Automatisieren Sie die Datenextraktion aus Steuerformularen in 5 einfachen Schritten

A Smartsheet-Bericht fanden heraus, dass über 40 % der Arbeitnehmer mindestens ein Viertel ihrer Arbeitswoche damit verbringen, Daten manuell zu extrahieren. Steuerspezialisten in vielen Organisationen verbringen Stunden oder sogar Tage damit, Stapel von Papier- oder PDF-Dokumenten zu durchsuchen, nach relevanten Informationen zu suchen und diese in Tabellenkalkulationen oder Datenbanken einzugeben.

Das ist eine Menge Zeit- und Geldverschwendung für einen langwierigen und fehleranfälligen Prozess. Glücklicherweise gibt es eine bessere Möglichkeit, die Datenextraktion aus Steuerformularen zu handhaben. Mit Astera ReportMinerkönnen Sie den gesamten Prozess automatisieren und sich Zeit, Geld und Ärger sparen.

Warum ist die Datenextraktion aus Steuerformularen wichtig?

Die Extraktion von Steuerformulardaten, insbesondere aus Dokumenten wie W-2, 1099 und 1098, ist aus verschiedenen Gründen für Einzelpersonen, Unternehmen, Steuerfachleute, Kreditgeber, Finanzinstitute, Forscher und Analysten von entscheidender Bedeutung:

• Genaue Steuererklärung: Die Automatisierung der Datenextraktion gewährleistet eine genaue und zeitnahe Einreichung von Steuererklärungen für Privatpersonen und Unternehmen und verringert das Risiko von Strafen, Zinsen und Prüfungen durch das IRS.
• Erweiterte Dienste: Steuerfachleute und Buchhalter können ihren Kunden mit genau extrahierten Daten bessere Dienstleistungen wie Steuerplanung, Compliance, Optimierung und Lösung bieten.
• Risikominderung: Kreditgeber und Finanzinstitute können das Einkommen und die Kreditwürdigkeit des Kreditnehmers genau überprüfen und so das Risiko von Zahlungsausfällen und Betrug verringern.
• Aufschlussreiche Analyse: Forscher und Analysten können wirtschaftliche und soziale Trends anhand von Steuerdaten wie Einkommensverteilung, Steuerbelastung, Anreizen und Steuerhinterziehung untersuchen.

Die Automatisierung der Datenextraktion aus Steuerformularen ist aus folgenden Gründen unerlässlich:

• Spart Zeit und Ressourcen: Reduzierung des manuellen Aufwands und Fehler bei der Dateneingabe bei gleichzeitiger Erhöhung der Verarbeitungsgeschwindigkeit.
• Verbessert die Genauigkeit und Konsistenz: Durch die Standardisierung von Datenextraktionsmodellen werden Schwankungen in der Datenqualität minimiert.
• Verbessert Compliance und Sicherheit: Sicherstellen, dass extrahierte Daten den Steuervorschriften entsprechen und sicher gespeichert werden.

Ultraschall Astera Verwandelt die Datenextraktion aus Steuerformularen

Astera ReportMiner ist eine leistungsstarke Lösung zur Extraktion unstrukturierter Daten, die die Datenextraktion aus Steuerformularen automatisiert und optimiert. Astera ReportMiner erfasst unstrukturierte Daten und wandelt sie in ein strukturiertes Format um. Es nutzt fortschrittliche OCR- und KI-Funktionen, um Daten aus jedem Dokument zu extrahieren, einschließlich gescannter PDFs, digitaler PDFs und anderen unstrukturierten Quellen.

Mit der Astera ReportMiner, Sie können:

