In nahezu allen Branchen ist die Dokumentation ein wesentlicher Bestandteil der Betriebsabläufe. Nehmen wir beispielsweise Logistik und Transport, wo Unternehmen täglich Hunderttausende von Dokumenten verarbeiten, um den Warenverkehr aufrechtzuerhalten und die Lieferkette funktionsfähig zu halten. Was also tun Logistikunternehmen, um eine so große Anzahl von Dokumenten zu bewältigen? Und was noch wichtiger ist: Wie können sie die Technologie der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) nutzen, um ihre Dokumente zu verwalten und die benötigten Daten zu extrahieren? 

In diesem Blog dreht sich alles um die intelligente Dokumentenverarbeitung in der Logistik und die Rolle von IDP bei der Automatisierung des Dokumentenmanagements in der Branche. 

Der aktuelle Stand der Automatisierung in der Logistik-Dokumentenverarbeitung  

Wenn Sie diesen Artikel lesen, kommen Sie wahrscheinlich aus der Logistikbranche und sind daher mit den unterschiedlichen Arten von Dokumenten vertraut, die erstellt und verarbeitet werden. 

Von Handelsrechnungen, See- und Luftfrachtbriefen, Konnossementen, Bestellungen und Packlisten bis hin zu Ankunftsbenachrichtigungen, Versandetiketten, Quittungen, Zollerklärungen, Zustellnachweisen und vielem mehr – jedes Dokument enthält wichtige Informationen, die dabei helfen, Sendungen zu verfolgen, Transaktionsdetails zu bestätigen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Um einen reibungslosen Warentransport zu gewährleisten, müssen die betreffenden Parteien diese Dokumente rechtzeitig erhalten, was wiederum nur möglich ist, wenn sie schnell und genau verarbeitet werden. 

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, haben Unternehmen ihre Dokumentverarbeitung und Management-Workflows. Der Einsatz optischer Zeichenerkennung (OCR) und regelbasierter Techniken für wiederkehrende Aufgaben, wie Datenextraktion und Dokumentensortierung ist ein gutes Beispiel. Einfache Skripte und Workflows werden auch verwendet, um Dokumente an die richtigen Abteilungen oder Systeme weiterzuleiten und sicherzustellen, dass sie ihre beabsichtigten Ziele erreichen. 

Es ist offensichtlich, dass diese grundlegenden Automatisierungstools es Dokumentationsteams ermöglichen, Dokumente zu formatieren und standardisierte Vorlagen für ähnliche Dokumenttypen zu erstellen. Aber vergessen wir nicht, dass jedes Dokument sein eigenes Format, seine eigenen Datenfelder und Compliance-Anforderungen hat, die berücksichtigt werden müssen, insbesondere beim Umgang mit mehreren Geschäftspartnern. Und damit kommen wir zu den Herausforderungen der Dokumentenverarbeitung im Logistiksektor. 

Bei der Logistikdokumentverarbeitung gibt es noch viele Herausforderungen 

Durch die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Dokumentation wurden viele sich wiederholende Aufgaben in der Logistik- und Transportbranche automatisiert. Eine Herausforderung bleibt jedoch das ständig wachsende Dokumentenvolumen in Verbindung mit ihren sich ändernden Formaten sowie der erhebliche Zeit- und Personalaufwand, der erforderlich ist, um wichtige Dokumente effizient zu verarbeiten und die erforderlichen Informationen daraus zu extrahieren. 

Manuelle Verarbeitung 

Trotz jüngster Fortschritte verlassen sich viele Logistikunternehmen immer noch auf manuelle Methoden der Dokumentenverarbeitung, bei denen Mitarbeiter für die Eingabe von Daten aus physischen oder digitalen Dokumenten in ihre internen Systeme verantwortlich sind. Dieser Ansatz ist offensichtlich zeitaufwändig und fehleranfällig, z. B. durch falsche Eingabe einer Sendungsmenge oder eines Zollcodes. Solche Fehler sind die Ursache für kostspielige Folgeeffekte, die zu Verzögerungen und verpassten Gelegenheiten führen. 

Dokumentenumfang 

Selbst für ein mittelgroßes Logistikunternehmen ist die regelmäßige Verarbeitung von Hunderten oder Tausenden von Dokumenten normal. Jedes Dokument enthält wichtige Datenpunkte, die erfasst, validiert und an relevante Stakeholder weitergegeben werden müssen. Der einzige Weg nach vorne ist also, sie effizient zu verarbeiten. Ohne KI-gestützte Automatisierung kommt es bei Logistikunternehmen zu Verarbeitungsverzögerungen und es besteht das Risiko verpasster Lieferungen, was zu Unzufriedenheit bei den Kunden führt. 

