Ein umfassender Leitfaden zur Workflow-Automatisierung

Was ist Workflow-Automatisierung?

Bei der Workflow-Automatisierung werden sich wiederholende Aufgaben und Prozesse mithilfe von Technologie in einer Sequenz automatisiert, wodurch der Bedarf an manuellen Eingriffen reduziert wird. Es umfasst das Entwerfen, Erstellen, Bereitstellen, und Automatisierung von Geschäftsprozessen wie Dateneingabe und Kundeninteraktionen.

Bei der Workflow-Automatisierung wird Software verwendet, um manuelle und papierbasierte Prozesse zu ersetzen. Ihr Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten. Sie hilft Unternehmen dabei, ihre Arbeitsprozesse zu standardisieren, etablierte Regeln und Richtlinien einzuhalten und die Transparenz und Verantwortlichkeit bei jedem Prozessschritt zu verbessern.

Bedeutung der Workflow-Automatisierung

Durch die Workflow-Automatisierung können Aufgaben, Dokumente und Informationen automatisch zwischen arbeitsbezogenen Aktivitäten fließen. Dies reduziert den Ressourcenverbrauch und den Zeitaufwand und minimiert das Risiko menschlicher Fehler. Dadurch werden die Effizienz, Transparenz und Verantwortlichkeit eines Unternehmens verbessert.

Vereinfachung der Genehmigungsverfahren

Verzögerte Genehmigungsprozesse können zu verpassten Fristen führen. Die Workflow-Automatisierung schafft einen klaren Weg für Genehmigungen. Aufgaben werden automatisch von Person zu Person weitergeleitet, und Erinnerungen und Benachrichtigungen werden gesendet, um zeitnahe Entscheidungen sicherzustellen. Dieses sorgt dafür, dass Projekte auf Kurs bleiben und macht eine manuelle Nachverfolgung überflüssig.

Genauigkeit und Sichtbarkeit

Bei der manuellen Dateneingabe können Tippfehler und Irrtümer zu Fehlern führen, die sich auf alles auswirken, von Kundenrechnungen bis hin zu Projektzeitplänen. Die Workflow-Automatisierung lässt sich in die vorhandenen Systeme integrieren, füllt Datenfelder automatisch aus und eliminiert das Risiko menschlicher Fehler. Diese Automatisierung sorgt für Genauigkeit und spart Zeit.

Informierte Entscheidungen treffen

Die Workflow-Automatisierung kann automatisch Berichte auf der Grundlage von Echtzeitdaten erstellen. Der Bericht liefert Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen, ohne darauf warten zu müssen, dass diese zusammengestellt werden.

Klare Kommunikation

Durch die Workflow-Automatisierung wird eine klare Kommunikationskette aufgebaut. Alle Beteiligten erhalten die notwendigen Informationen und bleiben während des gesamten Prozesses auf dem gleichen Stand.

So implementieren Sie die Workflow-Automatisierung

Die Implementierung automatisierter Arbeitsabläufe ist ein strategischer Prozess, der den Aufbau einer effizienten und rationalisierten Arbeitsumgebung beinhaltet. Er umfasst mehrere Schritte:

1. Identifizieren Sie wiederkehrende Aufgaben

Bestimmen Sie zunächst, welche sich wiederholenden Aufgaben leicht automatisieren lassen und welche menschliches Eingreifen erfordern. Priorisieren Sie diese Aufgaben entsprechend Ihren Geschäftszielen.

2. Erstellen eines Workflow-Diagramms

Wenn Sie Ihre Prioritäten festgelegt haben, erstellen Sie ein Workflow-Diagramm. Darin werden alle Prozessschritte von Anfang bis Ende dargestellt. Dabei werden Symbole zur Darstellung von Aufgaben, Entscheidungspunkten und Übergängen verwendet. Beginnen Sie damit, die Start- und Endpunkte des Workflows festzulegen, die einzelnen Schritte in der Abfolge darzustellen und Entscheidungspunkte sowie ihre Bedingungen detailliert zu beschreiben.

Weisen Sie für jeden Schritt Rollen und Verantwortlichkeiten zu und überarbeiten Sie das Diagramm auf der Grundlage des Feedbacks der Stakeholder, um sicherzustellen, dass der automatisierte Arbeitsablauf unkompliziert und effizient ist.

