Automatisierte Formularverarbeitung: Ein praktischer Leitfaden

Papierbasierte Formulare werden langsam durch ihre digitalen Gegenstücke ersetzt, aber das Ausfüllen von Formularen ist immer noch ein wichtiger Teil der Geschäftsabwicklung. Es ist typischerweise der erste Schritt bei der Datenerfassung eines Unternehmens und erleichtert mehrere Geschäftsfunktionenons. Die allgegenwärtige Natur von Formularen im heutigen Geschäftsumfeld erfordert die Umsetzung von automatisierte Formularverarbeitung. Manuelles Sammeln, wird bearbeitet, und Verwendung von Formularen aus verschiedene Quellen is ressourcenintensiv und anfällig für Menschen Fehler-Probleme, die automatisierte unten stehende Formular Lösungen können lösen einfach. 

Mit der die IncBereichsingen Gebrauch von Automatisierung, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern, immer mehr Unternehmen sind es BereichSie erkennen den Wert der Automatisierung ihrer Formularverarbeitungsaufgaben und wie diese ihre Dateneingabe und -verwaltung verbessern kann. 

Dieser Blog dauert einen detaillierten Einblick in die automatisierte Formularverarbeitung, erforscht seine Vorteile und diskutiert wie Astera kann die richtige Lösung für Sie sein. 

Was ist automatisierte Formularverarbeitung? und wie es funktioniert 

Bei der automatisierten Formularverarbeitung wird Software eingesetzt, um die Handhabung Ihrer Formulare und Dokumente durch Ihr Unternehmen zu optimieren. Durch den Einsatz dedizierter Anwendungen kann Ihr Unternehmen den Zeit- und manuellen Aufwand für die Durchführung damit verbundener Aufgaben wie Extraktion, Validierung und Dateneingabe eliminieren. 

Der Automatisierungsprozess folgt diesen Schritten: 

Dokumentenerfassung und -hochladen

Eelektronische Dokumentenerfassung ensicher Formularinformationen sind schnell hochgeladen Wo willst du es. ICHnstatt manuell Eingabe Information von ausgefüllte Formulare in yoDein System, du kannst benutzen elektronische Dokumentenerfassung zuols zu sceine gedruckte Kopie oder Ingest elektronische Dokumente aus einer bestimmten Quelle. 

Datenextraktion

Datenextraktion software erhält relevant Informationen aus dem Formular oder Dokument Verwendung von Techniken wie z PDF Dokument Parsen, Daten abfragen, wiederverwendbare musterbasierte Extraktionsvorlagen, AI-basierend Algorithmen, natürlich Sprachverarbeitung (NLP) und Optischal Charakter Wahrnehmung (OCR). 

Datenvalidierung

Diese extrahierten Daten werden validiert unter Verwendung Ihrer angegebenen Datenqualitätsregeln oder anderer Bedingungen. 

Datenintegration und -analyse

DAus Ihren Formularen und Dokumenten extrahierte Daten werden in andere Datensätze integriert. Diese zusammengestellten Informationen können Sie dann für nutzen Aufzeichnungen führen, Analyse, Berichterstellung und Gewinnung von Erkenntnissen für eine fundiertere Entscheidungsfindung.  

Workflow-Automatisierung

Basierend auf deiner requirementskönnen Sie automatisierte Workflows konfigurieren, um die Formulare zur weiteren Verarbeitung, Überprüfung oder Genehmigung weiterzuleiten. Diese Workflows verschieben das Formular basierend auf dem Ergebnis nahtlos zum nächsten angegebenen Schritt früher verarbeiten. 

Vorteile der automatisierten Formularverarbeitung 

Dies sind einige der wesentlichsten Vorteile der automatisierten Formularverarbeitung: 

• Grössere Effizienz: Die Automatisierung führt zu einer deutlichen Steigerung Ihrer Effizienz. Formularverarbeitungsaufgaben werden ohne manuellen Eingriff oder Aufwand erledigt, und Ihr Personal kann sich auf Aufgaben konzentrieren, die davon profitieren. 
• Erhöhte Genauigkeit: Automatisierte Prozesse minimieren die Möglichkeit menschlicher Fehler, die die Datenqualität beeinträchtigen. Dadurch können Sie mehr Vertrauen in Ihre extrahierten Daten und deren Genauigkeit haben. 
• Zeitersparnis: Eine schnellere Verarbeitung durch Automatisierung verkürzt die Zeit, die jedes Formular benötigt, um von den Daten zu umsetzbaren Informationen zu gelangen. Für sich genommen ist ein Formular lediglich eine Zusammenstellung von Texten und Abbildungen. Allerdings werden sie zu einem wertvollen Teil eines größeren Bildes, sobald sie extrahiert und mit anderen Daten integriert werden. Je früher Sie über die Erkenntnisse verfügen, die Sie für Ihre Entscheidungsfindung benötigen, desto schneller können Sie die nächsten Schritte festlegen, die Sie unternehmen müssen. 
• Optimiertere Arbeitsabläufe: Durch die Automatisierung entfällt das Hin und Her und die überflüssigen Schritte aus der Formularverwaltung Ihres Unternehmens. Das Ergebnis ist ein reibungsloserer und effizienterer Arbeitsablauf. 
• Kostenreduzierung: Die automatisierte Formularverarbeitung senkt die mit der Formularverwaltung verbundenen Kosten, indem manuelle Arbeit entfällt und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern sowie die zu deren Behebung erforderlichen Schritte verringert werden. 

