Branchenübergreifend setzen Unternehmen auf der ganzen Welt auf ERP, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, von einfacher Skalierbarkeit zu profitieren, flexibel zu bleiben und mithilfe einer einzigen zuverlässigen Quelle Erkenntnisse zu gewinnen. Nach StatistaDer Umsatz auf dem Markt für Enterprise Resource Planning (ERP)-Software wird in diesem Jahr 53.15 Milliarden US-Dollar erreichen.
Wenn Ihre Organisation ein ERP-System implementiert, werden Sie feststellen, dass Datenmigration ist eine der kritischsten Komponenten dieses Prozesses. ERP-Systeme basieren auf einer zentralen Datenbank, die sicherstellt, dass jeder in Ihrem Unternehmen mit denselben Informationen arbeitet. Ihre Altsysteme können diese Konsistenz nicht garantieren. Hier kommt der ERP-Migrationsprozess ins Spiel.
Hier erhalten Sie einen detaillierten Einblick in den Prozess, damit Sie verstehen, was Sie erwartet und wie Sie vorgehen sollten.
Was ist Datenmigration in ERP?
Bei der Datenmigration bei der ERP-Implementierung werden Daten aus ihren Quellen in die Datenbank des ERP-Systems verschoben. Diese Daten sind sehr vielfältig und enthalten Finanzunterlagen, Kundeninformationen, Bestandsdetails, Lieferantendetails, Mitarbeiterdaten und verschiedene Geschäftsinformationen.
ERP-Systeme sind umfassende All-in-One-Systeme, die zur Integration verschiedener Organisationsfunktionen entwickelt wurden. Zu diesen Funktionen gehören Personalwesen, Finanzen, Lieferkette und Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Alle diese Funktionen sind in einem einzigen, zusammenhängenden System vereint, um Echtzeitzugriff, Transparenz und Kontrolle über Geschäftsabläufe zu ermöglichen.
Damit Daten effektiv genutzt werden können, müssen sie korrekt in das ERP-System übertragen werden. Deshalb ist es so wichtig, einen gut durchdachten Plan zur ERP-Datenmigration zu haben und diesen sorgfältig umzusetzen.
Im Kern ist die ERP-Datenmigration ein ETL-Prozess (Extract, Transform, Load) mit den folgenden Phasen:
- Extraktion: Im ersten Schritt werden in einem gründlichen Extraktionsprozess alle relevanten Daten aus Softwareanwendungen und Datenbanken bis hin zu Tabellenkalkulationen und anderen Systemen erfasst.
- Transformation: Nach der Extraktion müssen alle erfassten Daten transformiert werden, um die Kompatibilität mit dem neuen ERP-System sicherzustellen. Dieser Schritt umfasst das Bereinigen, Neuformatieren, Umstrukturieren und Konvertieren der Daten, damit sie den Spezifikationen der ERP-Datenbank entsprechen. Gleichzeitig müssen in dieser Phase auch alle Datenprobleme, Fehler und Inkonsistenzen identifiziert und behoben werden.
- Loading:In der letzten Phase des Prozesses werden die transformierten Daten in das ERP-System geladen. Dies ist der wichtigste Schritt, und die Teams müssen ihn korrekt durchführen, um das Risiko eines Datenverlusts oder einer Datenbeschädigung zu verringern.
Gründe für die Migration Ihrer Daten bei der ERP-Implementierung
Durch die Datenmigration bei der ERP-Implementierung kann Ihr Unternehmen das neue System optimal nutzen. Allerdings ist dies auch aufgrund anderer Faktoren erforderlich, beispielsweise:
1. Konsolidierung von Systemen
Je länger Ihr Unternehmen im Geschäft ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass seine Daten in mehreren Datenbanken und unterschiedlichen Systemen gespeichert werden, die jeweils einer anderen Abteilung zugeordnet sind. Datensilos entstehen ganz natürlich, wenn keine zentrale Datenspeicherung vorhanden ist. In diesen Silos ist der Zugriff auf die Daten jeder Abteilung auf alle außer das Personal beschränkt. Dadurch wird es schwierig, einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Geschäftsabläufe zu erhalten, während Fragmentierung und Inkonsistenz zunehmen.
Durch die Migration Ihrer Daten in ein ERP-System können Sie diese Systeme auf einer einzigen Plattform konsolidieren. Dies verbessert den Datenzugriff und erhöht die Konsistenz.
2. Verbesserte Datengenauigkeit und -integrität
Legacy-Systeme enthalten häufig ungenaue, veraltete oder inkonsistente Daten, die auf Fehler bei der manuellen Dateneingabe, Systemstörungen oder sich ändernden Geschäftsprozessen zurückzuführen sind. Mit in den ERP-Migrationsprozess integrierten Datenvalidierungs- und Qualitätsmaßnahmen können Sie Ihre Daten bereinigen und validieren, um sie sauber, konsistent und fehlerfrei zu machen.