Integration mit bestehenden Systemen 

Eine typische Lieferkettenorganisation hat mit mehreren Geschäftspartnern zu tun, was bedeutet, dass sie alle Arten von Dokumenten verarbeiten muss. Und um dies effektiv zu tun, braucht sie Systeme, die nahtlos kommunizieren können. In einigen Fällen, zum Beispiel wenn Onboarding eines neuen Partnersmüssen Unternehmen neue Integrationen erstellen, um bestimmte Dokumente zu verwalten, insbesondere wenn diese unstrukturiert sind und sich im Format stark unterscheiden. Dies wird zu einer Herausforderung, wenn mehr Partner mit unterschiedlichen Anforderungen hinzukommen. 

Audit und Rückverfolgbarkeit 

Was ist eine Lieferkette, wenn wir sie nicht mehr transparent machen? Genau, eine Reihe unzusammenhängender Prozesse, denen es an Koordination und Effizienz mangelt. Dokumente sind der Schlüssel, um Transparenz über die Bewegung von Waren entlang der Lieferkette zu gewinnen. Umso wichtiger ist es daher, sie verfolgen und aufspüren zu können. Mehrere Beteiligte, unterschiedliche Dokumenttypen und manuelle Prozesse erschweren die Dokumentenverfolgung. 

IDP verbessert die Automatisierung des Logistik-Dokumentenmanagements 

Angesichts der bestehenden Herausforderungen setzen Anbieter von Logistik- und Supply-Chain-Diensten zunehmend auf künstliche Intelligenz (KI) gesteuerte Automatisierungslösungen, die das Dokumentenmanagement und die Datenextraktion weiter beschleunigen. 

Hier ist wie ein KI-Lösung zur Dokumentenverarbeitung ermöglicht Unternehmen die Verwaltung von Dokumenten mit minimalem manuellen Eingriff: 

Klassifizierung von Logistik- und Versanddokumenten 

Sobald ein Versanddokument eingeht, IDP-Software liest Anhand des Textes und des Layouts lässt sich erkennen, ob es sich um eine Rechnung oder ein anderes Dokument handelt. 

Datenextraktion aus dem Dokument 

Im Gegensatz zur herkömmlichen OCR, IDP-Lösungen sind in der Lage, Text zusammen mit wichtigen Datenpunkten wie Sendungs-IDs, Produktmengen, Daten und Rechnungsbeträgen zu extrahieren. Was wirklich macht KI-Datenextraktion Für Logistikunternehmen lohnt es sich, Daten aus halbstrukturierten und unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren, wie z. B. einer Packliste oder EDI-Dateien. 

Datenvalidierung für Gesamtqualität 

Die extrahierten Daten werden daraufhin überprüft, ob sie den festgelegten Geschäftsregeln entsprechen. Vordefinierte Regeln stellen sicher, dass Ihre Daten wie erforderlich formatiert sind und verhindern, dass unerwünschte Datenpunkte in Ihre Systeme gelangen. Beispiele für Datenvalidierung Regeln könnten die Überprüfung sein, ob die Sendungs-ID mit der ID im Firmen-ID übereinstimmt. Datenbank oder sicherzustellen, dass die Rechnungsbeträge mit den erfassten Transaktionen übereinstimmen. 

Umgang mit unstrukturierten Dokumenten 

In der Logistik werden häufig unstrukturierte Dokumente verarbeitet, wie handschriftliche Lieferscheine oder E-Mails mit eingebetteten Versandanweisungen. Die herkömmliche Automatisierung hat mit diesen Formaten Probleme, aber IDP nutzt maschinelles Lernen, um sich an jedes verarbeitete Dokument anzupassen und daraus zu lernen. 

Durch die Verwendung von Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) können Systeme das Dokument kontextbezogen erfassen. Selbst wenn ein Lieferant das Format seiner Packliste ändert, identifiziert ein zuverlässiges IDP-System weiterhin relevante Datenpunkte, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. 

Nahtlose Integration und Interoperabilität 

IDP-Plattformen bieten die Möglichkeit, Daten an den vorgesehenen Empfänger zu transportieren. Teammitglieder können problemlos auf diese Daten aus relevanten internen Systemen wie ERP-Software oder einer zentralen Data Warehouseund Entscheidungen treffen. 

