Was ist Rechnungserfassung und wie kann man sie automatisieren?

Die Rechnungserfassung ist ein wichtiger Teil des Kreditorenbuchhaltungsprozesses eines Unternehmens, doch herkömmliche manuelle Methoden können den Betrieb verlangsamen und kostspielige Fehler verursachen. Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch die Komplexität der effizienten Rechnungsverwaltung. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel – sie hilft Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu reduzieren. 

In diesem Blog untersuchen wir, wie die automatische Rechnungserfassung Ihre Prozesse vereinfachen kann, von der Datenextraktion bis zur Integration. Mit der richtigen Technologie können Unternehmen schnellere Bearbeitungszeiten, höhere Genauigkeit und einen reibungsloseren Workflow in der Kreditorenbuchhaltung gewährleisten. 

Was ist Rechnungserfassung? 

Bei der Rechnungserfassung werden wichtige Informationen aus Rechnungen – wie Lieferantendetails, Referenzcodes, Zahlungsfristen, Beträge und Bedingungen – extrahiert und in ein digitales Format umgewandelt. Dies ist ein wichtiger Schritt bei der Rechnungsverarbeitung und hilft Kreditorenbuchhaltungsteams dabei, Zahlungen effizient zu überprüfen, zu genehmigen und zu verwalten. 

Unternehmen erhalten Rechnungen häufig in unterschiedlichen Formaten und Layouts von verschiedenen Anbietern, beispielsweise als Papierkopien, PDFs oder gescannte Bilder. Lösungen zur Rechnungserfassung können diese Vielfalt bewältigen, indem sie Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR) und künstliche Intelligenz (KI) verwenden, um wichtige Daten unabhängig vom Format zu erkennen und zu extrahieren.  

Ein Einzelhandelsunternehmen, das beispielsweise mit mehreren Lieferanten zusammenarbeitet, erhält möglicherweise Rechnungen mit unterschiedlichem Layout – eine listet die Gesamtbeträge oben und eine andere unten auf. Ein Tool zur Rechnungserfassung standardisiert diese Daten, integriert sie in das ERP des Unternehmens und stellt sicher, dass alle Rechnungen korrekt und pünktlich verarbeitet werden. 

Probleme bei der manuellen Rechnungserfassung 

Traditionell erfassen Unternehmen Rechnungsdaten manuell. Mitarbeiter prüfen jede Rechnung sorgfältig, extrahieren wichtige Informationen wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Daten, Beträge und Zahlungsbedingungen und geben diese Daten in ERP-Systeme ein. Dieser Ansatz funktionierte zwar für kleinere Unternehmen mit einem überschaubaren Rechnungsvolumen, wurde jedoch mit zunehmender Anzahl der Rechnungen zunehmend zeitaufwändiger und fehleranfälliger.  

Zu den Herausforderungen des manuellen Ansatzes gehören: 

• Zeitaufwendig: Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erfordert viel Zeit und Aufwand, von der Überprüfung der Details bis zur Eingabe der Daten in Systeme. Dieser Prozess verzögert Genehmigungen und Zahlungen, führt zu Störungen des Cashflows und verlangsamt den Geschäftsbetrieb. Laut Untersuchungen 41 % der Kreditorenbuchhaltungsteams berichten, dass längere Zykluszeiten sind ein großes Hindernis für den Erfolg und beeinträchtigen die Effizienz des gesamten Arbeitsablaufs. 

• Hohes Fehlerrisiko: Bei der manuellen Dateneingabe besteht ständig das Risiko menschlicher Fehler. Unglaubliche 68 % der Unternehmen erleben Fehler in mehr als 1 % ihrer Rechnungen, was zu Überzahlungen, verpassten Rabatten und Zahlungsdiskrepanzen führt. Diese Fehler können den Cashflow stören, zeitaufwändige Korrekturen erfordern und die Beziehungen zu Lieferanten belasten. 

• Erhöhte Betriebskosten: Die Kosten für die manuelle Rechnungsbearbeitung können sich schnell summieren. Im Durchschnitt können es bis zu 16 US-Dollar pro Rechnung sein, laut das Institut für Finanzen und Management. Automatisierte Prozesse können diese Kosten dagegen auf nur 3 US-Dollar pro Rechnung senken und so Ressourcen freisetzen, die an anderer Stelle im Unternehmen besser eingesetzt werden könnten. 

