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PDF-Analyse: Automatisieren Sie die Datenextraktion aus PDF-Dateien und -Formularen

Abeeha Jaffery

Leitung – Kampagnenmarketing

19. Februar 2024

PDFs haben sich aufgrund ihrer Lesbarkeit schnell zu einem bevorzugten Format für den Austausch und die Verteilung von Informationen entwickelt. Das Fehlen einer standardisierten Datenstruktur kann jedoch zu Herausforderungen bei der Datenextraktion führen. Eine wirksame Lösung für diese Herausforderung ist die PDF-Analyse, die den Extraktionsprozess automatisiert, den manuellen Aufwand deutlich eliminiert und die Datenextraktion optimiert.

Was ist PDF-Parsing?

PDF-Analyse, auch bekannt als PDF-Scraping oder PDF Datenextraktionist der Prozess, unstrukturierte Daten aus PDF-Dateien zu extrahieren und die Informationen in ein Format umzuwandeln, das leicht verarbeitet und analysiert werden kann. PDFs wurden für Dokumente mit festem Layout entwickelt und können verschiedene Datentypen speichern und sind in verschiedenen Typen erhältlich, z. B. als durchsuchbare PDFs, gescannte PDFs und ausfüllbare PDFs. Das Parsen dieser Dateien ist unerlässlich, um die verborgenen Erkenntnisse in den Dokumenten freizugeben.

Die PDF-Analyse ist eine unverzichtbare Technik zur Automatisierung der Datenextraktion, da sie es Unternehmen ermöglicht, große Mengen an Geschäftsdokumenten effizient zu verarbeiten – ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Durch die Automatisierung von PDF-Extraktionsprozessen können Unternehmen die Dokumentenverarbeitung rationalisieren, erheblich Zeit und Ressourcen sparen und schnellere Berichte und Analysen ermöglichen.

Anwendungsfälle für das PDF-Parsing

Anwendungsfälle für das Parsen von PDF-Dateien

Hier sind einige häufige Anwendungsfälle für die PDF-Analyse:

Bearbeitung von Versicherungsansprüchen

Im Versicherungsbereich werden Schadensformulare von Kunden eingereicht, häufig im PDF-Format. Diese Formulare enthalten wichtige Informationen wie Kundendaten, Adresse, Schadenshöhe, Policentyp und Policennummer. Die manuelle Übertragung dieser Informationen, insbesondere bei einem hohen Formularaufkommen, ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Eine schnelle Bearbeitung dieser Ansprüche ist für die Kundenzufriedenheit und die betriebliche Effizienz von entscheidender Bedeutung. Dies wird durch die PDF-Analyse erreicht, indem der gesamte Prozess automatisiert und so Genauigkeit und Effizienz sichergestellt werden.

Patientenakten

Die PDF-Analyse erleichtert die Extraktion von Patientendaten, Diagnosen und Behandlungsinformationen. Diese Daten können zu Forschungszwecken analysiert, in andere Systeme integriert oder zur Optimierung medizinischer Arbeitsabläufe genutzt werden.

Mitarbeiter Onboarding

Durch die PDF-Analyse werden Daten aus Onboarding-Dokumenten erfasst und extrahiert, wodurch der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter effizienter wird. Diese Automatisierung gewährleistet eine genaue und optimierte Dateneingabe, sodass sich HR-Teams darauf konzentrieren können, neuen Mitarbeitern ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis zu bieten.

Extraktion von Rechnungsdaten

Unternehmen erhalten täglich eine große Menge an Rechnungen, oft in Form von PDFs. Das Extrahieren von Daten aus diesen Rechnungen stellt aufgrund ihres unstrukturierten Formats eine große Herausforderung dar. Die Erfassung von Rechnungsdaten ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Ausgabenmuster zu analysieren, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren und genaue Finanzberichte zu erstellen. Darüber hinaus können Unternehmen diese extrahierten Daten in Buchhaltungssysteme integrieren oder für erweiterte Analysen nutzen.

Häufige Herausforderungen beim Parsen von PDF-Dateien

Das Parsen von PDF-Dateien ist zwar äußerst vorteilhaft, bringt jedoch auch eigene Herausforderungen mit sich. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten bei der Datenerfassung aus PDF-Dateien und greifen häufig auf die manuelle Dateneingabe als Standardlösung zurück, was ineffizient und ressourcenintensiv sein kann.

