Was ist EDI? Die Grundlagen des elektronischen Datenaustauschs erklärt

Was ist elektronischer Datenaustausch (EDI)?

EDI steht für Electronic Data Interchange, den automatisierten Prozess des Austauschs von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen und Rechnungen zwischen einem Unternehmen und seinen Handelspartnern. EDI-Standards wie ANSI X12 und EDIFACT, stellen Sie sicher, dass diese Dokumente einer konsistenten Struktur folgen, um die Kommunikation zu optimieren und die Transaktionen zu beschleunigen.

Unternehmen tauschen täglich verschiedene Arten von Dokumenten mit ihren Handelspartnern aus. Der Begriff Handelspartner oder Geschäftspartner bezieht sich auf Unternehmen (z. B. Sie und Ihre Lieferanten, Verkäufer, Händler usw.), die regelmäßig Geschäftsdokumente austauschen. Bei herkömmlichen Methoden zur Durchführung dieser Transaktionen werden diese Dokumente per E-Mail gesendet und empfangen und die Daten manuell erneut in Systeme eingegeben. Dieser Prozess ist nicht nur fehleranfällig, sondern umfasst auch Dokumente mit unterschiedlichen Formaten und Strukturen, die die Datenverarbeitung unnötig zeitaufwändig machen.

Der elektronische Datenaustausch (EDI) automatisiert den Austausch dieser Dokumente, indem er Ihnen ermöglicht, standardisierte digitale Dokumente ohne manuelle Eingriffe von einem System zum anderen zu übertragen. Das strukturierte Format ist von entscheidender Bedeutung – digitale Systeme und Computer verwenden es, um diese Dokumente zu verstehen und miteinander zu kommunizieren.

Während Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise (ASN) die am häufigsten ausgetauschten Dokumente sind, ist die Bandbreite der unterstützten Dokumente riesig. Sie können praktisch jede Art von Geschäftsdokument problemlos austauschen, einschließlich Frachtbriefen, Zollinformationen, Bestandsberichten, Aktualisierungen des Versandstatus und Zahlungsdetails.

Eine kurze Geschichte des elektronischen Datenaustauschs

Die EDI-Technologie wurde zunächst als System zur Sendungsverfolgung eingeführt. Es dauerte mehrere Jahre, bis das System Gestalt annahm und sich zu standardisierten Geschäftsdokumenten und schließlich zu elektronischen Nachrichten, wie wir sie heute kennen, entwickelte.

Als XML und AS2 erstmals eingeführt wurden, glaubten viele, sie würden EDI aufgrund ihrer Einfachheit und Lesbarkeit ersetzen. Später kamen APIs auf und lösten ähnliche Vorhersagen aus, dass sie EDI ablösen würden. Der Kommunikationsstandard ist jedoch immer noch stark – er bleibt eine äußerst zuverlässige und standardisierte Methode für die B2B-Kommunikation und den Austausch von Geschäftsdaten, insbesondere in Branchen, in denen Compliance, Sicherheit und eine etablierte Infrastruktur von entscheidender Bedeutung sind.

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Was sind die verschiedenen EDI-Standards?

Organisationen in unterschiedlichen Branchen und Regionen greifen auf die entsprechenden EDI-Standards zurück. Dazu gehören:

• ANSI ASC X12
• UN/EDIFACT
• HIPAA
• EANCOM
• VICS
• ODETTE
• Tradacoms
• VDA
• RosettaNet
• SWIFT

Erfahren Sie mehr über EDI-Standards im Detail.

Arten von EDI

Wir finden mehrere EDI-Typen, die in unterschiedlichen Kontexten und Branchen verwendet werden. Unternehmen können einen einzelnen Transaktionstyp oder eine Kombination davon verwenden, je nach den Anforderungen ihrer Handelspartner, den technischen Möglichkeiten, den Sicherheitsanforderungen und den Branchenstandards.

1. Direktes EDI

Auch als Point-to-Point-EDI bekannt, stellt es eine direkte Verbindung zwischen den Systemen des Absenders und des Empfängers her und ermöglicht so den sicheren Austausch elektronischer Dokumente ohne Zwischenhändler. Direktes EDI erfordert, dass beide Parteien über kompatible Systeme und Kommunikationsprotokolle verfügen.