3. Implementieren und Bereitstellen des Workflows

Verwenden Sie eine einfache Drag-and-Drop-Automatisierungssoftware, um Ihren Workflow einzurichten. Mit diesen Tools können Sie den Workflow erstellen, indem Sie Aufgaben, Entscheidungspunkte und Aktionen in einer logischen Reihenfolge anordnen, ohne dass Sie über umfassende technische Kenntnisse verfügen müssen. Beginnen Sie mit der Definition der Workflow-Abfolge, wie im Diagramm dargestellt.

Konfigurieren Sie Auslöser und Bedingungen, die jede Aufgabe oder jeden Entscheidungspunkt automatisch initiieren, beispielsweise bestimmte Zeitintervalle oder Dateneingaben. Test den Workflow gründlich, um etwaige Probleme zu identifizieren und zu beheben. Nach dem Testen stellen Sie den Workflow in den entsprechenden Abteilungen oder Teams bereit und stellen Sie sicher, dass alle Benutzer ihre Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des automatisierten Workflows verstehen.

4. Testen Sie die Workflow-Automatisierung

Um zu sehen, ob die Automatisierung funktioniert, sind Tests unerlässlich. Verwenden Sie User Acceptance Testing (UAT), um Probleme zu erkennen und zu beheben. Dabei prüfen Endbenutzer, ob der Workflow in realen Situationen gut funktioniert. Tester simulieren Workflow-Aufgaben, um Bugs oder Fehler zu erkennen und sicherzustellen, dass die Automatisierung alle Anforderungen und Erwartungen erfüllt. Der Abschluss des UAT bedeutet, dass der automatisierte Workflow nach der Bereitstellung reibungslos und effizient läuft.

5. Messen Sie wichtige Leistungsindikatoren

Verwenden Sie die Analysetools Ihres Systems, um die Leistung Ihres Workflows zu überwachen. Durch regelmäßiges Überprüfen des Feedbacks erfahren Sie, was funktioniert und was geändert werden muss.

Workflow-Automatisierung vs. Prozessautomatisierung

Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung stellen unterschiedliche Ansätze zur Optimierung von Geschäftsabläufen dar. Die Workflow-Automatisierung konzentriert sich auf die Rationalisierung von Aufgaben innerhalb eines bestimmten Prozesses, wie z. B. die Automatisierung von Genehmigungsprozessen, die Generierung von Berichten und Daten extrahieren aus komplexen Berichten. Es verbessert die Effizienz und Genauigkeit auf granularer Ebene.

Die Workflow-Automatisierung ist ein Teilbereich der Prozessautomatisierung, der eine breitere Perspektive einnimmt und gesamte Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende umfasst.

So ist beispielsweise die Automatisierung des gesamten Order-to-Cash-Zyklus, von der Auftragserteilung bis zur Zahlungsabwicklung, ein ganzheitlicher Ansatz, der End-to-End-Abläufe unter Einbeziehung mehrerer Schritte, Systeme und Beteiligten optimiert.

Die Workflow-Automatisierung kann auch Schritte innerhalb eines umfangreicheren Prozesses rationalisieren. Zum Beispiel in Datenintegration, kann die Workflow-Automatisierung diese automatisch extrahieren, transformieren und in ein bestimmtes System laden.

Workflow-Automatisierung vs. RPA (Robotic Process Automation)

Die Workflow-Automatisierung optimiert den Aufgaben- und Informationsfluss innerhalb eines Geschäftsprozesses. Dabei werden Schritte oder Regeln erstellt, um sich wiederholende Aktionen zu automatisieren, z. B. das Weiterleiten von Dokumenten zur Genehmigung, das Erstellen von Berichten oder das Senden von Benachrichtigungen. RPA nutzt Softwareroboter, um menschliche Aktionen auf einem Computersystem nachzuahmen. Diese Roboter können mit mehreren Anwendungen interagieren, Daten extrahieren und regelbasierte Aufgaben ausführen.

