¿Qué es la captura de facturas y cómo automatizarla?

La captura de datos precisos y completos de las facturas ya no es solo una tarea administrativa mundana. Se ha convertido en una necesidad estratégica ya que los datos contenidos en las facturas contienen información valiosa sobre los patrones de gasto de una empresa y el rendimiento de los proveedores. Sin embargo, el valor de los datos de la factura depende de la rapidez con que se procese.

Afortunadamente, con la evolución tecnológica y la introducción de la IA, es posible procesar facturas casi en tiempo real.

Comprender la captura de facturas

Las empresas reciben facturas a través de varios canales, como correo electrónico, intercambio electrónico de datos (EDI)o portales de proveedores. La captura de facturas extrae información relevante de estos documentos y la convierte a formato digital mediante una combinación de tecnologías avanzadas y algoritmos de software inteligentes.

Una vez que se recibe una factura, los sistemas automatizados de captura de facturas utilizan tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para analizar el documento escaneado o electrónico y convertirlo en texto legible por máquina. El proceso incluye la identificación de campos clave, como detalles del proveedor, números de factura, fechas, artículos de línea, cantidades y precios.

Una vez que el se extraen los datos, se valida, verifica y coteja con reglas y formatos predefinidos para garantizar la precisión y la coherencia. Este paso ayuda a identificar errores, discrepancias o información faltante en los datos capturados. Los sistemas automatizados también están equipados para manejar excepciones. Por ejemplo, si una factura no cumple con los criterios de validación predefinidos o requiere intervención manual, el sistema la marca para su revisión.

Los datos de la factura validada luego se integran en los sistemas financieros de la empresa, como el software de contabilidad o los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Esta integración garantiza que los datos de la factura capturados se transfieran y sincronicen sin problemas con otros registros y procesos financieros.

Limitaciones de la captura manual de datos de facturas

Según la Adobe, los gastos asociados con el procesamiento manual de facturas ascienden a aproximadamente $15 a $40 por factura, incluidos los costos relacionados con el papel, la impresión, el franqueo y la mano de obra. El alto costo de procesamiento no es el único desafío con la captura manual de facturas, existen otras limitaciones asociadas con la captura manual de datos de facturas, tales como:

1. Consume mucho tiempo: la captura manual de facturas implica tareas laboriosas como la entrada de datos, el manejo de papel y el almacenamiento físico. El proceso puede ser lento, especialmente cuando se trata de un gran volumen de facturas, lo que genera demoras en los ciclos de procesamiento y pago.
2. Ineficiencia en la conciliación de facturas: sin sistemas automatizados que ayuden a cotejar y verificar los detalles de las facturas, existe una alta probabilidad de inexactitudes y errores de pago.
3. Visibilidad e informes limitados: con la captura manual de facturas, es difícil extraer y analizar los datos de las facturas con fines de informes y análisis. Limita la visibilidad de los patrones de gasto, los estados de las facturas y otras métricas clave, lo que tiene un impacto adverso en la toma de decisiones.
4. Altas posibilidades de error: la entrada manual de datos es propensa a errores humanos, como errores tipográficos, omisiones y mala interpretación de la información escrita a mano. Estos errores pueden dar como resultado una entrada de datos inexacta, discrepancias en los montos de los pagos y problemas de conciliación.

Captura automatizada de facturas: la necesidad del momento

En 2021, las ventas globales de comercio electrónico minorista alcanzaron alrededor de 5.2 billones de dólares estadounidenses. Se proyecta que esta cifra experimente un crecimiento sustancial del 56 por ciento en los próximos años, con un valor estimado de aproximadamente 8.1 billones de dólares para 2026. Sin embargo, la mayoría de las empresas no están adecuadamente equipadas para manejar el alto volumen y la velocidad de los documentos entrantes y los datos que contienen.

Además, las empresas envían facturas en varios formatos, como PDF o Excel, lo que aumenta la complejidad del proceso de extracción de datos, razón por la cual la automatización se ha convertido en la necesidad del momento para las empresas, ya sea en el comercio minorista o cualquier otra industria.

