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Die automatisierte, Kein Code Datenstapel

Erfahren Sie, wie Astera Data Stack kann die Datenverwaltung Ihres Unternehmens vereinfachen und rationalisieren.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Astera ReportMiner

Ammar Ali

Content Manager

April 15th, 2024

Jahrzehntelang bedeutete die Bearbeitung einer Rechnung im Wesentlichen die manuelle Eingabe von Informationen. Die Papierrechnungen würden mehrere Berührungspunkte durchlaufen und viele manuelle Eingriffe erfordern. Das hat sich in den letzten Jahren mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung geändert, da Unternehmen versuchen, den Transaktionszyklus und die Zeitspanne für die Zahlung einer Rechnung von mehreren Wochen auf Tage oder sogar Minuten zu verkürzen.

Kein Wunder, dass die automatisierte Rechnungsverarbeitung — angetrieben durch künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) — ist zu einem bevorzugten Ansatz für moderne Unternehmen geworden. Angesichts der schnellen Einführung der KI-Datenextraktion ist davon auszugehen, dass die Automatisierung weiterhin eine treibende Kraft bei der Rechnungsverarbeitung sein wird.

manuelle Rechnungsverarbeitung vs. automatisierte Rechnungsverarbeitung

Manuelle vs. automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist ein fehleranfälliger und zeitaufwändiger Ansatz, der gelinde gesagt nicht sehr effizient ist. Dazu gehört der Empfang von Papierrechnungen von Lieferanten, die manuelle Dateneingabe im Buchhaltungssystem, der Abgleich mit den Bestellungen auf Toleranzen, die Durchführung eines Scans, um sie dem Ablagesystem hinzuzufügen, und die Übermittlung der Rechnungen zur Genehmigung. Anschließend wird jede Rechnung manuell zum ERP hinzugefügt.

Sobald alle diese Schritte abgeschlossen sind, wird die Zahlung verarbeitet. Das ist ein langwieriger manueller Prozess, der viel Zeit des Personals in Anspruch nimmt und Geld kostet. 51% der Unternehmen Sie geben an, dass ihnen manuelle Daten die meisten Probleme bei der Rechnungsverarbeitung bereiten.

Unternehmen müssen schnell relevante Informationen aus Rechnungen abrufen, die in einem verfügbaren Format verfügbar sind unstrukturiertes Format, um Zahlungen in Echtzeit zu verarbeiten, zu validieren, zu speichern und zu genehmigen.

Und hier kommt die automatisierte Rechnungsverarbeitung ins Spiel. Sie automatisiert den gesamten Prozess des Rechnungseingangs, der Extraktion von Informationen daraus und der Hinzufügung der Informationen zu Ihrem ERP-System.

Es verkürzt die Zahlungsabwicklungszeit erheblich, minimiert Fehler und hilft Unternehmen, Frühzahlungsrabatte zu nutzen und Überfälligkeitsgebühren zu vermeiden.

Werfen wir einen genaueren Blick auf einige der wichtigsten Vorteile, die es mit sich bringt.

 

Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Zeit- und Geldersparnis

Automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware minimiert das Risiko fehlender Rechnungen. Sie bewahren Unternehmen vor verspäteten Zahlungen, die zu Strafen und angespannten Lieferantenbeziehungen führen. Präzise und pünktliche Zahlungen helfen Unternehmen außerdem dabei, ermäßigte Zinssätze und günstige Kreditkonditionen zu erhalten, was zu einem positiven Cashflow beiträgt.

Verbesserte Datengenauigkeit

Bei der manuellen Bearbeitung von Rechnungen sind menschliche Fehler unvermeidlich. Dies kann leicht zu verpassten Rabatten, Doppelzahlungen und Überzahlungen führen. Andererseits minimiert die Verwendung einer KI-gestützten intelligenten Datenerfassungstechnologie die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler auf praktisch null.

Produktivitätssteigerung

Die Prüfung von Rechnungen, die Identifizierung von Fehlern, die Validierung ihrer Inhalte und die Einholung von Zahlungsgenehmigungen sind ressourcenintensive Tätigkeiten. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung entfällt die Notwendigkeit, diese Aufgaben manuell auszuführen, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und produktiver arbeiten können.

Höhere Mitarbeitermoral

Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch eine umständliche und sich wiederholende Tätigkeit. Wenn Sie KI-Datenextraktionslösungen übernehmen lassen, können Mitarbeiter dies tun konzentrieren Sie sich auf ansprechendere und höherwertige Arbeit das würde ihre Moral verbessern.

Verbesserte Lieferantenbeziehungen

Die Automatisierung vereinfacht und rationalisiert die Verwaltung von Lieferantenrechnungen und erleichtert so pünktliche Zahlungen und eine effiziente Streitbeilegung. Die Aufrechterhaltung guter Arbeitsbeziehungen zu Lieferanten trägt wesentlich dazu bei, dass Unternehmen schnellere Dienstleistungen erhalten und bessere Konditionen aushandeln können, neben anderen Vorteilen.

