Was ist ein EDI-Dokument? Typen, Vorteile und Funktionen

Was ist ein EDI-Dokument? 

"Ein EDI-Dokument ist eine strukturierte elektronische Nachricht, die bestimmten Formatierungsregeln folgt, die von einem EDI-Standard. Es besteht aus Datenelementen, Segmenten und Umschlägen, die zusammenarbeiten, um Informationen effizient und genau zu übermitteln.“

Was ist ein Datenelement?

Datenelemente sind die grundlegenden Bausteine ​​von EDI-Dokumenten. Sie repräsentieren einzelne Informationen innerhalb eines Transaktionssatzes, wie zum Beispiel Stadt, Staat, Land, Artikelnummer, Menge, als auch Preis .

Jedes Datenelement wird durch seinen Datentyp definiert, der angibt, ob es numerisch, alphanumerisch, ein Datum oder eine Uhrzeit ist. Darüber hinaus enthält die Definition Details wie Mindest- und Maximallängenanforderungen und alle anwendbaren Codewerte.

Wenn Sie beispielsweise ein Stückkosten-Datenelement verwenden, ist es wichtig, ein entsprechendes Währungscode-Element einzuschließen (zB US-Dollar oder Euro), um die verwendete Währung anzugeben. 

Was ist ein Segment? 

„Ein Segment ist eine Sammlung verwandter Datenelemente in einem EDI-Transaktionssatz, wie ein Abschnitt innerhalb eines Formulars.“  

Beispielsweise finden Sie auf einer Bestellung verschiedene Abschnitte für Artikeldetails, Versandinformationen und Rechnungsadresse, wie im folgenden Diagramm dargestellt. Jeder Abschnitt (hier haben wir vier Abschnitte) stellt ein Segment in EDI dar.

Bei Verwendung der ANSI-Standard, eine der oben aufgeführten Bestellungen kann die folgenden Segmente enthalten:

• ST: Segmentkennung, die den Beginn des Transaktionssatzes angibt 

• BITTEN: Anfang der Nachricht mit Einzelheiten zur Transaktion 

• N1: Name, der die an der Transaktion beteiligten Parteien definiert 

Jedes Segment beginnt mit einer Segment-ID, gefolgt von Datenelementen, die durch ein bestimmtes Trennzeichen (z. B. ein Sternchen (*) in ANSI) getrennt sind. Dieses strukturierte Format stellt sicher, dass Computer EDI-Dokumente problemlos interpretieren und verarbeiten können.

ST * 850 * 1001	ST, um den Beginn eines Transaktionssatzes anzuzeigen – in diesem Fall die 850-Bestellung
BEG*00*SA*4768*65*20120930	BEG, um den Beginn der PO anzuzeigen, insbesondere	(1)
N1*SO*ABC Unternehmen	N1, ein Namenssegment	(2)
N3*123 Hauptstraße	N3, um die Straßenadresse anzugeben
N4*Fairview*CA*94168	N4, um Stadt/Staat/Postleitzahl anzugeben
PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42	PO1, um Einzelpostendetails bereitzustellen	(3)
CTT * 1 * 100	CTT, um zusammenfassende Daten für die PO bereitzustellen	(4)
SE * 8 * 1001	SE, um das Ende der PO anzuzeigen

Sobald alle Segmente in der richtigen Reihenfolge zusammengestellt sind, bilden sie ein vollständiges elektronisches Dokument, das als Transaktionssatz bezeichnet wird. Um diese Transaktionssätze für die Übermittlung an Handelspartner vorzubereiten, müssen sie in Umschläge verpackt werden.

Was sind Umschläge in EDI? 

EDI-Dokumente verwenden ein System von Umschlägen, um Transaktionssätze zu organisieren und zu übertragen. So wie physische Dokumente zum Versenden in Umschläge gesteckt werden, strukturieren Benutzer EDI-Dokumente mithilfe von drei Arten von Umschlägen:

• Nachrichtenumschlag: Dieser Umschlag enthält einen einzelnen Transaktionssatz, beispielsweise eine Bestellung oder eine Rechnung.