Beispiele für Workflow-Automatisierung

Workflow-Automatisierung ist nicht beschränkt auf eine einzelne Abteilung beschränkt; die Servicebereitstellung kann im gesamten Unternehmen davon profitieren.

• Die Automatisierung von HR-Workflows optimiert die Onboarding- und Offboarding-Prozesse von Mitarbeitern. Sie hilft neuen Mitarbeitern dabei, sich nahtlos in das Unternehmen zu integrieren, und verwaltet effizient die Zugriffsrechte und Vermögenswerte von ausscheidenden Mitarbeitern.
• Die Workflow-Automatisierung übernimmt routinemäßige Datenaufgaben. Beispielsweise bereinigt ein System automatisch Daten, indem es Duplikate entfernt, Formate standardisiert und Fehler korrigiert.
• Die Automatisierung des Vertragsmanagement-Workflows reduziert vertragsbedingte Verzögerungen und gewährleistet die Einhaltung der Bedingungen. Sie automatisiert die Prozesse der Vertragserstellung, -genehmigung und -verlängerung.
• Durch die Automatisierung des Workflows zur IT-Asset-Verwaltung wird ein System zur automatischen Verfolgung und Verwaltung des Lebenszyklus von IT-Assets geschaffen. Dieser Prozess optimiert die Ressourcennutzung und senkt die Kosten.
• Die Workflow-Automatisierung extrahiert bestimmte Datenpunkte aus verschiedenen Dokumenten oder Systemen. Beispielsweise zieht ein System automatisch Rechnungsnummern, Daten und Beträge aus eingehenden E-Mails und speichert sie in einem Datenbank.
• Die Workflow-Automatisierung für das Änderungsmanagement ermöglicht die Automatisierung von Genehmigungen und die Implementierung von Änderungen an IT-Infrastrukturen, Anwendungen und Diensten. Die Automatisierung stellt sicher, dass Änderungen effizient verfolgt, getestet und bereitgestellt werden.
• Die Workflow-Automatisierung kombiniert Daten aus verschiedenen Quellen. Ein Prozess führt beispielsweise automatisch Kundendaten aus einer CRM-System mit Bestelldaten einer E-Commerce-Plattform, um ein einheitliches Kundenprofil zu erstellen.

Workflow-Automatisierungssoftware

Software zur Workflow-Automatisierung rationalisiert Geschäftsprozesse, indem sie manuelle Aufgaben mithilfe bestimmter Regeln, Abläufe und Aktionen minimiert. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben geben Unternehmen den Mitarbeitern mehr Zeit für strategische oder kreative Aufgaben. Software zur Workflow-Automatisierung fördert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern durch zentrale Kommunikationskanäle und gemeinsame Workflows. Darüber hinaus ermöglicht sie Informationsaustausch und schnelle Entscheidungsfindung.

Worauf Sie bei Software zur Workflow-Automatisierung achten sollten

Der richtige Anbieter von Workflow-Automatisierungssystemen sollte die Geschäftsanforderungen erfüllen. Aufgrund der gestiegenen Nachfrage sind No-Code-Workflow-Automatisierungssysteme die führenden Optionen. Bei der Auswahl einer Lösung muss jedoch mehr als nur der No-Code-Charakter berücksichtigt werden. Die Bewertung verschiedener Faktoren ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Software die Belange eines Unternehmens effektiv berücksichtigt.

• Benutzerfreundlichkeit: Das Tool sollte über eine klare und intuitive Benutzeroberfläche verfügen, die es Benutzern ermöglicht, Workflows zu erstellen und zu verwalten, ohne über umfassende technische Fachkenntnisse verfügen zu müssen.
• Visueller Workflow-Generator: Mithilfe einer Drag-and-Drop-Oberfläche können Benutzer Arbeitsabläufe visuell erstellen, den Designprozess optimieren und Fehler reduzieren.
• Anpassung und Flexibilität: Das Tool sollte Anpassungsoptionen bieten, um Arbeitsabläufe an spezifische Geschäftsanforderungen und -prozesse anzupassen.
• Workflow-Funktionen: Verwenden Sie Funktionen wie bedingte Logik, Schleifen und Parallelverarbeitung, um komplexe Arbeitsabläufe effektiv zu handhaben.
• Integrationsfähigkeiten: Eine nahtlose Integration mit vorhandenen Systemen und Anwendungen ist für den Datenfluss und die Prozesskontinuität von entscheidender Bedeutung.
• Sicherheit und Compliance: Suchen Sie nach einem Tool, das Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung von Industriestandards bietet (z. B. HIPAA, DSGVO) zum Schutz sensibler Daten.
• Echtzeit-Überwachung und -Berichterstattung: Die Software sollte in der Lage sein, den Workflow-Fortschritt zu verfolgen, Probleme zu identifizieren und die Leistung zwecks Optimierung zu messen.

