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Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?
Technologische Fortschritte in Künstliche Intelligenz (KI) haben es Unternehmen ermöglicht, effizienter als je zuvor aussagekräftige Erkenntnisse aus unstrukturierten Dokumenten zu gewinnen. Immer mehr moderne Unternehmen setzen auf intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP), um unstrukturierte und halbstrukturierte Daten in nutzbare Informationen umzuwandeln.
Es ist sicherlich ein Schritt in die richtige Richtung. Unternehmen müssen davon profitieren AI-powered Tools zur Datenextraktion Dokumente effizient zu bearbeiten. Es ist schneller, kostengünstiger und skalierbarer.
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)?
Jedes Geschäftsdokument hat ein anderes Muster, Layout und eine andere Terminologie. Eine Kreditorenrechnung lautet „begleichen Sie die Rechnung innerhalb von 30 Tagen„ist das eines anderen“Die Zahlung ist innerhalb eines Monats fällig“. Selbst Dokumente desselben Anbieters können sich in Format und Struktur unterscheiden. Alle diese Dateien, einschließlich Verträge, Rechnungen, Mietdokumente und Stromrechnungen, enthalten unstrukturierte Daten, die erfasst, strukturiert, bereinigt, sortiert, validiert und zur Berichterstellung und Analyse in ein Datenrepository geladen werden müssen.
Bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung handelt es sich um einen technologiebasierten Ansatz, der die Dokumentenverarbeitung und die Extraktion wertvoller Informationen automatisiert. Im Vergleich zu Dokumentdatenextraktion, IDP umfasst ein breiteres Spektrum an Funktionen, da es Algorithmen zur optischen Zeichenerkennung (OCR), künstlicher Intelligenz (KI), Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und maschinellem Lernen (ML) zur Verarbeitung von Dokumenten kombiniert. Es ermöglicht Maschinen außerdem, den Inhalt, den Kontext und die Bedeutung von Daten in verschiedenen Dokumenten zu verstehen, unabhängig von deren Format oder Struktur.
Warum ist intelligente Dokumentenverarbeitung wichtig?
Der Umgang mit strukturierten Daten ist zwar recht unkompliziert, Verarbeitung und Analyse unstrukturierter Daten ist mühsam. IDP bietet Benutzern die Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumenttypen zu verarbeiten, darunter unter anderem PDFs, Tabellenkalkulationen und Word-Dokumente. IDP-Plattformen bieten eine leistungsstarke Lösung, die rationalisiert Datenextraktion aus diesen Dokumenten, da keine manuellen Eingriffe mehr erforderlich sind. Wenn die extrahierten Daten integriert werden, können Sie zuverlässige Entscheidungen treffen und die Geschäftseffizienz verbessern.
Ein weiterer Grund, warum eine intelligente Dokumentenverarbeitung so wichtig ist, besteht darin, dass sie ein integraler Bestandteil der digitalen Transformation Ihres Unternehmens sein kann. Durch die Einführung von IDP stellen Sie von manuellen und papierbasierten Prozessen auf automatisierte Arbeitsabläufe um. Dieser Wandel ermöglicht es Ihnen, die Vorteile neuer Technologien zu nutzen und Innovationen in Ihrem gesamten Unternehmen voranzutreiben.
Wie funktioniert intelligente Dokumentenverarbeitung?
Die intelligente Dokumentenverarbeitung nutzt eine KI-Datenextraktionstechnik das Ähnlichkeiten zwischen Daten anhand eines vordefinierten Kriteriums identifiziert. ML- und NLP-Algorithmen identifizieren relevante Datensätze und wandeln sie in nutzbare Daten um. Es kann alles umfassen, von Namen und Adressen bis hin zu Rechnungsbeträgen und Lieferantenprofilen.
Die robotergestützte Prozessautomatisierungstechnologie führt zu größerer Flexibilität und Skalierbarkeit bei der Dokumentenverarbeitung mit minimalem oder gar keinem manuellen Eingriff. Dadurch können Unternehmen ihre Dokumentenverarbeitungsaufgaben beschleunigen.
