Wird die Dokumentenautomatisierung uns ersetzen oder neu definieren?

Erinnern Sie sich noch an die Zeit, als Sie im Supermarkt lange Schlange standen und darauf warteten, dass die Kassiererin Ihre Einkäufe abkassierte? Oder denken Sie an die Zeit zurück, als in Fabriken die Produkte Stück für Stück von Menschenhand gefertigt wurden. Heute gehören Warteschlangen dank Selbstbedienungskassen der Vergangenheit an, und Roboter an Fließbändern erledigen repetitive Aufgaben schnell und präzise. 

Was also bedeutet dieser Übergang zur Automatisierung für uns? Wenn die Automatisierung diese alltäglichen Aufgaben übernimmt, fragen Sie sich vielleicht: Werden wir ersetzt? Die Wahrheit ist, dass die Automatisierung nicht dazu da ist, uns unsere Arbeit wegzunehmen, sondern um mit uns zusammenzuarbeiten, damit wir uns auf strategische Arbeit konzentrieren können. Anstatt Maschinen isoliert arbeiten zu lassen, können Menschen und Automatisierung zusammenarbeiten, um für mehr Effizienz, Kreativität und Innovation zu sorgen. 

Tatsächlich prognostiziert das Weltwirtschaftsforum, dass Automatisierung und KI 12 Millionen zusätzliche Arbeitsplätze als sie bis 2025 eliminieren werden. Das zeigt, dass Die Automatisierung eröffnet spannende neue Möglichkeiten für Wachstum und Innovation. 

Der Aufstieg der Dokumentenautomatisierung 

Die Dokumentenautomatisierung auf Basis von Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) verändert die Art und Weise, wie Unternehmen alles von Rechnungen und Verträgen bis hin zu Personalakten und der Schadensabwicklung verwalten. 

In der Vergangenheit verließen sich Unternehmen bei der Dokumentenverwaltung auf manuelle Prozesse. Das bedeutete oft, dass Mitarbeiter Stunden damit verbringen mussten, Papierkram zu sortieren, Formulare auszufüllen und sicherzustellen, dass alles am richtigen Platz war. Mit dem Wachstum der Unternehmen wuchs auch die Menge an Papierkram, und der traditionelle Ansatz wurde zunehmend ineffizient. 

Damals erwies sich die Dokumentenautomatisierung als Schlüssellösung, die die Verarbeitungszeit von Stunden auf wenige Sekunden verkürzte. Unternehmen können damit automatisch wichtige Informationen aus Dokumenten extrahieren, kategorisieren und sortieren und die Daten zur Analyse in strukturierte Formate konvertieren. 

Welche Auswirkungen hat dieser Wandel auf die Unternehmen?  

Kurz gesagt: Durch die Dokumentenautomatisierung läuft alles reibungsloser. Durch die Automatisierung der sich wiederholenden Aufgaben werden Fehler minimiert und die Produktivität gesteigert. In Branchen wie Versicherungen, Gesundheitswesen und Finanzen, in denen die Bearbeitung großer Mengen an Papierkram zum Job gehört, rationalisiert die Automatisierung die Geschäftsprozesse und macht sie schneller und effizienter. 

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Was Menschen leisten (was Maschinen niemals leisten werden) 

Automatisierte Systeme sind zwar hocheffizient, können aber nicht alles alleine erledigen. So leistungsstark KI auch ist, es mangelt ihr immer noch an der Kreativität, Anpassungsfähigkeit und Urteilskraft des Menschen – insbesondere bei Aufgaben wie der Dokumentenverarbeitung. 

So können Menschen beitragen: 

• Genauigkeit und Liebe zum Detail: Tools zur Dokumentenautomatisierung sind zwar hocheffizient, aber nicht fehlerfrei. Probleme wie schlechte Handschrift, komplexe Layouts oder unterschiedliche Dokumentformate können selbst die fortschrittlichsten Systeme zum Stolpern bringen. Um diese Probleme zu erkennen und zu beheben, ist menschliche Überwachung erforderlich. So wird sichergestellt, dass keine Fehler durchrutschen und sich auf nachgelagerte Prozesse auswirken. 

• Training und Feinabstimmung:  Damit die Dokumentenautomatisierung effektiv funktioniert, benötigen KI-gestützte Systeme kontinuierlich menschliche Eingaben. Experten bereiten hochwertige, gekennzeichnete Datensätze vor, um die KI zu trainieren, damit sie Muster erkennen und Daten präzise extrahieren kann. Wenn neue Dokumenttypen oder -formate auftauchen, müssen Menschen die KI feinabstimmen, um ihre Leistung aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass das System aktuell und zuverlässig bleibt.  

• Kontextverständnis: Während die Automatisierung Daten effizient klassifizieren und extrahieren kann, fehlt ihr oft die Fähigkeit, subtile Nuancen zu interpretieren. Menschen müssen den Kontext verstehen – etwa wichtige Details, branchenspezifische Begriffe oder subtile Nuancen in der Rechtssprache erkennen. Dieses Verständnis trägt dazu bei, dass Dokumente richtig verarbeitet werden, insbesondere wenn die Bedeutung nicht allein aus dem Text ersichtlich ist. 

• Entscheidungsfindung und Problemlösung: Während KI-gestützte Automatisierung bei der Bewältigung von Routineaufgaben, die vordefinierten Regeln folgen, hervorragend ist, kann sie keine Entscheidungen darüber treffen, was zu tun ist, wenn die Dinge nicht diesen Regeln entsprechen. Menschen nutzen ihre Erfahrung und ihren Verstand, um den besten Ansatz zu bestimmen und dafür zu sorgen, dass der Prozess reibungslos läuft. Sie treffen Ermessensentscheidungen und entscheiden beispielsweise, wie Ausnahmen zu verarbeiten sind oder wann ein Dokument zur weiteren Überprüfung markiert werden soll. 

Eine ausgewogene Zukunft – Mensch + Automatisierung 

Bei der Dokumentenverarbeitung ist eines klar: Menschen und Automatisierung arbeiten am besten zusammen. Die Automatisierung kann große Datenmengen schnell und präzise verarbeiten, aber es sind dennoch Menschen erforderlich, die den Prozess überwachen und optimieren (Human-in-the-Loop), um sicherzustellen, dass die Ergebnisse genau sind und mit den Geschäftszielen übereinstimmen. 

Bei diesem ausgewogenen Ansatz gibt die Automatisierung den Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, während der Mensch die Übersicht und strategischen Erkenntnisse liefert, die Maschinen allein nicht bieten können. Diese Zusammenarbeit steigert die Produktivität, verbessert die Genauigkeit und fördert Innovationen. Sie stellt sicher, dass Mensch und Maschine zusammenarbeiten, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. 

Wenn wir in die Zukunft blicken, liegt der Schlüssel zum Erfolg in der Integration menschlicher Fachkompetenz mit der Leistungsfähigkeit der Automatisierung – und zwar in der gemeinsamen Nutzung ihrer einzigartigen Stärken, um intelligentere, schnellere und reaktionsfähigere Prozesse zu schaffen. 

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