Was ist eine Rechnungsscan-Software?

Rechnungsscansoftware ist ein Tool, das Unternehmen dabei hilft, Rechnungen schnell und genau zu verarbeiten, indem sie diese digitalisiert und wichtige Informationen daraus extrahiert. Dabei werden Technologien wie die optische Zeichenerkennung (OCR) verwendet, um Rechnungsdetails wie Lieferantennamen, Daten, Beträge und Einzelposten zu lesen. Diese Software ist besonders nützlich für Kreditorenbuchhaltungsteams und Unternehmen, die ein hohes Rechnungsvolumen bearbeiten, da sie ihre Finanzprozesse schneller und zuverlässiger macht. 

Wie funktioniert eine Rechnungsscan-Software? 

Die manuelle Rechnungsverarbeitung kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Eine Software zum Scannen von Rechnungen löst diese Probleme, indem sie den Prozess von Anfang bis Ende automatisiert. Und so funktioniert es: 

1. Rechnungserfassung

Rechnungen werden über verschiedene Kanäle in das System hochgeladen, beispielsweise:

• Scannen von Papierrechnungen
• Importieren von PDF- oder Bilddateien
• E-Mail-Anhänge oder direkte Systemintegrationen

2. Datenextraktion

Die Software nutzt OCR und künstliche Intelligenz (KI), um wichtige Felder auf der Rechnung zu scannen und zu identifizieren, wie zum Beispiel: 

• Name und Adresse des Anbieters 
• Rechnungsnummer und Datum 
• Einzelposten (Produktbeschreibungen, Mengen, Preise) 
• Zwischensummen, Steuern und Gesamtbeträge 

Fortschrittliche Lösungen zum Scannen von Rechnungen können sich an unterschiedliche Rechnungslayouts anpassen und die Genauigkeit mit der Zeit verbessern.

3. Validierung und Verifizierung

Extrahierte Daten werden anhand vordefinierter Regeln oder Datensätze, wie z. B. Bestellungen oder Lieferantenverträge, überprüft, um ihre Richtigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen. Wenn Unstimmigkeiten, wie z. B. nicht übereinstimmende Summen oder fehlende Informationen, erkannt werden, werden Warnmeldungen generiert.

4. Datenformatierung

Die extrahierten und validierten Daten werden zur einfacheren Verwendung in einem strukturierten Format, beispielsweise einer Tabelle oder einem Arbeitsblatt, organisiert.

5. Integration und Verarbeitung

Die verarbeiteten Daten werden an angeschlossene Systeme übermittelt, beispielsweise: 

• Buchhaltungssoftware zur Aufzeichnung von Finanztransaktionen. 
• ERP-Systeme zum Aktualisieren des Lagerbestands, der Kreditorenbuchhaltung oder des Bestellstatus. 
• Zahlungsplattformen zur Zahlungsplanung. 

Die 8 besten Softwarelösungen zum Scannen von Rechnungen im Jahr 2025 

Hier ist eine Liste der 8 besten Softwarelösungen zur Rechnungserfassung: 

1. Astera 

Astera ist eine einheitliche, unternehmensweite KI-gestützte Datenmanagementplattform. Es extrahiert, validiert, integriert und speichert Daten automatisch, sodass kein manuelles Eingreifen mehr erforderlich ist. Die Lösung nutzt außerdem fortschrittliche OCR- und KI-Technologien, um eine große Menge an Dokumenten, darunter Rechnungen, Bestellungen, Wareneingangsbenachrichtigungen und vieles mehr, präzise zu verarbeiten. 