Hier sind die wichtigsten Schritte einer intelligenten Dokumentenverarbeitung:
- Dokumenteneingang und Vorverarbeitung: Der Prozess beginnt mit der Eingabe von Dokumenten, oft in verschiedenen Formaten wie gescannten Bildern, PDFs oder elektronischen Dokumenten. Diese Dokumente werden zur Vorverarbeitung in eine intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware oder -plattform importiert. Dazu gehört die Verbesserung der Qualität und Lesbarkeit von Dokumenten durch Rauschunterdrückung und andere Techniken.
- Optische Zeichenerkennung (OCR): OCR wandelt dann gescannten oder bildbasierten Text in maschinenlesbaren Text um. OCR-Software erkennt die in den Dokumenten enthaltenen Zeichen, Wörter und Absätze und ermöglicht dem System die Interpretation und Analyse der Textdaten.
- Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP): NLP-Algorithmen werden eingesetzt, um den Kontext und die Bedeutung des extrahierten Textes zu verstehen. Diese Algorithmen analysieren die Struktur, Syntax und Grammatik.
- Datenextraktion und Entitätserkennung: Anschließend identifiziert und extrahiert die IDP-Software relevante Datenpunkte aus den Dokumenten. Dieser Prozess umfasst das Abrufen spezifischer Informationen wie Namen, Adressen, Daten oder Rechnungsnummern. Die Entitätserkennung klassifiziert Entitäten wie Personen, Organisationen oder Orte, die in den Dokumenten erwähnt werden.
- Validierung und Verifizierung: Extrahierte Daten sind validiert und anhand vertrauenswürdiger Quellen überprüft, um die Genauigkeit und Konsistenz der Daten sicherzustellen. Dabei kann es sich um den Abgleich der extrahierten Daten mit den bereits in Datenbanken gespeicherten Daten oder um die Überprüfung anhand vordefinierter Geschäftsregeln handeln.
- Integration und Workflow-Automatisierung: Die extrahierten Daten werden dann in nachgelagerte Systeme und Arbeitsabläufe integriert. IDP-Lösungen können mit anderen Softwareanwendungen, wie beispielsweise CRM-Systemen (Customer Relationship Management), kombiniert werden, um einen nahtlosen Datenfluss in Ihrem gesamten Unternehmen zu ermöglichen.
Dadurch können Unternehmen ihre Dokumentenverarbeitungsaufgaben beschleunigen. Viele Branchen – einschließlich Gesundheitswesen, Finanzen und Recht, um nur einige zu nennen – nutzen die KI-Datenextraktion, um Erkenntnisse zu gewinnen sowie Diskrepanzen und Fehler in unstrukturierten Dokumenten zu identifizieren.
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Was sind die Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung?
Die intelligente Dokumentenverarbeitung bietet mehrere überzeugende Vorteile. Die Fähigkeit der Technologie, Daten aus Dokumenten zu extrahieren und zu verarbeiten, bietet erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Kosteneinsparungen. Darüber hinaus können Unternehmen ihre dokumentengesteuerten Arbeitsabläufe optimieren, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Das Beste an der intelligenten Dokumentenverarbeitung ist, dass sie kontinuierlich dazulernt und sich verbessert, indem sie sich an neue Dokumentvarianten und -anforderungen anpasst. Letztendlich macht IDP die Dokumentenverwaltung weniger arbeitsintensiv und präziser.
Hier sind einige weitere Möglichkeiten, wie Sie von IDP profitieren können:
Sparen Sie Zeit und Geld
Durch die Implementierung einer intelligenten Dokumentenverarbeitung wird der Zeitaufwand für manuelle Dokumentenverarbeitungsaufgaben erheblich reduziert, sodass sich Ihre Teammitglieder auf höherwertige Aktivitäten konzentrieren können. Sie müssen keine Stapel von Dokumenten mehr durchsuchen oder Daten manuell eingeben. Stattdessen können sie ihre Zeit in wichtige Aufgaben wie die Interaktion mit Kunden investieren und sich produktiver fühlen.
