch dabei helfen, die Rechnungsbearbeitung für ihre Mitarbeiter deutlich stressfreier zu gestalten. Tatsächlich ergab die IFOL-Studie, dass das größte Problem für Finanzleiter aufgrund von Verzögerungen bei der manuellen Kreditorenbuchhaltung der Stress für ihr Team ist: 64.3 % gaben dies als ihr Hauptproblem an.

Ein weniger stressiger AP-Prozess verbessert nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeiter, sondern trägt auch dazu bei, Ressourcen auf strategischere Initiativen und wichtigere Aufgaben umzulenken.

Optimieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung durch Automatisierung mit Astera

Bleiben Sie Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus, indem Sie Ihr Endergebnis mit der AP-Automatisierung verbessern. Mit AsteraMit der intuitiven Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche und den robusten KI-Funktionen können Sie Ihre Rechnungsverarbeitung und Zahlungen mühelos automatisieren.

Buchen Sie eine personalisierte Demo, um zu sehen, wie es funktioniert.

Top 10 Branchen/Sektoren, die am meisten von der AP-Automatisierung profitieren

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kommt vielen Branchen zugute, aber bestimmte Branchen, wie Finanzdienstleistungen, Fachleute des Gesundheitswesens  die Entscheidungsfindung verbessern., Technologie und Logistik-Dienstleistungen, können aus Gründen wie einzigartigen operativen Herausforderungen, hohem Transaktionsvolumen oder strengen regulatorischen Anforderungen mehr gewinnen als andere. Werfen wir einen Blick auf diese Sektoren:

Machen Sie das Beste aus der AP-Automatisierung mit Astera

Die Vorteile AP-Automatisierung Es gibt mehr als nur zehn, aber Unternehmen können diese Vorteile nur durch eine vollständige AP-Automatisierung voll ausschöpfen. Lösungen, die ein oder zwei Aufgaben bei der Rechnungsverarbeitung automatisieren, gibt es viele, aber nur sehr wenige können eine ganzheitliche, KI-gestützte AP-Automatisierung bieten, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Hier kommt Astera Streben rein.

AsteraLösung zur automatisierten Dokumentenverarbeitung wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre AP-Funktionen optimal zu nutzen. Mit Asterakann Ihr AP-Team Folgendes erreichen:

• 97 % Fehlerreduzierung in Kreditorenbuchhaltungsprozessen,
• 8 mal schneller Rechnungsverarbeitung,
• 90% schneller Datenextraktion.

Sehen ist Glauben. Buchen Sie eine Demo mit unserem Team, um zu sehen, wie Astera kann Ihre AP zum Besseren verändern; und zwar für immer.