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So extrahieren Sie Daten aus PDF in Excel

August 28th, 2023
PDF nach Excel

Importieren Sie PDF-Dateien und extrahieren Sie Daten in großen Mengen nach Excel

Unabhängig davon, ob Sie bei der Arbeit Dokumente bearbeiten oder Material für Ihren Forschungsvorschlag sammeln, werden die Informationen, die Sie benötigen, meist in verschiedenen Formaten gespeichert, von Webseiten und Dokumenten bis hin zu Bildern bei Google. Während die meisten Dokumente heutzutage als PDF-Dateien formatiert sind, hauptsächlich weil sie einfach zu verwenden und zu teilen sind, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie die darin enthaltenen Daten benötigen und sie an einer anderen Stelle verwenden, beispielsweise in einer Excel-Datei, um die Daten zu visualisieren. Aber um dies zu tun, müssen Sie zuerst Daten extrahieren von PDF nach Excel.

Sie entscheiden also, dass es am besten ist, die Daten unverändert zu kopieren und einzufügen. Dies stellt möglicherweise kein großes Problem dar, wenn Sie dies nur zwei- oder dreimal tun müssen. Allerdings wird es sicherlich zeitaufwändig und mühsam, wenn Sie Daten aus Hunderten von PDF-Dateien sammeln müssen. Natürlich beginnen Sie mit der Suche nach intelligenten Möglichkeiten, Daten in großen Mengen aus PDF in Excel zu konvertieren oder zu extrahieren. Und genau dazu dient dieser Artikel: um Ihnen dabei zu helfen, die beste Lösung zu finden.

Möglichkeiten zum Extrahieren von Daten aus PDF nach Excel

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Daten aus PDF in Excel zu extrahieren. Einige der häufigsten sind:

Manuelles Kopieren und Einfügen

Diese Methode ist die einfachste Möglichkeit, Daten aus einer PDF-Datei in Excel zu importieren. Sie müssen lediglich das Quell-PDF-Dokument öffnen, die Daten auswählen, die Sie extrahieren möchten, und sie dann kopieren und in Ihre Ziel-Excel-Tabelle einfügen.

Allerdings sind einige Dokumente und die darin enthaltenen Daten nicht gut strukturiert, so dass es nahezu unmöglich ist, sie zu kopieren und einzufügen, wobei Formatierung und Layout erhalten bleiben und das gewünschte Ergebnis erzielt wird. Um dieses Problem zu lösen, können Sie das PDF-Dokument mit Word öffnen und dann die Daten kopieren und einfügen.

Beachten Sie jedoch Folgendes:

  • Sie können bestimmte Elemente, beispielsweise komplexe Tabellen, immer noch nicht korrekt in Excel importieren.
  • Während diese Methode bei kleinen Datensätzen funktioniert, wird sie schnell mühsam und fehleranfällig, wenn die Anzahl der Dokumente und die Datengröße zunehmen.

PDF-zu-Excel-Konverter

Sie können generische PDF-Konverter verwenden, wenn Sie regelmäßig Daten aus vielen PDF-Dateien mit ähnlichen Layouts extrahieren müssen. Diese Tools extrahieren automatisch Daten und bieten eine Reihe von Funktionen zur Rationalisierung des Prozesses, wie z. B. selektive Extraktion und Datenstrukturerkennung.

Neben Offline-PDF-Konvertern können Sie auch Online-Lösungen ausprobieren. Der Vorgang ist jedoch bei beiden Konvertern im Wesentlichen derselbe: Importieren Sie das PDF-Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche „Konvertieren“.

Einige der am häufigsten verwendeten PDF-Konverter sind:

  • Adobe Acrobat DC
  • Nitro Pro
  • PDF-Erstellungswerkzeug
  • PDF Reader Pro
  • SODA PDF

Obwohl der Vorgang erheblich schneller ist als das Kopieren und Einfügen von Daten in Excel, müssen Sie ihn dennoch so oft wiederholen, wie Sie Dokumente verarbeiten müssen.

Power Query

Eine dritte Option ist die Verwendung Power Query, von Microsoft als Excel-Funktion angeboten. Power Query ist ein Tool, mit dem Sie PDF-Dokumente einfach in Excel importieren können. Es kann automatisch Tabellen und andere Datenstrukturen identifizieren und extrahieren, bei deren Verwendung PDF-Konverter sonst möglicherweise Schwierigkeiten hätten. Es gibt jedoch immer noch seine eigenen Einschränkungen:

  1. Es kann eine Herausforderung sein, damit zu lernen und zu arbeiten.
  2. Die Verwendung großer PDF-Dateien führt zu Leistungseinbußen und übermäßigen Zeitüberschreitungen.
  3. Sie müssen lernen, komplexe Funktionen zu verwenden, da Power Query mehrzeilige Zeilen nicht korrekt identifizieren kann.
  4. Es kann PDF-Dateien nur dann in großen Mengen verarbeiten, wenn sie ein einheitliches Layout oder eine einheitliche Struktur aufweisen.