Darüber hinaus kann eine intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware zu erheblichen Kosteneinsparungen für Ihr Unternehmen führen. Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung reduzieren Sie außerdem den Bedarf an manueller Arbeit und senken die Kosten, die mit der Einstellung und Schulung zusätzlicher Ressourcen verbunden sind. Durch die Genauigkeit und Effizienz, die Sie gewinnen, können Sie die finanziellen Risiken verringern, die mit Fehlern, wie z. B. falschen, einhergehen Fakturierung. Anschließend können Sie diese Kosteneinsparungen in andere strategische Initiativen umleiten, die das Unternehmenswachstum und die Wettbewerbsfähigkeit weiter verbessern.
Genauigkeit verbessern
Unabhängig davon, wie sorgfältig Ihr Team vorgeht, kann und wird es weiterhin zu menschlichem Versagen kommen. Allerdings minimiert IDP das Risiko menschlicher Fehler bei der Dokumentenverarbeitung erheblich. Automatisierte Datenextraktion gewährleistet die präzise Erfassung von Informationen aus Dokumenten und eliminiert Ungenauigkeiten, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können.
Bestehende Systeme integrieren
IDP-Software kann in bestehende Dokumentenmanagementsysteme integriert werden, beispielsweise in ERP-Software (Enterprise Resource Planning) oder andere Geschäftsanwendungen. Das Integration ermöglicht es Ihnen, IDP-Funktionen über mehrere Abteilungen und Prozesse in Ihrem Unternehmen hinweg zu nutzen. Es gewährleistet außerdem einen reibungslosen Datenfluss und reduziert die manuelle Datenübertragung, wodurch die Gesamteffizienz des Arbeitsablaufs verbessert wird.
Erreichen Sie Compliance und Sicherheit
Sie können die IDP-Plattform nutzen, um behördliche Anforderungen einzuhalten und Prüfprotokolle zu verwalten. Diese Lösungen vereinfachen Compliance-Prozesse, indem sie einen zuverlässigen digitalen Weg erstellen, der sich bei Audits und der Durchsetzung von Datenschutzbestimmungen als unschätzbar wertvoll erweist.
Darüber hinaus ermöglicht IDP die sichere Speicherung und Zugriffskontrolle für sensible Dokumente und schützt vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff oder Datenschutzverletzungen.
Schalten Sie Skalierbarkeit frei
Moderne IDP-Lösungen können große Dokumentenmengen verarbeiten und sind daher hoch skalierbar und an das Unternehmenswachstum und seine sich ändernden Anforderungen anpassbar. Diese Lösungen können steigende Anforderungen an die Dokumentenverarbeitung problemlos bewältigen, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen, wenn Ihr Unternehmen und sein Dokumentenvolumen wachsen.
Faktoren, die bei der Auswahl intelligenter Dokumentenverarbeitungssoftware zu berücksichtigen sind
Die Auswahl der richtigen IDP-Lösung kann einfacher sein, wenn Sie Ihre Geschäftsanforderungen kennen und wissen, wo Sie anfangen sollten. Hier sind einige Schlüsselfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten, um sicherzustellen, dass Sie die intelligente Dokumentenverarbeitungslösung auswählen, die Ihr Unternehmen benötigt:
Bereitstellungszeit
Je schneller Sie Daten aus dem extrahieren können unstrukturiertes Dokument und Erkenntnisse abzuleiten, desto schneller können Sie Kosteneinsparungen realisieren. Wählen Sie eine IDP-Lösung, die wiederverwendbare Vorlagen unterstützt, da sie eine schnellere Dokumentenverarbeitung im großen Maßstab ermöglicht.
Datengenauigkeit
KI-gestützte Dokumentenverarbeitungslösungen, die keine Genauigkeit liefern, schaden mehr als sie nützen. Ungenaue und fehlerhafte Daten führen zu falschen Entscheidungen und beeinträchtigen letztendlich die Leistung Ihres Unternehmens. Daher ist die Verfügbarkeit von Datenvalidierungsfunktionen unerlässlich, um genaue Ergebnisse sicherzustellen.