Hauptmerkmale 

• Organisiert Rechnungen automatisch nach wichtigen Kriterien wie Lieferant, Rechnungsdatum oder Zahlungsstatus. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Sortierung und es wird sichergestellt, dass Rechnungen jedes Mal richtig kategorisiert werden. 
• Extrahiert wichtige Rechnungsdetails wie Rechnungsnummer, Gesamtbetrag, Daten und Einzelposten aus verschiedenen Dokumentformaten, einschließlich PDFs, gescannten Bildern und sogar handschriftlichen Rechnungen, und gewährleistet so die Genauigkeit in allen Formaten. 
• Verwendet fortschrittliche KI und Large Language Models (LLMs), um selbst die komplexesten Rechnungen präzise zu verstehen und Daten daraus zu extrahieren, und spiegelt so ein menschliches Verständnis wider. 
• Gleicht Rechnungsdaten automatisch mit Bestellungen und Verträgen ab, um Unstimmigkeiten wie zu hohe Gebühren oder fehlende Artikel zu erkennen. So wird sichergestellt, dass nur korrekte Rechnungen den Workflow durchlaufen. 
• Verarbeitet mehrere Rechnungen gleichzeitig und beschleunigt dadurch die Rechnungsprüfung und -genehmigung erheblich. So können Unternehmen große Mengen an Rechnungen schnell und effizient bearbeiten. 
• Passt sich an verschiedene Rechnungsformate an, verbessert kontinuierlich die Extraktionsgenauigkeit für wiederkehrende Lieferanten und einzigartige Rechnungslayouts und reduziert im Laufe der Zeit manuelle Eingriffe. 
• Lässt sich problemlos in vorhandene Finanzsysteme integrieren und automatisiert Rechnungsgenehmigungen, Zahlungsabwicklungen und die Datenerfassung, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. 
• Automatisiert den gesamten Prozess von der Rechnungsklassifizierung und Datenextraktion bis hin zur Validierung, Zuordnung und Genehmigung. Dadurch wird der manuelle Aufwand minimiert und ein reibungsloser, fehlerfreier Arbeitsablauf bei der Rechnungsverarbeitung sichergestellt. 

Pricing: Astera bietet maßgeschneiderte Preise basierend auf den spezifischen Anforderungen und Anwendungsfällen Ihres Unternehmens. Bitte kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot. 

2. DocParser 

Docparser ist cloudbasiert Datenextraktionslösung das erweiterte Funktionen zum Scannen und Erfassen von Rechnungen bietet. Die integrierte OCR-Engine der Plattform ermöglicht es Unternehmen, Daten aus gescannten oder digitalen Rechnungen zu extrahieren. 

Hauptmerkmale 

• Erstellt benutzerdefinierte Parser für Rechnungen mit unterschiedlichen Layouts unter Verwendung leistungsstarker Datenextraktionsfilter und extrahiert wichtige Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Steuernummern und Gesamtbeträge. 
• Verarbeitet Einzelpostendaten aus Rechnungen mit bekanntem Layout und optimiert so die Beschaffungsprozesse. 
• Sendet extrahierte Rechnungsdaten automatisch an ERP-Systeme, Cloud-Speicherplattformen oder Buchhaltungstools wie Box, Dropbox und Google Drive. 
• Exportiert Daten in die Formate Excel oder CSV für eine einfache Integration in andere Systeme und Arbeitsabläufe. 

Pricing: Docparser bietet vier Preispläne: Starter, Professional und Business mit Festpreisen sowie einen Enterprise-Plan, für den ein individuelles Angebot erforderlich ist. 

3. Rossum 

Rossum ist eine KI-basierte, Cloud-native Dokumentenverarbeitungslösung für Transaktionsdokumente. Sie ermöglicht Unternehmen das Extrahieren, Klassifizieren und Sortieren ihrer Kreditorendokumente, vor allem Rechnungen. 

Hauptmerkmale 

• Nimmt Rechnungen mühelos auf aus verschiedenen Quellen, darunter E-Mail, Scanner, PEPPOLund vieles mehr. 
• Erfasst Daten mit KI-gestützter OCR und gewährleistet so zuverlässige Ergebnisse über verschiedene Rechnungslayouts hinweg. 
• Bietet eine anpassbare und benutzerfreundliche Oberfläche für eine reibungslosere Navigation und verbesserte Arbeitsablaufeffizienz. 
• Standardisiert unstrukturierte Rechnungen in strukturierte Formate, vereinfacht nachgelagerte Prozesse und stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher. 