Así es como la captura automatizada de facturas ayuda a estimular el crecimiento del negocio:

• Los sistemas automatizados pueden manejar grandes volúmenes de datos de manera eficiente y consistente sin sacrificar la velocidad o la precisión. Pueden procesar facturas a granel, extraer datos rápidamente y validarlos con reglas predefinidas, lo que garantiza operaciones sin problemas incluso durante períodos de alta actividad.
• Estos sistemas también pueden configurarse y personalizarse para adaptarse a las necesidades comerciales cambiantes. Ofrecen flexibilidad en el manejo de diferentes formatos de factura, diseños y estructuras de datos, lo que permite a las empresas incorporar nuevos proveedores y expandir su base de proveedores.
• Los sistemas automatizados pueden integrarse con otros sistemas comerciales, como software de contabilidad, sistemas ERP o herramientas de gestión de flujo de trabajo, acelerando procesamiento de factura.

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Implementación de la captura automatizada de facturas

Antes de subirse al tren de la automatización de la captura de facturas, hay algunos requisitos previos que debe tener en cuenta. La preparación de sus datos y sistemas existentes antes de la transición garantizará que pueda comenzar a obtener un retorno de su inversión de inmediato. Estos son algunos puntos que debes tener en cuenta:

• Identifique los requisitos específicos de su negocio, incluidos los tipos de facturas que recibe, el volumen de facturas y las necesidades de integración con los sistemas existentes.
• Defina claramente los objetivos de implementar la captura automatizada de facturas, como reducir el tiempo de procesamiento, mejorar la precisión u obtener una mejor visibilidad de los datos financieros.
• Investigar y evaluar diferentes soluciones de captura de facturas automatizadas disponibles en el mercado. Considere factores como la funcionalidad, la escalabilidad, la facilidad de uso, las capacidades de integración y el soporte del proveedor.
• Limpie y organice los datos de sus facturas existentes para garantizar la consistencia y precisión de los datos.
• Establezca formatos y plantillas estándar para las facturas, si corresponde, para facilitar la extracción automatizada.
• Evalúe la compatibilidad de sus sistemas existentes, como software de contabilidad o sistemas ERP, con la solución de captura de facturas elegida.
• Defina los campos y los puntos de datos que se capturarán de las facturas, como los detalles del proveedor, los números de factura, las partidas y los importes.
• Configure reglas de validación y lógica comercial para garantizar la precisión y la calidad de los datos capturados.
• Personalice los flujos de trabajo y los procesos de manejo de excepciones para adaptarse a cualquier requisito o escenario único.

Automatice la captura de datos de facturas con Astera Informe minero

Astera Informe minero es una solución automatizada de extracción de datos impulsada por IA que puede extraer rápidamente datos de múltiples archivos en cuestión de minutos. Aquí hay algunas características notables de Astera Report Miner que acelera la captura de datos de facturas:

• Interfaz amigable: La herramienta tiene un entorno de arrastrar y soltar, lo que facilita que los usuarios la operen independientemente de su experiencia técnica.
• Extracción inteligente de datos: La herramienta impulsada por IA utiliza algoritmos de aprendizaje automático para extraer información relevante de fuentes de datos no estructurados o semiestructurados, especialmente archivos PDF. La herramienta está totalmente equipada para manejar varios tipos de plantillas, incluso si son diferentes. Todo lo que un usuario debe hacer es identificar los datos que desea y la herramienta extrae los datos de los campos especificados.
• Soporte para múltiples fuentes de datos: La herramienta admite una amplia gama de fuentes de datos, incluidas bases de datos, archivos (como CSV, Excel, PDF)
• Validación de datos automatizada: La herramienta proporciona mecanismos para validar los datos extraídos contra reglas predefinidas o lógica comercial para garantizar su calidad y precisión. Puede marcar inconsistencias, errores o valores atípicos para una revisión o acción adicional.
• Escalabilidad y rendimiento: La herramienta está diseñada para manejar grandes volúmenes de datos de manera eficiente. Puede procesar datos en paralelo, optimizar las tareas de extracción y escalar los recursos según la demanda, lo que garantiza un alto rendimiento y rendimiento.
• Programación de trabajos: La función de programación de trabajos permite la automatización de las tareas de extracción de datos, lo que elimina la necesidad de una iniciación manual. Los usuarios pueden configurar trabajos de extracción para que se ejecuten en momentos específicos, como diariamente, semanalmente, mensualmente o según eventos.

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