
Die 10 besten Rechnungsverarbeitungssoftwares im Jahr 2025
Die Rechnungsverwaltung ist unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens eine wichtige Aufgabe, kann jedoch aufgrund der schieren Menge an Rechnungen, unterschiedlichen Formaten und der Notwendigkeit einer genauen Nachverfolgung und pünktlichen Zahlungen schnell überwältigend werden. Manuelle Prozesse mit Papierrechnungen sind zeitaufwändig und führen häufig zu Fehlern, Verzögerungen und Schwierigkeiten bei der Führung organisierter Aufzeichnungen. Mit tMit der richtigen Rechnungsverarbeitungssoftware können Sie Ihr Rechnungsmanagement optimieren, Zeit sparen und die Anzahl der Fehler verringern.
In diesem Handbuch erfahren Sie mehr über die beste Software zur Rechnungsverarbeitung, die Sie kennen sollten. Außerdem erfahren Sie, welche Vorteile diese Tools Ihnen bieten und wie Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen auswählen.
Was macht eine Rechnungsverarbeitungssoftware?
Rechnungsverarbeitungssoftware automatisiert den gesamten Rechnungsmanagement-Workflow. Diese Tools integrieren mehrere KI-gestützte Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), große Sprachmodelle (LLMs) und maschinelles Lernen.
Das Ergebnis ist eine schnellere, zuverlässigere Lösung, die eine weitaus bessere Alternative zur manuellen Rechnungsverarbeitung darstellt. Rechnungsverarbeitungssoftware spart Zeit, liefert Ihnen genauere Ergebnisse und sorgt für Echtzeit-Einblicke in Ihre Kreditorenprozesse. Durch die Automatisierung des Rechnungsgenehmigungsprozesses werden Rechnungen gemäß Ihren definierten Bedingungen weitergeleitet, sodass manuelle Mahnungen und Nachverfolgungen nicht mehr erforderlich sind.
Das 10 Beste Rechnungsprozesssingen Softwarere in 2025
1. Astera
Astera ist eine KI-gestützte, codefreie Komplettlösung zur Datenverwaltung. Die leistungsstarken Funktionen sind darauf ausgelegt, Ihren Rechnungsverarbeitungs-Workflow zu verbessern, und die intuitive Benutzeroberfläche hilft Ihnen dabei, die Lösung schnell zum Laufen zu bringen. Die Preise sind auf Ihren Anwendungsfall zugeschnitten und auf Anfrage erhältlich.
Hauptmerkmale
- Intelligente Dokumentenverarbeitung: Asteras anpassbare intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) Die Komponente erkennt und verarbeitet schnell unterschiedliche Dokumentarten – auch mit unterschiedlichen Formaten, Strukturen und Layouts.
- Einfache Integration: Sich zusammenschliessen Astera mit Ihren vorhandenen Tools und Systemen ist dank nativer Konnektoren und API-Unterstützung bequem. Astera ermöglicht Ihnen auch den Aufbau benutzerdefinierter Konnektoren für einzigartigere Datenintegration Anforderungen.
- Datenvalidierung: Konfigurieren Sie Validierungsprüfungen im Extraktionsprozess, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungsdaten fehlerfrei sind, bevor sie verarbeitet und in Ihre Aufzeichnungen eingegeben werden.
- Drag-and-Drop-Workflows: Astera erleichtert das Erstellen benutzerdefinierter Workflows gemäß Ihren Geschäftsregeln. Verwenden Sie den Drag-and-Drop-Ansatz, um die Erstellung komplexer Pipelines zu vereinfachen.
- Schnelle Automatisierung: AsteraDie KI-gesteuerte Automatisierung von minimiert manuelle Eingriffe. Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows, die Ihren Anforderungen entsprechen, und lassen Sie sie dann ausführen, ohne dass ständige Anpassungen und Änderungen erforderlich sind.
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Fang hier an2. Rossum
Rossum ist ein Cloud-natives, KI-basiertes Tool zur Dokumentenverarbeitung.
Als IDP-LösungRossum zielt darauf ab, die Arbeitsabläufe im Rechnungsmanagement mit seinen selbstlernenden Algorithmen und der Rossum Aurora AI-Engine zu vereinfachen. Es verfügt über eine anpassbare Benutzeroberfläche und kann sich auch an Änderungen der Rechnungsformatierung oder des Layouts anpassen.
