
Was ist Rechnungsscannen? Funktionsweise, Vorteile, Anwendungen
Das Scannen von Rechnungen ist ein entscheidender Schritt bei der Verwaltung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses (AP) für jedes Unternehmen. Sie denken vielleicht, dass das Scannen von Rechnungen nicht mehr erforderlich ist, wenn Rechnungen elektronisch empfangen werden.
Laut Bottomline's Der State of ePayables-Bericht, werden mehr als erstaunliche 48 % der Rechnungen in Papierform empfangen. Mit anderen Worten: Papierrechnungen sind immer noch ein wesentlicher Bestandteil moderner Kreditorenbuchhaltung, ebenso wie das Scannen von Rechnungen.
In diesem Blog schauen wir uns an, was Rechnungsscannen ist, wie es funktioniert, welche Vorteile es bietet und welche Anwendungsfälle es gibt.
Was ist Rechnungsscannen?
Unter Rechnungsscannen versteht man, wie der Name schon sagt, die Digitalisierung von Papierrechnungen. Dies kann erfolgen durch Scannen der Rechnung oder durch Anfertigen eines Fotos der Rechnung.
Beim Scannen von Rechnungen und Extraktion von Rechnungsdaten werden oft synonym verwendet, es handelt sich jedoch um zwei verschiedene Schritte im gesamten Rechnungsverarbeitungs-Workflow. Einfach ausgedrückt geht es beim Rechnungsscannen darum, Rechnungen von Papier in ein digitales Format umzuwandeln, während Rechnungserfassung geht es darum, Informationen aus der Rechnung zu extrahieren.
Dennoch ist eine effiziente Rechnungsverwaltung ohne Digitalisierung und insbesondere Rechnungsscannen nicht möglich. Vor der Einführung dieser Technologie mussten Kreditorenbuchhaltungsteams Daten manuell eingeben, was wertvolle Zeit und Ressourcen kostete. Das Rechnungsscannen hat dies geändert, indem es einen Großteil der Arbeit automatisiert und den gesamten Prozess rationalisiert und effizienter macht.
Kurz gesagt stellt das Scannen von Rechnungen den Übergang von der papierbasierten Rechnungsstellung zu digitalen Systemen dar, die erhebliche Vorteile bieten (mehr dazu später).
So funktioniert das Scannen von Rechnungen
Das Scannen von Rechnungen erfolgt in der Regel mithilfe der OCR-Technologie. OCR, die Abkürzung für optische Zeichenerkennung, ist eine weit verbreitete Technologie, mit der gedruckter oder abgebildeter Text in digitale Daten umgewandelt werden kann. Sie erkennt Zeichen in gescannten Dokumenten oder Bildern und wandelt sie in editierbaren und durchsuchbaren Text um. OCR gibt es zwar schon seit einiger Zeit, aber die jüngsten Fortschritte in der KI-Technologie verändern auch die Funktionsweise von OCR.
So sieht das Scannen von Rechnungen mit OCR normalerweise aus:
1. Rechnungserfassung
AP-Teams erhalten Rechnungen aus verschiedenen Datenquellen. Einige Lieferanten senden sie beispielsweise per E-Mail, während andere Papierrechnungen senden, die ein Mitarbeiter dann scannt und online hochlädt. Dieser erste Schritt besteht darin, alle Datenquellen nahtlos mit dem Software zum Scannen von Rechnungen.
2. Datenextraktion
So wie die Quelle variiert, können auch die Struktur, das Layout und die Datenfelder einer Rechnung zwischen verschiedenen Auftragnehmern und Lieferanten erheblich variieren. Die Datenextraktion Schritt besteht darin, relevante Felder für die Verarbeitung zu identifizieren und zu extrahieren, entweder durch OCR oder IDP (intelligente Dokumentenverarbeitung).
3. Datenverarbeitung
Sobald die relevanten Felder aus allen Rechnungen extrahiert wurden, Daten werden verarbeitet. Die Verarbeitung kann von Lösung zu Lösung unterschiedlich sein, umfasst aber normalerweise das Anpassen der Datenfelder an vordefinierte Vorlagen.
Beim KI-gestützten Rechnungsscannen werden Daten mithilfe von Algorithmen auf Grundlage zuvor verarbeiteter Rechnungen verarbeitet, um sicherzustellen, dass alle relevanten Datenfelder korrekt extrahiert wurden.
4. Datenvalidierung
Nachdem die Rechnungsdaten verarbeitet wurden, werden sie anhand vordefinierter Validierungsregeln validiert. Dabei kann beispielsweise überprüft werden, ob die Rechnungsdaten in einem akzeptablen Bereich liegen, z. B. nicht älter als 90 Tage sind, um zu bestätigen, dass sie tatsächlich korrekt sind. Datenvalidierung stellt außerdem sicher, dass alle Daten, die den festgelegten Standards nicht entsprechen, zur manuellen Überprüfung weitergeleitet werden.