Wenn Sie Daten von geringer Qualität herausfiltern, können Sie sicher sein, dass Ihr neues ERP-System nur über genaue und zuverlässige Daten verfügt, was die Entscheidungs- und Berichtsprozesse verbessert.
3. Verbesserte Geschäftsprozesse
Ein ERP-System hilft bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen, die Sie sonst möglicherweise als ineffizient oder fehleranfällig angesehen hätten. Beispielsweise kann ein ERP-System die Bestandsverwaltung, die Auftragsabwicklung und die Finanzberichterstattung automatisieren. Dies verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Durchführung dieser Aufgaben und minimiert die Fehler, die bei manueller Ausführung auftreten. Nach der Datenmigration können Sie Ihr ERP-System nutzen, um solche Prozesse zu optimieren und die Betriebskosten zu senken.
4. Compliance und Berichterstattung
Datenverwaltung und -verarbeitung unterliegen strengen Branchenstandards und gesetzlichen Vorschriften. Insbesondere gelten strenge Standards für die Buchführung, die Finanzberichterstattung und den Datenschutz.
Während die Einhaltung dieser Vorschriften bei der Verwendung von Altsystemen komplex zu handhaben ist, ist dies mit einem ERP-System viel einfacher. Wenn Sie Ihre Daten in eine ERP-Datenbank migrieren, können Sie sicherstellen, dass Ihre Datenverwaltungspraktiken allen geltenden Vorschriften entsprechen und sich so vor potenziellen rechtlichen Problemen, Bußgeldern und Strafen oder Reputationsschäden schützen.
5. Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher
Die sich entwickelnde Technologie und die dynamischen Umstände in der Branche können die Anforderungen an Ihr Unternehmen erhöhen. Legacy-Systeme können es schwierig – wenn nicht gar unmöglich – machen, schnell Innovationen zu entwickeln und mit technologischen Neuerungen Schritt zu halten. Trotz erhöhter Wartungskosten wird es Ihnen schwerfallen, Ihren Wettbewerbsvorteil aufrechtzuerhalten und dies effizient zu tun.
Durch die Migration auf ein modernes ERP-System kann Ihr Unternehmen schnell skalieren und ist auf Wachstum und technologischen Fortschritt vorbereitet. Indem Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher machen, können Ihre Systeme ihre Relevanz leichter behalten und neue Geschäftsmodelle und -methoden problemlos unterstützen.
Häufige Herausforderungen bei der ERP-Datenmigration
Die ERP-Datenmigration bietet klare Vorteile, Ihre ERP-Datenmigrations-Checkliste muss jedoch auch bestimmte Herausforderungen berücksichtigen. Dies sind fünf der häufigsten Herausforderungen:
1. Probleme mit der Datenqualität
Legacy-Systeme enthalten in der Regel veraltete, unvollständige oder inkonsistente Daten. Diese Datenqualitätsprobleme können die Migration stören und zu Verzögerungen oder Fehlern führen. Wenn sie nicht behoben werden, können sie auch nach der Migration zu Zuverlässigkeits- und Benutzerfreundlichkeitsproblemen führen.
2. Komplexe Datenstrukturen
Ihre Altsysteme verfügen wahrscheinlich über nicht standardisierte oder komplexe Datenstrukturen, die möglicherweise nicht mit Ihrem neuen ERP-System und dessen Anforderungen übereinstimmen. Diese Herausforderung erschwert die Datenzuordnung und -transformation und erhöht das Risiko von Fehlinterpretationen oder Datenverlusten.
3. Datenvolumen
Riesige Datenmengen können den Migrationsprozess überlasten, was zu einem höheren Risiko von Verzögerungen, Leistungsproblemen oder längeren Ausfallzeiten führt. Diese Situation erschwert auch die Verwaltung der Migration.
4. Integration mit anderen Systemen
Die Integration Ihres neuen ERP-Systems in vorhandene Software wie Customer Relationship Management (CRM)-Lösungen oder E-Commerce-Tools kann kompliziert sein. Diese Integrationen müssen sorgfältig verwaltet werden, da jede Lücke zu Datendiskrepanzen führen kann.
5. Ausfallzeiten und Störungen
Die Datenmigration erfordert im Allgemeinen Systemausfallzeiten, die die Produktivität beeinträchtigen und den Geschäftsbetrieb stören.
Bewährte Methoden für die ERP-Datenmigration
Um eine erfolgreiche ERP-Datenmigration sicherzustellen, befolgen Sie diese sechs Best Practices, um Risiken zu minimieren und Vorteile zu maximieren:
- Beginnen Sie mit einem klaren Plan: Definieren Sie den Umfang, die Rollen und Verantwortlichkeiten sowie den Zeitplan Ihres Datenmigrationsprojekts.
- Beziehen Sie wichtige Stakeholder ein: Binden Sie Stakeholder aus verschiedenen Bereichen frühzeitig in den Prozess ein, um alle Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
- Daten bereinigen und validieren: Entfernen Sie Duplikate, korrigieren Sie Fehler und stellen Sie vor der Migration die Datenkonsistenz sicher.