Beachten Sie jedoch, dass die Ersteinrichtung schwierig ist, die Genauigkeit problematisch sein kann und das Tool Probleme mit Dokumenten hat, die nicht auf Englisch sind. Sie müssen auch über einige Programmierkenntnisse verfügen, um das Beste daraus zu machen. Und schließlich sollten Sie sich bei Preisen ab 18,000 $ pro Jahr für das Starter-Paket nach Alternativen umsehen, die mehr als nur IDP-Funktionen bieten. Rossum bietet auch Business-, Enterprise- und Ultimate-Pakete mit verschiedenen Add-Ons an.
3.Xero
Xero ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware. Sie richtet sich in erster Linie an Buchhalter und Steuerberater, bietet aber auch Funktionen für Kleinunternehmer. Das Tool ist in den Paketen Starter (29 USD pro Monat), Standard (46 USD pro Monat) und Premium (69 USD pro Monat) erhältlich.
Xero vereinfacht die Auftragsverwaltung, Zahlungsabwicklung, Spesenabrechnung, Bankabstimmung, Umsatzsteuererklärungen und Bestandsverwaltung. Es bietet außerdem Dashboarding, Analysen und Berichte für Compliance-Zwecke.
Andererseits sind einige der Funktionen von Xero nur als kostenpflichtige Add-ons über Drittanbieter verfügbar und die erweiterten nativen Funktionen sind nicht kostenlos. Dies kann die Nutzungskosten in die Höhe treiben. Die eingeschränkte Anpassbarkeit des Tools und der fehlende Telefonsupport können ebenfalls ein Ausschlusskriterium sein, wenn Sie maßgeschneiderte Lösungen oder direkte Unterstützung in Echtzeit bevorzugen.
4. Luftwaffenstützpunkt
Airbase von Paylocity ist ein Finanztool mit Fokus auf Ausgabenmanagement. Es kombiniert Rechnungsverarbeitung mit Ausgabenmanagementfunktionen, um mehr Einblick und Kontrolle über die Unternehmensausgaben zu bieten. Das Tool verfügt über drei Standardpakete: Standard (für bis zu 200 Mitarbeiter), Premium (für bis zu 500 Mitarbeiter) und Enterprise (für bis zu 10,000 Mitarbeiter). Kunden können auch mit dem Team von Airbase zusammenarbeiten, um benutzerdefinierte Pakete zu erstellen. Preise sind auf Anfrage erhältlich.
Airbase verfügt auch über verschiedene Module, die Kreditorenbuchhaltung, geführte Beschaffung und Firmenkartenverwaltung. Zu den Funktionen der Plattform gehören Buchhaltungsautomatisierung, automatische Erstellung von Prüfpfaden, Lieferantenverwaltung, Belegverwaltung und Ausgabenanalyse. Sie bietet außerdem Sicherheit und Betrugserkennung.
Airbase ist jedoch keine geeignete Lösung zur Rechnungsverarbeitung, wenn Sie ein großes Unternehmen haben oder Ihr Unternehmen über mehrere Niederlassungen oder Regionen verfügt. Das Hochladen, Verarbeiten und Einrichten virtueller Karten für Rechnungen ist auf die Region/Niederlassung beschränkt, in der Sie sich befinden. Darüber hinaus kann Airbase langsam sein und neue Benutzer haben aufgrund des unzureichenden Schulungs- und Support-Frameworks Schwierigkeiten.
5. Coupa
Wie Airbase ist auch Coupa in erster Linie eine Plattform für Ausgabenmanagement, aber seine dedizierte AP-Automatisierungslösung hebt es von anderen ab. Coupa verwendet von der Community generierte KI und verfügt über einen integrierten KI-Agenten namens Coupa Navi für Benutzerunterstützung und -hilfe. Zu den Paketen gehören Registered (kostenlos), Verified (549 USD pro Jahr), Premium Support (499 USD+ pro Jahr) und Advanced (4800 USD pro Jahr).