5. Rechnungsfreigabe
Sobald die Validierung abgeschlossen ist, wird die Rechnung zur Genehmigung an die entsprechende(n) Person(en) weitergeleitet. Diese Weiterleitung basiert auf vordefinierten Genehmigungsworkflows, die als Teil der gesamten Rechnungsverarbeitung eingerichtet werden können.
6. Zahlung
Nachdem die Rechnung den Genehmigungsworkflow durchlaufen hat, verarbeitet das Kreditorenbuchhaltungsteam die Zahlung. Zahlungen können für wiederkehrende Rechnungen mit integrierter Zahlungsfunktion auch automatisiert werden.
Obwohl diese Schritte je nach zahlreichen Faktoren variieren können, stellt das moderne Scannen von Rechnungen sicher, dass die meisten davon durch KI- und maschinelle Lerntechnologien automatisiert werden und nur minimale menschliche Eingriffe erfordern.
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Ausprobieren Astera mehr Informationen.8 Vorteile des Rechnungsscannens für AP-Teams
Bisher haben wir darüber gesprochen, was Rechnungsscannen ist und wie es funktioniert. Sehen wir uns nun an, welche Vorteile Rechnungsscannen für Kreditorenbuchhaltungsteams bietet:
1. Ressourcenoptimierung und -effizienz
Die Automatisierung des Rechnungsscannens ermöglicht es den AP-Teams, manuelle Dateneingabeaufgaben zu reduzieren, indem sie mehr als 80%. Mehr als 50 % der AP-Experten erachten die manuelle Dateneingabe als ihre größte Herausforderung und 71 % möchten das Scannen von Rechnungen automatisieren, um ihre AP-Abläufe zu beschleunigen.
2. Kosteneinsparungen
Das Scannen von Rechnungen kann außerdem zu erheblichen Kosteneinsparungen für AP-Teams führen, da es die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe reduziert oder sogar vollständig eliminiert.
Schätzungen zufolge erwarten 80 % der Unternehmen in den kommenden Jahren ein Wachstum des Rechnungsvolumens, das ihre Kreditorenbuchhaltungsteams verarbeiten werden. Angesichts dieses Volumenanstiegs kann das automatisierte Scannen von Rechnungen Unternehmen dabei helfen, die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und Strafgebühren für verspätete Zahlungen zu vermeiden.
3. Höhere Genauigkeit
Laut PYMNTS85 % der Finanzleiter sind der Meinung, dass die Automatisierung des Rechnungsscannens zu präziseren Prozessen führt. Außerdem: 47.1 % der AP-Experten sind der Ansicht, dass eine der größten Herausforderungen im Zusammenhang mit Rechnungen Datenfehler und -abweichungen sind, die zu Prozessverzögerungen für Genehmiger und Beteiligte führen.
Da KI-gestützte OCR immer häufiger zum Einsatz kommt, ist sie aufgrund ihrer höheren Genauigkeit eine lohnende Investition für AP-Teams jeder Größe.
4. Schnellere Zahlungszyklen
Durch die Automatisierung des Rechnungsscannens können AP-Teams nicht nur die Rechnungsverarbeitung rationalisieren, sondern auch den Zahlungszyklus beschleunigen um bis zu 50 %. Der Gesamtvorteil besteht darin, dass Unternehmen ihr Cashflow-Management deutlich verbessern können.
5. Höhere Skalierbarkeit
Die mangelnde Skalierbarkeit beim manuellen Scannen von Rechnungen stellt für Unternehmen, die wachsen möchten, eine große Hürde dar. Das Scannen von Rechnungen kann Unternehmen dabei helfen, zu skalieren, ohne zusätzliche Ressourcen für die Dateneingabe einstellen zu müssen.
6. Verbessertes Datenmanagement
Moderne Lösungen zum Scannen von Rechnungen verbessern auch die Gesamt Datenmanagement für Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Da beispielsweise alle Rechnungen digital gespeichert und verarbeitet werden, lassen sich gespeicherte Daten bei Bedarf leicht organisieren, durchsuchen und abrufen.
7. Einfache Einhaltung
AP-Teams müssen außerdem Compliance- und Audit-bezogene Pflichten erfüllen. Bei manuell verarbeiteten Rechnungen kann die Erstellung von Berichten für die Prüfung viel Zeit in Anspruch nehmen. Automatisierung in der Rechnungsverarbeitung kann AP-Teams dabei helfen, sofort auf erfasste Rechnungen zuzugreifen und im Handumdrehen Berichte zu erstellen.
8. Bessere Lieferantenbeziehungen
Durch schnellere Zahlungszyklen wirkt sich das Scannen von Rechnungen auch positiv auf die Lieferantenbeziehungen aus. Unternehmen, die Zahlungen pünktlich verarbeiten, können langfristige und vorteilhafte Partnerschaften mit Lieferanten aufbauen, was wiederum langfristig zu geschäftlichen Vorteilen führt.