Da die KI all dies selbst erledigt, müssen Sie die ersten paar Male nach Fehlern suchen. Wie oft Sie dies tun müssen, hängt von der Genauigkeit der verwendeten Lösung ab, da die Tools unterschiedliche Genauigkeitsgrade aufweisen. Dokumentdatenextraktion. 

Logistikdokumente, die IDP automatisieren kann 

Also, was sind die verschiedene Arten von Dokumenten im Logistiksektor verwendet, aus dem Sie automatisch Informationen verarbeiten und extrahieren können? Die Liste der Dokumente kann zwar umfangreich sein, im Folgenden finden Sie die in Logistik und Transport am häufigsten verwendeten Dokumente, für die Sie den Einsatz von IDP-Software in Betracht ziehen sollten: 

Einkaufsbestellungen (PO) 

Das Dokument dient als förmliche Aufforderung zur Lieferung von Waren. Bestellabwicklung beinhaltet das Extrahieren von Informationen wie Bestellnummern, Artikelbeschreibungen, Mengen, vereinbarten Preisen und Lieferbedingungen. 

Frachtbriefe 

Flug- und Seefrachtunternehmen stellen Frachtbriefe als Nachweis für den Erhalt der zu versendenden Waren aus. Diese Dokumente enthalten wichtige Angaben zum Zielort, Empfänger, Route, Frachtbriefnummer, Frachtbeschreibung und Angaben zum Spediteur. 

Lieferaufträge 

Spediteure erteilen Lieferscheine, die die Freigabe der Waren an den Empfänger oder eine andere vom Empfänger benannte und autorisierte Partei ermöglichen. Zu den wichtigsten zu extrahierenden Informationen gehören im Allgemeinen Lieferscheinnummern, Empfängerdetails, Artikeldetails und Lieferanweisungen. 

Frachtrechnungen 

Ein Frachtbrief enthält Informationen zu den für den Transport von Waren anfallenden Frachtkosten, normalerweise zwischen Versender und Spediteur. Frachtkosten, Versandbedingungen, Angaben zu Empfänger und Versender, Versanddetails (Gewicht, Volumen) und Zahlungsbedingungen sind normalerweise Frachtbriefen zu entnehmen. 

Frachtbrief (BOL) 

Ein Konnossement ist ein juristisches Dokument, das normalerweise im Zusammenhang mit Seefracht verwendet wird. Ein Spediteur stellt es dem Versender aus, um den Erhalt der Fracht zu bestätigen. Konnossemente enthalten unter anderem Namen von Versender und Empfänger, Versandanweisungen, Artikelbeschreibungen, Mengen, Gewicht und Versandbedingungen. 

Rechnungen 

Rechnungen enthalten detaillierte Angaben zu den Kosten für gelieferte Waren oder Dienstleistungen und sind ein Schlüsseldokument für Finanz- und Buchhaltungsvorgänge in der Logistik. Rechnungsnummern, Daten, Positionsdetails (Produktbeschreibung, Mengen, Stückpreise), Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen, Steuerdetails und Fälligkeitsdaten sind in der Regel aus Rechnungen extrahiert. 

Packungslisten 

Packlisten werden häufig zusammen mit Rechnungen verschickt und geben den Inhalt einer Sendung an, einschließlich Beschreibungen der Artikel, Mengen und Verpackungsmethoden. Produktnamen, Mengen, Abmessungen und Gewichte einzelner Artikel einer Sendung sowie die verwendeten Verpackungsmethoden (Kartons, Paletten usw.) sind in einer Packliste aufgeführt. 

Formulare zur Sendungsverfolgung 

Logistikunternehmen entnehmen Sendungsverfolgungsnummern, Sendungsstatus, Standort und voraussichtlichen Lieferzeitpunkt einem Sendungsverfolgungsformular. Diese Datenpunkte ermöglichen es ihnen, den Status einer Sendung auf ihrem Weg durch die verschiedenen Phasen der Lieferkette zu verfolgen. 

Zollanmeldungen 

Eine Zollanmeldung, auch Warenanmeldung genannt, enthält Informationen, die die importierten oder exportierten Waren, ihren Wert und ihren Bestimmungsort beschreiben. Datenfelder wie Zollcode, Tarifklassifizierungen, Warenbeschreibungen, HS-Codes (Codes des Harmonisierten Systems), Sendungswert und Herkunft sind die wichtigsten Informationen, die aus diesen Dokumenten extrahiert werden. 