Und die Automatisierung des Rechnungsworkflows bietet eine ganze Reihe von Vorteilen, darunter eine verbesserte Einhaltung von Audits und Vorschriften, ein geringeres Betrugsrisiko und vieles mehr.

So funktioniert das

Einige der Schritte beim Einrichten eines automatisierten Rechnungsverarbeitungsworkflows sind:

  1. Auswählen einer Dateiquelle. Hier werden Eingangsrechnungen abgelegt.
  2. Generieren einer Extraktionsvorlage. Sie können auch Datenqualitätsregeln einrichten, um die Konsistenz der Daten sicherzustellen.
  3. Exportieren der extrahierten Daten an ein Ziel zur Genehmigung.

So einfach ist das.

Eine automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware kann KI-Technologien wie die Verarbeitung natürlicher Sprache und maschinelles Lernen nutzen, um wichtige Felder, einschließlich Produkt- oder Servicebeschreibung, Menge, Preis, Steuerinformationen, Zahlungsbedingungen und mehr, einfach zu erfassen.

Intelligente Dokumentenverarbeitung Software erfordert ein Minimum an menschlicher Aufsicht. Moderne Rechnungsautomatisierungslösungen ermöglichen es Benutzern, vordefinierte Validierungsregeln zu erstellen, um Anomalien, Fehler und fehlende Felder zu verwalten. Die validierten Daten werden zur Zahlungsgenehmigung und Aufzeichnung an die Enterprise-Resource-Planning- oder Buchhaltungslösung weitergeleitet.

Von gescannten PDF-Rechnungen bis hin zu versendeten E-Rechnungen Elektronischer Datenaustausch, verarbeitet eine automatisierte Lösung alle Rechnungen aus verschiedenen Quellen mit Genauigkeit und Geschwindigkeit. Dieser Ansatz rationalisiert den Kreditorenprozess und ermöglicht es Unternehmen, von niedriger Kosteneffizienz zu profitieren und die Produktivität zu maximieren.

Astera ReportMiner: Fortschrittliche Datenextraktionslösung zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Astera ReportMiner ist eine End-to-End-Rechnungsextraktionslösung, die große Mengen unstrukturierter Daten in aussagekräftige Erkenntnisse umwandeln kann. Mit unserer automatisierten, codefreien Plattform können Sie automatisch erstellen Extraktionsvorlagen um Daten aus Rechnungen zu extrahieren.

Die neuen KI-gesteuerten Datenextraktionsfunktionen unserer Lösung haben die Dinge einfacher denn je gemacht. So können Sie die Rechnungsverarbeitung in drei Schritten automatisieren:

  1. Um die zu nutzen Astera Um die North Star-Funktion nutzen zu können, müssen Sie ein neues Projekt erstellen Projekt > Neu > Integration Beamer öffne ein vorhandenen Projekt in Astera ReportMiner.Automatisierte Datenextraktion Schritt 1 – Starten eines Projekts
  2. Klicken Sie anschließend im Projekt-Explorer mit der rechten Maustaste auf den Quelldateiordner und wählen Sie AI-gestützte Datenextraktion > Berichtsmodelle automatisch erstellen mit Astera Nordstern.Automatisierte Datenextraktion Schritt 2 – Automatische Erstellung von Berichtsmodellen
  3. Nachdem die Berichtsmodelle erstellt wurden, können sie nun für die Datenextraktion verwendet werden.Automatisierte Datenextraktion Schritt 3 – Exportieren der extrahierten Vorlagen

So einfach ist das! Nutzung Astera ReportMiner Auto Capture Technologie können Sie in Sekundenschnelle Daten aus PDF-Rechnungen extrahieren. Darüber hinaus erleichtert die Auftragsplanungsfunktion die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Immer wenn eine neue Rechnung vom Lieferanten kommt, extrahiert die Lösung automatisch Daten und sendet sie an Ihr bevorzugtes Ziel.

LESEN SIE AUCH: Diese Regierungsabteilung verkürzt die Extraktionszeit für Rechnungsdaten von Stunden auf weniger als eine Minute

Automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung mit KI

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung hilft Buchhaltungs- und Finanzabteilungen, die Effizienz und die Datenverarbeitungszeit zu steigern. Es reduziert manuelle Eingriffe, minimiert Fehler und eliminiert unnötiges Routing, wodurch die Bearbeitungszeit von Rechnungen erheblich verkürzt wird.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung durch moderne Rechnungsverarbeitungssoftware ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Aktivitäten zu konzentrieren. Darüber hinaus hilft ein effizientes Kreditorenrechnungsmanagement Unternehmen, eine gute Beziehung zu ihren Lieferanten aufrechtzuerhalten, was zu besseren Geschäftsergebnissen führt.

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