Branchen, die automatisierte Formulare nutzen können In Bearbeitung 

Jede Branche, die Formulare verwendet, kann von der automatisierten Formularverarbeitung profitieren. Die W2-Formularautomatisierung ist ein großartiges Beispiel für die Anwendbarkeit in jedem Sektor, ob groß oder klein.  

Durch die Automatisierung der W2-Formulardatenextraktion können Sie ganz einfach genaue Aufzeichnungen über die wichtigen Finanzinformationen Ihrer Mitarbeiter führen. Dadurch wird es einfacher, ihre Gehälter, Trinkgelder, Löhne, zusätzliche Vergütungen und die von ihren Gehältern einbehaltenen Steuern zu überprüfen und zu analysieren. 

[Quelle: 2024 Formular W-2 (irs.gov)]

Auch hier bietet die automatisierte Formularverarbeitung konkrete Vorteile folgende Domains: 

Bildungswesen 

Die automatisierte Formularverarbeitung kann der Bildungsbranche auf vielfältige Weise helfen, darunter: 

• A Simplified Zulassungsprozess: Eintritt aAnwendungen sind vollgepackt mit Dokumenten wie persönliche Informationen, Transkripte, Aufsätze, persönliche Aussagen und dergleichen. Durch die automatisierte Formularverarbeitung können Elemente wie Aufsätze und persönliche Erklärungen zur manuellen Überprüfung getrennt und die Extraktion automatisiert werden Zusammenstellung anderer Datena. Dies kann ermöglichen es Bildungseinrichtungen, damit umzugehen mehr Anwendungen mit weniger Aufwand. 
• Genauere Aufzeichnungen: Automatisiert Validierungs- und Dateneingabeprozesse ermöglichen es Bildungseinrichtungen halten genau Schüleraufzeichnungen. Dies kann Fehler bei Verwaltungsaufgaben reduzieren und erleichtern fehlerfreie Aufzeichnungen.
  
  
• Einfachere Compliance: Bildungseinrichtungen können verschiedene Vorschriften einhalten requirements einfacher mit automatisierter Formularverarbeitung. Sie können aktuellere Berichte für Audits, Akkreditierungen und andere Zwecke erstellen . 

[Quelle: transcript-sample-scaled.jpg (1978×2560) (iahe.net)]

Gesundheitswesen 

Im Gesundheitswesen automatisierte Formularverarbeitung Vorlagen mit verschiedenen Aspekten der Vertrauen bei Patienten ERFAHRUNGEN so als: 

• Schnelle Patientenregistrierung: Die automatisierte Formularverarbeitung beschleunigt Patientenregistrierungsprotokolle in medizinischen Einrichtungen. Patienten können in Notfällen schneller triagiert werden und erleben kürzere Wartezeiten regelmäßige Besucheund erhalten Sie die notwendige Behandlung früher und mit weniger Bürokratie. 

[Quelle: SOS-freie medizinische und zahnmedizinische Klinik (squarespace.com)]

• Medizinischer Papierkram: Durch die automatisierte Formularverarbeitung können medizinische Einrichtungen halten genau Gesundheitsakten und aktuelle Patientenhistorien für eine effektivere Pflege. Sie können auch sicherstellen, dass Einverständniserklärungen vorhanden sind Bereichfür die Einhaltung ethischer und rechtlicher Vorschriften jederzeit zugänglich. Auf der administrativen Seite können formularintensive Prozesse wie Abrechnung, Fakturierung und Bearbeitung von Versicherungsansprüchen durch Automatisierung verbessert werden. 
• Datenerfassung für die klinische Forschung: Klinische Forscher können Nutzen automatisierte Formularverarbeitung zur einfacheren Erfassung von Forschungsdaten und Gewährleistung der Genauigkeit und Einhaltung der geltenden Studienprotokolle.  

der Regierung 

Im öffentlichen Sektor automatisierte Formularverarbeitung streamlInes Interaktionen zwischen Regierungsbehörden und Bürgern für bessere Leistung und Ergebnisse. Hier ein paar Beispiele: 

• Bereitstellung von Bürgerdiensten: Die automatisierte Formularverarbeitung verkürzt die Bearbeitungszeit required für allgemeine Dienstleistungen wie Lizenzverlängerungen, Leistungsansprüche und Genehmigungsanträge. 

