Procesamiento automatizado de formularios: una guía práctica

Los formularios en papel están siendo reemplazados lentamente por sus contrapartes digitales, pero completar formularios sigue siendo una parte importante de hacer negocios. Han pasado normalmente el primer paso en la recopilación de datos de una empresa y facilita múltiples funciones comercialesons. La naturaleza ubicua de las formas en el entorno empresarial actual requiere la implementación de procesamiento automatizado de formularios. Recolectando manualmente, Procesando, y utilizando formularios de varias fuentes is muchos recursos y propenso a ser humano errores-Cuestiones que soluciones formulario las soluciones pueden resolver fácilmente. 

Con el inczonacantar uso de Automatización para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia., un número creciente de empresas están zonaReconocer el valor de automatizar sus tareas de procesamiento de formularios y cómo puede mejorar la entrada y gestión de datos. 

Este blog toma una mirada en profundidad al procesamiento automatizado de formularios, explora sus beneficios y discute cómo Astera puede ser la solución adecuada para usted. 

¿Qué es el procesamiento automatizado de formularios? y cómo funciona 

El procesamiento automatizado de formularios utiliza software para optimizar la forma en que su organización maneja sus formularios y documentos. Al utilizar aplicaciones dedicadas, su empresa puede eliminar el tiempo y el esfuerzo manual dedicado a realizar tareas asociadas, como extracción, validación e ingreso de datos. 

El proceso de automatización sigue estos pasos: 

Captura y carga de documentos

Ecaptura electrónica de documentos enseguro la información del formulario es subido rápidamente donde lo quieres. Ien lugar de a mano que entran a los información de formularios completados en yonuestro sistema, puedes usar captura de documentos electrónicos aols a sccopias impresas o ingerir documentos electrónicos de una fuente específica. 

Extracción de Datos

extracción de datos foftware obtiene pertinente información del formulario o documento usando técnicas tales como (PDF) documento análisis, datos consultando, plantillas de extracción basadas en patrones reutilizables, AI-basado algoritmos, naturales procesamiento de lenguaje (PNL) y Ópticoal Caracter Reconocimiento (LOC). 

Validación de datos

Estos datos extraídos serán validado utilizando sus reglas de calidad de datos especificadas u otras condiciones. 

Integración y análisis de datos

DLos datos extraídos de sus formularios y documentos se integran con otros conjuntos de datos. Luego puede utilizar esta información compilada para Mantenimiento de registros, análisis, generación de informes y obtención de información para una toma de decisiones más informada.  

Automatización del flujo de trabajo

Basado en tu requirements, puede configurar flujos de trabajo automatizados para enrutar los formularios para su posterior procesamiento, revisión o aprobación. Estos flujos de trabajo moverán sin problemas el formulario al siguiente paso especificado según el resultado de la anterior . 

Beneficios del procesamiento automatizado de formularios 

Estos son algunos de los beneficios más importantes del procesamiento automatizado de formularios: 

• Mayor eficiencia: La automatización da como resultado un aumento significativo en su eficiencia. Los trabajos de procesamiento de formularios se completan sin intervención ni esfuerzo manual, y la atención de su personal puede redirigirse a tareas que se beneficien de ello. 
• Mayor precisión: Los procesos automatizados minimizan la posibilidad de que errores humanos afecten la calidad de los datos. Como resultado, puede tener más confianza en los datos extraídos y en su precisión. 
• Ahorro de tiempo: El procesamiento más rápido a través de la automatización reduce el tiempo que tarda cada formulario en pasar de los datos a la información procesable. Por sí solo, un formulario es sólo una recopilación de texto y figuras. Sin embargo, se convierte en una parte valiosa de un panorama más amplio una vez extraído e integrado con otros datos. Cuanto antes tenga la información que necesita para ayudarle en la toma de decisiones, más rápido podrá determinar los siguientes pasos que debe seguir. 
• Flujos de trabajo más optimizados: La automatización elimina los pasos redundantes y de ida y vuelta de la gestión de formularios de su organización. El resultado es un flujo de trabajo más fluido y optimizado. 
• Reducción de costo: El procesamiento automatizado de formularios reduce los costos asociados con la administración de formularios al eliminar el trabajo manual y disminuir las posibilidades de errores y los pasos necesarios para rectificarlos. 

Industrias que pueden aprovechar la forma automatizada Procesamiento 

Cualquier industria que utilice formularios puede beneficiarse del procesamiento automatizado de formularios. La automatización de formularios W2 es un gran ejemplo aplicable en todos los sectores, grandes o pequeños.  

Puede mantener fácilmente registros precisos de la información financiera crítica de sus empleados automatizando la extracción de datos del formulario W2. Como resultado, resulta más conveniente revisar y analizar sus salarios, propinas, salarios, compensaciones adicionales y los impuestos retenidos de sus salarios. 