Top-Tools zur Workflow-Automatisierung

Für die Workflow-Automatisierung können zahlreiche Tools und Plattformen genutzt werden. Entscheidend ist, das Tool zu finden, das Ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht.

1. Astera

Astera ist eine einheitliche Datenplattform, die No-Code-Tools zum Kombinieren und Verwalten von Daten aus verschiedenen Quellen bietet. Sie ermöglicht es Benutzern, robuste Workflows zu erstellen, die mehrere Datenmanagement und Integrationsaufgaben, von der Datenextraktion und Einnahme zur Transformation und Reinigung. Die KI-gestützte Plattform verfügt außerdem über integrierte Data Governance Fähigkeiten, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Hauptmerkmale

• AsteraDie intuitive Benutzeroberfläche von ermöglicht Ihnen die visuelle Gestaltung von Workflows für die Datenextraktion, Integration, Lagerung und API & EDI-Management.
• Sie können Jobs so automatisieren, dass sie in vordefinierten Intervallen ausgeführt werden, Aktionen basierend auf bestimmten Bedingungen auslösen oder Prozesse starten, wenn Dateien zu bestimmten Orten wie Posteingängen oder Ordnern hinzugefügt werden.
• Die Plattform bietet explizite visuelle Darstellungen von Daten-Workflows, wodurch komplexe Aufgabensequenzen leicht verstanden und verwaltet werden können.
• Es ermöglicht die automatische Planung von Aufgaben und Orchestrierung datengetriebener Prozesse, wodurch die Effizienz optimiert und der manuelle Aufwand reduziert wird.
• Astera lässt sich mit verschiedenen Datenquellen integrieren, darunter verschiedene Arten von Datenbanken, Cloud-Anwendungen und Dateisysteme, um eine umfassende Datenkonnektivität zu gewährleisten.
• Astera bietet Überwachungsfunktionen zur Verfolgung der Arbeitsleistung und zum Gewinnen von Einblicken in Datenprozesse und -ergebnisse.

2. Microsoft Power-Automatisierung

Microsoft Power Automatisieren, früher Microsoft Flow, ist ein Cloud-Dienst, mit dem Benutzer automatisierte Workflows zwischen zahlreichen Anwendungen und Plattformen erstellen können.

Vorteile

• • Es vereinfacht Automatisierungsaufgaben mit einer benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Oberfläche.
  • Microsoft Power Automate lässt sich nahtlos in Microsoft 365-Apps integrieren.
  • Die Plattform ermöglicht mit ihrer Cloud-basierten Plattform Skalierbarkeit und Flexibilität.

Nachteile

• • Für fortgeschrittene Automatisierungsszenarien ist eine Lernkurve erforderlich.
  • Die Plattform bietet eine eingeschränkte Kontrolle über den Zeitpunkt und die Planung automatisierter Aufgaben.
  • Für die nahtlose Integration mit Diensten anderer Anbieter ist es vom Microsoft-Ökosystem abhängig.

3. Zapier

Zapier ist ein Tool zur Workflow-Automatisierung, mit dem Benutzer die Übertragung von Informationen zwischen Apps automatisieren können.

Vorteile

• • Zapier bietet eine unkomplizierte Benutzeroberfläche zum Erstellen von Automatisierungs-Workflows ohne Programmierkenntnisse.
  • Es unterstützt die Integration mit mehreren Apps und ermöglicht so eine Automatisierung über verschiedene Plattformen hinweg.
  • Benutzer können Arbeitsabläufe mit bedingter Logik und mehrstufigen Prozessen anpassen, um sie an spezifische Automatisierungsanforderungen anzupassen.