[Quelle: FAHRZEUGREGISTRIERUNG/TITELANTRAG (ny.gov)]

• Schnellere Reaktionszeiten: Eine schnellere Formularverarbeitung ermöglicht es Regierungsbehörden, schneller auf Beschwerden, Anträge, Anfragen und Anfragen von Bürgern zu reagieren. Eine schnelle Leistungserbringung kann die Zufriedenheit der Bürger steigern und ihre Wahrnehmung der Leistung einer Behörde verbessern.
   
• Überprüfbare und transparente Prozesse: Automatisierung fördert die Transparenz in Regierungsprozessen, und die digitale Spur, die automatisierte Systeme während ihres Betriebs erstellen, erleichtert die Prüfung. Dadurch wird die Rechenschaftspflicht und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichergestellt und das Vertrauen der Öffentlichkeit in eine Regierungsbehörde gestärkt. 

Finanzen  

Die automatisierte Formularverarbeitung dient auch im Finanzsektor mehreren Zwecken, darunter: 

• Beschleunigte Kreditbearbeitung: Geschäfts- und Verbraucherkredite bilden einen wichtigen Bestandteil der Geschäftstätigkeit eines Finanzinstituts. Die automatisierte Formularverarbeitung beschleunigt Kreditantrags- und -genehmigungsverfahren und ermöglicht es Kreditgebern, Anträge schnell zu prüfen, zu genehmigen und Gelder auszuzahlen. 

[Quelle: Kreditantrag der Stufen 3, 4, 5 und 6 für Mitglieder, die unter Artikel 14, 15 oder 22 fallen (RS5025-A) (ny.gov)]

• Betrugsprävention: Der Finanzsektor ist anfällig für Betrug und andere Fälle von Wirtschaftskriminalität. Die automatisierte Analyse und Validierung der in Finanzformularen enthaltenen Informationen kann dazu beitragen, das Betrugsrisiko leichter zu verringern.
   
• Compliance Management: Die automatisierte Formularverarbeitung unterstützt Finanzinstitute bei der Einhaltung von Finanzvorschriften und anderen Compliance-Anforderungen und minimiert so das Risiko von Bußgeldern, Strafen und rechtlichen Konsequenzen.

So wählen Sie eine Plattform für die automatisierte Formularverarbeitung aus 

Sind Sie bereit, eine automatisierte Formularverarbeitungsplattform für Ihr Unternehmen auszuwählen? Hier sind einige Faktoren, die Sie beachten sollten: 

Genauigkeit der Datenextraktion 

Dabei handelt es sich um die Fähigkeit einer Plattform, Daten aus verschiedenen Formulartypen korrekt zu extrahieren. Überprüfen Sie die Genauigkeit der Extraktionsprozesse und beurteilen Sie, wie präzise die Daten verarbeitet werden. 

Nahtlose Integration 

Einfache Integration mit den Systemen, Tools, Datenbanken und Anwendungen, die Sie derzeit verwenden. Durch die hohe Kompatibilität wird sichergestellt, dass Sie die Plattform mit minimalen Unterbrechungen Ihres Arbeitsablaufs betriebsbereit haben. 

Anpassbarkeit 

Eine anpassbare Plattform kann problemlos Ihren aktuellen Anforderungen gerecht werden. Sie können es auch ändern, um mit den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt zu halten. 

Sicherheits- und Compliance-Funktionen 

Achten Sie auf Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung in Ihrer automatisierten Formularverarbeitungsplattform und stellen Sie sicher, dass alle geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Je nachdem, in welchem ​​Bundesstaat Sie ansässig sind, muss Ihre Plattform möglicherweise die Datenschutzgesetze des Bundes und der Bundesstaaten einhalten. Möglicherweise müssen auch zusätzliche branchenspezifische Vorschriften berücksichtigt werden. 

Benutzerfreundlichkeit 

Eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche reduziert den Schulungsaufwand und macht die Plattform für Administratoren, Endbenutzer und nicht-technische Teams gleichermaßen zugänglicher. 

Skalierbarkeit 

Die Skalierbarkeit gewährleistet die langfristige Nutzung und Lebensfähigkeit einer Plattform für Ihr Unternehmen. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Ihre Anforderungen an die Formularverarbeitung wachsen, muss Ihre Plattform problemlos mithalten können. 