Darüber hinaus erfordert die Verwaltung der erheblichen Menge an täglich verarbeiteten PDF-Dateien ein großes Team, das sich der kontinuierlichen Datenneueingabe widmet.

Ein alternativer Ansatz ist die Entwicklung eigener Software- und Codierungslösungen. Obwohl dieser Ansatz Potenzial hat, bringt er auch eigene Herausforderungen mit sich, wie z. B. die Erfassung von Daten aus gescannten PDFs, die Anpassung verschiedener Formate und die Umwandlung der Daten in eine mit dem Speichersystem kompatible Struktur. Darüber hinaus stellt die Variabilität in der Struktur von PDFs, wie z. B. unterschiedliche Layouts und Schriftarten, eine Herausforderung für die Erstellung einer einheitlichen Parsing-Lösung dar. Verschlüsselung und Passwortschutz erschweren den Prozess zusätzlich, da vor dem Parsen eine Entschlüsselung erforderlich ist und ein sicherer Umgang mit Passwörtern erforderlich ist.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen ist für die Entwicklung effektiver und effizienter PDF-Parsing-Lösungen im Unternehmensumfeld von entscheidender Bedeutung.

Astera Kundenrezension für Rezensionen zur Bearbeitung von Anspruchsformularen.

Der Bedarf an Automatisierung bei der PDF-Datenextraktion

Anstatt Daten manuell einzugeben oder ein Tool von Grund auf zu erstellen, empfehlen wir, sich für eine PDF-Parsing-Lösung auf Unternehmensebene zu entscheiden, um den Prozess zu automatisieren. Forschung zeigt, dass Unternehmen, die intelligente Automatisierung einsetzen, Kosteneinsparungen von 40 bis 75 Prozent erzielen. Daher ist die Investition in automatisierte PDF-Parsing-Tools sinnvoll, da sie Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber manuellen Verfahren verschaffen kann.

Vorteile der Verwendung einer automatisierten PDF-Parsing-Lösung

  • Zeit- und Aufwandsreduzierung: Durch den Wegfall manueller Eingriffe werden Extraktionsarbeitsabläufe optimiert und sichergestellt, dass Aufgaben effizient und genau ausgeführt werden. Dies spart auch den Mitarbeitern wertvolle Zeit.
  • Genauigkeit und Konsistenz: Durch den Einsatz ausgefeilter Algorithmen und maschinellem Lernen wird das Risiko menschlicher Fehler minimiert, was zu einem zuverlässigeren Datensatz für die Analyse und Entscheidungsfindung führt.
  • Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter: Die Automatisierungstechnologie befreit Mitarbeiter von der Last mühsamer manueller Aufgaben beim Kopieren und Einfügen von Daten aus PDFs. Dies verlagert den Fokus auf strategischere und wertschöpfendere Aufgaben.
  • Skalierbarkeit: Unabhängig davon, ob es sich um einige hundert oder mehrere tausend Dokumente handelt, kann die Automatisierungstechnologie unterschiedliche Mengen an PDFs effizient verarbeiten. Diese Skalierbarkeit ist besonders vorteilhaft für Organisationen, die mit großen Mengen unstrukturierter Daten arbeiten, wie etwa Finanzinstitute, Gesundheitsdienstleister und Regierungsbehörden.

Wie wählt man den richtigen PDF-Parser aus?

Bei der Auswahl eines PDF-Parsers ist es wichtig, die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

Genauigkeit und Zuverlässigkeit

Wählen Sie eine Lösung mit hoher Genauigkeit zum Extrahieren von Daten aus PDFs. Der Parser sollte verschiedene PDF-Layouts, Schriftarten und -Strukturen verarbeiten, um zuverlässige Extraktionsergebnisse zu gewährleisten. Die vorlagenbasierte PDF-Extraktion gewährleistet bei richtiger Konfiguration eine 100-prozentige Genauigkeit, während vorlagenlose Extraktionstools ungenau sein können, wenn die Modelle nicht richtig trainiert werden.