[Fuente: Formulario W-2024 2 (irs.gov)]

El procesamiento automatizado de formularios también ofrece ventajas específicas en la siguientes dominios: 

Educación 

El procesamiento automatizado de formularios puede ayudar a la industria educativa de diversas maneras, algunas de las cuales incluyen: 

• A SípliFied Proceso de admisión: Admisión unplicaciones están llenos de documentos como información personal, transcripciones, ensayos, con declaraciones y similares. El procesamiento automatizado de formularios puede separar elementos como ensayos y declaraciones personales para su revisión manual y automatizar la extracción y compilación de otros datosa. Esto podemos permitir que las instituciones educativas manejen más, aplicaciones con menos esfuerzo. 
• Registros más precisos: Confirmación de Viaje Los procesos de validación e ingreso de datos permiten a las instituciones educativas mantener preciso expedientes estudiantiles. Esto puede reducir errores en tareas administrativas y facilitar mantenimiento de registros sin errores.
  
  
• Cumplimiento más fácil: Las instituciones educativas pueden cumplir con diversas regulaciones requirements más fácilmente con el procesamiento automatizado de formularios. Pueden generar informes más actualizados para auditorías, acreditaciones y otros , . 

[Fuente: transcripción-muestra-escalada.jpg (1978×2560) (iahe.net)]

Healthcare 

En el sector sanitario, el procesamiento automatizado de formularios asistencias con diversos aspectos de la paciente experience tal como: 

• Registro rápido de pacientes: El procesamiento automatizado de formularios acelera los protocolos de registro de pacientes en las instalaciones médicas. Los pacientes pueden ser evaluados más rápidamente en emergencias, experimentar tiempos de espera más cortos en visitas regularesy comenzar a recibir el tratamiento necesario antes y con menos trámites burocráticos. 

[Fuente: Clínica Médica y Dental Gratuita SOS (squarespace.com)]

• Trámites médicos: A través del procesamiento automatizado de formularios, las instalaciones médicas pueden mantener preciso registros médicos e historiales de pacientes actualizados para una atención más eficaz. También pueden garantizar que los formularios de consentimiento estén zonafácilmente accesible para el cumplimiento ético y legal. Desde el punto de vista administrativo, los procesos que requieren muchos formularios, como la facturación y el procesamiento de reclamaciones de seguros, se pueden mejorar mediante la automatización. 
• Recopilación de datos para investigación clínica: Los investigadores clínicos pueden utilizar procesamiento automatizado de formularios para recopilar datos de investigación más fácilmente y asegurar su exactitud y el cumplimiento de los protocolos de estudio aplicables.  

Gobierno 

En el sector gubernamental, el procesamiento automatizado de formularios. streamlines interacciones entre agencias gubernamentales y ciudadanos para un mejor desempeño y resultados. Aquí están algunos ejemplos: 

• Prestación de servicios al ciudadano: El procesamiento automatizado de formularios acorta el tiempo de procesamiento required para servicios comunes como renovaciones de licencias, reclamos de beneficios y solicitudes de permisos. 

[Fuente: REGISTRO DE VEHÍCULO / SOLICITUD DE TÍTULO (ny.gov)]

• Tiempos de respuesta más rápidos: Un procesamiento de formularios más rápido permite a las agencias gubernamentales responder más rápidamente a las quejas, solicitudes, solicitudes y consultas de los ciudadanos. La prestación oportuna de servicios puede aumentar la satisfacción de los ciudadanos y mejorar la forma en que perciben el desempeño de una agencia.
   
• Procesos auditables y transparentes: La automatización promueve la transparencia en los procesos gubernamentales y el rastro digital que crean los sistemas automatizados durante sus operaciones los hace más fáciles de auditar. Esto garantiza la rendición de cuentas y el cumplimiento normativo y aumenta la confianza del público en un organismo gubernamental. 

Finanzas 

El procesamiento automatizado de formularios también sirve para varios propósitos en el sector financiero, que incluyen: 

• Procesamiento acelerado de préstamos: Los préstamos comerciales y de consumo constituyen un componente importante de las operaciones de una institución financiera. El procesamiento automatizado de formularios acelera los procedimientos de solicitud y aprobación de préstamos, lo que permite a los proveedores de préstamos evaluar y aprobar solicitudes y desembolsar fondos rápidamente. 

[Fuente: Solicitud de préstamo de niveles 3, 4, 5 y 6 para miembros cubiertos por los artículos 14, 15 o 22 (RS5025-A) (ny.gov)]

• Prevención del fraude: El sector financiero es vulnerable al fraude y otros casos de delitos de cuello blanco. El análisis y la validación automatizados de la información incluida en los formularios financieros pueden ayudar a mitigar las posibilidades de fraude más fácilmente.
   
• Gestión de cumplimiento: El procesamiento automatizado de formularios ayuda a las instituciones financieras a cumplir con las regulaciones financieras y otros requisitos de cumplimiento, minimizando su exposición a multas, sanciones y consecuencias legales.

Cómo elegir una plataforma de procesamiento de formularios automatizada 

¿Listo para elegir una plataforma de procesamiento automatizado de formularios para su organización? Aquí hay algunos factores a tener en cuenta: 

Precisión de extracción de datos 

Esta es la capacidad de una plataforma para extraer correctamente datos de diferentes tipos de formularios. Verificar la precisión de sus procesos de extracción y evaluar con qué precisión procesa los datos. 