• Mangelnde Echtzeit-Sichtbarkeit: Bei der manuellen Rechnungsbearbeitung ist es schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über den aktuellen Stand zu erhalten. Daten werden häufig in verschiedenen Systemen oder in physischen Dateien gespeichert, was es schwierig macht, den Rechnungsstatus in Echtzeit zu verfolgen. Infolgedessen 22 % der Kreditorenbuchhaltungsteams geben an, mit mangelnder Transparenz zu kämpfen, was zu Verzögerungen, verpassten Terminen und schlechten Finanzprognosen führt. 

• Eingeschränkte Skalierbarkeit: Fast 50 % der Rechnungen sind immer noch papierbasiert, was es für Unternehmen schwierig macht, ihre Abläufe bei ihrem Wachstum effizient zu skalieren. Das Verlassen auf manuelle Methoden kann zu Verzögerungen und Ineffizienzen führen, wenn das Rechnungsvolumen zunimmt. Untersuchungen von Ardent Partners zeigen, dass automatisierte Rechnungsstellung Kostensenkung um 50 bis 80 % Dadurch wird deutlich, dass die Automatisierung der Schlüssel zur effektiven Verwaltung größerer Mengen und zur Unterstützung des Unternehmenswachstums ist.

Abbildung: Rechnungs- und Zahlungsformate 

So löst die automatische Rechnungserfassung diese Probleme: 

Die automatische Rechnungserfassung begegnet diesen Herausforderungen, indem sie fortschrittliche Technologien wie OCR und KI nutzt, um Daten aus Rechnungen automatisch zu extrahieren und zu verarbeiten, unabhängig vom Format. Diese Systeme können wichtige Informationen automatisch aus Rechnungen extrahieren – egal, ob sie in Papierform, als PDF oder in elektronischem Format vorliegen – und diese direkt in ERP-Systeme eingeben. Dadurch wird die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe reduziert, der Rechnungsverarbeitungszyklus beschleunigt und Fehler minimiert. 

Vorteile der automatischen Rechnungsdatenerfassung 

Die automatische Rechnungserfassung vereinfacht den Rechnungsprozess, spart Zeit und reduziert Fehler. Sie steigert die Effizienz, verbessert die Genauigkeit und stärkt die Lieferantenbeziehungen. Hier sind einige wichtige Vorteile: 

• Schnellere Bearbeitungszeiten: Durch Automatisierung wird die Zeit für die Rechnungsbearbeitung erheblich verkürzt. Während die manuelle Bearbeitung Stunden dauern kann, können automatisierte Systeme Rechnungsdaten sofort erfassen, überprüfen und hochladen. Tatsächlich kann Automatisierung Beschleunigen Sie die Rechnungsbearbeitungszeit um bis zu 82 %, wodurch Genehmigungsabläufe beschleunigt und schnellere Zahlungszyklen gewährleistet werden.  

• Niedrigere Rechnungsausnahmequote: Durch die automatische Rechnungserfassung wird die Anzahl der Rechnungen verringert, die besondere Aufmerksamkeit oder Korrekturen erfordern. Auf diese Weise können AP-Teams Verzögerungen vermeiden, die durch Ausnahmen wie fehlende oder falsche Angaben verursacht werden. Durch die Minimierung dieser Probleme können Unternehmen Rabatte für frühzeitige Zahlungen nutzen und einen reibungslosen Betrieb aufrechterhalten. 

• Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Durch Automatisierung werden pünktliche Zahlungen und eine korrekte Rechnungsstellung sichergestellt, was zu stärkeren Beziehungen zu Lieferanten führt. Indem Unternehmen sicherstellen, dass Rechnungen zeitnah und korrekt verarbeitet werden, können sie das Vertrauen und die Zuverlässigkeit ihrer Lieferanten aufrechterhalten, was auch Möglichkeiten für bessere Zahlungsbedingungen oder Rabatte eröffnen kann. 

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So funktioniert die Automatisierung der Rechnungserfassung 

Die Automatisierung der Rechnungserfassung vereinfacht den Prozess der Extraktion, Validierung und Verarbeitung von Rechnungsdaten. Hier ist eine klare Schritt-für-Schritt-Aufschlüsselung: 

