Automatice la extracción de datos en PDF para obtener información más rápida

By |2021-09-20T09:34:02+00:0011 de mayo 2020.|

PDF (Portable Document Format) es un estándar de la industria y uno de los formatos más utilizados para presentar e intercambiar información. Algunos documentos comerciales comunes que se comparten en formato PDF en la cadena de suministro, la administración comercial y la industria de adquisiciones incluyen:

  • Facturas
  • Contratos
  • Ordenes de compra
  • Informes
  • Formularios de recursos humanos
  • Notas de envío
  • Presentaciones
  • Listas de productos y precios.

Sin embargo, aunque los PDF son excelentes para intercambiar información, puede resultar bastante difícil y tedioso extraer información de los datos de estos archivos. Esto se debe a que los datos almacenados en archivos PDF desestructurado y puede contener una variedad de diferentes tipos de datos (incluidos texto e imágenes). El proceso para extraer datos no estructurados se vuelve aún más desafiante cuando tiene que hacerlo manualmente para cada archivo PDF. Aquí es donde Desguace de PDF viene al rescate. El desguace de PDF ayuda a extraer datos de archivos PDF.

Automatización de la extracción de datos en PDF: qué, por qué y cómo

Esta publicación de blog discutirá por qué es esencial automatizar Extracción de datos de documentos PDF y cómo puede ayudar a las empresas a crecer.

Extracción manual de datos en PDF

El proceso de extracción manual de datos de archivos PDF requiere muchos recursos. Requiere que alguien en el equipo seleccione la tabla y copie manualmente toda la información en las tablas PDF, lo que genera errores y tiempos de rotación prolongados.

Todo este proceso se vuelve engorroso cuando se trata de un lote de cientos de documentos PDF. Incluso si tiene múltiples recursos para la recuperación de datos, puede llevar días o incluso semanas obtener información procesable mediante la entrada manual de datos.

Vamos a dividirlo en números para ayudarlo a comprender el costo incurrido cuando extrae información de PDF o datos de archivos de imagen. Imagine que tiene un analista dedicado a bordo responsable de extraer datos de documentos PDF no estructurados y analizarlos.

  • El salario promedio de un analista = 60,000 USD por año (Salario medio de EE. UU.)
  • Promedio tiempo usado por un analista para la extracción de datos de documentos PDF no estructurados, incluida la extracción, limpieza y preparación de datos por día = 70%
  • Costo incurrido por un analista para extraer datos no estructurados de PDF y preparación = $ 42,000

Con la extracción manual de datos, la mayor parte del tiempo y el esfuerzo del recurso se dedica a preparar los datos en lugar de analizarlos.

Un enfoque alternativo para esto puede ser externalizar  la extracción de datos por completo, pero esto tiene sus propios inconvenientes ya que incurre en un alto costo recurrente, y es posible que no desee compartir todos sus documentos comerciales cruciales con un proveedor externo.

 

Con todo, la extracción manual no solo consume mucho tiempo, sino que también es un esfuerzo inexacto y costoso. Otra solución rentable y rentable es utilizar una herramienta de extracción de datos de nivel empresarial, como Astera ReportMinery automatizar el Proceso de extracción de datos PDF. El uso de tales herramientas para extraer datos reduce el esfuerzo manual involucrado en el proceso de extracción, acelera la disponibilidad de datos y asegura la precisión de los datos.

Extracción automatizada de datos PDF

Teniendo en cuenta los desafíos de la extracción manual de datos, una solución deseable para las empresas es poder analizar todo tipo de documentos PDF con una mínima intervención humana, a través de herramientas de terceros. Así es como un software de extracción de datos PDF puede ayudar a sus empresas:

  • Puede crear y configurar reglas y fórmulas que se utilizarán para extraer automáticamente datos de PDF a Excel. Esto reduce el tiempo necesario para buscar y copiar / volver a introducir la información requerida manualmente.
  • Puede extraer datos de imágenes en texto mediante el uso de motores de OCR integrados sin tener que volver a escribir los datos manualmente. Esto reduce la probabilidad de errores tipográficos y otros errores durante la extracción.
  • Puede automatizar toda la tubería de extracción y ejecutarla en un lote de archivos PDF para obtener toda la información deseada de una sola vez. Esto mejora la eficiencia del negocio y garantiza que los datos estén disponibles cuando sea necesario.