• Gruppenumschlag: Ein Gruppenumschlag kann mehrere Transaktionssätze desselben Typs enthalten. Beispielsweise können Absender mehrere Bestellungen in einem einzigen Gruppenumschlag zusammenfassen. Dies ist optional in EDIFACT, die Gruppenhülle ist in den ANSI-Standards obligatorisch.

• Austauschumschlag: Umfasst alle Gruppenumschläge, die von einem Absender an einen Empfänger gesendet werden.

Wir verwenden den EDIFACT-Standard als Beispiel, um die Struktur von EDI-Umschlägen zu veranschaulichen. Transaktions-, Gruppen- und Austauschumschläge sind die drei Hauptebenen, die eine EDI-Nachricht umgeben.

• Transaktionsumschlag: Diese Ebene enthält eine einzelne Transaktion oder ein Geschäftsdokument (z. B. eine Bestellung). Sie beginnt mit dem Segment UNH und endet mit dem Segment UNT.

• Gruppenumschlag: Diese Ebene umfasst mehrere zusammengehörige Transaktionen innerhalb einer Gruppe. Sie beginnt mit dem UNG-Segment und endet mit dem UNE-Segment.

• Austauschumschlag: Dies ist die äußerste Ebene, die die gesamte EDI-Nachricht umschließt. Sie beginnt mit den Segmenten UNA/UNB und endet mit dem Segment UNZ.

Das folgende Diagramm stellt diese drei Ebenen rund um eine einzelne EDI-Bestellung visuell dar.

 

EDI-Dokumenttypen

Es gibt Hunderte von EDI-Dokumenttypen, die jeweils einem bestimmten Zweck bei Geschäftstransaktionen dienen. Diese Typen decken verschiedene Funktionen ab, von Bestellungen und Rechnungen bis hin zu Versandbenachrichtigungen und elektronischen Zahlungsüberweisungen.

Die genaue Anzahl der EDI-Dokumenttypen kann je nach branchenspezifischen Standards und sich entwickelnden Geschäftsanforderungen variieren.

Zu den häufigsten Typen gehören jedoch:

EDI 810 – Rechnung

Der EDI 810 Das Dokument ist das elektronische Gegenstück zur herkömmlichen Papierrechnung. Es folgt standardmäßigen EDI-Formaten wie X12, ANSI und EDIFACT. Dieses vom Lieferanten gesendete Dokument informiert den Käufer über die Kaufdetails, einschließlich Preis und gelieferte Menge. Es enthält außerdem die vom Käufer angegebenen Zahlungsbedingungen.

EDI 812 – Kredit-/Sollanpassung

Das EDI 812-Dokument ist die elektronische Version einer papierbasierten Gutschrift-/Lastschriftanpassung. Durch die Verwendung von Formaten wie X12, ANSI und EDIFACT können Handelspartner Gutschrift- oder Lastschriftanpassungen an die Konten ihrer Lieferanten übermitteln. Diese Anpassungen können entweder eine vorhandene Rechnung ändern oder als einzelne Transaktion bestehen.

EDI 813 – Elektronische Einreichung von Steuererklärungsdaten

Das Dokument EDI 813 bildet den Prozess der elektronischen Abgabe von Steuererklärungen nach. Es entspricht den Standard-EDI-Formaten wie X12, ANSI und EDIFACT und wird zur Übermittlung von Steuererklärungsdaten an Bundes-, Landes- oder lokale Steuerbehörden verwendet.

EDI 818 – Kommissionsverkaufsbericht

Der EDI 818 Das Dokument ist das digitale Äquivalent eines Provisionsverkaufsberichts in Papierform. Es verwendet Formate wie X12, ANSI und EDIFACT, damit ein Einzelhändler einen Handelspartner über Provisionsverkäufe und Gehaltsinformationen informieren kann. Dieses Dokument unterstützt den Handelspartner bei der Abstimmung von Provisionszahlungen und der Führung von Gehaltsunterlagen.