Coupa bietet mehrere Optionen für die elektronische Rechnungsstellung. Sie können die Rechnungsstellung mit dem Beschaffungssystem koppeln, um Ausgaben vorab zu genehmigen, Rechnungen mit Bestellungen abzugleichen und Zahlungen zu automatisieren. Ebenso vereinfacht die Verknüpfung der Rechnungsstellung mit Zahlungen lokale und internationale Transaktionen.
Auf der anderen Seite hat das Tool keine sehr intuitive Benutzeroberfläche oder ein benutzerfreundliches Design, was zu einer steilen Lernkurve beiträgt. Es ist auch nicht sehr anpassbar und Sie können nur mit begrenzten Dateitypen arbeiten. Benutzerbeschwerden konzentrieren sich auch auf den Kundensupport.
6. Rho
Rho ist eine umfassende Finanzplattform, die integrierte Bank- und AP-Automatisierungsfunktionen bietet. Im Gegensatz zu seinen Mitbewerbern ist Rho eine kostenlose Plattform, sodass alle Benutzer auf dieselben Funktionen zugreifen können und erweiterte Funktionen nicht auf kostenpflichtige Pläne beschränkt sind. Das Tool erhebt nur Gebühren für Fremdwährungstransaktionen und Überweisungsrückrufe.
Rho bietet ein One-Touch-System zur Rechnungsverarbeitung mit dediziertem Posteingang, Lieferantenmanagement und automatischem Abgleich in Echtzeit. Es unterstützt außerdem Rechnungsautomatisierung, Ausgabenverfolgung in Echtzeit und die Erstellung von Prüfpfaden.
Andererseits ist Rho noch relativ neu auf dem Markt und verfügt nicht über die erweiterten Funktionen seiner etablierteren Konkurrenten. Das Tool unterstützt beispielsweise weder Three-Way-Matching noch Beschaffung, Procure-to-Pay oder erweitertes Supply-Chain-Management.
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Kontaktieren Sie Uns7. Melio
Melio ist eine B2B-Rechnungszahlungsplattform, die zur Optimierung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltungsfunktionen entwickelt wurde. Sie unterstützt Workflow-Automatisierung, Cashflow-Management und mehrere Zahlungsarten für mehr Flexibilität. Zu den Paketen gehören Go (kostenlos), Core (21.25 $ pro Monat mit 10 $ pro Monat für jeden zusätzlichen Benutzer) und Boost (46.75 $ pro Monat mit 10 $ pro Monat für jeden zusätzlichen Benutzer).
Zu den Funktionen von Melio gehören die automatische Rechnungserfassung, W9-Einzug, automatische 1099-Synchronisierung, Ratenkonvertierungen und Stapelverarbeitung. Es unterstützt auch die Dateneingabe über PC oder Smartphone. Sie können die mobile App zur Zahlungsverwaltung auch außerhalb Ihres Arbeitsplatzes verwenden. Unabhängig von Ihrer bevorzugten Zahlungsart erhalten Ihre Lieferanten Zahlungen auf die von ihnen gewünschte Weise, ohne sich selbst bei Melio anmelden zu müssen.
Bevor Sie sich jedoch für Melio als Ihre Rechnungsverarbeitungssoftware entscheiden, sollten Sie einige Faktoren berücksichtigen, darunter verspätete oder nicht verarbeitete Zahlungen, langsame Leistung und mangelnder Kundensupport. Auch unterschiedliche Transaktionsgebühren können die Gesamtkosten der Nutzung erhöhen. Melio berechnet 20 USD für Schnellschecks, mindestens 2.9 % für Kredit- oder Debitkartentransaktionen und eine Pauschalgebühr von 20 USD + 2.9 % für internationale Zahlungen.
8. Wolfram-Automatisierung (InvoiceAgility)
Tungsten Automation, früher bekannt als Kofax, bietet Lösungen für Workflow-, Rechnungs- und Dokumentenautomatisierung. InvoiceAgility, die Rechnungsverarbeitungssoftware von Tungsten, ist in drei Stufen erhältlich: Standard, Advanced und Enterprise. Preise erhalten Sie auf Anfrage.
