Importieren Sie PDF-Dateien und extrahieren Sie Daten in großen Mengen nach Excel

Ob Sie bei der Arbeit Dokumente wie Rechnungen oder Bestellungen bearbeiten oder Material für Ihren Forschungsvorschlag sammeln, die benötigten Informationen sind meist in einer Vielzahl unterschiedlicher Formate gespeichert, von Webseiten und Dokumenten bis hin zu Bildern bei Google. Während die meisten Dokumente heute als PDF-Dateien formatiert sind, hauptsächlich weil sie einfach zu verwenden und zu teilen sind, benötigen Sie die darin enthaltenen Daten möglicherweise an anderer Stelle, beispielsweise in einer Excel-Datei, um die Daten zu visualisieren. Dazu müssen Sie jedoch zunächst Daten aus PDF in Excel extrahieren.

Sie entscheiden also, dass es am besten ist, die Daten unverändert zu kopieren und einzufügen. Dies stellt möglicherweise kein großes Problem dar, wenn Sie dies nur zwei- oder dreimal tun müssen. Allerdings wird es sicherlich zeitaufwändig und mühsam, wenn Sie Daten aus Hunderten von PDF-Dateien sammeln müssen. Natürlich beginnen Sie mit der Suche nach intelligenten Möglichkeiten, Daten in großen Mengen aus PDF in Excel zu konvertieren oder zu extrahieren. Und genau dazu dient dieser Artikel: um Ihnen dabei zu helfen, die beste Lösung zu finden.

Bereit, PDF-Daten in Minuten zu extrahieren? Beginnen Sie mit Astera

Erleben Sie die unübertroffene Geschwindigkeit und Präzision von AsteraDie intelligente Dokumentenverarbeitungslösung von . Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an und sehen Sie, wie schnell Sie Ihre PDF-Daten verarbeiten können.

Starten Sie Ihre kostenlose Testversion

Möglichkeiten zum Extrahieren von Daten aus PDF nach Excel

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Daten aus PDF in Excel zu extrahieren. Einige der häufigsten sind:

Manuelles Kopieren und Einfügen

Diese Methode ist die einfachste Möglichkeit, Daten aus einer PDF-Datei in Excel zu importieren. Sie müssen lediglich das Quell-PDF-Dokument öffnen, die Daten auswählen, die Sie extrahieren möchten, und sie dann kopieren und in Ihre Ziel-Excel-Tabelle einfügen.

Einige Dokumente und die darin enthaltenen Daten sind jedoch nicht gut strukturiert, sodass es fast unmöglich ist, PDF-Daten nach Excel zu kopieren und dabei Formatierung und Layout beizubehalten und das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Um dieses Problem zu beheben, können Sie das PDF-Dokument mit Word öffnen und dann die Daten kopieren und einfügen.

Beachten Sie jedoch Folgendes:

• Sie können bestimmte Elemente, beispielsweise komplexe Tabellen, immer noch nicht korrekt in Excel importieren.
• Während diese Methode bei kleinen Datensätzen funktioniert, wird sie schnell mühsam und fehleranfällig, wenn die Anzahl der Dokumente und die Datengröße zunehmen.

Importieren Sie PDF-Daten in Excel

Wenn herkömmliche Methoden zum Kopieren und Einfügen nicht ausreichen, bietet der direkte Import von PDF-Dateien in Excel eine praktische Alternative.

Öffnen Sie Excel:

Öffnen Sie eine Excel-Tabelle auf Ihrem Computer.

Registerkarte „Zugriffsdaten“:

Navigieren Sie zur Registerkarte „Daten“ in der oberen Menüleiste.

Aus PDF importieren:

Wählen Sie im Dropdown-Menü „Daten abrufen“ die Option „Aus Datei“ und dann „Aus PDF“ aus.

PDF-Datei auswählen:

Suchen und wählen Sie die PDF-Datei aus, die Sie in Excel importieren möchten, und klicken Sie dann auf „Importieren“.