EDI 820 – Zahlungsauftrag/Überweisungsavis

Der EDI 820 Das Dokument ersetzt den herkömmlichen Zahlungsauftrag/Überweisungsbeleg in Papierform. Es kann für verschiedene Zwecke verwendet werden: um die Zahlung eines offenen Postens anzufordern, um dem Zahlungsempfänger Zahlungsdetails mitzuteilen oder um den Zahlungsempfänger über etwaige Zahlungsanpassungen zu benachrichtigen. Dieses Dokument kann entweder vom Käufer oder vom Lieferanten initiiert werden.

Normalerweise sendet der Käufer den EDI-Zahlungsauftrag/Überweisungsbescheid, nachdem er erfolgreich eine EDI 810 (Rechnung) vom Verkäufer erhalten hat. Er wird häufig zusammen mit einer Rechnungszahlung gesendet und markiert den Abschluss des Bestelllebenszyklus.

EDI 829 – Zahlungsstornierung

Der EDI 829 Das Dokument ist eine elektronische Aufforderung zur Stornierung einer zuvor eingeleiteten Zahlung, bevor die Mittel freigegeben werden. Dieses Dokument verwendet Standardformate wie X12, ANSI und EDIFACT und ermöglicht so eine reibungslose Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzinstituten.

EDI 832 – Preis-/Verkaufskatalog

Das Dokument EDI 832 bildet die elektronische Version eines Preis-/Verkaufskatalogs nach und folgt dabei Formaten wie X12, ANSI und EDIFACT. Mit diesem Dokument können Anbieter Handelspartnern detaillierte Produktdaten für Bestellzwecke bereitstellen und so einen aktuellen Katalog von Waren oder Dienstleistungen pflegen.

EDI 837 – Anspruch auf Gesundheitsversorgung

Der EDI 837 Das Dokument übermittelt Informationen zu Gesundheitsansprüchen elektronisch und ersetzt das Gesundheitsanspruchsformular in Papierform. Gesundheitsdienstleister verwenden es, um Rechnungsinformationen und Details zu Patientenkontakten an Kostenträger zu übermitteln. Dieses standardisierte Format, das in X12, ANSI, EDIFACT und anderen EDI-Standards verfügbar ist, rationalisiert den Prozess der Anspruchseinreichung und reduziert die Verwaltungskosten für Anbieter und Kostenträger.

EDI 840 – Angebotsanfrage

Der EDI 840 Das Dokument ist eine elektronische Angebotsanfrage in Formaten wie X12, ANSI und EDIFACT. Käufer können damit Preise, Lieferpläne oder andere relevante Verkäuferinformationen anfordern.

EDI 841 – Spezifikationen/Technische Informationen

Der EDI 841 Das Dokument ist die elektronische Version eines Spezifikations-/Technische-Informations-Formulars. Es verwendet Standardformate wie X12, ANSI und EDIFACT, um Spezifikationen, technische Details, Produktbeschreibungen und technische Änderungen zwischen Handelspartnern auszutauschen.

EDI 846 – Bestandsanfrage/Beratung

Der EDI 846 Das Dokument ist die elektronische Form einer Bestandsanfrage/-mitteilung. Es folgt Formaten wie X12, ANSI und EDIFACT und ermöglicht es Herstellern oder Lieferanten, Handelspartner über verfügbare Bestände zu informieren. Dabei werden häufig überbeständete Artikel hervorgehoben, die möglicherweise zu einem ermäßigten Preis erhältlich sind.

EDI 850 – Bestellung

Der EDI 850 Das Dokument stellt die digitale Version einer schriftlichen Bestellung dar. Standardmäßige EDI-Formate wie X12, ANSI und EDIFACT ermöglichen es Käufern, ihren Lieferanten ihre spezifischen Anforderungen an Artikel, Menge und Preis mitzuteilen. Das Dokument kann auch Versandanweisungen und Zahlungsbedingungen enthalten.

EDI 855 – Bestellbestätigung

Der EDI 855 Das Dokument ist eine elektronische Bestätigung einer Bestellung in Formaten wie X12, ANSI und EDIFACT. Dieses vom Lieferanten gesendete Dokument informiert den Käufer darüber, dass seine Bestellung wie gewünscht ausgeführt wird. Es enthält Einzelheiten zu Artikeln, Preisen und Mengen und kann auch auf Änderungen oder Probleme hinweisen, wie z. B. Lagerengpässe oder Abweichungen bei den Bedingungen.