2. Mehrwertnetzwerk (VAN)

A Mehrwertnetzwerk (VAN) ist ein Drittanbieter, der als Vermittler fungiert für EDI-Transaktionen und bietet sichere Datenübertragung, Übersetzung, Dokumentenverfolgung und Nachrichtenweiterleitungsdienste. VANs erhalten EDI-Dokumente von einem Handelspartner in Stapeln, validieren und verarbeiten sie und liefern sie dann an den vorgesehenen Empfänger.

3. EDI mittels AS2 (Anwendbarkeitserklärung 2)

AS2 ist ein internetbasiertes Kommunikationsprotokoll, das den sicheren Austausch von EDI-Dokumenten über das Internet mithilfe von Verschlüsselung und digitalen Signaturen ermöglicht. AS2 verwendet für die Kommunikation das HTTP- oder HTTPS-Protokoll und ist daher die am häufigsten verwendete Methode für EDI-Transaktionen.

4. EDI mittels AS4 (Anwendbarkeitserklärung 4)

AS4 ist eine Erweiterung von AS2 und bietet einen verbesserten Nachrichtenstandard für den EDI-Dateiaustausch. Es bietet zusätzliche Sicherheitsfunktionen, beispielsweise Unterstützung für Webdienste und verbesserte Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen. EDI über AS4 wird häufig im Gesundheits- und Regierungssektor verwendet.

5. EDI mittels FTP/SFTP/FTPS

Sie können für den elektronischen Datenaustausch auch verschiedene Dateiübertragungsprotokolle verwenden. FTP (File Transfer Protocol) ist das einfachste Protokoll zum Übertragen von EDI-Dateien über ein Netzwerk. Da FTP nicht von Natur aus sicher ist, verwenden Unternehmen SFTP (verwendet SSH), um Daten während der Übertragung zu verschlüsseln. FTPS ist die zweite Alternative zu FTP, die SSL/TLS zum Verschlüsseln von Daten verwendet.

6. Web-EDI

Wie der Name schon sagt, ermöglicht Web-EDI Transaktionen über webbasierte Portale oder Plattformen. Handelspartner greifen auf eine Weboberfläche zu, um Dokumente auszutauschen, ohne dass dafür eine spezielle EDI-Software erforderlich ist. Web-EDI eignet sich häufig für kleinere Unternehmen oder Organisationen mit geringem Transaktionsvolumen oder begrenzten IT-Ressourcen.

7. Mobiles EDI

Mit Mobile EDI können Benutzer bestimmte EDI-bezogene Aufgaben mithilfe mobiler Geräte wie Smartphones oder Tablets ausführen. Es bietet die Flexibilität, unterwegs auf EDI-Transaktionen zuzugreifen und diese zu verwalten, was eine schnelle Entscheidungsfindung und Reaktion auf Geschäftsprozesse ermöglicht.

Wie funktioniert EDI?

EDI ist ein bidirektionaler Kommunikationsprozess zwischen Ihnen und Ihren Partnern. In einer typischen EDI-Konfiguration erfolgt die Übertragung und der Empfang von Dokumenten über eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung zwischen zwei Systemen, obwohl auch häufig Value-Added Networks (VAN) verwendet werden. Die Wahl der Übertragungsmethode hängt weitgehend von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie über hohe Transaktionsvolumina und etablierte Beziehungen zu Ihren Handelspartnern verfügen, sind Sie mit einer Punkt-zu-Punkt-Verbindung besser bedient. VANs sind besser geeignet, wenn Ihre Transaktionsvolumina häufig schwanken und Sie über ein breites Spektrum an Handelspartnern verfügen.

EDI-Software oder -Systeme sind die grundlegendsten Tools, die Sie zum Erstellen, Übersetzen und Übertragen von Dokumenten auf elektronischem Wege benötigen. Neben der Integration in Ihre Systeme und der Formatkonvertierung kann EDI-Software auch Fehlerprüfungen und Datenvalidierungen durchführen und Ihnen dabei helfen, verschiedene Standards einzuhalten.