Wenn Sie regelmäßig mit einer Vielzahl von PDF-Dokumenten mit komplexen Strukturen und Layouts arbeiten, ist dies daher möglicherweise nicht die beste Option.

Python- und PDF-Extraktionsbibliotheken

Diese Methode ist nur relevant, wenn Sie wissen, wie man Code mit Python schreibt. Dennoch müssen Sie Folgendes tun, um mit Python und seinen Extraktionsbibliotheken Daten aus PDF nach Excel zu extrahieren:

  1. Laden Sie Python
  2. Wählen Sie Ihre bevorzugte PDF-Extraktionsbibliothek. Beliebte sind: Tubula-py, Pypdf2 und Camelot
  3. Richten Sie eine Python-Umgebung ein
  4. Installieren Sie die Extraktionsbibliotheken
  5. Schreiben Sie ein Python-Skript für die PDF-Extraktion
  6. Führen Sie das Skript aus
  7. Überprüfen und verifizieren Sie die extrahierten Daten

Diese Schritte sind lediglich die Hauptschritte im Prozess und jeder Schritt kann mehrere Unterschritte enthalten. Obwohl diese Methode unglaubliche Anpassungsmöglichkeiten und robuste Funktionen bietet, erfordert sie fortgeschrittene Python-Kenntnisse und viel Zeit für die Programmierung und Einrichtung des gesamten Extraktionsworkflows.

Da es sich außerdem um einen manuellen Prozess handelt, kann es zu Aktualisierungen oder Änderungen kommen, die eine manuelle Aktualisierung Ihres Python-Skripts oder eine Anpassung an neue Versionen der Bibliotheken erfordern. Dies kann eine laufende Wartung erfordern, um Kompatibilität und optimale Leistung sicherzustellen.

Automatisierte Datenextraktionstools

Ein automatisiertes Datenextraktionstool, wie z Astera ReportMinerbietet eine bequeme und effiziente Methode zum Extrahieren von Daten aus PDF-Dateien und zum Laden dieser in eine Excel-Tabelle. Diese Tools wurden speziell dafür entwickelt, Dateien in großen Mengen mit großer Genauigkeit und Geschwindigkeit zu verarbeiten.

PDF nach Excel

Importieren Sie PDF-Dateien und extrahieren Sie Daten in großen Mengen nach Excel

Tools zur Datenextraktion Nutzen Sie einige fortschrittliche Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), optische Bilderkennung (OCR) und Algorithmen für maschinelles Lernen (ML), um Geschwindigkeit und Genauigkeit bei der Identifizierung und Extraktion von Daten sicherzustellen.

Auch wenn jedes Tool unterschiedlich konzipiert ist, haben sie doch alle das gleiche Ziel: Vereinfachung und Beschleunigung Datenextraktion aus Dokumenten in großen Mengen. Hier sind die einfachen Schritte, die Sie ausführen müssen, um Daten aus PDF in Excel zu extrahieren:

  1. Installieren und richten Sie das Tool ein.
  2. Importieren Sie Ihre PDF-Dateien in die Software.
  3. Identifizieren und wählen Sie die Daten aus, die Sie extrahieren möchten.
  4. Definieren Sie Datenextraktionsregeln.
  5. Wenden Sie Transformationen an (falls erforderlich).
  6. Daten nach Excel exportieren.

Wie Sie sehen, ist der Prozess unkompliziert und reibungslos.

Welche PDF-zu-Excel-Extraktionsmethode sollten Sie verwenden?

Nachdem Sie nun ein klares Bild von den verschiedenen Möglichkeiten zum Extrahieren von Daten aus PDF nach Excel haben, bleibt die Frage: Welche Methode sollten Sie wählen? Während die Antwort auf diese Frage von Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen abhängt, sollten Sie einige Schlüsselfaktoren berücksichtigen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Datei- und Datenvolumen

Berücksichtigen Sie die Anzahl der Dokumente und die Daten, die Sie daraus extrahieren müssen. Wenn Sie häufig mit sehr hohen Dokumenten- und Datenmengen zu tun haben, sollte ein automatisiertes Datenextraktionstool Ihre erste Wahl sein. Wenn Sie hingegen nur gelegentlich Daten aus PDF nach Excel extrahieren müssen, ist dies nur eine Frage der Präferenz, da sowohl PDF-Konverter als auch Methoden zum Kopieren und Einfügen funktionieren.