• Erstellen Sie Extraktionsvorlagen und verwenden Sie sie wieder: Mithilfe der intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche können Sie ganz einfach Extraktionsvorlagen für verschiedene Steuerformulare erstellen und wiederverwenden. Sie können Extraktionsvorlagen für gängige Steuerformate wie W-2, 1099, 1040 und mehr erstellen. Sie können diese Vorlagen mit erstellen ReportMiner, passen Sie sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse an und verwenden Sie sie in mehreren Dokumenten mit demselben Format wieder. Sie können auch die Regeln und die Logik für die Datenextraktion definieren, z. B. Datentypen, Formate, Validierungen und Transformationen.
• Extrahieren Sie Daten aus mehreren Quellen: Sie können Daten aus mehreren Quellen extrahieren, z. B. gescannte PDFs, digitale PDFs, Bilder und andere unstrukturierte Dokumente. Mit hoher Genauigkeit und Geschwindigkeit können Sie die integrierte OCR-Engine verwenden, um Daten aus gescannten oder bildbasierten Dokumenten zu erkennen und zu extrahieren. Sie können Extraktionsvorlagen mit wenigen Klicks erstellen, sodass keine Muster mehr bereitgestellt und Datenbereiche und -felder manuell erstellt werden müssen. Dies reduziert den manuellen Aufwand beim Erstellen einer Extraktionsvorlage, was besonders hilfreich ist, wenn Dokumente komplexe oder umfangreiche Layouts haben.
• Integrieren und exportieren Sie Daten an mehrere Ziele: Sie können die extrahierten Daten integrieren und an verschiedene Ziele exportieren, z. B. Datenbanken, Dateien, BI-Tools oder andere Anwendungen. Sie können die integrierten Konnektoren verwenden, um eine Verbindung zu beliebten Datenquellen und -zielen wie SQL Server, Oracle, Excel, CSV, XML, JSON sowie Power BI- und Tableau-APIs herzustellen. Sie können den REST-API-Connector auch zur Integration mit anderen benutzerdefinierten Anwendungen oder Anwendungen von Drittanbietern verwenden.

Lösungsdemonstration: Wie Astera Automatisiert die End-to-End-Datenextraktion aus Steuerformularen

Schritt 1: Erstellen des Projekts

Der erste Schritt ist das Erstellen eines Astera Projekt. Für diesen Anwendungsfall müssen Sie dem Projekt auch keine Quelldatei hinzufügen. Mit Asterakönnen Sie jede unstrukturierte Datei verarbeiten, z. B. gescannte PDFs, digitale PDFs, Formulare, .TXT, .CSV und andere unstrukturierte Dokumente. Für dieses Beispiel verwenden Sie eine digitale PDF-Datei, die W-2-Formulare enthält.

Schritt 2: Automatisierung der E-Mail-Verarbeitung

Um auf W2-Steuerformulardaten zuzugreifen, müssen Sie eingehende E-Mails auf W2-Steuerformularanhänge überwachen, sie in einen bestimmten Ordner verschieben und als gelesen markieren. Sie können dies automatisieren, indem Sie eine Datenpipeline erstellen und planen.

Dies gewährleistet eine zeitnahe Verarbeitung von W2-Formularen nach Erhalt, optimiert den Datenextraktions-Workflow, erleichtert die zentrale Verwaltung von Anhängen und verbessert die E-Mail-Verwaltung. Dazu müssen Sie Folgendes tun:

• Konfigurieren Sie eine E-Mail-Quelle im Datenflussartefakt von Astera ReportMiner, wo Sie die E-Mail-Verbindung konfigurieren.

• Datenfluss zum Herunterladen von Anhängen in einem lokalen Ordner aus ungelesenen E-Mails mit „Formularen“ im Betreff (dieser Datenfluss soll kontinuierlich ausgeführt werden):

• Legen Sie die Filterkriterien fest, um nur die E-Mails mit „Formulare“ in der Betreffzeile auszuwählen.

• Aktivieren Sie im Objekt „E-Mail-Quelle“ die Option zum Herunterladen von Anhängen und geben Sie den Ordnerpfad an, in dem Sie die heruntergeladenen Anhänge speichern möchten. E-Mail-Anhänge werden automatisch im ausgewählten Ordner angezeigt:

• Das Excel-Ziel im in Abbildung 2 gezeigten Datenfluss speichert Pfade für alle heruntergeladenen Anhänge:

Schritt 3: Erstellen eines Berichtsmodells für das Steuerformular

Der nächste Schritt besteht darin, ein Berichtsmodell für das W2-Steuerformular zu erstellen, damit Sie die Datenfelder, Datentypen und Extraktionsregeln definieren können. Dies ermöglicht eine präzise Extraktion von W2 aus Datenfeldern und verbessert so die Qualität und Zuverlässigkeit der extrahierten Informationen. Dazu müssen Sie Folgendes tun:

• Fügen Sie dem Projekt ein neues Berichtsmodell hinzu. Sie können eine Beispiel-W2-Steuerformulardatei als Berichtslayout hinzufügen und die Seiteneinstellungen und Ränder nach Bedarf anpassen.
• Normalerweise müssen Benutzer die Regionen angeben, aus denen sie Daten extrahieren möchten, sowie die Datenfelder innerhalb der Regionen. Jedoch, AsteraMit der fortschrittlichen KI-gestützten Extraktions-Engine von können Sie mit einem einzigen Klick eine W2-Extraktionsvorlage erstellen:

• Wenn Sie im vorherigen Bildschirm auf „Mit KI erstellen“ klicken, wird Folgendes angezeigt:

• Nachdem die obige Verarbeitung abgeschlossen ist, haben wir das von der KI erstellte Berichtsmodell fertig:

Schritt 4: Datenpipeline zur Verarbeitung eines einzelnen Steuerformulars

Der nächste Schritt besteht darin, eine Datenpipeline für die Verarbeitung eines einzelnen W2-Steuerformulars zu erstellen, um Daten aus W2-Steuerformular-PDFs zu extrahieren, numerische Felder zu standardisieren, Steuerinformationen zu validieren, Gültigkeitsfelder zu generieren und verarbeitete Daten an eine Zieldatenbank zu übertragen. Dies gewährleistet eine konsistente und genaue Extraktion wichtiger Informationen aus W2-Formularen, verbessert die Datenkonsistenz und -lesbarkeit, stellt die Datengenauigkeit und -konformität sicher, erleichtert die Statusüberwachung und Fehlererkennung von W2-Steuerformularen und ermöglicht die zentrale Speicherung extrahierter W2-Daten. Dazu müssen Sie Folgendes tun:

• Erstellen Sie einen neuen Datenfluss in Astera und fügen Sie das im vorherigen Schritt erstellte Berichtsmodell als Quellobjekt hinzu.
• Fügen Sie ein Transformationsobjekt hinzu, z DataCleanse um die Daten zu bereinigen, z. B. Zeichen wie $, unerwünschte Leerzeichen zu entfernen, Nullzahlen durch Nullen zu ersetzen usw.

• Fügen Sie ein Validierungsobjekt hinzu und wenden Sie Geschäftsregeln an, um Steuerinformationen zu validieren, z. B. die Prüfung auf fehlende Werte, den Abgleich mit Referenzdaten, die Validierung von Steuersätzen usw.

• Fügen Sie dem Steuerdatensatz ein neues Feld hinzu, das den Gültigkeitsstatus jedes W2-Steuerformulars angibt, z. B. gültig, ungültig oder ausstehend, basierend auf den Validierungsergebnissen.

• Fügen Sie ein Zielobjekt hinzu, beispielsweise eine Datenbanktabelle oder eine Flatfile, und verwenden Sie es, um die verarbeiteten Daten zur sicheren Speicherung und zum sicheren Abruf in eine Zieldatenbank zu übertragen. Das Folgende ist eine Vorschau der Daten, die in die Datenbank geladen werden, wenn ein einzelnes W2-Steuerformular verarbeitet wird:

Schritt 5: Workflow-Automatisierung

Der letzte Schritt besteht darin, den gesamten Datenextraktions-Workflow zu automatisieren, sodass Sie die Verarbeitung von W2-Steuerformulardateien jeweils dann auslösen können, wenn eine neue Datei in dem von Ihnen vorbereiteten E-Mail-Anhangsordner erscheint. Dadurch wird der Abruf von Anhängen automatisiert, ein kontinuierlicher Datenfluss für die Verarbeitung gewährleistet, der einfache Zugriff auf verarbeitete Anhänge erleichtert, die Verarbeitung durch Automatisierung der Dateiverwaltung optimiert, eine effiziente Dateiverwaltung sichergestellt und Datenbankaktualisierungen in Echtzeit ermöglicht. Dazu müssen Sie Folgendes tun:

• Erstellen Sie einen neuen Workflow in Astera und fügen  KontextInfo. ContextInfo übernimmt Kontextinformationen der geplanten Joblaufzeit. Hier wird der Dateipfad abgerufen, der diesen Fluss auslöst.
• Fügen Sie eine Datenflussaufgabe hinzu und führen Sie damit den Datenfluss aus, den Sie im dritten Schritt erstellt haben, um ein einzelnes W2-Steuerformular zu verarbeiten.
• Fügen Sie eine Dateisystemaufgabe hinzu und löschen Sie damit die verarbeitete W2-Steuerformulardatei nach der Datenflussausführung aus dem Ordner „Anhänge“.