4. Docsumo 

Docsumo ist ein Anbieter von Lösungen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) das Daten aus unstrukturierten Dokumenten extrahiert. Es bietet Funktionen zur Dokumentvorverarbeitung, Datenextraktion, Dokumentüberprüfung und -analyse, 

Hauptmerkmale 

• Verarbeitet Rechnungen mit unterschiedlichen Formaten Verwenden Sie KI, um Daten unabhängig von Layoutänderungen präzise zu extrahieren. 
• Sortiert und organisiert Rechnungen automatisch, indem Dokumente in bestimmte Ordner kategorisiert werden.  
• Bietet gebrauchsfertige KI-Modelle, die eine sofortige Datenextraktion ermöglichen, ohne dass eine individuelle Schulung oder Einrichtung erforderlich ist. 
• Beinhaltet eine menschliche Überprüfung, die es Benutzern ermöglicht, etwaige Fehler in den Daten manuell zu überprüfen und zu korrigieren. 

Pricing: Docsumo bietet drei Preispläne: Free, Growth und Enterprise, sodass Organisationen den Plan auswählen können, der ihren Anforderungen am besten entspricht. 

5. DocuClipper 

DocuClipper ist eine Datenextraktionslösung, die OCR-Technologie verwendet, um Daten aus verschiedenen Dokumenten zu erfassen. Das Tool extrahiert Rechnungsdaten und konvertiert sie in strukturierte Formate wie Excel, CSV oder QBO. 

Hauptmerkmale 

• Nutzt OCR-Technologie für Rechnungen, um Daten präzise aus verschiedenen Rechnungsformaten zu extrahieren. 
• Ermöglicht Benutzern, benutzerdefinierte Regeln für die Automatisierung der Datenverarbeitung und -kategorisierung in ERP-Systemen festzulegen. 
• Extrahiert Daten aus Rechnungspositionen als Teil des Standardprozesses, ohne zusätzliche Kosten. 
• Integriert mit Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks, Xero, Sage und NetSuite. 

Pricing: DocuClipper bietet vier Preisstufen: Starter, Professional, Business und Enterprise. Unternehmen können einen Plan wählen, der ihren Anforderungen entspricht. 

6. Nanonetze 

Nanonets ist ein KI-gestütztes, Plattform zur Dokumentenverarbeitung ohne Code das unstrukturierte Daten in strukturierte Informationen umwandelt. Es nutzt OCR-Technologie, um Daten aus Rechnungen mit unterschiedlichem Layout und Format zu erfassen und zu extrahieren. 

Hauptmerkmale 

• Erkennt eine Vielzahl von Rechnungsfeldern mit vorab trainierten OCR-APIs, sodass kein manuelles Modelltraining mehr erforderlich ist. 
• Erfasst und importiert Daten aus verschiedenen Quellen und Formaten, einschließlich Bildern, PDFs, Scans, E-Mails und Cloud-Speicher. 
• Extrahiert Daten aus allen Rechnungsarten, einschließlich Kredit-, Debit-, Proforma- und Handelsrechnungen. 
• Lässt sich in vorhandene Geschäftstools integrieren, um die Datenerfassung, -speicherung, Buchhaltung und andere Prozesse zu handhaben. 

Pricing: Nanonets bietet drei Preispläne an: Starter, Pro und Enterprise, die jeweils auf die unterschiedlichen Kundenbedürfnisse zugeschnitten sind. 

7. Klippa 

Klippa ist eine KI-gestützte Dokumentenverarbeitungslösung, die Daten aus Dokumenten scannt, extrahiert und sortiert. Sie verwendet OCR-Technologie zur Verarbeitung verschiedener Dokumenttypen und macht so die manuelle Dateneingabe überflüssig. 