Flexibilität und Anpassung

Bewerten Sie die Fähigkeit des Parsers, sich durch Anpassung und Konfiguration an spezifische Datenextraktionsanforderungen anzupassen. Suchen Sie nach Funktionen, die die Definition von Extraktionsregeln, Mustern oder Vorlagen für eine konsistente Datenextraktion ermöglichen. Vielseitigkeit im Umgang mit unterschiedlichen Inhalten ist ebenfalls unerlässlich.

Automatisierung und Skalierbarkeit

Bewerten Sie den Automatisierungsgrad des Parsers und stellen Sie sicher, dass er die Stapelverarbeitung zum gleichzeitigen Extrahieren von Daten aus mehreren PDF-Dateien und in Echtzeit unterstützt (sobald neue PDFs in das System eingeführt werden). Zur Optimierung des Datenextraktionsprozesses sollte eine Integration mit anderen Systemen oder Automatisierungsfunktionen, einschließlich Workflow-Orchestrierung und -Planung, in Betracht gezogen werden.

Integrations- und Ausgabeformate

Prüfen Sie, ob der Parser den Export extrahierter Daten in verschiedene Formate wie CSV, Excel, JSON oder Datenbanken zur weiteren Verarbeitung und Integration unterstützt. Erwägen Sie Cloud-Anwendungen, die das Unternehmen über seine APIs für eine nahtlose Datenintegration nutzt.

Support und Updates

Stellen Sie sicher, dass der Parser zuverlässigen technischen Support und regelmäßige Updates bietet, um etwaige Probleme umgehend zu beheben. Durch regelmäßige Updates bleibt der Parser mit den neuesten PDF-Standards und -Technologien kompatibel.

Benutzerfreundliche Oberfläche

Suchen Sie nach einem Parser mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, um die Konfiguration, Überwachung und Verwaltung von PDF-Extraktionsaufgaben zu vereinfachen. Eine gut gestaltete Benutzeroberfläche kann das gesamte Benutzererlebnis erheblich verbessern.

Astera ReportMiner für PDF-Parsing

Astera ReportMiner ist eine fortschrittliche PDF-Parsing-Lösung, die künstliche Intelligenz für die automatisierte Datenextraktion aus PDF-Dateien nutzt. Die Lösung wurde speziell für PDF-Dokumente mit unterschiedlichen Layouts entwickelt, rationalisiert den Extraktionsprozess und lädt Daten effizient in Datenbanken oder Excel-Dateien. AsteraDie benutzerfreundliche Schnittstelle ohne Code vereinfacht die PDF-Datenextraktion, minimiert den manuellen Aufwand und beschleunigt den gesamten Extraktionsprozess.

Astera Reportminer - Datenextraktionsprozess und Flussdiagramm

Hauptmerkmale von Astera ReportMiner:

  • Intelligente Datenextraktion: AsteraDie KI-gestützte Engine extrahiert effizient Daten aus verschiedenen Vorlagen, indem sie die gewünschten Felder identifiziert. Es verwaltet Variationen verschiedener Vorlagen geschickt und gewährleistet so eine schnelle und genaue Extraktion.
  • Datentransformation: Astera wandelt extrahierte Daten in das gewünschte Format um und erleichtert so das Filtern, Validieren, Bereinigen oder Neuformatieren entsprechend spezifischer Anforderungen.
  • Stapelverarbeitung: Durch die Unterstützung der Stapelverarbeitung ermöglicht das Tool die gleichzeitige Extraktion von Daten aus mehreren PDF-Dokumenten für eine effiziente und geplante Verarbeitung.
  • Echtzeitverarbeitung:  AsteraDie Funktion „File Drop“ in Scheduler-Prozessen extrahiert Informationen aus einer Datei, sobald diese in einem Ordner erscheint, und ermöglicht so eine Echtzeitverarbeitung.
  • Integration mit externen Systemen: Astera ReportMiner Lässt sich nahtlos in externe Systeme oder Datenbanken integrieren und erleichtert das direkte Laden extrahierter Daten in bevorzugte Ziele.
  • Fehlerbehandlung und Protokollierung: Unterstützt durch robuste Fehlerbehandlungsmechanismen, ReportMiner verwaltet Ausnahmen während des Extraktionsprozesses. Das Tool bietet außerdem Protokollierungsfunktionen zum Erfassen und Verfolgen aller aufgetretenen Fehler oder Probleme und sorgt so für eine reibungslose Extraktion.

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