Dokumentenstruktur

Das Extrahieren von Daten aus PDF nach Excel mithilfe von PDF-Konvertern kann eine praktikable Option sein, wenn die Dokumente, mit denen Sie arbeiten, eine einfache und konsistente Struktur haben. Wenn die PDF-Dateien jedoch komplexe Elemente enthalten oder unstrukturierte Daten, sollten Sie ein automatisiertes Datenextraktionstool in Betracht ziehen.

Geschwindigkeit und Genauigkeit

Wenn Geschwindigkeit und Genauigkeit von entscheidender Bedeutung sind, gibt es nichts Besseres als die Automatisierung Dokumentdatenextraktion. Die Technologien, die diesen Tools zugrunde liegen, wie OCR und KI, machen sie konkurrenzlos.

Automation

Beim Umgang mit einer großen Anzahl von Dokumenten ist eine Automatisierung erforderlich, die Skalierbarkeit, Konsistenz und Genauigkeit mit sich bringt. Funktion für automatisierte Datenextraktionstools Stapelverarbeitung, sodass Sie Daten aus mehreren PDF-Dateien gleichzeitig extrahieren können. Diese Tools reduzieren den Zeit- und Arbeitsaufwand im Vergleich zu manuellen Methoden wie Kopieren und Einfügen oder dem Konvertieren einzelner Dateien erheblich.

Verfügbare Ressourcen und Fachwissen

Wenn Ihr Team über die erforderlichen Ressourcen und Fachkenntnisse verfügt, können Sie den Aufbau einer internen Lösung mit Python- und PDF-Extraktionsbibliotheken in Betracht ziehen. Allerdings kann die Verwendung von Python und seinen Extraktionsbibliotheken zum Extrahieren von PDF-Daten für viele Menschen, insbesondere für Geschäftsanwender, komplex sein.

Wenn Sie also eine einfachere Lösung wünschen und dennoch alle Funktionen und Möglichkeiten nutzen möchten, sollten Sie ein automatisiertes Datenextraktionstool in Betracht ziehen. Sie profitieren nicht nur von der individuellen Anpassung und Flexibilität, sondern können diese auch in nachgelagerte Systeme integrieren. Diese Integration ermöglicht Ihnen die Analyse und Visualisierung von Daten ohne externe Hilfe.

Astera ReportMiner– der Champion der PDF-zu-Excel-Datenextraktion

Das Extrahieren von Daten aus PDF nach Excel muss keine zeitaufwändige Aufgabe sein. Da die meisten Situationen eine vereinfachte Lösung erfordern, die in der Lage ist, Daten aus Hunderten von PDF-Dokumenten gleichzeitig zu extrahieren, wie wir oben gesehen haben, sollten Sie nach einer automatisierten Datenextraktionsplattform suchen, wie z Astera ReportMiner.

PDF-zu-Excel-Datenfluss in Astera ReportMiner

PDF-zu-Excel-Datenfluss in ReportMiner

Astera ReportMiner ist eine High-End-Plattform zur Extraktion von Dokumentendaten, die auf Automatisierung basiert. Es nutzt OCR und KI-Techniken automatisch zu identifizieren und begreifen die Struktur verschiedenster Dokumente, darunter auch PDF-Dateien.

Mit der Astera ReportMiner, Sie können:

  • Extrahieren Sie Daten aus strukturierten, halbstrukturierten und unstrukturierten Dokumenten mithilfe einer intuitiven Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche
  • Erstellen Sie sofort automatisch Layouts mit KI-Erfassung
  • Verarbeiten Sie mehrere Rechnungen und Bestellungen mithilfe der KI-gestützten Verarbeitung mehrerer Dokumente
  • Automatisieren Sie den gesamten Datenextraktions-Workflow von Anfang bis Ende
  • Stellen Sie mit Embedded sicher, dass nur fehlerfreie Daten Ihr Zielsystem erreichen Datenqualitätsmanagement
  • Transformieren Sie Daten mithilfe integrierter Transformationen ganz einfach entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen

Wenn Sie Daten in großen Mengen aus PDF nach Excel oder einem anderen Format extrahieren müssen, ohne Kompromisse bei Geschwindigkeit und Genauigkeit einzugehen, versuchen Astera ReportMiner

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