Navigationstabellenvorschau:

Es erscheint ein Navigatorbereich mit Tabellen und Seiten aus Ihrer PDF-Datei sowie einer Vorschau.

Wählen Sie Daten zum Importieren aus:

Wählen Sie im Navigatorbereich die gewünschte Tabelle aus und klicken Sie auf „Laden“.

Import abgeschlossen:

Die ausgewählte Tabelle wird nun in Ihre Excel-Tabelle importiert und steht zur weiteren Analyse oder Bearbeitung bereit.

PDF-zu-Excel-Konverter

Sie können generische PDF-Konverter verwenden, wenn Sie regelmäßig Daten aus vielen PDF-Dateien mit ähnlichen Layouts extrahieren müssen. Diese Tools extrahieren automatisch Daten und bieten eine Reihe von Funktionen zur Rationalisierung des Prozesses, wie z. B. selektive Extraktion und Datenstrukturerkennung.

Erfahren Sie, wie Sie die PDF-Datenextraktion automatisieren können

Jetzt das Whitepaper herunterladen

Neben Offline-PDF-Konvertern können Sie auch Online-Lösungen ausprobieren. Der Vorgang ist jedoch bei beiden Konvertern im Wesentlichen derselbe: Importieren Sie das PDF-Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche „Konvertieren“.

Einige der am häufigsten verwendeten PDF-Konverter sind:

• Adobe Acrobat DC
• Nitro Pro
• PDF-Erstellungswerkzeug
• PDF Reader Pro
• SODA PDF

Obwohl der Vorgang erheblich schneller ist als das Kopieren und Einfügen von Daten in Excel, müssen Sie ihn dennoch so oft wiederholen, wie Sie Dokumente verarbeiten müssen.

Power Query

Eine dritte Option ist die Verwendung Power Query, von Microsoft als Excel-Funktion angeboten. Power Query ist ein Tool, mit dem Sie PDF-Dokumente einfach in Excel importieren können. Es kann automatisch Tabellen und andere Datenstrukturen identifizieren und extrahieren, bei deren Verwendung PDF-Konverter sonst möglicherweise Schwierigkeiten hätten. Es gibt jedoch immer noch seine eigenen Einschränkungen:

1. Es kann eine Herausforderung sein, damit zu lernen und zu arbeiten.
2. Die Verwendung großer PDF-Dateien führt zu Leistungseinbußen und übermäßigen Zeitüberschreitungen.
3. Sie müssen lernen, komplexe Funktionen zu verwenden, da Power Query mehrzeilige Zeilen nicht korrekt identifizieren kann.
4. Es kann PDF-Dateien nur dann in großen Mengen verarbeiten, wenn sie ein einheitliches Layout oder eine einheitliche Struktur aufweisen.

Wenn Sie regelmäßig mit einer Vielzahl von PDF-Dokumenten mit komplexen Strukturen und Layouts arbeiten, ist dies daher möglicherweise nicht die beste Option.

Python- und PDF-Extraktionsbibliotheken

Diese Methode ist nur relevant, wenn Sie wissen, wie man Code mit Python schreibt. Dennoch müssen Sie Folgendes tun, um mit Python und seinen Extraktionsbibliotheken Daten aus PDF nach Excel zu extrahieren:

1. Laden Sie Python
2. Wählen Sie Ihre bevorzugte PDF-Extraktionsbibliothek. Beliebte sind: Tubula-py, Pypdf2 und Camelot
3. Richten Sie eine Python-Umgebung ein
4. Installieren Sie die Extraktionsbibliotheken
5. Schreiben Sie ein Python-Skript für die PDF-Extraktion
6. Führen Sie das Skript aus
7. Überprüfen und verifizieren Sie die extrahierten Daten

Diese Schritte sind lediglich die Hauptschritte im Prozess und jeder Schritt kann mehrere Unterschritte enthalten. Obwohl diese Methode unglaubliche Anpassungsmöglichkeiten und robuste Funktionen bietet, erfordert sie fortgeschrittene Python-Kenntnisse und viel Zeit für die Programmierung und Einrichtung des gesamten Extraktionsworkflows.