• Der Workflow löst die Verarbeitung von W2-Steuerformularen aus, sobald Ihr Team diese im E-Mail-Anhangsordner erhält. Nach Abschluss speichert der Workflow automatisch Datensätze aus jedem E-Mail-Anhang in der Zieldatenbank:

• Jedes Mal, wenn Ihr Workflow einen neuen W2-Formularanhang per E-Mail erhält, wird er verarbeitet (erkennbar an der Namensänderung).

• Nachdem ein W2-Steuerformular verarbeitet wurde, wird es aus dem Ordner gelöscht, um sicherzustellen, dass nur neue Dateien verarbeitet werden, die im Ordner erscheinen:

• Planen Sie den Workflow so, dass er beim Auslöser zum Löschen von Dateien im Anhangsordner ausgeführt wird.

Auswirkungen der Automatisierung auf die Datenextraktion aus Steuerformularen

• Reduzieren Sie die Zeit für die Extraktion von Steuerformulardaten: Mit der automatisierten Datenextraktion aus Steuerformularen können Sie die Datenextraktionszeit von Stunden auf Minuten verkürzen, indem Sie den Prozess automatisieren und optimieren. Sie können über 100,000 Steuerformulare in einem Bruchteil der Zeit bearbeiten und die Fristen und Vorschriften für die Steuererklärung und -berichterstattung einhalten. Mit Astera, kann Ihr Team den Zeitaufwand für die Datenextraktion um reduzieren bis 80%.
• Verbessern Sie die Datenqualität und -genauigkeit: Durch die automatisierte Extraktion von Steuerdatenformularen können Sie die Datenqualität und -genauigkeit verbessern von 90%, unter Verwendung integrierter Datenbereinigungs- und Validierungsfunktionen. Sie können die Vollständigkeit und Richtigkeit der extrahierten Daten sicherstellen und Fehler oder Strafen vermeiden.
• Sparen Sie Kosten und Ressourcen: Durch die automatisierte Extraktion von Steuerdatenformularen können Sie Kosten sparen, da keine manuelle Dateneingabe oder komplexe und teure Software erforderlich ist. Dadurch kann Ihr Team die Arbeits- und Betriebskosten senken und die Produktivität und Effizienz des Personals steigern.

Mit der automatisierten Extraktion von Steuerformularen können Sie Daten aus Steuerformularen schnell, einfach und genau extrahieren und so Daten für Berichte, Analysen oder Compliance nutzen. Ihr Unternehmen kann eine höhere Kundenzufriedenheit und -bindung erreichen und sich so einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschaffen.

Astera ReportMiner ist eine leistungsstarke Datenextraktionslösung, die jedes Steuerformular und jede unstrukturierte Datenquelle verarbeitet. Ganz gleich, ob Sie Daten aus W-2, 1099, 1040 oder einem anderen Steuerformular extrahieren müssen, Astera ReportMiner kann es in wenigen Minuten erledigen. Es ist keine Codierung oder Skripterstellung erforderlich. Einfach zeigen und klicken. Stellen Sie sich vor, wie viele Stunden Sie mit dieser Automatisierung sparen und welche Fehler Sie vermeiden könnten.

Wenn Sie daran interessiert sind, es zu versuchen Astera ReportMiner Für sich selbst können Sie eine starten Kostenlose 14-Tage-Testversion heute oder Vereinbaren Sie eine individuelle Demo mit unseren Experten und erhalten Sie eine individuelle Anleitung Astera ReportMinerMerkmale und Fähigkeiten von Verpassen Sie nicht diese Gelegenheit, Ihre Datenextraktion mit auf die nächste Stufe zu heben Astera ReportMiner.