Automatice la extracción de datos en PDF para obtener información más rápida

PDF (Portable Document Format) es un estándar de la industria y uno de los formatos más utilizados para presentar e intercambiar información. Algunos documentos comerciales comunes que se comparten en formato PDF en las industrias de la cadena de suministro, la administración comercial y las adquisiciones incluyen:

• Facturas
• Contratos
• Ordenes de compra
• Informes
• Formularios de recursos humanos
• Notas de envío
• Presentaciones
• Listas de productos y precios.

Si bien los archivos PDF son excelentes para intercambiar información, extraer información de los datos en estos archivos puede ser difícil y tedioso porque los datos almacenados en archivos PDF son no estructurado y puede contener texto e imágenes.

La extracción de datos no estructurados se vuelve aún más desafiante cuando tiene que hacerlo manualmente para cada archivo PDF. Aquí es donde Raspado de PDF viene al rescate. Ayuda a extraer datos de archivos PDF de forma automatizada.

 

 

Extracción manual de datos en PDF

El proceso de extracción manual de datos de archivos PDF requiere muchos recursos. Requiere que alguien del equipo seleccione la tabla y copie manualmente toda la información en las tablas PDF, lo que puede generar errores y largos tiempos de rotación.

El proceso se vuelve aún más difícil cuando cientos de Documentos PDF esta involucrado. Incluso si tiene varios recursos para la recuperación de datos, sin la automatización de la extracción de datos, puede llevar días o semanas obtener información procesable mediante la entrada manual de datos.

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Extracción Manual de Datos: Costo vs. Eficiencia

Desglosémoslo en números para ayudarlo a comprender el costo cuando extrae información de archivos PDF. Imagine que tiene un analista dedicado a bordo responsable de extraer datos de documentos PDF no estructurados y analizarlos. En ese caso, estos son los costos que podrían ser:

• El salario promedio de un analista = 60,000 USD por año (Salario medio de EE. UU.)
• El tiempo usado por un analista para la extracción de datos de Documentos PDF, incluida la extracción, limpieza y preparación de datos por día = 70 %
• El costo incurrido por un analista en la extracción y preparación de datos no estructurados de PDF = $42,000

Con la extracción manual de datos, la mayor parte del tiempo y esfuerzo del recurso se dedica a preparar datos en lugar de analizarlos. Además, la extracción manual suele ser imprecisa.

Un enfoque alternativo a esto puede ser externalizar la extracción. Un nivel empresarial herramienta de extracción de datos como uno Astera ReportMiner puede ser una solución barata y eficiente. La automatización del proceso de extracción de datos PDF con tales herramientas reduce el esfuerzo manual, acelera la disponibilidad de datos y garantiza la precisión de los datos.

Extracción automatizada de datos PDF

Teniendo en cuenta los desafíos de la extracción manual de datos, una solución ideal para las empresas es poder analizar todo tipo de documentos PDF con una mínima intervención humana a través de herramientas de terceros. Así es como el software de extracción de datos PDF puede ayudar a su negocio:

• Puede crear y configurar reglas y fórmulas para extraer automáticamente datos de PDF a Excel. Esto reduce el tiempo necesario para buscar y copiar/reingresar manualmente la información requerida.
• Puede extraer datos de imágenes en texto a través de motores de OCR integrados sin tener que volver a escribir manualmente los datos. Esto reduce la posibilidad de errores tipográficos y otros errores durante la extracción.
• Puede automatizar la extracción de datos de archivos PDF a través de IA. Esto se hace mediante el uso de IA para detectar campos importantes y extraerlos automáticamente.
• Puede automatizar todo el proceso de extracción y ejecutarlo en un lote de archivos PDF para obtener toda la información deseada de una sola vez. Esto mejora la eficiencia empresarial y garantiza que los datos estén disponibles cuando se necesiten.

¿Cómo automatizar la extracción de datos PDF?

Puede automatizar la captura de datos PDF utilizando uno de estos dos métodos. El primer método consume mucho tiempo, requiere más recursos y tiene una mayor tendencia a prueba y error. Por otro lado, el segundo método está completamente automatizado con la ayuda de una herramienta de extracción de datos.

1. Utilice códigos y secuencias de comandos

El primer método es escribir código o scripts para el procesamiento de documentos y extraer la información deseada de los documentos PDF. Sin embargo, esto no se recomienda para la mayoría de las empresas porque implica una gran complejidad y recursos de desarrollo dedicados. A menudo requiere que vuelva a escribir/modificar el código cada vez que cambia la estructura del documento.

2. Utilice la herramienta de extracción de datos

Use una herramienta para extraer datos de archivos PDF, como ReportMiner. Es una solución de automatización de extracción de datos con soporte incorporado para la extracción automática de datos. Proporciona una interfaz de usuario simple que no implica codificación. Por lo tanto, se recomienda para empresas que necesitan extraer información de forma rápida y precisa de grandes volúmenes de archivos PDF.

Cómo ReportMiner Simplifica la extracción de datos PDF automatizada

Las características esenciales que necesitaría para automatizar la extracción de datos de diferentes tipos de archivos PDF incluyen:

• PDFs basados ​​en texto: Puede crear una plantilla de extracción que consista en regiones y campos de datos. Estas son secciones y valores que desea extraer. A través de esto, ReportMiner puede leer estos documentos y recuperar información.
• PDF escaneados (basados ​​en imágenes): No todos los archivos PDF consisten en datos de texto. La mayoría de los documentos PDF que utilizan las empresas son imágenes escaneadas (por ejemplo, facturas). La capacidad OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de ReportMinner puede extraer datos de texto de las imágenes. Una vez que haya pasado el documento escaneado por ReportMiner, se vuelve similar a un PDF basado en texto y simplifica la captura de información.
• PDF basados ​​en formularios: A menudo, las empresas tienen que lidiar con formularios PDF, como encuestas de clientes o comentarios de los empleados. Estos archivos PDF están más estructurados que otros tipos. Puedes hacer uso de ReportMiner para extraer datos comerciales importantes (como información del cliente) y usarlos para informes y análisis.

Una vez que diseñe una plantilla de extracción en ReportMiner, puede reutilizarlo para automatizar la extracción de archivos PDF con diseños similares. La herramienta le permite leer archivos PDF y Excel de diferentes fuentes, incluido el servidor FTP, el servidor de correo electrónico y los sistemas no estructurados.

Si prefiere una solución más rápida, ReportMiner proporciona un Captura de datos impulsada por IA, eliminando la necesidad de crear plantillas. Le permite simplemente extraer todos los campos importantes en su pdf con solo un clic.

Los datos extraídos se pueden transformar aún más y exportar a un destino de su elección. Algunas opciones populares incluyen hojas de cálculo de Excel, bases de datos y archivos .CSV.

Inicie la extracción de datos automatizada en PDF con ReportMiner

Las empresas capturan y manejan una variedad de información en documentos PDF, incluidos datos transaccionales y de informes. El desafío radica en extraer y estructurar esta información con una precisión y velocidad razonables. Esto se puede lograr mediante la automatización de extracción de datos PDF a través de ReportMiner.

Descarga la versión de prueba para experimentar cómo Astera ReportMiner puede ayudarlo a extraer datos de archivos PDF fácilmente.