InvoiceAgility funktioniert sowohl mit physischen als auch mit elektronischen Rechnungen und bietet automatisierte Prüfungen auf Richtigkeit und Validierung. Es verfügt über einen integrierten KI-Assistenten namens Tungsten Copilot, der bei der Trendanalyse und -optimierung helfen kann. Das Tool nutzt außerdem maschinelles Lernen zur kontinuierlichen Verbesserung und lässt sich problemlos in große ERP-Systeme integrieren, wie z. B. Microsoft Dynamisches 365, Oracle ERP, SAP ERP und Workday.
Beachten Sie, dass InvoiceAgility teuer sein kann und die Benutzeroberfläche nicht sehr benutzerfreundlich ist. Das Tool hat außerdem eine steile Lernkurve, insbesondere im Vergleich zu anderen No-Code-Rechnungsverarbeitungstools, und erfordert für eine bessere Leistung einige Programmierkenntnisse.
9. Docsumo
Docsumo ist in erster Linie ein Dokument-KI-Lösung und unterstützt verschiedene Dokumenttypen. Als Lösung zur Rechnungsverarbeitung nutzt es seine Datenextraktionsfunktionen für Anwendungsfälle im Rechnungsmanagement und verwendet OCR zum Scannen physischer Rechnungen. Es bietet drei Pakete mit unterschiedlichen Seitenbegrenzungen: Free (100 Seiten für 0 $ pro Monat), Growth (1000 Seiten für 299 $ pro Monat) und Enterprise (individuelle Seitenbegrenzungen und Preise).
Docsumo verfügt über eine vorab trainierte API zur Rechnungsverarbeitung. Es bietet außerdem eine automatische Klassifizierung und Aufteilung von Dokumenten. Sobald eine Rechnung verarbeitet wurde, kann das Tool Rechnungsdaten gemäß vordefinierter Regeln exportieren. Es lässt sich in verschiedene CRMs, ERPs, Buchhaltungs- und Lohnbuchhaltungssysteme integrieren.
Das Trainieren der KI-Modelle von Docsumo kann jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen und die Kategorisierungsfunktion kann Probleme bereiten, wenn Ihre Rechnungen eine große Variabilität aufweisen. Unzureichend trainierte KI-Modelle können zu ungenauen Ergebnissen führen. Daher ist dies möglicherweise nicht das richtige Tool, wenn Sie eine schnelle Implementierung und Einrichtung benötigen.
10. Salbei Intacct
Sage Intacct ist ein cloudbasiertes Finanzmanagement- und Buchhaltungstool. Als zentrale Buchhaltungssoftware erfüllt es die Anforderungen an Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Hauptbuchhaltung, Analyse und Multi-Entity-Management. Preisdetails sind auf Anfrage erhältlich.
Als Software zur Rechnungsverarbeitung bietet Sage Intacct KI-basierte Automatisierungsfunktionen. Es extrahiert Rechnungsdaten automatisch, um vorgefertigte Entwürfe zu erstellen, und vereinfacht den Abgleich durch automatisch abgeglichene und automatisch erstellte Entwurfstransaktionen. Sie können auch Ausgabenlimits konfigurieren und während des gesamten Lebenszyklus einer Rechnung Transparenz und klare Prüfpfade aufrechterhalten.
Benutzerbewertungen zeigen, dass Sage Intacct teuer ist. Außerdem ist es mit zahlreichen Funktionen ausgestattet, was eine steile Lernkurve und umfangreiche Schulungsanforderungen mit sich bringt. Diese Funktionen können auch übertrieben sein, wenn Ihr Unternehmen einfache Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung hat. Schließlich sind nach der Implementierung alle Konfigurationsänderungen ohne die Beteiligung des Teams schwierig, da die Plattform konform bleiben muss.
So wählen Sie eine Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung aus
Bei der Auswahl einer Software für die Rechnungsverarbeitung geht es vor allem darum, die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu berücksichtigen. Hier sind einige Faktoren und Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten:
1. Skalierbarkeit
Jede Software, die Sie auswählen, muss mit Ihrem Unternehmen wachsen und darf nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllen. Wenn Sie beispielsweise ein Unternehmenswachstum erwarten, das Ihr Rechnungsvolumen von einigen Hundert auf einige Tausend pro Woche steigern kann, berücksichtigen Sie diese Prognosen. Ihre Lösung zur Rechnungsverarbeitung sollte in der Lage sein, das erhöhte Volumen ohne Leistungsprobleme zu bewältigen.
