Aviso de recepción / certificado de recepción de EDI 861

¿Qué es el Certificado de aceptación/aviso de recepción EDI 861?

EDI 861, también conocido como Aviso de recepción/Certificado de aceptación, es un formato de documento electrónico utilizado para transmitir información relacionada con la aceptación de bienes o servicios en transacciones B2B. El documento se utiliza especialmente en industrias en las que la recepción de mercancías es fundamental, como la venta al por menor, la fabricación y la distribución.

EDI 861 notifica al remitente que el receptor ha aceptado los bienes o servicios mencionados en la transacción adjunta. El contenido de este documento suele incluir información como la identificación del remitente y del destinatario, la fecha y la hora de recepción, el número de orden de compra asociado, los detalles del artículo (como el número del artículo, la descripción y la cantidad) y la información de aceptación o rechazo (p. ej., motivo códigos si se rechazan las mercancías o se encuentran discrepancias).

Beneficios EDI 861

1. Mayor eficiencia: EDI 861 automatiza el proceso de acuse de recibo de bienes o servicios, agiliza el proceso de recepción y elimina la necesidad de papeleo manual, llamadas telefónicas o intercambios de correo electrónico. Al automatizar el proceso de reconocimiento, las empresas pueden reducir las tareas administrativas, ahorrar tiempo y acelerar el ciclo general de procesamiento de pedidos.
2. Gestión de inventario mejorada: la información oportuna y precisa proporcionada por EDI 861 permite una mejor gestión de inventario. Ayuda a las empresas a actualizar sus registros de inventario en tiempo real y, en consecuencia, a mantener niveles de existencias precisos, minimizar los desabastecimientos y optimizar los procesos de reposición.
3. Errores y discrepancias reducidos: reduce la probabilidad de errores que pueden ocurrir durante la entrada manual de datos o cuando se confía en documentos en papel. Proporciona información clara y estructurada sobre los bienes recibidos, incluidas las cantidades y cualquier discrepancia o rechazo, lo que ayuda a una empresa a identificar y resolver problemas más rápidamente.
4. Procesamiento de pedidos más rápido: EDI 861 acelera toda la cadena de suministro, ya que acelera el tiempo de procesamiento de pedidos, lo que lleva a una generación de facturas más rápida.
5. Visibilidad y trazabilidad mejoradas: EDI 861 proporciona una mayor visibilidad del estado de los bienes o servicios que se reciben. Al permitir el rápido intercambio de información sobre la recepción, la aceptación y las discrepancias, brinda a los socios comerciales visibilidad en tiempo real del progreso del pedido.

Flujo de trabajo para el intercambio de aviso de recepción/certificado de aceptación EDI 861

Este documento entra en la categoría de Conjunto de transacciones de la cadena de suministro X12M. Este conjunto de transacciones proporciona prácticas comerciales, habituales e industriales establecidas vinculadas con la notificación de recepción o aprobación formal de bienes y servicios.

Implementación

Para intercambiar documentos EDI 861, los socios comerciales deben acordar la versión específica de los estándares EDI que utilizarán, como ANSI X12 o EDIFACT, y el protocolo de comunicación (p. ej., AS2, FTP o VAN) para transmitir los documentos. Necesitan establecer una relación de socio comercial y configurar la infraestructura técnica necesaria para enviar y recibir mensajes EDI.