EDI 861 Empfangsempfehlung / Abnahmeprotokoll

Was ist die EDI 861 Empfangsbestätigung/Annahmebescheinigung?

EDI 861, auch bekannt als „Receiving Advice/Acceptance Certificate“, ist ein elektronisches Dokumentenformat, das zur Übermittlung von Informationen im Zusammenhang mit der Annahme von Waren oder Dienstleistungen bei B2B-Transaktionen verwendet wird. Das Dokument wird insbesondere in Branchen verwendet, in denen der Wareneingang von entscheidender Bedeutung ist, beispielsweise im Einzelhandel, in der Fertigung und im Vertrieb.

EDI 861 benachrichtigt den Absender darüber, dass der Empfänger die in der begleitenden Transaktion genannten Waren oder Dienstleistungen angenommen hat. Der Inhalt dieses Dokuments umfasst in der Regel Informationen wie die Identifikation des Absenders und des Empfängers, Datum und Uhrzeit des Empfangs, zugehörige Bestellnummer, Artikeldetails (wie Artikelnummer, Beschreibung und Menge) sowie Informationen zur Annahme oder Ablehnung (z. B. Grund). Codes, wenn Waren abgelehnt werden oder Unstimmigkeiten festgestellt werden).

Vorteile von EDI 861

1. Erhöhte Effizienz: EDI 861 automatisiert den Prozess der Empfangsbestätigung von Waren oder Dienstleistungen, rationalisiert den Empfangsprozess und macht manuelle Papierarbeit, Telefonanrufe oder E-Mail-Austausch überflüssig. Durch die Automatisierung des Bestätigungsprozesses können Unternehmen Verwaltungsaufgaben reduzieren, Zeit sparen und den gesamten Bestellabwicklungszyklus beschleunigen.
2. Verbesserte Bestandsverwaltung: Die zeitnahen und genauen Informationen von EDI 861 ermöglichen eine bessere Bestandsverwaltung. Es hilft Unternehmen, ihre Bestandsaufzeichnungen in Echtzeit zu aktualisieren und somit genaue Lagerbestände aufrechtzuerhalten, Fehlbestände zu minimieren und Nachschubprozesse zu optimieren.
3. Reduzierte Fehler und Diskrepanzen: Es verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die bei der manuellen Dateneingabe oder beim Verlassen auf Papierdokumenten auftreten können. Es liefert klare und strukturierte Informationen über die eingegangenen Waren, einschließlich Mengen und etwaiger Unstimmigkeiten oder Ablehnungen, was einem Unternehmen hilft, Probleme schneller zu erkennen und zu lösen.
4. Schnellere Auftragsabwicklung: EDI 861 beschleunigt die gesamte Lieferkette, da es die Auftragsabwicklung beschleunigt und so zu einer schnelleren Rechnungserstellung führt.
5. Verbesserte Sichtbarkeit und Rückverfolgbarkeit: EDI 861 bietet eine bessere Sichtbarkeit des Status der eingegangenen Waren oder Dienstleistungen. Durch den zeitnahen Austausch von Informationen über Eingang, Annahme und Unstimmigkeiten erhalten Handelspartner Echtzeit-Einblick in den Auftragsfortschritt.

Workflow für den Austausch der EDI 861-Empfangsbestätigung/Annahmebescheinigung

Dieses Dokument fällt in die Kategorie von X12M-Supply-Chain-Transaktionssatz. Dieser Transaktionssatz sieht etablierte Geschäfts-, Gewohnheits- und Branchenpraktiken vor, die mit der Benachrichtigung über den Erhalt oder die formelle Genehmigung von Waren und Dienstleistungen verbunden sind.

Sytemimplementierung

Um EDI 861-Dokumente auszutauschen, müssen sich Handelspartner auf die spezifische Version der EDI-Standards einigen, die sie verwenden werden, wie z. B. ANSI X12 oder EDIFACT, und auf das Kommunikationsprotokoll (z. B. AS2, FTP oder VAN) für die Übertragung der Dokumente. Sie müssen eine Handelspartnerbeziehung aufbauen und die notwendige technische Infrastruktur zum Senden und Empfangen von EDI-Nachrichten einrichten.