Wenn ein Verkäufer eine Bestellung erhält, sendet er eine EDI 855 an den Käufer zurück, um den Erhalt und die Annahme zu bestätigen oder etwaige erforderliche Anpassungen anzugeben.

EDI 888 – Artikelpflege

Der EDI 888 Das Dokument bietet eine elektronische Methode zur Artikelpflege. Standardformate wie X12, ANSI und EDIFACT ermöglichen Herstellern, Lieferanten, Maklern oder Agenten die Übermittlung detaillierter Informationen über neue Produkte oder Änderungen an bestehenden Produktspezifikationen.

EDI 997 – Funktionsbestätigung

Der EDI 997 Ein Dokument ist eine elektronische Empfangsbestätigung für ein anderes EDI-Dokument. Es folgt Standardformaten wie X12, ANSI und EDIFACT und ermöglicht Handelspartnern, die erfolgreiche Übertragung eines Dokuments zu bestätigen.

Die EDI Functional Acknowledgment ist ein wesentlicher Bestandteil der EDI-Transaktion Prozess. Wenn ein Käufer beispielsweise eine Bestellung sendet, kann der Lieferant mit einer EDI 997 antworten, die den Erhalt bestätigt und angibt, ob die Bestellung angenommen, geändert oder abgelehnt wird.

So funktioniert ein EDI-Dokument 

Der Prozess umfasst im Wesentlichen die drei unten definierten entscheidenden Schritte: 

Schritt 1: Dokumente für die Übertragung vorbereiten 

Der erste Schritt beim Senden eines EDI-Dokuments umfasst eine gründliche Vorbereitung, die mehrere wichtige Aufgaben umfasst. Einer der kritischsten Aspekte ist die Datenzuordnung, bei der Daten aus dem Quellsystem den entsprechenden Feldern des EDI-Dokuments zugeordnet werden. Eine ordnungsgemäße Datenzuordnung ist von entscheidender Bedeutung, da sie die Genauigkeit und Integrität der übertragenen Informationen gewährleistet. 

Nach der Datenzuordnung geht der Prozess zur Datenvalidierung über. In dieser Phase werden die Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft. Dabei wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind und die Informationen den Standards entsprechen, beispielsweise denen des American National Standards Institute (ANSI).  

Die letzte Aufgabe in diesem Schritt ist der EDI-Test. Er ist wichtig, um zu bestätigen, dass die empfangende Organisation die Daten erfolgreich in ihre Systeme integrieren, übertragen und verarbeiten kann. 

Unternehmen können EDI-Dokumente vorbereiten, indem sie die erforderlichen Daten mithilfe verschiedener Methoden organisieren. Dazu gehören die manuelle Dateneingabe, der Export von Daten aus Tabellenkalkulationen oder Datenbanken oder die Verwendung von Software, die automatisch Ausgabedateien generiert, die für die EDI-Übersetzung formatiert sind.  

Schritt 2: Übersetzen von Dokumenten ins EDI-Format 

Sobald die Dokumente fertig sind, besteht der nächste Schritt darin, sie in das EDI-Format zu übersetzen. Diese Übersetzung ist wichtig, da sie die Daten in ein standardisiertes Format konvertiert, um sicherzustellen, dass die empfangende Organisation sie problemlos verarbeiten kann. Spezialisierte EDI-Software übernimmt normalerweise den Übersetzungsprozess, automatisiert die Konvertierung und enthält Funktionen zur Datenvalidierung und Compliance Schecks. 

Unternehmen haben die Möglichkeit, diesen Übersetzungsprozess intern mithilfe ihrer Software zu verwalten. Dies erfordert möglicherweise spezielle Kenntnisse im Datenmapping, um die korrekte Korrelation zwischen internen Daten und dem EDI-Format sicherzustellen. Alternativ können Unternehmen diese Aufgabe an einen EDI-Dienstleister, der die Übersetzung übernimmt und sicherstellt, dass die Daten alle notwendigen Standards erfüllen, bevor sie an den Handelspartner gesendet werden. 