¿Cómo automatizar la extracción de datos PDF?

Puede automatizar la captura de datos PDF utilizando uno de estos dos métodos. El primer método es bastante engorroso y requeriría más recursos y tiene una mayor tendencia de ensayo y error. Por otro lado, el segundo método está completamente automatizado con la ayuda de una herramienta de extracción de datos para extraer datos de PDF.

Utilice códigos y secuencias de comandos para extraer datos PDF

Escribir código o scripts para el procesamiento de documentos que pueden extraer la información deseada de los documentos PDF. Esto no se recomienda para la mayoría de las empresas porque implica una alta complejidad, recursos de desarrollador dedicados, y a menudo requiere que reescriba / modifique el código cada vez que cambie la estructura del documento.

Utilice la herramienta de extracción de datos para extraer datos de PDF

Utilice una herramienta para extraer datos de PDF, como ReportMiner: una solución automatizada que viene con soporte integrado para crear plantillas de extracción y proporciona una interfaz de usuario fácil de usar que no requiere codificación. Esto se recomienda para empresas que necesitan extraer información de forma rápida y precisa de grandes volúmenes de archivos PDF.

Características que debe buscar en un software de extracción de datos PDF

A continuación, le mostramos cómo puede automatizar la extracción de datos de diferentes tipos de PDF utilizando un software de extracción de datos como ReportMiner. Las características esenciales que necesitaría para automatizar la extracción de contenido incluyen:

  • PDFs basados ​​en texto: Para archivos PDF basados ​​en texto, puede crear una plantilla de extracción que consta de regiones y campos de datos (secciones y valores que desea extraer) a través de los cuales ReportMiner puede leer estos documentos y recuperar información.
  • PDF escaneados (basados ​​en imágenes): No todos los PDF consisten en datos de texto, la mayoría de los documentos PDF con los que se ocupan las empresas consisten en imágenes escaneadas (por ejemplo, facturas). Para esto, la capacidad OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de ReportMinner puede extraer datos de texto de las imágenes. Una vez que haya ejecutado su documento escaneado ReportMiner, se vuelve similar a un PDF basado en texto y simplifica la captura de información.
  • PDF basados ​​en formularios: A menudo, las empresas tienen que lidiar con formularios PDF, como encuestas de clientes o formularios de comentarios de empleados. Estos archivos PDF están más estructurados que otros tipos, por lo que puede utilizar ReportMiner para extraer datos comerciales clave (como la información del cliente) y usarlos para informes y análisis.

Una vez que diseñe una plantilla de extracción para extraer datos de documentos PDF en ReportMiner, puede reutilizarlo para automatizar la extracción de archivos PDF con diseños similares. La herramienta le permite leer archivos PDF y Excel de fuentes dispares, incluidos el servidor FTP, el servidor de correo electrónico y los sistemas no estructurados.

Los datos extraídos se pueden masajear y exportar a un destino de su elección. Algunas opciones populares incluyen hojas de cálculo de Excel, bases de datos y archivos .CSV.

Inicie la extracción de datos automatizada en PDF con ReportMiner

Las empresas capturan y manejan una variedad de información en documentos PDF, incluidos datos transaccionales y de informes. El desafío radica en extraer y estructurar esta información con una precisión y velocidad razonables. Esto se puede lograr automatizando la extracción de datos PDF a través de ReportMiner.

Para experimentar de primera mano cómo Astera ReportMiner herramienta de extracción de datos puede ayudarlo a liberar datos de archivos PDF, descargue el Versión de prueba.

extracción automatizada de datos en pdf