2. KI und Automatisierung
Der effektive Einsatz von KI und Automatisierung macht Rechnungsverarbeitungssoftware zukunftssicher, ist aber auch in der Gegenwart hilfreich. Funktionen wie KI-gesteuerte Datenerfassung und automatisierte Extraktion steigern die Effizienz und helfen Ihnen, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen, ohne viel manuelles Eingreifen.
3. Integration
Eine einfache Integration in Ihre vorhandenen Systeme spart Ihnen Zeit und Mühe. Je besser ein Tool mit Ihren aktuellen CRMs, ERPs und Buchhaltungssystemen kompatibel ist, desto weniger störend wirkt es sich auf Ihre Arbeitsabläufe aus. Der Übergang verläuft reibungsloser und Ihr Team muss sich an weniger neue Elemente gewöhnen.
4 Benutzerfreundlichkeit
Intuitive Schnittstellen können die Einarbeitungszeit und den Schulungsaufwand verkürzen. Auch wenn ein Tool viele Optionen und Funktionen bietet, sollte es benutzerfreundlich sein und alle diese Elemente leicht verständlich machen. Komplexe Plattformen erfordern eine umfangreichere Schulung, was die Implementierung verzögert und Ihre Zeitpläne beeinträchtigt.
5. Customization
Durch anpassbare Workflows kommt Ihnen eine Lösung zur Rechnungsverarbeitung entgegen, ohne dass Sie Ihre Prozesse neu gestalten müssen. Die Möglichkeit, Workflows zu optimieren, ist ein großer Vorteil, der die Benutzerfreundlichkeit verbessert und den Nutzen eines Tools für Ihr Unternehmen steigert.
6. Beachtung
Compliance muss oberste Priorität haben, insbesondere wenn Sie ein multiregionales Unternehmen führen oder in einem stark regulierten Sektor wie der Fertigung, dem Gesundheitswesen oder dem Finanzwesen tätig sind. Vorschriften zum Rechnungsmanagement zielen darauf ab, die Steuerberichterstattung zu verbessern, Betrug zu verringern und die Transparenz bei Transaktionen aufrechtzuerhalten.
7. Kosten
Egal, ob Sie ein Startup oder ein etabliertes Unternehmen leiten, Sie haben wahrscheinlich ein festes Budget, wenn Sie nach einem Tool zur Rechnungsautomatisierung suchen. Eine gewisse Flexibilität ist zwar gut, aber die von Ihnen gewählte Software muss die von Ihnen benötigten Funktionen bieten und gleichzeitig Ihren Budgetbeschränkungen entsprechen. Es ist wichtig, dieses Gleichgewicht zu finden – Sie möchten nicht zu viel für Funktionen bezahlen, die Sie nicht nutzen, oder Geld sparen, nur um dann mit einem Tool dastehen zu müssen, das Ihren Anforderungen nicht entspricht.
8. Customer Support
Wenn Sie eine Software zur Rechnungsverarbeitung auswählen, arbeiten Sie eng mit dem Anbieter zusammen. Nach der ersten Einrichtung ist das Supportteam der Software Ihr erster Ansprechpartner. Sie sollten Support über mehrere Kanäle erhalten können – beispielsweise E-Mail, Live-Chat und Telefonanrufe – und mindestens einer davon sollte rund um die Uhr verfügbar sein. Suchen Sie außerdem nach ergänzenden Supportressourcen wie umfassender Dokumentation oder Online-Schulungskursen.
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In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld ist eine Software zur Rechnungsverarbeitung mehr als nur ein nettes Extra. Mit dem richtigen Tool kann Ihr Team wertvolle, strategische Aufgaben übernehmen, anstatt Daten manuell einzugeben oder andere rechnungsbezogene Routinearbeiten auszuführen. Außerdem spart es Zeit, minimiert menschliche Fehler und trägt zu schnelleren Rechnungsgenehmigungs- und Zahlungszyklen bei.
Und das Beste: Die Vorteile einer Rechnungsverarbeitungssoftware beschränken sich nicht nur auf pünktliche Zahlungen oder die Erlangung von Skonto. Sie unterstützt Ihr Unternehmen auch, indem sie die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt, die Beziehungen zu Lieferanten verbessert und Ihren Cashflow optimiert.
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