Integración perfecta 

Fácil integración con los sistemas, herramientas, bases de datos y aplicaciones que utiliza actualmente. La alta compatibilidad garantiza que pueda tener la plataforma en funcionamiento con interrupciones mínimas en su flujo de trabajo. 

personalización 

Una plataforma personalizable puede adaptarse fácilmente a sus requisitos actuales. También puede modificarlo para mantenerse al día con las demandas cambiantes de su organización. 

Funciones de seguridad y cumplimiento 

Busque características de seguridad como el cifrado en su plataforma de procesamiento automatizado de formularios y asegúrese de que cumpla con todas las normas de privacidad y protección de datos aplicables. Es posible que su plataforma deba cumplir con las leyes de privacidad de datos federales y estatales, según el estado en el que se encuentre. También puede haber regulaciones adicionales específicas de la industria a considerar. 

La facilidad de uso 

Una interfaz intuitiva y fácil de usar reducirá los requisitos de capacitación y hará que la plataforma sea más accesible para administradores, usuarios finales y equipos no técnicos por igual. 

Escalabilidad 

La escalabilidad garantiza el uso a largo plazo y la viabilidad de una plataforma para su organización. A medida que su negocio se expande y crecen sus requisitos de procesamiento de formularios, su plataforma debe poder mantenerse al día fácilmente. 

Atención al cliente 

El personal de atención al cliente de su proveedor afectará significativamente su experiencia de usuario, ya que trabajará estrechamente con ellos para integrar la plataforma en sus procesos. Busque procesos de incorporación fluidos y tutoriales completos que puedan preparar a sus equipos para todos los aspectos del uso.  

Sin embargo, un proveedor confiable es mucho más que una buena capacitación y una documentación completa. Verificar la accesibilidad de su infraestructura de atención al cliente. Cuando surjan problemas, debe obtener la ayuda que necesita para solucionarlos rápidamente. 

Costo y ROI 

Los costos de adquirir una nueva plataforma no se limitan a su compra. Considere las tarifas adicionales aplicables, la estructura de precios y los costos de instalación y capacitación. Además, tenga en cuenta el posible retorno de la inversión que espera ver en la conservación de recursos y el ahorro de tiempo. 

El Astera Advantage 

Astera combina funcionalidad impulsada por IA con una interfaz fácil de usar y sin código y un motor ETL de nivel empresarial. ¿El resultado? Una solución de procesamiento de documentos de extremo a extremo potente y escalable que ingiere fácilmente datos de fuentes de datos estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas. 

Cumpliendo con el cliente requ¿Es 15 veces más rápido? ¿Reducir el tiempo de procesamiento de órdenes de compra de horas a 2 minutos? Procesar una factura en menos de un minuto ¿Cuando antes tardaba entre 30 minutos y un par de horas? Han pasado posible Astera. 

Automatización la extracción de tus datos, validación y transformación—luego envíalo hacia abajostream destinos, como bases de datos, herramientas de BI y sistemas ERP/CRM, sin intervención manual para análisis, informes y otros usos. 

Usar Astera para automaProcesamiento de formularios ted 

Astera puede ayudar a su procesamiento automatizado de formularios con: 

• Agregar un documento: Astera funciona con formatos PDF, TXT, DOC y XLS. Puede agregar estos documentos desde correo electrónico, almacenamiento en la nube, servicios web, FTP/SFTP y otras fuentes.
   
• Extracción de datos: Astera permite la creación de plantillas de extracción tanto manuales como basadas en IA. Después de agregar un documento, estas plantillas de extracción capturan la información relevante.
   
• Preparación de datos: AsteraLa función de preparación de datos le permite preprocesar los datos extraídos. Puede limpiarlo, transformarlo según sus requisitos y validarlo utilizando las reglas especificadas.
   
• Exportación de datos: Luego puede mover los datos procesados ​​al destino que elija, según sus objetivos. Exportarlo a una base de datos para su integración, a una herramienta de BI para análisis o a un sistema CRM para su compilación.
   
• Automatización y Programación: Una vez que haya configurado el origen del documento, los procesos y el destino deseado, utilice AsteraCapacidades de automatización y programación para decidir la frecuencia de estos trabajos de extracción. Por ejemplo, puede configurarlos para que se ejecuten cuando se detecte un nuevo documento en el sistema o en un momento determinado del día. 

Conclusión  

El procesamiento automatizado de formularios puede transformar la gestión de formularios en una variedad de sectores, especialmente educación, atención médica, gobierno y finanzas. Al elegir la plataforma de procesamiento automatizado de formularios adecuada para sus necesidades, una organización puede ahorrar tiempo, minimizar retrasos, mitigar errores humanos y redirigir sus recursos a donde más se necesitan. 

Comience a utilizar una plataforma de procesamiento de formularios automatizada diseñada para crecer junto con sus operaciones. Póngase en contacto con nosotros para un presupuesto. or comienza tu prueba gratuita ¡hoy!