Da es sich außerdem um einen manuellen Prozess handelt, kann es zu Aktualisierungen oder Änderungen kommen, die eine manuelle Aktualisierung Ihres Python-Skripts oder eine Anpassung an neue Versionen der Bibliotheken erfordern. Dies kann eine laufende Wartung erfordern, um Kompatibilität und optimale Leistung sicherzustellen.

Automatisierte Datenextraktionstools

Hier erfahren Sie, wie viel Sie mit der automatisierten Datenextraktion sparen können

Berechnen Sie Ihre Einsparungen

Ein automatisiertes Datenextraktionstool mit Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) Fähigkeiten, wie z Asterabietet eine praktische und effiziente Methode, Daten aus allen Arten von Dokumenten, einschließlich PDF-Dateien, zu extrahieren und in eine Excel-Tabelle oder andere Ziele zu laden. Diese Tools sind speziell dafür konzipiert, große Mengen von Dateien mit unterschiedlichem Layout mit hoher Genauigkeit und Geschwindigkeit zu verarbeiten.

Importieren Sie PDF-Dateien und extrahieren Sie Daten in großen Mengen nach Excel

Tools zur Datenextraktion Nutzen Sie einige fortschrittliche Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), optische Bilderkennung (OCR) und Algorithmen für maschinelles Lernen (ML), um Geschwindigkeit und Genauigkeit bei der Identifizierung und Extraktion von Daten sicherzustellen.

Auch wenn jedes Tool unterschiedlich konzipiert ist, haben sie doch alle das gleiche Ziel: Vereinfachung und Beschleunigung Datenextraktion aus Dokumenten in großen Mengen. Hier sind die einfachen Schritte, die Sie ausführen müssen, um Daten aus PDF nach Excel zu extrahieren:

1. Installieren und richten Sie das Tool ein.
2. Importieren Sie Ihre PDF-Dateien in die Software.
3. Identifizieren und wählen Sie die Daten aus, die Sie extrahieren möchten.
4. Definieren Sie Datenextraktionsregeln.
5. Wenden Sie Transformationen an (falls erforderlich).
6. Daten nach Excel exportieren.

Wie Sie sehen, ist der Prozess unkompliziert und reibungslos.

Welche PDF-zu-Excel-Extraktionsmethode sollten Sie verwenden?

Nachdem Sie nun ein klares Bild von den verschiedenen Möglichkeiten zum Extrahieren von Daten aus PDF nach Excel haben, bleibt die Frage: Welche Methode sollten Sie wählen? Während die Antwort auf diese Frage von Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen abhängt, sollten Sie einige Schlüsselfaktoren berücksichtigen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Datei- und Datenvolumen

Berücksichtigen Sie die Anzahl der Dokumente und die Daten, die Sie daraus extrahieren müssen. Wenn Sie häufig mit sehr hohen Dokumenten- und Datenmengen zu tun haben, sollte ein automatisiertes Datenextraktionstool Ihre erste Wahl sein. Wenn Sie hingegen nur gelegentlich Daten aus PDF nach Excel extrahieren müssen, ist dies nur eine Frage der Präferenz, da sowohl PDF-Konverter als auch Methoden zum Kopieren und Einfügen funktionieren.

Dokumentenstruktur

Das Extrahieren von Daten aus PDF nach Excel mithilfe von PDF-Konvertern kann eine praktikable Option sein, wenn die Dokumente, mit denen Sie arbeiten, eine einfache und konsistente Struktur haben. Wenn die PDF-Dateien jedoch komplexe Elemente enthalten oder unstrukturierte Datensollten Sie ein automatisiertes Datenextraktionstool in Betracht ziehen mit KI-gestützte Dokumentenverarbeitung.