Um zu verstehen, wie der EDI-Prozess funktioniert, betrachten wir ein Beispiel aus dem Einzelhandel zwischen einem Anbieter (Lieferanten) und einem Zahler (Händler):

1. Vereinbarung und Einrichtung: Ein Einzelhändler und ein Lieferant bauen eine EDI-Beziehung auf und vereinbaren die Verwendung von ANSI X12, einem in Nordamerika weit verbreiteten Standard für die Durchführung digitaler Transaktionen in verschiedenen Branchen.
2. Dokumentzuordnung: Einzelhändler und Lieferant arbeiten zusammen, um ihre internen Systeme für Bestellungen und Rechnungen auf das ANSI X12-Format abzubilden. Sie identifizieren die spezifischen Segmente, Elemente und Datenstrukturen und richten sie an ihren internen Systemen aus.
3. Datentransformation: Wenn der Einzelhändler eine Bestellung in seinem Bestellsystem generiert, wandelt das EDI-System das Bestelldokument automatisch in das EDI 850 (Bestellung) ANSI X12 EDI-Format. Mithilfe der definierten Syntax und Codes werden die Informationen außerdem in Segmente organisiert, z. B. Kopfzeile, Einzelposten und Gesamtsummen.
4. Getriebe: Das System des Einzelhändlers überträgt das EDI 850 über ein sicheres Kommunikationsprotokoll wie SOAP, AS2 (HTTPS) oder SFTP an den Lieferanten. Diese Protokolle sind wichtig, um die Datenintegrität während der Übertragung zu wahren.
5. Datenverarbeitung: Nach Erhalt der EDI-Datei validiert das System des Lieferanten es und extrahiert relevante Informationen wie Produktcodes, Mengen, Preise und Lieferdetails.
6. Bestätigung und Antwort: Der Lieferant generiert eine EDI 855 (Bestellbestätigung) Antwort und sendet sie an den Einzelhändler zurück, um den Erhalt und die Annahme der Bestellung zu bestätigen.
7. Fakturierung: Das System des Lieferanten generiert ebenfalls eine Rechnung und sendet diese als EDI 810 (Rechnung).
8. Abstimmung und Zahlung: Das System des Einzelhändlers gleicht die Rechnung mit der ursprünglichen Bestellung ab, bevor die Zahlung erfolgt. Sobald die Zahlung erfolgt ist, übermittelt der Einzelhändler EDI 820 (Zahlungsavis) als Zahlungsbestätigung.

Die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs

EDI bietet Unternehmen und ihren Handelspartnern mehrere Vorteile:

Bessere Sicherheit

Mit Benutzerauthentifizierung und Datenverschlüsselung können Sie den Benutzerzugriff effektiver kontrollieren und verwalten als mit dem herkömmlichen papierbasierten Ansatz. Vor diesem Hintergrund bietet moderne EDI-Software mehrere Möglichkeiten, Geschäftsdokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Gesteigerte Effizienz

EDI-Software automatisiert den Austausch von Geschäftsdokumenten und macht die manuelle papierbasierte Dokumentenbearbeitung, Dateneingabe und erneute Dokumenteneingabe überflüssig. Die No-Code-Benutzeroberfläche führt zu weniger Fehlern, optimierten Abläufen und einer schnelleren Transaktionsverarbeitung.

Mit dem papierlosen Ansatz von EDI senken Unternehmen zudem die Kosten, die mit der manuellen Handhabung und Verarbeitung ihrer Papierdokumente verbunden sind. Insbesondere entfallen die Kosten für Druck, Porto und Dokumentenspeicherung, sodass Unternehmen ein größeres Transaktionsvolumen effizient abwickeln können.

Verbesserte Sichtbarkeit

Es bietet mehr Transparenz in den Lieferketten und hilft Unternehmen, ihr Bestandsmanagement zu optimieren, die Produktion zu planen und die Logistik effektiver zu koordinieren.

Standardisierung und Compliance

EDI-Dokumentenstandards gewährleisten Konsistenz und Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Organisationen. Sie helfen Unternehmen außerdem dabei, branchenspezifische Standards und Vorschriften sowie die Anforderungen ihrer Handelspartner einzuhalten.

Verbesserte Partnerbeziehungen

Die durch EDI-Software ermöglichte Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz tragen zu besseren Kunden- und Partnerbeziehungen bei.