Nachteile

• • Der kostenlose Plan weist Einschränkungen auf und für erweiterte Funktionen ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich.
  • Das Erstellen komplexer Workflows erfordert ein Verständnis der Terminologie und Einschränkungen von Zapier.
  • Es basiert auf den APIs verbundener Apps. Deshalb können Änderungen der API-Funktionen die Zuverlässigkeit des Workflows beeinträchtigen.

4. Workato

Workato ist eine Plattform zur Workflow-Automatisierung, die es Benutzern ermöglicht, Workflows über verschiedene Anwendungen und Dienste hinweg zu integrieren und zu automatisieren, ohne dass umfassende Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Vorteile

• • Es bietet erweiterte, unternehmenstaugliche Funktionen für die Automatisierung komplexer Arbeitsabläufe.
  • Workato unterstützt die Integration mit verschiedenen Apps.
  • Es bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für maßgeschneiderte Arbeitsabläufe.

Nachteile

• • Aufgrund der erweiterten Funktionen der Plattform erfordert das Einrichten komplexer Workflows eine gewisse Lernkurve.
  • Aufgrund der unternehmensweiten Funktionen und Preisstruktur kann es für kleine Unternehmen oder Einzelpersonen teuer sein.
  • Workato ist auf die Stabilität und Verfügbarkeit der verbundenen App-APIs angewiesen, was sich auf die Zuverlässigkeit des Workflows auswirken kann.

5. Kissflow

Kissflow ist eine cloudbasierte Business Process Management (BPM)-Software, mit der Unternehmen ihre Arbeitsabläufe automatisieren und Geschäftsprozesse optimieren können.

Vorteile

• • Kissflow erleichtert die Erstellung und Verwaltung von Workflows für Benutzer ohne technisches Fachwissen.
  • Es bietet eine Vielzahl anpassbarer Vorlagen, die auf unterschiedliche Geschäftsprozesse zugeschnitten sind.
  • Die Plattform bietet Echtzeit-Einblicke in die Prozessleistung.

Nachteile

• • Bei sehr spezifischen oder einzigartigen Arbeitsabläufen sind die Anpassungsoptionen eingeschränkt.
  • Die Preisstruktur von Kissflow ist nicht für kleinere Organisationen oder solche mit begrenztem Automatisierungsbedarf geeignet.
  • Es gibt Integrations- und Synchronisierungsprobleme zwischen Kissflow und bestimmten Anwendungen von Drittanbietern.

6. Integrieren

Integrieren ist eine Software für Geschäftsprozessmanagement (BPM) und Workflow-Automatisierung, die Unternehmen dabei helfen soll, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

Vorteile

• • Integrify ermöglicht es Benutzern, Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu optimieren, ohne über umfassende Programmierkenntnisse zu verfügen.
  • Es bietet anpassbare Formulare und maßgeschneiderte Automatisierungslösungen für verschiedene Geschäftsprozesse.
  • Es bietet Berichtsfunktionen zum Verfolgen und Analysieren der Workflow-Leistung.

Nachteile

• • Bei hochkomplexen oder spezialisierten Arbeitsabläufen sind die Anpassungsmöglichkeiten begrenzt.
  • Für die erweiterten Funktionen der Plattform ist eine steile Lernkurve erforderlich.
  • Integrify hat Integrationsprobleme mit bestimmten Anwendungen von Drittanbietern.

Schlussfolgerung

Die Workflow-Automatisierung eliminiert manuelle Aufgaben und optimiert Geschäftsprozesse durch Technologie. Ob es um die Ausführung von Jobs in festgelegten Intervallen, Überwachungsfunktionen oder Orchestrierung geht, die Automatisierung fördert die Effizienz und Verantwortlichkeit in Unternehmen. Automatisierung Datenpipeline Workflows umfassen die Identifizierung sich wiederholender Aufgaben, die visuelle Gestaltung von Datenflüssen und Workflows sowie die Nutzung von Tools wie Astera, das eine einheitliche Plattform ohne Code für die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Orchestrierung von Arbeitsabläufen bietet, um die Entscheidungsfindung zu verbessern und zu beschleunigen.

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