Geschwindigkeit und Genauigkeit

Wenn Geschwindigkeit und Genauigkeit von entscheidender Bedeutung sind, dann gibt es nichts Besseres als IDP-Software zur automatischen Extraktion von Dokumentdaten. Die Technologien, die diese Tools antreiben, wie OCR und KI, machen sie konkurrenzlos.

Automation

Bei der Verarbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten ist Automatisierung erforderlich und Skalierbarkeit, Konsistenz und Genauigkeit sind damit verbunden. Automatisierte Datenextraktionstools verfügen über Stapelverarbeitung, sodass Sie Daten aus mehreren PDF-Dateien gleichzeitig extrahieren können. Diese Tools reduzieren den Zeit- und Arbeitsaufwand im Vergleich zu manuellen Methoden wie Kopieren und Einfügen oder dem Konvertieren einzelner Dateien erheblich.

Verfügbare Ressourcen und Fachwissen

Wenn Ihr Team über die erforderlichen Ressourcen und Fachkenntnisse verfügt, können Sie den Aufbau einer internen Lösung mit Python- und PDF-Extraktionsbibliotheken in Betracht ziehen. Allerdings kann die Verwendung von Python und seinen Extraktionsbibliotheken zum Extrahieren von PDF-Daten für viele Menschen, insbesondere für Geschäftsanwender, komplex sein.

Wenn Sie also eine einfachere Lösung wünschen und dennoch alle Funktionen und Möglichkeiten nutzen möchten, sollten Sie ein automatisiertes Datenextraktionstool in Betracht ziehen. Sie profitieren nicht nur von der individuellen Anpassung und Flexibilität, sondern können diese auch in nachgelagerte Systeme integrieren. Diese Integration ermöglicht Ihnen die Analyse und Visualisierung von Daten ohne externe Hilfe.

Astera– der Champion der PDF-zu-Excel-Datenextraktion

Das Extrahieren von Daten aus PDF nach Excel muss keine zeitaufwändige Aufgabe sein. Da die meisten Situationen eine vereinfachte Lösung erfordern, die in der Lage ist, Daten aus Hunderten von PDF-Dokumenten gleichzeitig zu extrahieren, wie wir oben gesehen haben, sollten Sie nach einer automatisierten Datenextraktionsplattform suchen, wie z Astera.

Dataflow zum Extrahieren von Daten aus PDF nach Excel mithilfe von Astera

Astera ist eine hochwertige, vollautomatische Plattform zur Dokumentenverarbeitung und Datenextraktion. Sie nutzt KI-, NLP- und OCR-Techniken zur automatischen Identifizierung und begreifen die Struktur verschiedenster Dokumente, darunter auch PDF-Dateien.

Extrahieren Sie Daten in großen Mengen aus PDF nach Excel mit AsteraKI-gestützte Dokumentenverarbeitung

Demo ansehen

Bei Astera, Sie können:

• Extrahieren Sie Daten aus strukturierten, halbstrukturierten und unstrukturierten Dokumenten mithilfe einer intuitiven Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche
• Erstellen Sie sofort automatisch Layouts mit KI-Erfassung
• Verarbeiten Sie mehrere Rechnungen und Bestellungen mithilfe der KI-gestützten Verarbeitung mehrerer Dokumente
• Automatisieren Sie den gesamten Datenextraktions-Workflow von Anfang bis Ende
• Stellen Sie mit Embedded sicher, dass nur fehlerfreie Daten Ihr Zielsystem erreichen Datenqualitätsmanagement
• Transformieren Sie Daten mithilfe integrierter Transformationen ganz einfach entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen

Wenn Sie Daten in großen Mengen aus PDF nach Excel oder einem anderen Format extrahieren müssen, ohne Kompromisse bei Geschwindigkeit und Genauigkeit einzugehen, versuchen Astera