1. Rechnungseinzug: Rechnungen werden aus mehreren Quellen gesammelt, darunter E-Mails, gescannte Dokumente, PDFs und andere elektronische Formate. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Rechnungen – unabhängig vom Typ – erfasst werden. 
2. Scannen und Digitalisieren von Rechnungen: Für papierbasierte Rechnungen, Das System scannt und konvertiert sie in digitale Formate. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) stellt sicher, dass Text extrahiert und in maschinenlesbare Daten umgewandelt wird. 
3. Datenextraktion: Das System extrahiert automatisch wichtige Details wie Rechnungsnummern, Daten, Lieferantennamen, Positionen, Beträge und Zahlungsbedingungen. Fortschrittliche KI-basierte Tools verbessern die Genauigkeit, indem sie selbst unstrukturierte Daten identifizieren und interpretieren. 
4. Datenvalidierung und -verifizierung: Extrahierte Daten werden anhand vordefinierter Geschäftsregeln überprüft, um ihre Richtigkeit sicherzustellen. Dazu gehört das Markieren von Duplikaten, das Abgleichen von Bestellungen und das Überprüfen wichtiger Details wie Summen und Zahlungsbedingungen. Alle Abweichungen werden zur Überprüfung hervorgehoben. 
5. Genehmigungsprozess: Nach der Validierung werden Rechnungen zur Genehmigung durch automatisierte Workflows geleitet. Das System benachrichtigt die entsprechenden Beteiligten und ermöglicht so schnellere Genehmigungen bei gleichzeitiger Einhaltung der internen Prozesse. 
6. Datenintegration: Genehmigte Rechnungen werden zur weiteren Verarbeitung und Zahlung nahtlos in Buchhaltungssysteme, ERP-Plattformen oder andere Finanztools integriert, sodass die manuelle Dateneingabe nicht mehr erforderlich ist. 

Hauptmerkmale der Rechnungserfassungstechnologie 

Moderne Rechnungserfassungstechnologie optimiert den gesamten Rechnungsprozess durch die Kombination fortschrittlicher Tools mit intelligenter Automatisierung. Hier sind einige herausragende Funktionen, die ein Rechnungserfassungssystem bietet: 

• Rechnungserfassung aus mehreren Quellen
  Sammelt Rechnungen aus verschiedenen Formaten, wie PDFs, E-Mails, gescannten Dokumenten und elektronischen Rechnungen, und gewährleistet so eine nahtlose Eingabe aus mehreren Kanälen. 

• Intelligente Dokumentenverarbeitung (Binnenflüchtlinge)
  Nutzt KI und maschinelles Lernen, um Rechnungsdaten unabhängig von Format oder Komplexität intelligent zu extrahieren, zu klassifizieren und zu validieren. Durch das Lernen aus Mustern im Laufe der Zeit werden Genauigkeit und Effizienz verbessert und eine nahtlose und zuverlässige Rechnungserfassung gewährleistet. 

• Berührungslose Verarbeitung
  Automatisiert den gesamten Workflow der Rechnungsverarbeitung, von der Datenextraktion bis zur Validierung und Integration, und minimiert so manuelle Eingriffe. 

• Automatischer Rechnungsabgleich
  Gleicht Rechnungsdaten mit Bestellungen (PO) und Quittungen ab und ermöglicht so einen nahtlosen Drei-Wege-Abgleichprozess. Dadurch werden Verarbeitungszeit und Diskrepanzen reduziert. 

• Human-in-the-Loop-Validierung
  Kombiniert Automatisierung mit menschlicher Aufsicht, um Ausnahmen oder komplexe Fälle zu behandeln, die Datengenauigkeit sicherzustellen und bei Bedarf die Kontrolle aufrechtzuerhalten. Dieses Gleichgewicht stärkt das Vertrauen in das System und ermöglicht gleichzeitig eine kontinuierliche Prozessverbesserung.

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Astera macht die Rechnungserfassung einfach, schnell und fehlerfrei. Unsere benutzerfreundliche Plattform nutzt intelligente Automatisierung, um Unternehmen dabei zu helfen, den manuellen Aufwand zu reduzieren, die Genauigkeit zu verbessern und die Effizienz im gesamten Kreditorenbuchhaltungsteam zu steigern. 

Mit Astera, Sie können: 

• Reduzieren Sie Fehler um 97 %: Minimieren Sie Fehler in Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozessen durch KI-gesteuerte Automatisierung, die eine genaue Rechnungserfassung und -validierung gewährleistet. 

• Rechnungen 8-mal schneller verarbeiten: Beschleunigen Sie Ihre Rechnungsverarbeitungszeiten erheblich, verbessern Sie die Effizienz und reduzieren Sie Verzögerungen bei Genehmigungs- und Zahlungszyklen. 

• Extrahieren Sie Daten 90 % schneller: Beschleunigen Sie die Datenextraktion aus Rechnungen durch erweiterte Automatisierung und sorgen Sie so für eine schnellere Bearbeitungszeit und einen effizienteren Workflow in der Kreditorenbuchhaltung. 

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