Skalierbarkeit
Ein präziser und robuster Datenextraktionslösung Das kann Ihre BI-Initiativen verstärken, ist für positive Ergebnisse unerlässlich. Ebenso wichtig ist es sicherzustellen, dass die Lösung skalierbar ist und den zukünftigen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden kann. Ein großer Pluspunkt ist auch die Möglichkeit, schnell weitere Server hinzuzufügen. Idealerweise suchen Sie nach einer IDP-Lösung mit Cloud-Konnektivität, um Ihre Investition zukunftssicher zu machen.
Flexibilität
Eine intelligente Dokumentenverarbeitungslösung sollte bei der Extraktion unstrukturierter Daten äußerst flexibel sein. Benutzer sollten in der Lage sein, relevante Felder zu extrahieren, neue Felder hinzuzufügen, um Datensätze anzureichern, und vorhandene Felder zu löschen, um nur hilfreiche Informationen abzurufen und strukturierte Daten sauber und klar zu halten.
No-Code-Umgebung
Eine moderne KI-Datenextraktionslösung sollte eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche haben. Eine codefreie Lösung ist ideal, da sie Geschäftsanwendern ohne Programmierhintergrund die Möglichkeit gibt, den Datenextraktionsprozess zu handhaben. Die reduzierte IT-Abhängigkeit führt zu einer gesteigerten Effizienz der Geschäftsprozesse.
Anwendungsfälle für die intelligente Dokumentenverarbeitung
Intelligent Document Processing (IDP) findet in verschiedenen Branchen Anwendung und kann für mehrere Anwendungsfälle eingesetzt werden. Hier sind einige Beispiele:
- Finanzdienstleistungen: Im Finanzdienstleistungen Industrie kann IDP die Bearbeitung von Kreditanträgen, Versicherungsansprüchen und Finanzberichten automatisieren. Lesen Sie weiter über KI-gestützte Dokumentendatenextraktion im Finanzwesen.
- Gesundheitswesen: IDP kann zur Rationalisierung verwendet werden Verwaltung medizinischer Unterlagen, Extrahieren von Patientendaten aus elektronischen Gesundheitsakten (EHRs), Laborberichten und medizinischen Rechnungen. Lesen Sie weiter.
- Humanressourcen: Die Personalabteilung kann die Extraktion von Mitarbeiterinformationen aus Lebensläufen, Bewerbungen und Onboarding-Formularen mithilfe intelligenter Dokumentenverarbeitungssoftware automatisieren.
- Legal: Intelligente Dokumentenverarbeitung automatisiert die Extraktion relevanter Informationen aus Verträgen, Vereinbarungen und Rechtskorrespondenz.
- Lieferkette und Logistik: Mit IDP, Supply Chain Abteilungen können die Verarbeitung von Versanddokumenten, Rechnungen und Zollformularen automatisieren und relevante Daten wie Sendungsverfolgungsnummern, Versanddetails und Produktinformationen extrahieren.
- Ausbildung: IDP kann verwendet werden, um Verwaltungsprozesse in Bildungseinrichtungen zu automatisieren, z. B. die Einschreibung von Studenten, die Bearbeitung von Zeugnissen und die Beantragung von Finanzhilfen.
Dies sind nur einige Beispiele für die vielfältigen Anwendungsfälle von IDP in verschiedenen Branchen. Die intelligente Dokumentenverarbeitung kann praktisch in jeder Abteilung und Branche eingesetzt werden, um unstrukturierte Daten effizient und effektiv zu strukturieren.
Trennwörter
Wenn es um die unstrukturierte Datenextraktion, Automatisierung ist kein Upgrade, sondern eine Notwendigkeit. Nahezu jedes Unternehmen verarbeitet digitale Dateien wie Rechnungen, Empfangsbestätigungen, Gehaltsabrechnungen usw. Eine automatisierte Verarbeitungslösung macht unstrukturierte Datenextraktions-Workflows einfacher, kostengünstiger und effizienter.
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