Hauptmerkmale 

• Organisiert Rechnungen, indem diese automatisch anhand von Feldern wie Land, Sprache, Positionen, Mehrwertsteuer und Währung klassifiziert werden. 
• Unterstützt verschiedene Sprachen für die Verarbeitung von Rechnungen in lateinischer Schrift. 
• Konvertiert Rechnungsdaten in verschiedene Formate, darunter JSON, CSV, PDF, XML, XLSX und mehr. 
• Optimiert Arbeitsabläufe durch die Automatisierung von Aufgaben wie Archivierung und bidirektionalem Abgleich. 

Pricing: Benutzer müssen ein Formular mit Angabe ihrer Anforderungen einreichen, um ein individuelles Angebot zu erhalten. 

8. Hyperwissenschaft 

Hyperscience ist eine Cloud-basierte Plattform, die die Dateneingabe aus einer Vielzahl von Dokumenten automatisiert. intelligente Dokumentenverarbeitungslösung extrahiert effizient Daten aus strukturierten, halbstrukturierten und unstrukturierten Dokumenten. 

Hauptmerkmale 

• Extrahiert, klassifiziert und fasst Daten aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten mithilfe fortschrittlicher Modelle des maschinellen Lernens zusammen. 
• Bietet eine Low-Code/No-Code-Schnittstelle zum Bedienen der Plattform, ohne dass Benutzer über technische Vorkenntnisse verfügen müssen. 
• Aktiviert automatisierte Workflows zur Validierung, Anreicherung, Stichwortsuche und anderen Prozessen zur Förderung von Geschäftsergebnissen. 
• Lässt sich in verschiedene Softwarelösungen integrieren, um genaue und umsetzbare Daten für alle Geschäftsprozesse bereitzustellen. 

Pricing: Preisdetails werden nicht öffentlich aufgeführt. Benutzer müssen sich für weitere Informationen an das Vertriebsteam wenden. 

So wählen Sie eine Software zum Scannen von Rechnungen aus 

Durch die Auswahl der richtigen Lösung zum Scannen von Rechnungen können die Prozesse optimiert und die Effizienz verbessert werden. Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten: 

• Unterstützte Dokumentformate: Überprüfen Sie, ob eine breite Palette von Dateiformaten unterstützt wird, darunter PDFs, Bilder und gescannte Dokumente. 
• OCR- und Datenextraktionsgenauigkeit: Suchen Sie nach Software, die Daten aus unterschiedlichen Rechnungsformaten, einschließlich handschriftlicher und mehrsprachiger Rechnungen, präzise erfasst. 
• Automatisierungsfunktionen: Bewerten Sie die Fähigkeit der Software, Aufgaben wie Datenextraktion, -validierung und -klassifizierung ohne manuelles Eingreifen zu optimieren. 
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Bewerten Sie die Fähigkeit des Tools, große Mengen an Rechnungen effizient zu verarbeiten und sich an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen, beispielsweise einzigartige Arbeitsabläufe oder Rechnungsarten. 
• Kompatibilität mit anderen Systemen: Stellen Sie sicher, dass sich die Software nahtlos in Ihre vorhandenen Tools, beispielsweise Buchhaltungsplattformen oder ERP-Systeme, integrieren lässt und häufig verwendete Formate unterstützt. 
• Einfache Bedienung: Priorisieren Sie Tools mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die nur minimale Schulung erfordert und für eine schnelle Einführung im Team sorgt. 
• Test- und Supportoptionen: Entscheiden Sie sich für Lösungen, die kostenlose Testversionen oder Demos und einen reaktionsschnellen Kundensupport für eine reibungslose Einarbeitung und Fehlerbehebung bieten. 

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• Reduzieren Sie die Rüstzeit: Konfigurieren Sie das System ganz einfach entsprechend Ihren Anforderungen, ohne umfangreiche Schulungen oder komplexe Arbeitsabläufe. 
• Rechnungen schnell verarbeiten: Nutzen Sie KI-gestützte Automatisierung, um Daten unabhängig von Format oder Layout präzise und zeitnah zu extrahieren. 
• Sorgen Sie für zuverlässige Ergebnisse: Verlassen Sie sich auf die integrierten Validierungs- und Fehlerprüfungsfunktionen des Systems, um eine hohe Datenqualität aufrechtzuerhalten. 

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