- Ausgiebig testen: Führen Sie mehrere Tests durch, einschließlich einer Pilotmigration, um potenzielle Probleme vor der gesamten Migration zu identifizieren.
- Dokumentieren Sie den Prozess: Bewahren Sie die ausführliche Dokumentation zur späteren Bezugnahme und für Schulungszwecke auf.
- Unterstützung nach der Migration: Bieten Sie kontinuierlichen Support zur Behebung aller Probleme nach der Migration.
Datenmigrationstools und ihre Vorteile
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, können Organisationen verschiedene Tools zur Datenmigration wurden entwickelt, um den Migrationsprozess zu vereinfachen und zu automatisieren. Diese Tools bieten mehrere Vorteile:
Datenzuordnung und -transformation: Datenmigrationstools können Datenfelder automatisch vom alten System an das neue ERP-System anpassen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten korrekt in das benötigte Format umgewandelt werden, was die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert und den Übertragungsprozess beschleunigt. Wenn Ihr altes System beispielsweise andere Datentypen oder Strukturen verwendet als das neue ERP-System, kann das Tool die Daten automatisch an die neuen Anforderungen anpassen, wodurch der Bedarf an manuellen Anpassungen reduziert wird.
Datenbereinigung: Viele Migrationstools enthalten Funktionen zum Bereinigen der Daten. Dies hilft, Fehler, Duplikate und Inkonsistenzen zu finden und zu beheben, bevor die Daten verschoben werden. Die bereinigten Daten haben eine bessere Qualität und verringern die Wahrscheinlichkeit von Problemen im neuen ERP-System. Das Tool kann beispielsweise hervorheben, ob doppelte Kundendatensätze, fehlende Felder oder Daten vorhanden sind, die nicht dem erforderlichen Format entsprechen. Auf diese Weise können Sie diese Probleme beheben, bevor sie im neuen System zu Problemen führen.
Automation: Datenmigrationstools mit Automatisierungsfunktionen können den Migrationsprozess schneller und einfacher machen. Automatisierte Prozesse verarbeiten große Datenmengen schnell und präzise und verringern so die Fehlerwahrscheinlichkeit. Das Tool kann beispielsweise Daten ohne manuelles Eingreifen extrahieren, transformieren und laden, sodass sich Ihr Team auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren kann. Alternativ kann es Datenmigrationsaufgaben so planen, dass sie kritische Geschäftsabläufe nicht stören.
Datenvalidierung und -tests: Bevor Sie die Datenübertragung abschließen, überprüfen Sie die Daten mithilfe von Datenmigrationstools, um sicherzustellen, dass sie korrekt übertragen wurden und keine Fehler vorliegen. Mit diesen Tools können Sie Tests durchführen, um Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten. Sie können beispielsweise den gesamten Prozess testen, um sicherzustellen, dass die Daten zugeordnet, transformiert und korrekt geladen werden, bevor sie live geschaltet werden.
Skalierbarkeit: Datenmigrationstools sind für Migrationen jeder Größenordnung ausgelegt. Sie können skaliert werden, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden, egal ob Sie ein paar Tausend Datensätze oder Millionen von Datenpunkten migrieren. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Expansion oder die Übernahme anderer Unternehmen plant, kann das Tool problemlos zusätzliche Datenmigrationsprojekte bewältigen und sicherstellen, dass Ihre Systeme auf dem neuesten Stand und integriert bleiben.
Integrationsmöglichkeiten: Viele Datenmigrationstools lassen sich in gängige ERP-Systeme und andere Geschäftsanwendungen integrieren. Dies vereinfacht den Datenmigrationsprozess und ermöglicht es Ihrem neuen ERP-System, problemlos mit Ihren vorhandenen Systemen zusammenzuarbeiten. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein CRM-System verwendet, kann das Tool Daten zwischen dem CRM und dem ERP automatisch synchronisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Kundeninformationen in allen Systemen konsistent und aktuell sind.
Abschließende Überlegungen
Die Migration von ERP-Daten ist ein wichtiger Aspekt bei der Implementierung eines neuen ERP-Systems. Wenn Sie den Prozess genau verstehen, sich auf zukünftige Herausforderungen vorbereiten und sich an bewährte Methoden halten, können Sie einen nahtlosen Übergang genießen, der Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringt.
Astera bietet mehr als eine No-Code-Plattform und eine intuitive Benutzeroberfläche zur Vereinfachung der ERP-Datenmigration. Es hilft Ihnen, Ihr Datenmigrationsprojekt zu automatisieren und in Tagen statt in Wochen oder Monaten abzuschließen. Es automatisiert die Erstellung von Datenmodellen und nutzt diese Datenmodelle für eine beschleunigte Migration – bei gleichzeitiger Wahrung der Datenintegrität.
Erfahren Sie mehr über das Tool und wie es Ihnen bei der Migration Ihrer ERP-Daten helfen kann. Kontaktieren Sie unser Team noch heute.
Autoren:
- Usman Hasan Khan