Lieferscheine/Zustellnachweise (POD) 

Ein Lieferschein oder Zustellnachweis ist eine Bestätigung, dass Waren an den vorgesehenen Empfänger geliefert und von diesem empfangen wurden. In der Regel sind Lieferdatum, Empfängerdetails, gelieferte Artikel und Unterschriften (falls zutreffend) wichtige Datenpunkte, die aus einem Lieferschein extrahiert werden. 

Die Vorteile intelligenter Dokumentenverarbeitung in der Logistik 

IDP bietet mehrere Vorteile, die den Übergang von traditionellen Prozessen zu effizienten, digitalen Dokumentenverarbeitungs-Workflows erleichtern. Es geht auf die spezifischen betrieblichen Herausforderungen ein, mit denen Logistikunternehmen konfrontiert sind, und hilft ihnen, ihre Workflows zu optimieren und ihren Kunden bessere Dienstleistungen zu bieten. Die wichtigsten Vorteile sind: 

• Durch die Vermeidung von Fehlern, die mit der manuellen Dateneingabe verbunden sind, können Sie genaue Daten aus Dokumenten wie Rechnungen und Versandbenachrichtigungen extrahieren. 
• IDP erfordert nur minimale manuelle Eingriffe, was zu einer schnelleren Dokumentenverarbeitung und reibungsloseren Logistikabläufen führt 
• Automatisierung und Fehlerreduzierung führen zu Kosteneinsparungen 
• Optimierte Frachtabrechnung und -fakturierung verkürzt den Rechnungszyklus 
• Schnelle und genaue Datenextraktion aus Packlisten und Inventarberichten führt zu einer effizienten Lagerverwaltung 

Intelligente Dokumentenverarbeitungslösungen erleichtern den Übergang 

Wenn Sie sich entscheiden, eine neue Technologie in Ihre Prozesse zu integrieren, führen Sie immer eine sorgfältige Analyse Ihres aktuellen Zustands durch und überlegen Sie, wie die hinzugefügte Technologie Ihnen dabei helfen wird, den gewünschten Zustand zu erreichen. Dieselben Regeln gelten bei der Implementierung von IDP zur Beschleunigung der Dokumentenverarbeitung und -verwaltung im Logistiksektor. 

Glücklicherweise ist die Übung nicht so intensiv, da die IDP-Software den Großteil der Arbeit übernimmt, indem sie sich in vorhandene Transportmanagementsysteme (TMS), ERP-Plattformen und andere Dokumentenmanagement-Tools und -Workflows integriert. Dies befreit Sie jedoch nicht von den Voraussetzungen – sorgfältige Planung und Formulierung von Implementierungsstrategien. Sobald Sie das Wesentliche berücksichtigt haben, müssen Sie keine komplette Überholung Ihrer vorhandenen Systeme in Angriff nehmen, um Folgendes zu nutzen: KI für die Dokumentenverarbeitung. 

Kurz gesagt: IDP-Tools liefern sofort Mehrwert. Der reibungslose Übergang ermöglicht eine schnellere Automatisierung kritischer Aufgaben wie Datenextraktion und Dokumentenklassifizierung ohne steile Lernkurve. Und deshalb ist es so wichtig, Wählen Sie einen zuverlässigen IDP-Werkzeug. 

Wie Astera unterstützt Logistik- und Transportunternehmen mit IDP 

Astera bietet eine moderne, intelligente Lösung zur Dokumentenverarbeitung, unterstützt durch Astera Intelligenz, die nicht nur einfach zu implementieren, sondern auch einfach zu verwenden ist, selbst für Geschäftsanwender. Sie ermöglicht Ihnen, Daten aus unstrukturierten Dokumenten schnell und präzise zu extrahieren, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. 

Bei Astera kannst Du:  

• Extrahieren Sie spezifische Daten aus Rechnungen, Bestellungen und anderen Versanddokumenten, indem Sie einfach die relevanten Felder angeben 
• Suchen und extrahieren Sie mithilfe von KI kontextbezogen wichtige Informationen aus Logistik- und Versanddokumenten 
• Nahtlose Integration in Ihren vorhandenen Datenstapel und Ihre Systeme zur Optimierung der Dokumentenverarbeitung und -verwaltung 
• Stellen Sie die Datenqualität und -genauigkeit mit integrierten Funktionen zur Datenvalidierung sicher 
• Verarbeiten Sie EDI und durch Trennzeichen getrennte Dateien mit sowohl regelbasiertem als auch KI-gesteuertem Mapping 
• Automatisieren Sie den gesamten Workflow der Dokumentenverarbeitung von Anfang bis Ende 

Und noch viel mehr – und das alles, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben. 

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