Rechnungsscannen: Die 10 Branchen, die am meisten davon profitieren
Wir haben bereits darüber gesprochen, wie viele Vorteile Investitionen in moderne Rechnungsscans bieten. Welche Branchen werden davon am meisten profitieren? Bestimmte Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Technologie und Logistik, stehen vor einzigartigen Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung, die durch das Scannen von Rechnungen gelöst werden können.
1. Einzelhandel und E-Commerce
Im Einzelhandels- und E-Commerce-Sektor herrschen hohe Transaktionsvolumina, es gibt viele Lieferanten und die Notwendigkeit eines schnellen Lagerumschlags. Moderne Tools zum Scannen von Rechnungen Unternehmen in diesem Sektor können damit ihre Kreditorenbuchhaltung rationalisieren, ihre Beziehungen zu Lieferanten verbessern und in Echtzeit Einblick in ihren Cashflow erhalten, um die schwankende Nachfrage effektiv zu bewältigen.
2. Herstellung
Der Fertigungssektor hat mit komplexen Lieferketten und häufigen Bestellungen zu tun, die einen präzisen Rechnungsabgleich und pünktliche Zahlungen erfordern, um Produktionsverzögerungen zu vermeiden. Durch die Optimierung des Rechnungsscannens können Unternehmen einen automatischen Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Quittungen implementieren, eine bessere Kostenkontrolle erreichen und das Risiko von Lieferkettenunterbrechungen verringern.
3. Gesundheitspflege
Das Gesundheitswesen ist bekannt für seine hohen Compliance-Anforderungen, eine Vielzahl von Anbietern und strenge Zahlungsfristen. Durch die Automatisierung des Rechnungsscannens können Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, eine genaue Datenhaltung und eine nahtlose Integration in Beschaffungssysteme sicherstellen.
4. Bau & Immobilien
Im Immobilien- und Bausektor können zahlreiche Lieferanten, Subunternehmer und projektbasierte Zahlungen das manuelle Scannen von Rechnungen zu einer Herausforderung machen. Mit der richtigen Lösung können Unternehmen jedoch von Vorteilen wie einer zentralisierten Rechnungsverfolgung, schnelleren Genehmigungsabläufen und der Möglichkeit profitieren, Zahlungen zu verwalten, die an Projektmeilensteine gebunden sind.
5. Finanzdienstleistungen
Das Finanzdienstleistungssektor befasst sich auch mit großen Transaktionsvolumina und der Notwendigkeit strenger Sicherheits- und Betrugspräventionsmaßnahmen. Optimiertes Rechnungsscannen kann die Betrugserkennung verbessern, Zahlungsgenehmigungen beschleunigen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessern.
6. Technologie
Viele Unternehmen im Technologiesektor haben mit schnellem Wachstum, internationalen Lieferantenbeziehungen und abonnementbasierten Kostenmodellen zu kämpfen. Durch automatisiertes Rechnungsscannen profitieren Technologieunternehmen von skalierbaren Prozessen, nahtloser Integration mit ERP- und CRM-Systemen und Echtzeitberichten für bessere Entscheidungen.
7. Gastfreundschaft
Mehrere Standorte, eine große Lieferantenvielfalt und saisonale Ausgabenmuster sind im Gastgewerbe ein fester Bestandteil. Das automatische Scannen von Rechnungen gewährleistet jedoch eine zentrale Verwaltung von Lieferantenzahlungen, Skonti und ein besseres Cashflow-Management.
8. Bildung und gemeinnützige Organisationen
Organisationen im Bildungs- und Non-Profit-Sektor sind an begrenzte Budgets gebunden und unterliegen strenger Rechenschaftspflicht für Spenden- oder Zuschussmittel. Durch die Automatisierung ihrer Rechnungsverarbeitung können sie transparente Berichte erstellen, Kosten sparen und begrenzte Ressourcen effizienter nutzen.
9. Logistik und Transport
Logistik- und Transportunternehmen Sie müssen sich mit häufigen Rechnungen und Zahlungen für Kraftstoff, Wartung und Dienstleistungen von Drittanbietern befassen. Durch optimiertes Scannen und Bezahlen von Rechnungen profitieren sie von einem automatischen Rechnungsabgleich, schnelleren Genehmigungen und einer Echtzeitverfolgung der Ausgaben für eine bessere Budgetkontrolle.
10. Energie und Versorgung
Unternehmen im Energie- und Versorgungssektor unterliegen einer strengen Regulierung und haben mit zahlreichen Anbietern von Ausrüstung, Zubehör und Dienstleistungen zu tun. Automatisierte Kreditorenbuchhaltung hilft ihnen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern, eine schnellere Rechnungsverarbeitung zu ermöglichen und die Betrugsprävention zu verbessern.
Optimieren Sie das Scannen von Rechnungen mit Astera
Das Scannen von Rechnungen ist für einen reibungslosen Ablauf der Kreditorenbuchhaltung in jedem Unternehmen von entscheidender Bedeutung, unabhängig von seiner Größe oder der Branche, in der es tätig ist.
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