Der Einsatz von EDI in verschiedenen Branchen

Kleidung

Der Einzelhandel nutzt EDI in großem Umfang für den B2B-Datenaustausch, insbesondere EDI 850 für PO und 855 für Auftragsbestätigungen. In der Versandphase sendet ein Lieferant eine Versandvorabbenachrichtigung (856) an einen Einzelhändler mit wichtigen Informationen über Paketinhalt, Versandzeitpunkt und mehr. Anschließend umfasst der Rechnungsstellungsprozess die Ausstellung einer EDI-Rechnung durch den Lieferanten (810), um die Zahlung für gelieferte Produkte anzufordern. Der Einzelhändler antwortet mit EDI 820 (Zahlungsbenachrichtigung) und bestätigt die Zahlung an den Lieferanten. Diese Schritte stellen sicher, dass jeder Schritt der Lieferkette gut vernetzt ist und effiziente Geschäftsabläufe ermöglicht.

Gesundheitswesen

In Gesundheitswesen, EDI erleichtert den sicheren und effizienten Informationsaustausch zwischen Gesundheitsdienstleistern, Versicherern, Apotheken und anderen Einrichtungen. Es ermöglicht Gesundheitsdienstleistern, Ansprüche elektronisch einzureichen, was zu einer schnelleren Erstattung und einer geringeren Ablehnungsquote führt. Zu den am häufigsten verwendeten Transaktionssätzen in der Gesundheitsbranche gehören EDI 837, EDI 835, EDI 270/271 und EDI 278.

Logistik

Es ist für jede Organisation in der Logistikbranche EDI-fähig zu sein, da es die Automatisierung von Aufgaben wie Auftragsabwicklung, Sendungsverfolgung und Rechnungsstellung ermöglicht. EDI ermöglicht Echtzeit-Einblicke in Lagerbestände, Sendungsstatus und Lieferpläne und ermöglicht so eine bessere Planung und Entscheidungsfindung. Zu den in der Logistikbranche weit verbreiteten EDI-Dokumenten gehören EDI 310, EDI 110, usw.

Die Zukunft des elektronischen Datenaustauschs

Die Fortschritte in der Technologie und der wachsende Bedarf an nahtlosem und zuverlässigem B2B-Datenaustausch werden die Haupttreiber für die EDI auf dem nächsten Level, d. h. es intelligenter, sicherer und anpassungsfähiger an moderne Geschäftsanforderungen zu machen.

Insbesondere die Kosten und die Komplexität der Umstellung ganzer Ökosysteme auf EDI sowie die bewährte Erfolgsbilanz werden dafür sorgen, dass EDI auch in den kommenden Jahren relevant bleibt. Viele Unternehmen haben Wege gefunden, EDI-Software durch neuere Technologien wie APIs und Cloud-basierte Integrationsplattformen zu ergänzen, anstatt sie vollständig zu ersetzen.

Durch die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) in EDI-Software und -Systeme können Unternehmen neuartige Funktionen und Techniken wie intelligentes Datenmapping nutzen. Durch die Einbeziehung von Blockchain wären EDI-Daten manipulationssicher und leicht zu prüfen. Ebenso ermöglicht die Integration von Internet of Things (IoT)-Geräten in EDI-Systeme Unternehmen, ihre Abläufe schneller zu gestalten und mehr Einblick in die Daten ihrer Lieferketten zu gewinnen.

Als Folge davon wird ein Wachstum des globalen EDI-Marktes von 1.98 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 auf 4.52 Milliarden US-Dollar im Jahr 2030.

EDI implementieren mit Astera

Astera bietet eine EDI-Lösung für Unternehmen, die reibungslose B2B-Datenaustausch systemübergreifend. Die einheitliche No-Code-Plattform ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Datenweg nahtlos abzudecken, einschließlich Quellenextraktion, Übersetzung, Bestätigungsgenerierung, Überprüfung und Senden von Daten an ihr Ziel. Die intuitive Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche ermöglicht es auch nicht-technischen Geschäftsbenutzern, die Anpassung von Transaktionen, Segmenten, Elementen und Validierungen problemlos durchzuführen. Mit Astera, Sie können:

• Erstellen Sie komplexe, hierarchische EDI-Transaktionen
• Austausch von Dokumenten im ANSI X12-, HIPAA- (HL7-) und EDIFACT-Format
• verarbeitet effizient große Mengen von Dateien unabhängig von der Komplexität
• Automatisieren Sie Arbeitsabläufe mithilfe von Job-Scheduling-Funktionen

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