Schritt 3: EDI-Dokumente an Geschäftspartner übermitteln 

Der letzte Schritt bei der EDI-Dokumentenverarbeitung ist die Übermittlung der übersetzten Dokumente an den Geschäftspartner. Dieser Schritt umfasst die Einrichtung eines sicheren Kommunikationskanals, was direkt über Protokolle wie AS2 oder über einen EDI-Netzwerkanbieter erfolgen kann. Sobald die Verbindung hergestellt ist, werden die Dokumente in einen EDI-Umschlag verpackt und über das Netzwerk übermittelt. Es ist wichtig, diese Übermittlung zu überwachen, um eine erfolgreiche Zustellung sicherzustellen und genaue Aufzeichnungen zu führen. 

Unternehmen können die Übertragungsmethode basierend auf ihren spezifischen Anforderungen und den Präferenzen ihrer Handelspartner wählen. Dabei kann es sich um Direktverbindungen, Netzwerkanbieter oder eine Kombination aus beidem handeln, je nach erwartetem Transaktionsvolumen und Art der Partnerschaft. 

Automation 

Um EDI-Abläufe weiter zu optimieren, implementieren Unternehmen häufig Automatisierungstools. Diese Tools übernehmen die Übersetzung, Weiterleitung und Validierung von EDI-Nachrichten und stellen sicher, dass die Daten nahtlos in andere Geschäftssysteme integriert werden. Die Automatisierung verbessert die Effizienz und Genauigkeit von EDI-Transaktionen. Sie gewährleistet auch die Einhaltung relevanter Dateiübertragungsprotokolle, wodurch der manuelle Aufwand deutlich reduziert wird. 

Schlussfolgerung  

Die Fähigkeit von EDI, Prozesse zu automatisieren, Datenstandardisierung sicherzustellen und sich nahtlos in bestehende Geschäftssysteme zu integrieren, macht es zu einem unschätzbaren Vorteil für Unternehmen, die ihre Lieferketten optimieren und ihre Gesamtproduktivität verbessern möchten. Da Unternehmen ihre globale Reichweite ausweiten und einem zunehmenden Wettbewerbsdruck ausgesetzt sind, wird der Bedarf an zuverlässigen und effizienten EDI-Lösungen immer wichtiger. 

Astera EDI Connect ist eine unternehmenstaugliche Lösung für den problemlosen B2B-Datenaustausch. Die codefreie, einheitliche Plattform deckt den gesamten EDI-Prozess ab – von der Datenextraktion und -konvertierung bis hin zur Bestätigungsgenerierung und -übertragung. Dank der intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche können selbst technisch nicht versierte Benutzer Transaktionen, Segmente und Validierungen problemlos anpassen. 

Astera EDI Connect ermöglicht Benutzern Folgendes: 

• Erstellen Sie detaillierte Handelspartnerprofile: Definieren Sie eindeutige Datenzuordnungsanforderungen, Validierungsprüfungen und benutzerdefinierte Transaktionssätze. 

• Dateien validieren: Stellen Sie sicher, dass alle ein- und ausgehenden Dateien die standardmäßigen und benutzerdefinierten Validierungskriterien erfüllen. 

• Verarbeiten Sie komplexe EDI-Dokumente und -Dateien: Behandeln Sie Dateien jeder Größe und Komplexität problemlos. 

• Definieren und Automatisieren von Workflows: Automatisches Generieren technischer und funktionaler Bestätigungen beim Empfang von EDI-Nachrichten. 

• Erfüllen Sie die Partneranforderungen: Nahtloser Austausch von EDI-Dateien über AS2, FTP und E-Mail. 

• Erstellen hierarchischer Transaktionen: Nutzen Sie eine Bibliothek integrierter Transformationen, um komplexe EDI-Transaktionen zu erstellen. 

• Fehlerkorrektur in Echtzeit: Beheben Sie Zuordnungsfehler sofort, um Genauigkeit und Effizienz aufrechtzuerhalten.