Kundensupport 

Die Mitarbeiter des Kundensupports Ihres Anbieters werden Ihre Benutzererfahrung erheblich beeinflussen, da Sie eng mit ihnen zusammenarbeiten, um die Plattform in Ihre Prozesse zu integrieren. Achten Sie auf nahtlose Onboarding-Prozesse und umfassende Tutorials, die Ihre Teams auf alle Aspekte der Nutzung vorbereiten können.  

Zu einem zuverlässigen Anbieter gehört jedoch mehr als nur gute Schulung und umfassende Dokumentation. Überprüfen Sie die Erreichbarkeit ihrer Kundensupport-Infrastruktur. Wenn Probleme auftreten, sollten Sie sich die Hilfe holen, die Sie benötigen, um diese schnell zu lösen. 

Kosten und ROI 

Die Kosten für die Anschaffung einer neuen Plattform beschränken sich nicht nur auf den Kauf. Berücksichtigen Sie alle zusätzlich anfallenden Gebühren, die Preisstruktur sowie Einrichtungs- und Schulungskosten. Berücksichtigen Sie außerdem den potenziellen Return on Investment, den Sie durch Ressourcenschonung und Zeitersparnis erwarten. 

Das Astera Vorteile 

Astera kombiniert KI-gestützte Funktionalität mit einer benutzerfreundlichen Schnittstelle ohne Code und einer ETL-Engine der Enterprise-Klasse. Das Ergebnis? Eine leistungsstarke, skalierbare End-to-End-Dokumentenverarbeitungslösung, die problemlos Daten aus strukturierten, halbstrukturierten und unstrukturierten Datenquellen aufnimmt. 

Den Kunden erfüllen requIst es 15-mal schneller? Die Bearbeitungszeit für Bestellungen von Stunden auf 2 Minuten verkürzen? Bearbeitung einer Rechnung in weniger als einer Minute Hat es früher zwischen 30 Minuten und ein paar Stunden gedauert? Es ist möglich mit Astera. 

Automatisieren die Extraktion Ihrer Daten, vAlidation und Transformation– dann schick es nach untenstream Ziele wie Datenbanken, BI-Tools und ERP/CRM-Systeme, ohne manuelle Eingriffe für Analysen, Berichte und andere Zwecke. 

Die richtigen Astera für Automated Formularverarbeitung 

Astera kann Ihre automatisierte Formularverarbeitung unterstützen bei: 

• Ein Dokument hinzufügen: Astera Funktioniert mit den Formaten PDF, TXT, DOC und XLS. Sie können diese Dokumente aus E-Mail, Cloud-Speicher, Webdiensten, FTP/SFTP und anderen Quellen hinzufügen.
   
• Datenextraktion: Astera ermöglicht sowohl die manuelle als auch die KI-basierte Erstellung von Extraktionsvorlagen. Nachdem ein Dokument hinzugefügt wurde, erfassen diese Extraktionsvorlagen die relevanten Informationen.
   
• Datenaufbereitung: AsteraMit der Datenvorbereitungsfunktion von können Sie die extrahierten Daten vorverarbeiten. Sie können es bereinigen, entsprechend Ihren Anforderungen umwandeln und anhand Ihrer festgelegten Regeln validieren.
   
• Datenexport: Abhängig von Ihren Zielen können Sie die verarbeiteten Daten dann an ein Ziel Ihrer Wahl verschieben. Exportieren Sie es zur Integration in eine Datenbank, zur Analyse in ein BI-Tool oder zur Kompilierung in ein CRM-System.
   
• Automatisierung und Planung: Sobald Sie die Dokumentquelle, die Prozesse und das gewünschte Ziel konfiguriert haben, verwenden Sie AsteraMithilfe der Automatisierungs- und Planungsfunktionen von können Sie die Häufigkeit dieser Extraktionsaufträge bestimmen. Sie können sie beispielsweise so einrichten, dass sie ausgeführt werden, wenn ein neues Dokument im System erkannt wird oder zu einer bestimmten Tageszeit. 

Zusammenfassung 

Die automatisierte Formularverarbeitung kann die Formularverwaltung in einer Vielzahl von Sektoren verändern, insbesondere im Bildungswesen, im Gesundheitswesen, in der Regierung und im Finanzwesen. Durch die Auswahl der richtigen automatisierten Formularverarbeitungsplattform für ihre Anforderungen kann ein Unternehmen Zeit sparen, Verzögerungen minimieren, menschliche Fehler verringern und seine Ressourcen dorthin umleiten, wo sie am meisten benötigt werden. 

Beginnen Sie mit der Nutzung einer automatisierten Formularverarbeitungsplattform, die so konzipiert ist, dass sie mit Ihrem Betrieb wächst. Kontaktieren Sie uns für ein Angebot or starten Sie Ihre kostenlose Testversion